عند التخطيط لاجتماع ، يجب عليك توصيل جميع المعلومات ذات الصلة بوضوح ودقة. يجب عليك تقديم وصف لوقت ومكان وموضوع المناقشة. قد تحتاج أيضًا إلى تدوين الملاحظات إذا كانت هناك حاجة إلى أي استعدادات أو مواد للاجتماع. بغض النظر عن الوسيط الذي تستخدمه أو البريد الإلكتروني أو تطبيق Outlook ، تأكد من تمرير المعلومات المهمة حتى يعرفها جميع المدعوين ويمكنهم التنبؤ بما يواجهونه.
خطوة
طريقة 1 من 3: كتابة مواضيع قوية
الخطوة 1. اكتب موضوعًا قصيرًا وملائمًا مع تاريخ وموضوع الاجتماع
تسمح كتابة هذه الأشياء في مربع الموضوع للمدعوين بفهم وقت وموضوع الاجتماع دون الحاجة إلى فتح البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "الاجتماع 01/03: إرشادات جديدة لإعداد التقارير".
تحذير:
إذا لم تكتب موضوع الاجتماع ، فقد يرد الأشخاص ليسألوا عما إذا كان الاجتماع وثيق الصلة بقسمهم أو إذا كان ينبغي عليهم الحضور. لذا تأكد من كتابة موضوع الاجتماع!
الخطوة 2. اطلب تأكيد الحضور في مربع الموضوع
إذا كان يجب أن تعرف من سيأتي ، فاطلب التأكيد في مربع الموضوع. بهذه الطريقة ، سيعرف القراء أنهم بحاجة إلى الرد بأسرع ما يمكن حتى لو لم يفتحوا البريد الإلكتروني. يمكنك الكتابة ، "اجتماع الموارد البشرية يوم الجمعة 10/06 ، يرجى التأكيد قريبًا."
يمكنك أيضًا كتابة ، "الرجاء الرد: اجتماع الموارد البشرية 10/06."
الخطوة 3. إذا كان الاجتماع عاجلاً ، فاكتبه في مربع الموضوع
إذا كان موضوع الاجتماع عاجلاً أو يتطلب قرارًا سريعًا بحيث يتم عقد الاجتماع على الفور ، ضع علامة الطوارئ في مربع الموضوع. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "اجتماع طارئ يوم الاثنين 31/02: الأمن السيبراني."
من المهم جدًا شرح موضوع الاجتماع حتى يتمكن القارئ من تخمين ما سيتم مناقشته
الخطوة 4. اكتب ما إذا كان الاجتماع إلزاميًا أم مجرد اقتراح
إذا كنت تعمل في شركة كبيرة ، فقد لا يكون وجود بعض الأشخاص ضروريًا دائمًا. اكتب الأقسام ذات الصلة في مربع الموضوع أو أخبرهم إذا كان عليهم الحضور. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "اجتماع تسويقي إلزامي 6/10".
إذا لم يكن القارئ مطالبًا بالحضور ، يمكنك كتابة "يوصى بحضور الاجتماع 10/6 حول أساليب التسويق الفعالة."
الخطوة 5. استخدم الكلمات الكاملة في مربع الموضوع لتجنب الالتباس
قد تبدو الاختصارات فعالة ، لكنها في الواقع أقل تحديدًا من الكلمات الكاملة ويمكن أن تؤدي إلى الارتباك. على سبيل المثال ، يمكن أن تعني "KK" "بطاقة العائلة" أو "بطاقة الائتمان" اعتمادًا على من يفهم أو لا يفهم لغتك الشخصية.
ومع ذلك ، يمكنك استخدام الاختصارات الشائعة ، مثل "RSVP" و "HR" و "KTP"
الطريقة 2 من 3: كتابة محتوى البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى: اكتب مقدمة ودية ومختصرة وملاحظات قصيرة
تقديم نفسك ضروري إذا كنت تعمل في شركة كبيرة أو إذا كنت لا تعرف الجميع. في هذه المقدمة الموجزة ، يجب أن تنقل ما إذا كانت هناك مستندات أو مواد يجب استكمالها / إحضارها إلى الاجتماع.
