هل سبق لك أن وجدت صعوبة في طلب خطاب توصية من محاضر؟ على الرغم من أن هذا ليس بالأمر السهل في كثير من الأحيان ، فإن طلب خطاب توصية هو خطوة شائعة وإلزامية بشكل عام يتخذها أولئك الذين يرغبون في التقدم للحصول على برنامج تعليمي بعد التخرج أو الانضمام إلى برنامج تدريب داخلي أو التقدم للحصول على وظيفة في شركة. لا تقلق. في الواقع ، لن يمانع معظم الأساتذة في تقديم توصيات إذا سألتهم مسبقًا. ومع ذلك ، من الناحية المثالية ، يجب تقديم الطلب كتابيًا ، إما عبر البريد العادي أو البريد الإلكتروني ، والذي سيكون عمومًا أسهل في العصر الرقمي اليوم.
خطوة
الطريقة 1 من 3: كتابة بريد إلكتروني
الخطوة 1. قم بتضمين اسمه ولقبه في تحية البريد الإلكتروني
افتح البريد الإلكتروني بنفس الطريقة التي تكتب بها خطابًا عاديًا. لا تنس استخدام التحية الاحترافية ، مثل "عزيزي. (عزيزي) "متبوعًا باسم محاضرك.
- يمكنك أن تكتب ، "عزيزي. دكتور. هاملتون ".
- لمعرفة تفضيلات الاتصال الخاصة به ، حاول مراجعة منهج الدورة التدريبية أو على موقعه الشخصي على الويب.
الخطوة الثانية: عرّف عن نفسك وذكّر المحاضر بهويتك
اكتب جملة أو جملتين لتحديث ذاكرته عن اسمك والصف الذي حضرته. شاركي أيضًا الخبرات الشخصية المختلفة التي مررت بها معه.
يمكنك أن تكتب ، "لقاء ، اسمي كاتي ويليامز ، وقد أخذت فصلًا في الكتابة الخيالية قمت بتدريسه في الفصلين الدراسيين الأوسط والأخير."
نصائح:
نقل المعلومات بإيجاز وإيجاز. يمكنك تضمين وصف أطول للخلفية والإنجازات المختلفة التي حققتها في مرفق البريد الإلكتروني.
الخطوة 3. صِف هدفك
أولاً ، دعه يعرف أنك بحاجة إلى خطاب توصية منه. بعد ذلك ، قدم معلومات مفصلة بشأن برنامج التعليم أو التدريب أو الوظيفة التي ترغب في التقدم لها.
على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "أريد التقدم لبرنامج الدراسات العليا وآمل أن تتمكن من تقديم خطاب توصية كأحد المتطلبات الرئيسية التي يجب أن أرفقها."
الخطوة 4. اشرح سبب اختيارك له كطرف لكتابة خطاب التوصية في الفقرة التالية
صف تأثيره على حياتك ، والأشياء التي تمكنت من تعلمها منه ، و / أو الأسباب التي تجعلك تعتقد أن رسالته ستبدو ذات مغزى أكبر. تذكر أن هذه هي الطريقة المثلى لإطراءته منذ البداية!
على سبيل المثال ، قد تكتب ، "لقد ساعدني فصلك حقًا في النمو ككاتب شركة ناشئة. على وجه الخصوص ، بفضل مساعدتكم ، تم قبول القصة التي كتبتها من قبل الناشر. أنا ممتن حقًا لوجودك كموجه موثوق به وخيال"
الخطوة 5. حدد توقعاتك في الفقرة التالية
اشرح أنك قد أرفقت أيضًا معلومات تتعلق بالإنجازات الأخيرة ، بالإضافة إلى أي سير ذاتية أو سيرة ذاتية ذات صلة. قم أيضًا بنقل نوع المعلومات التي قمت بتضمينها ، مثل قائمة الفصول التي حضرتها ، والمشاريع التي عملت عليها ، والجوائز التي فزت بها ، والعمل الذي أكملته ، والأنشطة التي شاركت فيها.
قد تكتب ، "أرفق نسخة من سيرتي الذاتية وقائمة بالإنجازات الحديثة. إذا كنت ترغب في مناقشتها مباشرة ، يسعدني أن أفعل ذلك"
الخطوة 6. قم بتضمين ارتباط أو تعليمات حول كيفية إرسال خطاب توصية
لا تنس تقديم معلومات بخصوص الموعد النهائي لتقديم خطاب التوصية مع العنوان الفعلي أو الرقمي الصحيح. إذا كان يجب إرسال الخطاب رقميًا ، فقم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني أو الرابط ذي الصلة.
على سبيل المثال ، "للحصول على معلومات ، الموعد النهائي لإرسال خطاب توصية هو 15 يناير 2019. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إرسال خطاب التوصية إلى [email protected]."
