لن يأتي زملاء العمل إذا تمت دعوتهم إلى اجتماع بدون هدف واضح. إذا كنت مسؤولاً عن وضع جدول أعمال الاجتماع ، فتجنب ذلك عن طريق تحديد الموضوعات التي ستتم مناقشتها في الاجتماع وطول الوقت الذي سيستغرقه لتغطية كل موضوع. من خلال التخطيط والتنفيذ بأفضل ما لديك من قدرات ، يمكنك تحقيق نتائج أفضل ولا يشعر المشاركون في الاجتماع بالضرر بسبب الوقت الضائع.
خطوة
جزء 1 من 3: الاستعداد
الخطوة 1. اسأل الزملاء عن المعلومات
سيشعر المشاركون في الاجتماع بمزيد من المشاركة إذا شاركوا في وضع جدول أعمال الاجتماع. اطلب منهم اقتراح موضوع يريدون مناقشته ثم وضعه على جدول الأعمال.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا أو قابل زميلًا في العمل سيتم دعوته قبل الاجتماع بأيام قليلة.
- قم بهذه الخطوة على الأقل 6-7 أيام مقدمًا حتى يظل لديهم الوقت للمساهمة. تأكد من أن جدول أعمال الاجتماع نهائي قبل 3-4 أيام من تاريخ الاجتماع.
الخطوة الثانية: تحديد الهدف الرئيسي أو عدة أهداف يجب تحقيقها
تأكد من عقد الاجتماع لغرض محدد ، على سبيل المثال لاتخاذ القرارات أو مشاركة المعلومات أو وضع خطط العمل أو الإبلاغ عن التقدم المحرز في إكمال المهام. لست بحاجة إلى عقد اجتماع إذا لم يكن لديك هدف.
يمكن عقد الاجتماعات لعدة أغراض ، على سبيل المثال للإبلاغ عن تقدم العمل كأساس لاتخاذ قرارات طويلة الأجل
الخطوة الثالثة. ركز على الموضوعات التي تؤثر على الكثير من الناس
يجب عدم تضمين الموضوعات ذات المناقشة الكافية التي يشارك فيها شخصان في جدول الأعمال. خذ الوقت الكافي لإيجاد حلول تتطلب مشاركة العديد من الناس.
- على سبيل المثال ، قم بعقد اجتماع منفصل (خارج الاجتماع) إذا كنت تريد أنت وزميلك في العمل مناقشة مهمة جديدة.
- إذا كنت تعقد اجتماعاً لمناقشة مشكلة لا يستطيع حلها سوى عدد قليل من الأشخاص ، فيجب أن يتمكن المشاركون في الاجتماع الذين لم يشاركوا في مناقشة الموضوع من الاستمرار في العمل. هذا يجعلهم يشعرون بخيبة أمل لأن وقت عملهم يضيع. لذلك ، اغتنم هذه الفرصة قدر الإمكان لأن عقد اجتماع يضم العديد من الأشخاص ليس بالأمر السهل.
الخطوة 4. رتب جدول أعمال الاجتماع عن طريق التحديد الانتقائي للموضوعات التي تريد مناقشتها
حدد أولويات الموضوعات المهمة التي يجب مناقشتها في الاجتماع لأنه لا يمكنك وضع جميع الموضوعات على جدول الأعمال.
- على سبيل المثال ، قد ترغب في سرد "مفاوضات الموعد النهائي للمشروع" ، و "عروض تقرير التقدم" ، و "خطط المشروع الجديدة" ، و "الاقتراحات". نظرًا لضيق الوقت ، لم تقم بتضمين جلسة العصف الذهني في جدول أعمال الاجتماع.
- فكر فيما إذا كنت بحاجة إلى عقد اجتماع مع عدة أشخاص لمناقشة جدول الأعمال الرئيسي استعدادًا للاجتماع العام.
