يمكن أن تترك الرسالة ذات البادئة الصلبة انطباعًا رائعًا على المستلم. في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب كتابة رسالة افتتاحية وماذا تقول في الأسطر القليلة الأولى ، سواء كانت رسالة شخصية أو خطاب عمل أو خطاب طلب وظيفة. إذا كنت بحاجة إلى تعلم تنسيق الخطاب الصحيح أو التفكير في طريقة لا تُنسى لبدء حرف ، فهناك بعض القواعد والاستراتيجيات المحددة التي يمكن أن تساعدك.
خطوة
الطريقة 1 من 3: بدء بريد خاص
الخطوة 1. اكتب عنوانك في أعلى الجانب الأيمن من الصفحة
بالنسبة للرسائل الشخصية ، ضع العنوان في أعلى يمين ورقة الرسالة. يسهل هذا الترتيب على المستلم الرد على رسالتك لأنه لا يتعين عليه البحث عن العناوين أو حفظ المغلفات.
ليست هناك حاجة لإدخال اسمك في حقل العنوان. فقط اكتب العنوان الكامل أو صندوق البريد في السطر الأول ، ثم اكتب المدينة والرمز البريدي في السطر التالي
الخطوة 2. قم بتضمين التاريخ بعد العنوان
التاريخ مهم جدًا لتضمينه حتى يعرف المستلم متى كتبت الرسالة. يعد وجود تاريخ مفيدًا جدًا أيضًا إذا كان المستلم يريد حفظ الرسائل التي تلقاها في وقت لاحق مرتبة حسب التاريخ. ضع التاريخ بعد سطر العنوان.
اكتب التاريخ أولاً ، ثم الشهر والسنة. على سبيل المثال ، 22 أبريل 2016. بالنسبة للرسائل باللغة الإنجليزية ، فهذا يعني استخدام تنسيق التاريخ المناسب ، بدءًا من الشهر ، ثم التاريخ والسنة ، على النحو التالي ، "22 أبريل 2016"
الخطوة 3. رحب بالمستلم
بعد ذلك ، امسح سطرًا واحدًا وابدأ في الكتابة من يسار الصفحة. ابدأ خطابًا شخصيًا بكلمة "Dear" أو "Dear" أو أي تحية شخصية مناسبة أخرى. ثم اكتب اسم المستلم وفاصلة.
فكر في الطريقة التي تتصل بها عادة بالمتلقي عند التحدث وجهًا لوجه. على سبيل المثال ، يمكنك التحية بـ "Dear Stephanie" و "Dear. السيد تومبي "، أو" جدتي العزيزة "، اعتمادًا على تحياتك المعتادة
الخطوة 4. اطرح الأسئلة
بالنسبة للرسائل الشخصية ، مثل للأصدقاء أو العائلة ، فإن بادئة السؤال هي نهج شائع. يمكنك بدء الرسالة بسؤال لإظهار الاهتمام بأنشطة المستلم أو أخباره.
على سبيل المثال ، افتح حرفًا به سؤال "كيف حالك؟" أو "كيف كانت مدرستك الجديدة؟" أو "هل الجدة أفضل؟"
الخطوة 5. اذكر أنك مهتم بشيء قاله أو فعله المستلم
هناك طريقة أخرى لبدء رسالة شخصية وهي التعبير عن الاهتمام بمحتويات الرسالة السابقة للمستلم ، مثل إنجاز حديث أو إجازة مثيرة أو مشكلة يواجهها.
على سبيل المثال ، يمكنك كتابة ، "تهانينا على جائزتك" أو "قضيت عطلة رائعة" أو "يؤسفني سماع خبرتك غير السارة في المدرسة"
الطريقة 2 من 3: بدء خطاب العمل
الخطوة 1. اكتب عنوانك
يجب وضع العنوان الكامل فوق الخطاب. لا تضع اسمك قبل العنوان ، ولكن لا تتردد في تضمين عنوان بريدك الإلكتروني و / أو رقم هاتفك تحت العنوان البريدي إذا كنت تفضل ذلك.
يمكنك وضع العنوان على الجانب الأيسر أو الأيمن
الخطوة 2. أدخل التاريخ
بعد تدوين العنوان ومعلومات الاتصال الأخرى المطلوبة ، تخطي سطرًا وقم بتضمين التاريخ. اكتب التاريخ الكامل بالشهر والسنة.
على سبيل المثال ، 22 نيسان (أبريل) 2016."
الخطوة 3. ضع عنوان المستلم على الجانب الأيسر
يجب كتابة اسم المستلم وعنوانه بالكامل على الجانب الأيسر من صفحة خطاب العمل. ضع العنوان بعد التاريخ مفصولاً بسطر واحد.
