يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال الاتصال شيوعًا في العالم الحديث. إن معرفة كيفية تقديم نفسك للآخرين عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يحسن حياتك المهنية والشبكة. ستؤدي كتابة رسالة بريد إلكتروني تمهيدية موجزة وواضحة إلى زيادة فرص قراءة البريد الإلكتروني وتفاعل القارئ معك. تجنب بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا للتأكد من تميز بريدك الإلكتروني عن البقية.
خطوة
الطريقة 1 من 3: بدء البريد الإلكتروني بقوة
الخطوة الأولى: تأكد من أن موضوع البريد الإلكتروني واضح
يحتاج المستلمون إلى معرفة مخطط البريد الإلكتروني قبل فتحه. تأكد من أنه موجز ؛ لأن الأشياء الطويلة يمكن أن تتعقد. للحصول على رسالة بريد إلكتروني تمهيدية ، يمكنك كتابة "مقدمة - اسمك".
- تأكد من كتابة الموضوع أولا! الخطأ الذي يحدث غالبًا هو نسيان الكتابة عن البريد الإلكتروني.
- عادةً ما تعرض الأجهزة المحمولة حوالي 25 إلى 30 حرفًا فقط في الموضوع ، لذا تأكد من إبقائه قصيرًا.
الخطوة 2. فتح مع تحية العمل
لا تبدأ بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا". تحيات مثل هذا فقط إذا كنت تعرف الشخص بالفعل. ابدأ بتحيات العمل الصحيحة. تجنب استخدام الاسم الأول للمستلم.
- "To Miss / Sir / Madam" - إذا كنت غير متأكد على الإطلاق من الحالة الاجتماعية للمتلقي ، فاستخدم Miss لتكون أكثر تهذيباً.
- "إلى الأطراف المعنية" - يجب استخدام هذه التحية فقط إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيتلقى الرسالة.
الخطوة 3. قدّم نفسك
يجب أن تقدم الجملة الأولى نفسك للمتلقي. هذا يسمح لهم بربط الاسم ببقية رسالة البريد الإلكتروني.
- "أنا …"
- أعط العنوان إذا كان ذلك متاحًا. إذا كانت لديك درجات متعددة ، فما عليك سوى اختيار الدرجة الأكثر أهمية أو ذات الصلة.
الطريقة 2 من 3: إبقاء رسائل البريد الإلكتروني موجزة
الخطوة 1. اشرح كيف يمكنك الحصول على عنوان البريد الإلكتروني للمستلم
أخبر المستلمين كيف وجدت معلومات الاتصال الخاصة بهم. يساعد هذا في إظهار أنك تتبع الطريقة الصحيحة للوصول إليهم.
- "أعطاني مدير مكتبك عنوان البريد الإلكتروني هذا"
- "لقد وجدت عنوان البريد الإلكتروني هذا على موقع الويب الخاص بك"
- "فلان وفلان قلت يجب أن أتصل بك"
الخطوة 2. تحدث عن آخر مرة رأيت فيها بعضكما البعض (إن وجدت)
إيقاظ ذاكرة شخص ما سيخلق المزيد من المشاركة.
- "تحدثنا لفترة وجيزة في المؤتمر الاسبوع الماضي"
- "تحدثنا عبر الهاتف أمس"
- "رأيت عرضك التقديمي يوم …"
الخطوة 3. تبادل المصالح المشتركة
يساعدك هذا في التواصل مع المستلمين ، ويجعل البريد الإلكتروني لشركتك أقل تعقيدًا. لتحديد الاهتمامات المشتركة ، يمكنك إجراء القليل من البحث حول مستلم البريد الإلكتروني. انظر أيضًا إلى Facebook و Twitter و LinkedIn.
- تأكد من تحديد المكان الذي وجدت فيه هذه المصلحة المشتركة ، وإلا فقد يُنظر إليك على أنك مطارد.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، احتفظ بمحتوى البريد الإلكتروني مرتبطًا بنشاط تجاري يتعلق بمصلحة مشتركة ، مثل شيء ما في مجالك أو شغف مهني مشترك تريد مشاركته.