الخطوة 5. ضع قائمة بأهم الموضوعات أولاً
عند التخطيط لاجتماع ، من الجيد وضع أهم الموضوعات في بداية الاجتماع. بهذه الطريقة ، يمكن لجميع المشاركين مناقشة الموضوعات المهمة بينما تكون أذهانهم صافية ولائقة بدنيًا عند بدء الاجتماع.
- على سبيل المثال ، قم بجدولة "اتخاذ القرار" ثم "عرض التقرير المرحلي" (ما لم يكن هناك حاجة إلى تقرير مرحلي لاتخاذ القرار).
- بالإضافة إلى ذلك ، تمت مناقشة أهم الموضوعات في حالة الحاجة إلى إنهاء الاجتماع مبكرًا أو اضطر بعض المشاركين في الاجتماع إلى مغادرة الاجتماع قبل انتهاء الاجتماع.
الخطوة السادسة: تقدير المدة التي ستستغرقها لتغطية كل موضوع
بينما لا يمكنك التأكد من المدة التي ستستغرقها لتغطية كل موضوع ، قم بعمل تقدير. ضع في اعتبارك المدة التي سيستغرقها الاجتماع وعدد الموضوعات التي سيتم تناولها. خصص المزيد من الوقت لأهم الموضوعات.
- على سبيل المثال ، خصص 30 دقيقة لتقرير التقدم ، و 10 دقائق للمناقشة ، و 10 دقائق لتحديد مواعيد نهائية جديدة.
- في كثير من الأحيان ، لا يمكن إكمال جداول أعمال الاجتماع لأنه لا يوجد تخصيص للوقت لكل موضوع. قم بتقسيم الوقت قبل عقد الاجتماع للتأكد من إمكانية مناقشة جميع الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال حتى الانتهاء.
- ضع في الاعتبار عدد المشاركين في الاجتماع المدعوين عند حساب الوقت الإضافي. إذا كان الاجتماع سيحضره 15 شخصًا وقمت بتخصيص 15 دقيقة لكل موضوع ، فهذا يعني أن كل شخص يحصل على حوالي دقيقة واحدة من وقت التحدث لكل موضوع. على الرغم من عدم تحدث الجميع ، إلا أن الوقت المخصص كان قصيرًا جدًا.
جزء 2 من 3: إعداد جدول أعمال الاجتماع
الخطوة 1. اكتب عنوان جدول أعمال الاجتماع
استخدم عنوان جدول أعمال الاجتماع لإعلام القارئ بأنه يقرأ جدول الأعمال الذي يحتوي على الموضوع المراد مناقشته. بعد تحديد العنوان ، ضعه أعلى المستند الفارغ. اختر عنوانًا بسيطًا ومباشرًا.
- أمثلة على عناوين جدول أعمال الاجتماع: "جدول أعمال يوليو: مناقشة أفكار مشروع جديدة" أو "جدول أعمال أغسطس 2018: تمديد الموعد النهائي للمشروع".
- اكتب جدول أعمال الاجتماع باستخدام خط الأعمال ، مثل Times New Roman أو Calibri.
الخطوة 2. خصص وقتًا لتحية المشاركين وشكرهم على حضورهم الاجتماع
اغتنم هذه الفرصة لتحية المشاركين. في هذا الوقت ، يمكنك أنت أو أي رئيس اجتماع آخر فتح الاجتماع وشرح الموضوعات الرئيسية التي سيتم مناقشتها.
- إذا كان العديد من المشاركين في الاجتماع لا يعرفون بعضهم البعض ، فخذ الوقت الكافي لتخفيف الحالة المزاجية.
- إذا كنت ترغب في ترتيب جدول أعمال اجتماع لاجتماع مهم ، مثل مؤتمر ، فعادةً ما يكون الوقت اللازم لفتح الاجتماع أطول. لاجتماعات المكتب العادية ، عادة ما تستغرق الجلسة الافتتاحية بضع دقائق فقط.
