يسمح التوكيل لشخص آخر بالتصرف نيابة عنك ، خاصة عندما لا يمكنك القيام بذلك بنفسك. قد تحتاج إلى مساعدة الآخرين ، على سبيل المثال لإكمال الأمور المالية أو القانونية أو الطبية. يسمح التوكيل الرسمي المصمم بشكل صحيح لشخص آخر بالقيام بذلك نيابة عنك.
خطوة
جزء 1 من 4: التحضير لكتابة توكيل رسمي
الخطوة 1. فهم الغرض من عمل التوكيل الرسمي
يسمح التوكيل الرسمي لشخص ما بالتصرف نيابة عنك في بعض الأمور. تُستخدم هذه الرسالة عادةً عندما لا يستطيع الشخص الذي يعطي التوكيل الرسمي (كاتب الخطابات) القيام بذلك بنفسه. تتضمن بعض الأمثلة على المواقف التي تتطلب توكيلًا رسميًا ما يلي:
- يمكن للوالدين أو الأوصياء تخويل الخدمة الاجتماعية لاتخاذ إجراءات طبية ضد الأطفال تحت إشرافهم.
- يوصى بشدة بتزويد القاصرين الذين لا يسافرون مع والديهم أو أولياء أمورهم بتوكيل رسمي. بهذه الطريقة ، سيتم حماية القاصرين من الاتجار بالبشر وقضايا حضانة الأطفال.
- إذا قمت بإيداع الأموال في بنك محلي لا يمكنك الوصول إليه بسهولة ، فقد تحتاج إلى إنشاء توكيل رسمي للاهتمام بالأمور المتعلقة بالإيداع أو المؤسسة المالية.
- توكيل رسمي يسمح بالكشف عن المعلومات الشخصية مثل التاريخ الطبي.
- قد تضطر إلى تقديم توكيل رسمي لطرف ثالث للتعامل مع المعاملات المالية السريعة جدًا. لا يتعين على جميع المعاملات التجارية انتظار قرارك ، إذا لم تتمكن من اتخاذ هذا القرار بشكل مباشر لفترة من الوقت ، فيمكنك منح توكيل رسمي لشخص تثق به حتى يتمكن من اتخاذ القرارات مكانك.
الخطوة 2. فهم الأطراف المختلفة المشاركة في التوكيل الرسمي
هناك ثلاثة أطراف مشتركة في التوكيل. الطرف الأول هو شخص مرخص له ، مثل أحد الوالدين أو صاحب الحساب المصرفي. الطرف الثاني هو الشخص أو المجموعة التي تنفذ المعاملة أو تتخذ إجراءً ، مثل مؤسسة مالية أو مستشفى. الطرف الثالث هو الشخص المخول باستبدال الطرف الأول. يجب أن يكون التوكيل موجهًا لطرف ثانٍ.
- يجب أن يوضح التوكيل الحقوق الممنوحة للطرف الثالث لتمثيلك.
- إذا كان الطرف الثاني غير معروف (خاصة في حالة التوكيل الممنوح لحالة طارئة) ، يجب عليك كتابة الغرض في الرسالة "إلى جميع الأطراف المعنية".
الخطوة الثالثة. اكتب التوكيل الرسمي الخاص بك ، بدلاً من كتابته باليد
قد يكون من الصعب قراءة الخطاب المكتوب بخط اليد ، وقد لا يظهر بشكل رسمي مثل الحرف المكتوب. التوكيل الرسمي هو مستند مهم ينقل سلطتك القانونية والمالية إلى شخص آخر. يجب أن يتم هذا الخطاب وفقًا لمعايير التفتيش. إذا رفض شخص قريب منك التوكيل الرسمي الممنوح لصاحب الخطاب ، فيمكن استخدام هذا المستند كدليل في المحكمة.