الخطوة 4. اذكر الأسباب التي تريد الاتصال بها
لا تنتظر وقتًا طويلاً للوصول إلى جوهر البريد الإلكتروني. لن يقرأ أحد بريدًا إلكترونيًا بضع فقرات أخرى قبل الوصول إلى موضوع بريدك الإلكتروني. اشرح بوضوح ودقة ما تريده ولماذا تتصل بهذا الشخص. إذا كنت تطلب نصيحة أو تقدم طلبًا آخر ، فتأكد من إدارة الطلب بشكل جيد ، خاصة إذا كانت هذه هي جهة الاتصال الأولى.
- "أنا مهتم بمعرفة المزيد عن …"
- "أود أن ألتقي بكم لمناقشة …"
- "أريد رأيك في …"
الخطوة 5. تأكد من أن بريدك الإلكتروني يركز على موضوع واحد
البريد الإلكتروني الملتوي سيجعل المستلم يفقد الاهتمام أو ينسى سبب إرسال البريد الإلكتروني. اجعل بريدك الإلكتروني التمهيدي بسيطًا واطلب من المستلم شيئًا واحدًا فقط.
الطريقة الثالثة من 3: إنهاء البريد الإلكتروني
الخطوة 1. اشكر المستلم على وقته
تتطلب قراءة رسالة بريد إلكتروني بأكملها بعض الجدية ، لذا تأكد من شكر المستلم لقراءته. ستعمل هذه المجاملة البسيطة على تحسين الحالة المزاجية للمتلقي بشكل كبير وزيادة فرصك في الحصول على رد.
- "أقدر لك الوقت الذي قضيته في قراءة هذا البريد الإلكتروني."
- "شكرًا لك على استغراق بعض الوقت من جدولك الزمني لقراءة هذا."
الخطوة 2. جهز دعوة للعمل
اطلب من المستلم الرد على رسالة بريد إلكتروني أو الاتصال أو التفكير في اقتراحك أو أي شيء آخر لإشراكه. طريقة أخرى لزيادة الترابط هي طرح الأسئلة.
- "اتصل بي عندما يكون لديك وقت فراغ"
- "دعنا نتقابل لتناول طعام الغداء قريبًا"
- "ماذا تعتقد عن…؟"
- "وإنني أتطلع إلى ردكم"
الخطوة 3. قم بإنهاء البريد الإلكتروني
عند إنهاء بريد إلكتروني احترافي ، تأكد من أن تقول شكرًا لك بطريقة موجزة. تحية بسيطة أخيرة ستجعل البريد الإلكتروني محترفًا ولكن لا تزال تعبر عن امتنانك.
- "يعتبر"،
- "شكرا لك"،
- "أطيب التحيات"،
- تجنب قول "تحياتي وتحياتي" ، "مع خالص التقدير" ، "تحياتي!" ، "تحياتي السلام" ، "شكراً على اهتمامك".
الخطوة 4. ضمّن التوقيع
إذا لم تقم بتكوين خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك لتضمين توقيع ، فتأكد من إنهاء البريد الإلكتروني باسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال. لا تربك هذا القسم بخمسة أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني وثلاثة مواقع ويب. اجعل الأمر بسيطًا حتى يعرف المستلم أفضل طريقة لإعادة الاتصال بك. تجنب تضمين اقتباسات في توقيعك.
-
-
- جو سميث
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
الخطوة 5. تحقق من هجاء البريد الإلكتروني
قبل النقر فوق الزر "إرسال" ، خذ دقيقة لقراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات وتصحيح أي أخطاء تجدها. من المحتمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني هو أول اتصال لك مع المستلم ، لذا تأكد من ترك أفضل انطباع. الأخطاء الإملائية والنحوية ستجعل رسائلك الإلكترونية تبدو أقل احترافية على الفور.