الخطوة 7. اشكر المعلم على مراعاة رغباتك في الفقرة الأخيرة
أكد أنك تقدر حقًا الوقت الذي استغرقته في قراءة الطلب ، وكذلك الوقت الذي سيستغرقه لكتابة خطاب التوصية المطلوب. بالإضافة إلى ذلك ، شكرًا لك أيضًا على التوجيهات والتعاليم التي تم تقديمها حتى الآن كمحاضر.
على سبيل المثال ، "شكرًا لك على كل ما قمت بتدريسه ، وشكرًا لك على قراءة خطاب الطلب هذا. إنني أقدر حقًا الوقت والطاقة اللذين بذلتهما لإرشادي وأتطلع إلى استعدادك لكتابة خطاب توصية لإكمال طلبي"
الخطوة الثامنة: أنهِ الخطاب بكتابة تحية ختامية متبوعة باسمك
اختر تحية ختامية ذات نغمة احترافية ، مثل "مع خالص التقدير" أو "تحياتي" أو "تحياتي". بعد ذلك ، تخطي سطرًا فارغًا واكتب اسمك بالكامل.
يمكنك أن تكتب ، "مع خالص التقدير ، كاتي ويليامز."
الطريقة 2 من 3: تحديد الوقت المناسب لإرسال بريد إلكتروني
الخطوة 1. ابدأ العملية قبل شهرين على الأقل ، إن أمكن
من الأفضل إعطاء المحاضرين أكبر قدر ممكن من الوقت لكتابة خطابات التوصية ، خاصة وأن معظم المحاضرين لديهم جداول زمنية مزدحمة للغاية. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج أيضًا إلى وقت لمراجعة مواد الطلب وكتابة خطاب طلب ، أليس كذلك؟ خذ أيضًا أكبر قدر ممكن من الوقت حتى إذا تم رفض الطلب من قبل المحاضر الأول ، فلا يزال لديك الوقت للعثور على محاضر آخر.
ملحوظات:
قدم الطلب إلى محاضر واحد فقط ، إلا إذا كنت بحاجة إلى أكثر من خطاب توصية. لا تضيع وقت المعلم إذا كنت لا تحتاج حقًا إلى خطاب توصية منه.
الخطوة الثانية: اختر محاضرًا يمكنه أن يقدم لك توصيات إيجابية
لتقوية محتوى خطاب التوصية ، اطلب من محاضر يعرفك حقًا أن يكتبه. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن المحاضر المختار لديه أيضًا رأي إيجابي حول أدائك وخصائصك. أجب عن الأسئلة التالية لاختيار المحاضر المناسب:
- هل يعرف اسمي؟
- هل هو حقا يفهم أدائي؟
- هل سبق لي أن حضرت أكثر من فصل دراسي على يده؟
- هل أدائي الأكاديمي في الفصل جيد بما فيه الكفاية؟
- هل سبق له أن عمل معي خارج الفصل؟
- هل رأى تقدمي كطالب؟
- هل أنا أخلاقي ومهني في الفصل؟
الخطوة 3. تحقق من الموعد النهائي لتقديم خطابات التوصية
نظرًا لأنه يجب تضمين المعلومات المتعلقة بالموعد النهائي لتقديم خطاب توصية في البريد الإلكتروني ، فلا تنس التحقق من ذلك مسبقًا. تذكر أن ما يجب التحقق منه هو الموعد النهائي لتقديم خطاب توصية ، وليس الموعد النهائي لتقديم الطلب ككل.
- في بعض الحالات ، يقع كلا الموعدين النهائيين في نفس الوقت.
- إذا كان يجب تحميل خطاب التوصية في نفس وقت تقديم طلبك ، فحاول تحديد موعد نهائي لاستكمال خطاب التوصية مبكرًا لضمان عدم تفويت أي أوراق عند وصول الموعد النهائي لتقديم الطلب. توصيل الرغبة للمحاضر!
الخطوة 4. اسمح للمحاضرين بما لا يقل عن 5-6 أسابيع لإعداد خطابات التوصية ، إن أمكن
تذكر أن معظم وقته يقضي في التدريس وتصحيح المهام واستيعاب الطلبات المختلفة التي يقدمها طلابه. لهذا السبب ستزداد فرصك في الحصول على رد إيجابي إذا تم تقديم طلبك قبل الموعد النهائي بوقت طويل.
نظرًا لأن خطابات التوصية يجب أن يتم تقديمها من قبل محاضرين يعرفونك حقًا ، يجب عليك اختيار شخص علمك في الفصل الدراسي السابق
نصائح:
أفضل وقت لطلب المساعدة من المعلم هو قرب نهاية الفصل الدراسي.
الخطوة 5. أعد قراءة تفاصيل الطلب لمعرفة كيفية إرسال خطاب التوصية المطلوب
من المفترض أن تقدم السلطات معلومات حول كيفية إرسال خطاب التوصية الخاص بك ، مثل البريد أو الإنترنت. يمكن إرسال بعض الرسائل عبر البريد الإلكتروني إلى الشخص المسؤول عن البرنامج ، ولكن يجب تحميل رسائل أخرى في نفس وقت تقديم طلبك. افهم المعلومات في وقت مبكر حتى تتمكن من نقلها إلى المحاضر.