جزء 2 من 4: عمل ترويسة
الخطوة 1. اكتب اسمك وعنوانك في أعلى يسار الصفحة البريدية
اتبع التنسيق القياسي لكتابة خطاب رسمي. يجب أن يكون اسمك في السطر الأول ، ويجب أن يكون اسم الشارع الخاص بك في السطر الثاني ، ويجب أن تكون مدينتك وولايتك ورمزك البريدي في السطر الثالث. يجب أن تكون التباعد بين سطور هذا القسم (بما في ذلك أي سطور أخرى تتبعه) في مسافة واحدة.
الخطوة 2. قم بتضمين تاريخ إنشاء الخطاب
بعد كتابة اسمك وعنوانك ، اترك سطرًا واحدًا فارغًا ، وقم بتضمين تاريخ كتابة الرسالة في السطر التالي. اكتب التاريخ بالكامل (مثل 2 فبراير 2015). لا تختصر التاريخ.
الخطوة 3. اكتب اسم المستلم وعنوانه في القسم التالي
اترك سطرًا واحدًا فارغًا بين التاريخ واسم المستلم وعنوانه. يجب كتابة البيانات الشخصية للمستلم بنفس تنسيق بياناتك الشخصية.
- لاحظ أن مستلم الخطاب ليس هو نفسه الشخص الذي تخوله. أنت تفوض طرفًا ثالثًا (ممثلًا) للتصرف بدلاً منك ، ولكن يجب أن تكون رسالتك موجهة إلى طرف آخر (الطرف الذي تتعامل معه أو ممثلك).
- قد تضطر إلى ترك هذا القسم فارغًا إذا كنت لا تعرف من ستتعامل معه. على سبيل المثال ، إذا سمحت للخدمات الاجتماعية باتخاذ قرار بشأن العلاج الطبي في غيابك ، فقد لا تعرف أي مستشفى تتعامل معها.
جزء 3 من 4: كتابة محتويات الرسالة
الخطوة 1. اكتب تحية
قم بتضمين الاسم الكامل للمستلم مع لقبه ، مثل "د." أو "الأب" ، "الأم" ، بدلاً من كتابة اسمه الأول مباشرة. التحية التي يمكنك استخدامها هي "مع خالص التقدير" أو أي تحية رسمية أخرى بدلاً من مجرد "For".
- قم بتضمين الاسم الكامل للمستلم والمسمى الوظيفي.
- إذا كنت لا تعرف من سيتعامل ممثلك بشكل مباشر ، فاكتب "إلى جميع الأطراف المعنية".
الخطوة الثانية: اكتب التوكيل الرسمي الخاص بك بإيجاز ووضوح
التوكيل الرسمي طويل ويحتوي على الكثير من المعلومات التي يمكن تفسيرها بشكل مختلف. نادرًا ما تؤدي الرسائل القصيرة والمباشرة إلى سوء الفهم.
الخطوة الثالثة. اذكر بوضوح حقوق الطرف الذي تخوله
تأكد من جعل التوكيل الرسمي مختصرًا وواضحًا. يجب أن تذكر الحقوق الممنوحة لك. على سبيل المثال ، يحق لممثلك الإذن بالعلاج الطبي أو التوقيع على المستندات القانونية أثناء غيابك أو سحب الأموال من حسابك. على سبيل المثال ، ابدأ التوكيل الرسمي الخاص بك مع:
- أنا ، (اكتب اسمك الكامل) ، أصرح بموجب هذا (اكتب اسم ممثلك) بالإفصاح عن البيانات التالية: (اكتب السجل الصحي الذي سيتم فتحه هنا) من تاريخي الطبي إلى (اكتب المؤسسة التي ستقوم بذلك) تلقي سجلك الصحي)).
- قدم المعلومات المتعلقة بالتوكيل الرسمي الخاص بك. إذا كان التوكيل الرسمي الخاص بك يتعلق بالإفصاح عن بياناتك الصحية ، فقم بتضمين رقم وثيقتك ومعلومات مطالبة التأمين. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة قانونية ، فقم بتضمين رقم قضيتك. للأمور المالية ، قم بتضمين معلومات الحساب المستخدمة.