قم بإنشاء مقدمة ودية أو متعلقة بالوظيفة. على سبيل المثال ، "مرحبًا تيم! لا أطيق الانتظار حتى يتم إطلاق البرنامج الجديد الأسبوع المقبل!"
نصيحة:
ذكر القراء إذا كان عليهم إكمال مهمة معينة أو إحضار شيء ما إلى الاجتماع. على سبيل المثال ، "لا تنس إحضار 4 نسخ مطبوعة من قائمة جهات اتصال البائع."
الخطوة الثانية: اكتب التاريخ والوقت في سطر منفصل بحيث يبرز
هذه معلومات مهمة للمدعوين. لذا ، اجعله واضحًا ومميزًا عن الجمل الأخرى المحيطة به. ضع سطرين أعلى وأسفل أو اكتبه بخط عريض.
- مثال: "6 أكتوبر 2020 ، 10.30 - 11.45 غرب إندونيسيا"
- إذا كان الاجتماع يُعقد عبر الإنترنت ، فقدم معلومات المنطقة الزمنية حتى لا يتأخر الأشخاص في مناطق زمنية مختلفة بسبب سوء التواصل. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "6 أكتوبر 2020 ، 10.30 - 11.45 غرب إندونيسيا (توقيت جرينتش +8)"
الخطوة 3. اكتب المكان بعد التاريخ والوقت
تأكد أيضًا من كتابة الموقع بشكل بارز مثل التاريخ والوقت ، خاصةً إذا كان الاجتماع يُعقد في مكان جديد ، أو يصعب العثور عليه ، أو إذا كنت تعلم أن بعض المدعوين ليسوا على دراية بالموقع. بالنسبة للاجتماعات الافتراضية (عبر المنتديات المباشرة أو الدردشة المرئية) ، قم بتوفير رابط مباشر للمدعوين للوصول بسهولة إلى المنتدى أو رابط الفيديو.
عند إعطاء التوجيهات ، كن مفصلاً قدر الإمكان. مثال: "يرجى الحضور إلى غرفة الاجتماعات 592 في مبنى Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto رقم 10). تقع الغرفة 592 في الطابق الثاني من المبنى. لذلك عليك أن تأخذ المصعد من الطابق الأرضي ، وتتوقف عند الطابق الثاني عشر ، وتستخدم المصعد في الجانب الجنوبي من المبنى (على يسارك) للصعود إلى الطابق 59"
الخطوة 4. شارك الغرض من الاجتماع
إخطار المدعو بالغرض من الاجتماع. سيساعد إخبار المدعوين بجدول أعمال قصير على فهم المهام التي يحتاجون إلى إكمالها مسبقًا. يمكنك تسمية الموضوع (مثل "تحديث الأمن السيبراني") أو يمكنك جدولة:
- 10.30 - 10.45 قم بتوفير أحدث معلومات عن حالة المشروع
- 10.45 - 11.10 قارن واختر العروض اللائقة
- 11.10 - 11.30 تبادل الأفكار وإطلاق الأهداف
الخطوة الخامسة. تحقق جيدًا من البريد الإلكتروني بحثًا عن أخطاء نحوية أو معلوماتية
أهم شيء يجب التحقق منه هو تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه. تأكد من صحة هذه الأشياء الثلاثة! يمكنك أيضًا إعادة قراءة المقدمة أو جدول الأعمال أو أي ملاحظات أخرى قد تكون أضفتها للتأكد من أنك قدمت جميع المعلومات المطلوبة.
اقرأ بصوت عالٍ للتأكد من أن كتابتك واضحة وموجزة قبل إرسال بريد إلكتروني
الطريقة الثالثة من 3: استخدام Outlook أو تطبيق التقويم المتكامل
الخطوة 1. انقر على "اجتماع جديد" في القائمة الرئيسية في Outlook
إذا كانت شركتك تستخدم قاعدة بيانات اتصالات بتقويم متكامل ، مثل Outlook ، فاستخدمها للتخطيط للاجتماعات. هذه الوسيلة بشكل عام هي قناة الاتصال التي يختارها الأشخاص الذين تعمل معهم.