- امنح الوقت لتوقع التغييرات على جدول الأعمال عندما يبدأ الاجتماع.
الخطوة 3. قم بتضمين جدول أعمال الاجتماع في شكل أسئلة لإثارة فضول المشاركين
سوف يتساءلون عما إذا كنت تقوم بصياغة جدول أعمال الاجتماع في بضع كلمات فقط. يمكن للأسئلة أن تكشف عن السياق الذي سيتم مناقشته بحيث تتاح للمشاركين في الاجتماع الفرصة للتفكير فيه قبل الاجتماع بوقت كاف.
- على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "مناقشة المواعيد النهائية للمشروع" ، قم بتضمين ، "هل يلزم تمديد المواعيد النهائية للمشروع مع زيادة الطلب؟"
- إذا لزم الأمر ، قدم شرحًا موجزًا تحت السؤال.
الخطوة 4. ضع قائمة بالوقت المقدر بجانب كل موضوع
في حين أن تقديرات الوقت قد لا تكون على جدول الأعمال ، فإن هذه المعلومات تساعد زملاء العمل في التحضير أو طلب وقت إضافي إذا لزم الأمر.
كما كان لا يزال لديهم الوقت لاختصار التقرير لتقديمه وفقًا للوقت المحدد
الخطوة 5. قم بإعداد مسار مناقشة لكل موضوع على جدول الأعمال
إن تدفق المناقشة هو طريقة لمناقشة كل موضوع. على سبيل المثال ، عند مناقشة تمديد الموعد النهائي للمشروع ، سيناقش الجميع وفقًا لتدفق محدد مسبقًا. وبالتالي ، سيكون لجميع المشاركين في الاجتماع نفس المنظور.
على سبيل المثال ، سيناقش الاجتماع تمديد الموعد النهائي للمشروع لتلبية الطلب المتزايد. لذلك ، قم بإعداد مسار مناقشة يتكون من "10 دقائق لمناقشة تقدم العمل حتى الآن ؛ و 15 دقيقة لتقرير كيفية زيادة الإنتاجية ؛ و 10 دقائق للنظر في الجوانب الإيجابية والسلبية ؛ و 5 دقائق لتقرير ما إذا كان سيتم تمديد الموعد النهائي أم لا"
الخطوة 6. قرر من سيقود مناقشة كل موضوع
ضع اسمه بجانب الموضوع حتى يتمكن من تحضير نفسه. قم بتأكيد هذه المهمة مع الشخص المعني قبل أيام قليلة من الاجتماع ووضعها على جدول الأعمال.
إذا كنت ستترأس الاجتماع من البداية إلى النهاية ، فقم بإدراج ذلك تحت عنوان جدول أعمال الاجتماع
الخطوة 7. خصص الوقت إذا كان هناك متحدثون ضيوف في الاجتماع
إذا كان الاجتماع يضم العديد من المتحدثين الضيوف الذين يناقشون موضوعًا مهمًا ، فستحتاج إلى تخصيص بعض وقت الاجتماع لهم. ضع جدولاً في جدول الأعمال بحيث تتاح لكل ضيف فرصة التحدث حتى لو أراد مناقشة عدة مواضيع. وبالتالي ، يمكنهم إعداد المواد التي سيتم تسليمها قدر الإمكان.
قبل أيام قليلة من الاجتماع ، اتصل بالمتحدث الضيف للسؤال عن طول الوقت اللازم لمناقشة الموضوع الذي تريد تغطيته. سيساعدك هذا في تنظيم جدولك الزمني حتى لا يتعارضوا مع بعضهم البعض
الخطوة الثامنة. خذ وقتك لمناقشة الأمور الأخرى
حدد موعد هذه الجلسة في نهاية الاجتماع. استفد من هذه الجلسة واسأل جميع المشاركين عما إذا كان هناك أي شيء آخر يرغبون في مناقشته قبل اختتام الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، لا يزال بإمكانهم نقل الأشياء التي فاتتهم أو التي لم تتم مناقشتها.