الخطوة 4. ضع قائمة بالإطار الزمني للترخيص
حدد تاريخ نفاذ التوكيل الرسمي الخاص بك. قم بتضمين تاريخ بدء التوكيل وانتهائه. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "يحق لطرف ثالث اتخاذ قرارات طبية لطفلي أثناء إقامته في (أدخل العنوان) من 1 أيلول (سبتمبر) 2015 إلى 15 أيلول (سبتمبر) 2015".
في بعض الحالات ، قد لا تتمكن من تحديد التاريخ الدقيق للتوكيل الرسمي ، كما هو الحال في حالات الطوارئ. للحصول على توكيل رسمي مثل هذا ، يمكنك كتابة "في حالة الطوارئ ، يمكن لطرف ثالث اتخاذ قرارات بالنيابة عني لمدة 30 يومًا"
الخطوة 5. اشرح سبب التفويض
اشرح لماذا يجب أن يحل شخص آخر محل عملك. قد يشمل هذا الوصف حالتك الصحية ، أو أنك خارج المدينة ، أو لا يمكن الوصول إليك لفترة زمنية معينة.
الخطوة 6. اكتب التوكيل الرسمي
قد تحتاج أيضًا إلى شرح الأشياء التي لا يمكن لأطراف ثالثة أن تقررها. على سبيل المثال ، يمكنك التأكيد على أنه لا يجوز للجهات الخارجية استخدام بياناتك الصحية لأغراض أخرى غير تلك المذكورة في الرسالة. أو يمكنك أن تكتب أن طرفًا ثالثًا لا يمكنه اتخاذ قرارات مالية معينة نيابة عنك دون موافقتك الخطية المسبقة.
الخطوة 7. أغلق الرسالة
قم بإنهاء الرسالة بجملة ختامية مثل "مع خالص التقدير". اترك الأسطر الأربعة فارغة ، والتي ستستخدمها للتوقيع ، ثم اكتب اسمك بالكامل.
جزء 4 من 4: استكمال الرسائل
الخطوة 1. تنسيق الرسالة بشكل صحيح
التوكيل الرسمي هو خطاب رسمي يجب كتابته وتنسيقه رسميًا. عادة ما تستخدم الحروف الرسمية تنسيقًا مستقيمًا. يجب أن يكون نص الحرف متباعدًا بمسافة واحدة ، ولا يجب وضع مسافة بادئة بين الفقرات. للفصل بين الأقسام أو بين فقرات الحرف ، اترك سطرًا فارغًا.
الخطوة 2. ابحث عن شخص ما ليكون شاهدًا ، أو اطلب المساعدة من كاتب العدل
الشاهد هو الشخص الذي شهد توقيعك على التوكيل. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أنك لم توقع عليه تحت الإكراه ، وتأكد من أنك أنت من أعطيت التفويض. في بعض الحالات ، يجب أن يكون التوكيل مصدقًا من كاتب عدل. كاتب العدل هو الشخص المفوض من قبل الحكومة للتصديق على المستندات القانونية.
لا يجوز استخدام جميع الأشخاص الذين وردت أسماؤهم في الرسالة كشهود
الخطوة 3. وقّع الخطاب
اطبع الخطاب ووقعه بالحبر الأزرق أو الأسود. يمكنك أيضًا تضمين سطر تاريخ بجوار توقيعك. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بتضمين تاريخ توقيعك على المستند.
اطلب من شاهدك أن يوقع ويدرج التاريخ على الرسالة ، أو اطلب من كاتب عدل التصديق عليه
الخطوة 4. تقديم الرسالة الأصلية للطرف الثالث
في معظم الحالات ، سيتم الاحتفاظ بهذه الرسالة من قبل طرف ثالث حتى يكون لديه / لديها سجل التفويض الممنوح. يمكن لطرف ثالث إظهار الرسالة لمسؤولي الهجرة ، على سبيل المثال ، عند السفر إلى الخارج مع طفلك.
الخطوة 5. احتفظ بنسخة من التوكيل
تأكد من الاحتفاظ بنسخة من التوكيل في ملفك. قد تحتاج إلى إظهاره مرة أخرى إذا تم التشكيك في السلطة التي تمنحها لطرف ثالث.