إذا كانت شركتك لا تستخدم Outlook أو خدمة مماثلة ، فاستخدم البريد الإلكتروني الذي قدمته وكالتك لإرسال الدعوات
الخطوة 2. حدد الوقت والتاريخ من نافذة "مساعد الجدولة"
بعد إنشاء اجتماع جديد ، ستظهر نافذة تقويم. انقر فوق "مساعد الجدولة" وقم بتمييز الوقت والتاريخ المتاحين للاجتماع.
تأكد من اختيار الوقت المناسب للمدعوين للحضور. اعتمادًا على تطبيق الشركة ، قد تضطر إلى تغيير إعدادات العرض الخاصة بك بحيث يظهر جدول الجميع (وجدولك) على الشاشة
الخطوة 3. أضف مدعوين عن طريق كتابة أسمائهم أو استخدام دفتر العناوين
انقر فوق مربع النص لإدخال الاسم يدويًا أو قم بالتمرير خلال دفتر العناوين وحدد اسم المدعو من القائمة. استخدم وظيفة "مساعد الجدولة" للتحقق من توفر وقت الدعوة.
إذا لم يكن لدى المدعوين وقت فراغ ، فسيتم تمييز أسمائهم. سيوفر مساعد الجدولة الأوقات الموصى بها لتناسب جدولك والمدعوين الآخرين
الخطوة 4. تعيين وقت بدء الاجتماع وانتهائه
تأكد من تطابق التاريخ مع التاريخ الذي حددته مسبقًا. انقر فوق زر التقويم إذا كنت تريد تغييره. استخدم السهم لأسفل على يمين قائمة الوقت لتحديد وقت الاجتماع المناسب.
تدوين موعد انتهاء الاجتماع هو طريقتك في احترام وقت الشخص الآخر حتى يتمكن من التنبؤ بما سيحدث والتخطيط للرحلات أو العمل لهذا اليوم
الخطوة 5. انقر فوق "موعد" ضمن "اجتماع" في الجزء العلوي من الشاشة
ستعود إلى شاشة الجدولة ويمكنك أن ترى أن اجتماعك قد تمت جدولته. بعد ذلك ، يمكنك إضافة موضوع وموقع وملاحظات.
إذا كنت لا ترى إدخال الاجتماع في شاشة الجدول ، فارجع إلى الخطوات السابقة وكرر حتى يظهر جدول الاجتماع
الخطوة 6. اكتب الموضوع والموقع والملاحظات المحددة
أبلغ عن موضوع الاجتماع ببضع كلمات قصيرة (مثال: "اختبار منتج جديد"). أخبر الموقع المحدد. اكتب تعليمات الموقع إذا لم يكن المكان شائع الاستخدام للاجتماعات أو يصعب الوصول إليه. قدم ملاحظات إضافية (مثل الاستعدادات التي يتعين عليهم القيام بها) ذات الصلة بالاجتماع.
- اكتب عنوان الموقع على الرغم من أنه من المحتمل أن المدعو يعرفه بالفعل.
- انقر فوق "إرسال" عند الانتهاء.
نصيحة:
لا تستخدم موضوعًا واسعًا جدًا ، مثل "العصف الذهني" لأن هذه الأنواع من الكلمات لا تعطي معلومات واضحة حول الغرض من الاجتماع. يمكنك استبداله بـ "التفكير في البائع لمنتج جديد."
نصائح
- عند إعادة قراءة رسالة بريد إلكتروني أو دعوة ، تأكد من أنها مختصرة ومرتبة.
- استخدم نبرة ودية ومهنية.
- تحقق مرة أخرى من قائمة المستلمين للتأكد من دعوة جميع الأهداف.
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني في مربع "نسخة مخفية الوجهة" إذا كنت تريد إخفاء عنوان البريد الإلكتروني بالكامل من المستلمين.
تحذير
- لا تكتب دعوات أو رسائل بريد إلكتروني بدون تاريخ ووقت وموقع. سيتم الخلط بين المدعوين وستتلقى عشرات الردود التي تسأل عن هذه الأشياء.
- لا تكتب بأحرف كبيرة لأنه سيتم تفسيرها على أنها صراخ وهذا أمر غير احترافي للغاية.