بشكل عام ، سيرسل المحاضرون رسائل مباشرة إلى السلطات دون مطالبتك بقراءتها أولاً. إذا كنت الشخص الذي يتعين عليه إرسال الخطاب ، فقم بتوضيح هذه المعلومات في البريد الإلكتروني. على الأرجح ، سيقدم المحاضر خطاب توصية في مظروف مختوم وله توقيع على الختم. على هذا النحو ، قد لا تتمكن من فتح و / أو تعديل محتوياته
الطريقة الثالثة من 3: إرسال بريد إلكتروني
الخطوة الأولى. استخدم موضوع بريد إلكتروني واضحًا وواضحًا وذو مظهر احترافي
من البداية ، اذكر بوضوح رغباتك للمحاضر ، من خلال تضمين موضوع واضح للبريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، سيتعرف المحاضر على جدية طلبك ويعرف الخطوط العريضة للبريد الإلكتروني قبل قراءة المحتوى.
على سبيل المثال ، قم بتضمين موضوع رسالة بريد إلكتروني تقول ، "طلب خطاب توصية للتقدم لبرنامج الدراسات العليا"
الخطوة الثانية. قم بتضمين طلب مكتوب في نص البريد الإلكتروني
وبالتالي ، يمكن أن يكون المحاضرون أسهل في القراءة والفهم. لا ترسل أبدًا طلبًا في شكل مرفق يجب فتحه أو تنزيله أولاً بواسطة المحاضر لقراءته.
الخطوة الثالثة. أرفق قائمة بإنجازاتك السابقة مع سيرتك الذاتية أو سيرتك الذاتية
بغض النظر عن مدى جودة العلاقة بينكما ، فمن المحتمل ألا يتذكر كل شيء عنك ، أليس كذلك؟ لذلك ، ساعده في إنشاء خطاب توصية أفضل من خلال إرفاق قائمة مفصلة بإنجازاتك وتاريخ عملك وخلفيتك التعليمية. وبالتالي ، يمكنه مراجعتها في نفس وقت طلبك.
إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا إرفاق محفظة ومسودة مقال تم إجراؤها. كلاهما يمكن أن يساعد المحاضرين على تطوير خطابات توصية تناسب أهداف برنامجك أو تفضيلاتك بشكل أفضل
نصائح:
قم بتضمين جميع المعلومات في شكل نقطي لتسهيل القراءة والفهم على المحاضرين.
الخطوة 4. قدم معلومات بخصوص الموعد النهائي لتقديم خطاب التوصية مع عنوان التسليم
تذكر أن المحاضرين سيجدون أنه من الأسهل إرسال خطابات توصية إذا كانوا يعرفون الموعد النهائي والعنوان لإرسال الخطابات. لذلك ، لا تنس تضمين هذه المعلومات في خطاب الطلب الخاص بك.
ملحوظات:
إذا كان البرنامج الذي تريد الانضمام إليه يحتوي على تنسيق لكتابة خطاب توصية يجب عليك اتباعه ، فقم بإرفاق القواعد أيضًا. تأكد من أن العملية سهلة قدر الإمكان لمحاضرك!
نصائح
- أرفق نسخة من سيرتك الذاتية أو سيرتك الذاتية بالبريد الإلكتروني. ثم اشرح أنه يمكن استخدام المرفق كمرجع له.
- إذا كنت ترغب في تذكير المحاضر بالموعد النهائي لتقديم خطاب توصية ، فحاول إرسال بريد إلكتروني يحتوي على رسالة شكر بالإضافة إلى معلومات حول الموعد النهائي لتقديم خطاب توصية ، قبل أسبوع إلى أسبوعين على الأقل.
- إذا كنت ترغب في طلب خطاب توصية في وقت قصير نسبيًا ، فيجب عليك مقابلة المحاضر مباشرة. إذا كان عليك فعل ذلك عبر البريد الإلكتروني ، فوضح أنك لا تمانع إذا لم يتمكنوا من تقديم خطاب التوصية.
- إذا أمكن ، قابل المحاضر شخصيًا لطلب خطاب توصية منه. سيعتبر معظم المحاضرين هذه الطريقة أكثر تهذيبًا وشخصية.
تحذير
- تذكر أن المحاضرين ليسوا ملزمين بكتابة خطابات توصية لطلابهم. حتى أن معظم المحاضرين على استعداد لتقديم خطابات توصية للطلاب الذين يعرفونهم جيدًا بالفعل.
- لا تطلب من أستاذك أن يرسل لك خطاب توصية حتى تتمكن من قراءته قبل إرساله. مثل هذه التصرفات يعتبرها غير محترمة!
- قد يفضل بعض المحاضرين أن تتم مقابلتهم شخصيًا بدلاً من دعوتهم للتواصل عبر البريد الإلكتروني. لذلك ، لا تنس أن تضع في اعتبارك تفضيلات التواصل مع محاضرك.