- من خلال تضمين هذه الجلسة في جدول الأعمال ، يعلم المدعو أنه يمكنه المساهمة حتى إذا لم يكن ما يريد نقله مدرجًا في جدول أعمال الاجتماع.
- امنح الوقت للأسئلة والأجوبة في هذه الجلسة.
جزء 3 من 3: وضع اللمسات الأخيرة على جدول أعمال الاجتماع
الخطوة 1. اذكر التفاصيل المتعلقة بسير الاجتماع
اكتب وقت وتاريخ ومكان الاجتماع على جدول الأعمال مع أسماء المشاركين الذين يمكنهم حضور الاجتماع. بهذه الطريقة ، يعرفون بالفعل من سيجتمعون في الاجتماع عندما يتلقون الدعوة.
- من الجيد تضمين أسماء المشاركين الذين عادةً ما يحضرون الاجتماع ، لكن لا يمكنهم الحضور هذه المرة. أبلغ بوضوح أن الاسم لا يمكنه حضور الاجتماع.
- أرفق خريطة موقع للأشخاص الذين لا يعرفون مكان عقد الاجتماع.
الخطوة 2. أخبر الأشياء التي تحتاج إلى الاستعداد قبل الاجتماع
أبلغ زملاء العمل الذين تمت دعوتهم إذا كانت هناك أشياء يحتاجون إلى إعدادها مسبقًا ، مثل قراءة التقارير أو جمع المعلومات لتحديد الحلول أو تحديد المشكلات.
قم بتضمين هذه المعلومات في الجزء السفلي من جدول أعمال الاجتماع باستخدام أحرف غامقة أو ملونة لجعلها واضحة وسهلة القراءة لجميع المشاركين في الاجتماع
الخطوة الثالثة. تحقق من جدول أعمال الاجتماع بعناية قبل توزيعه حتى لا توجد أخطاء
جدول أعمال الاجتماع مهم للأشخاص المدعوين. قبل التوزيع ، تحقق من جدول أعمال الاجتماع للتأكد من كتابة المعلومات بشكل كامل وصحيح ومن عدم وجود أخطاء مطبعية. بالإضافة إلى إظهار أخلاقيات العمل العالية ، فإن هذه الطريقة تعكس اهتمامك بالتفاصيل وتقديرها.
الخطوة 4. وزع جدول الأعمال قبل 3-4 أيام من الاجتماع
الزملاء الذين يتلقون الدعوة لا يزال لديهم الوقت لتحضير أنفسهم إذا كانوا قد قرأوا جدول أعمال الاجتماع قبل أيام قليلة ، ولكن لا ترسله مبكرًا جدًا لأن هناك احتمال أن يتم تجاهله.
إذا كنت ترغب في عقد اجتماع مهم أثناء المؤتمر ، فقم بإعداد جدول الأعمال قبل عدة أشهر
نصائح
- استخدم تنسيق جدول الاجتماع المتاح في برنامج Word. العديد من البرامج لإنشاء المستندات ، مثل Microsoft Office و Pages for Mac وما إلى ذلك. الذي يوفر تنسيقات المستندات الشخصية والمهنية ، على سبيل المثال لترتيب جداول أعمال الاجتماعات بسرعة وسهولة.
- إذا كان هناك تنسيق قياسي لجدول أعمال الاجتماع في شركتك ، فاستخدم هذا التنسيق.
- تأكد من أن الاجتماع يسير وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا ، ولكن كن مرنًا. تحتاج إلى تتبع الاجتماع عن طريق التحقق من الساعة بشكل متكرر. إذا تم الانتهاء من مناقشة جدول الأعمال الأول ، وجه المشاركين لمواصلة الاجتماع من خلال مناقشة جدول الأعمال التالي. يمكنك أن تقول بأدب ، "سنغطي الموضوع التالي حتى ينتهي الاجتماع في الموعد المحدد."