تخطي مرة أخرى سطر واحد بعد العنوان. يتم وضع التحية الافتتاحية ("عزيزي" أو "إلى الشخص المعني") في السطر التالي
الخطوة الرابعة: تحديد ما إذا كانت التحية "عزيزي" مناسبة لأغراضك
التحية "عزيزي" هي الفتح القياسي بالحروف الإنجليزية وغالبًا ما تستخدم أيضًا في الأحرف الإندونيسية ، ولكنها ليست مناسبة دائمًا. على سبيل المثال ، تبدو كلمة "Dear" شخصية جدًا بالنسبة إلى خطاب شكوى أو مراسلات تجارية.
- فكر في من يتم توجيه الرسالة إليه وما إذا كان استخدام "Dear" مناسبًا لأغراضك. إذا كنت تريد التعرف على المستلم بشكل أفضل ، مثل تشكيل فريق لمشروع ما ، فربما يمكنك استخدام كلمة "عزيزي".
- إذا لم تكن مرتاحًا ، فانسى قسم التحيات وافتح خطابًا مباشرًا باسم المستلم ولقبه. على سبيل المثال ، اكتب ببساطة "Mr. Prihantoro" ، وتابع مع السطر الافتتاحي.
- بدلاً من ذلك ، استخدم "إلى من يهمه الأمر" ، لكنها تبدو أكثر بعدًا ورسمية للغاية. استخدم هذه العبارة الافتتاحية فقط إذا كنت لا تعرف اسم المستلم.
الخطوة 5. فكر في كيفية تحية المستلم
قبل كتابة اسم المستلم ، فكر في أفضل طريقة لتحيته. في معظم الحالات ، يجب أن يخاطب خطاب العمل المستلم رسميًا ، مثل استخدام لقبه. يمكنك أيضًا التفكير في كيفية استقبال المستلم لك في رسالته ، وفي علاقتك به.
- ضع في اعتبارك لقب المستلم ومنصبه. إذا كان لدى المستلم درجة أو منصب خاص ، فاذكر ذلك. على سبيل المثال ، للحصول على خطاب إلى الطبيب ، ابدأ الرسالة بـ "Dear. دكتور. يوحنا". للجنرال ، ابدأ الرسالة بـ ، "عزيزي. الجنرال ويرانتو ". يجب أيضًا معالجة الأشخاص الحاصلين على درجة الدكتوراه أو LLD في نهاية أسمائهم على أنهم د.
- تحقق مرة أخرى من البريد الذي قمت بالرد عليه. إذا تمت كتابة رسالتك للرد على خطاب آخر ، فتحقق من كيفية مخاطبتك لتحديد كيفية تحية المستلم. على سبيل المثال ، إذا كانت الرسالة التي تتلقاها تبدأ بـ "Dear. السيدة يوحنا "، يعني أنه يجب عليك أيضًا أن تبدأ بـ" عزيزي. السيد / السيدة / السيد _ ".
- فكر في مدى معرفتك بالمتلقي. يمكنك أيضًا مراعاة مستوى العلاقة مع المستلم لتحديد التحية في الرسالة. هل عادة تقول مرحبا بالاسم الأول؟ أم أنك تستخدم عنوانًا عند تحيته؟ تذكر أنه حتى لو اتصلت بالاسم في الماضي ، فقد يكون ذلك غير رسمي جدًا في خطاب العمل. إذا كنت في شك ، اختر واحدة رسمية ، مثل السيد / السيدة / د.
الخطوة 6. استخدم نبرة لطيفة
أيا كان المستلم ، استخدم دائمًا نغمة لطيفة لزيادة احتمالية انفتاح المستلم على رسالتك. حتى إذا قمت بكتابة شكوى أو غيرها من الاحتياجات غير السارة ، فلا تبدأ خطابًا مطلقًا بكلمة أو طلب قاسي. بدلاً من ذلك ، عبر عن أطيب التمنيات للمتلقي أو تهنئته على إنجازاته.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد البدء بملاحظة ودية ، فقل "أتمنى أن تكون بخير" أو "تهانينا على ترقيتك"
الخطوة 7. حدد متطلباتك
يجب أن يبدأ خطاب العمل بافتتاح ودي ، ولكن من المهم بنفس القدر تحديد الهدف من رسالتك بوضوح وبشكل مباشر. يمكنك معرفة سبب الخطاب باستخدام نموذج شائع مثل "أنا هنا …"
يمكنك تخصيص الجملة الافتتاحية لتناسب الاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال ، ابدأ خطابًا بالكلمات ، "أصرح بموجب هذا بأن لدينا مصالح مشتركة" أو "بموجب هذا أقدم شكوى" أو "أقترح بموجب هذا شراكة بين شركاتنا"
الطريقة الثالثة من 3: بدء خطاب طلب الوظيفة
الخطوة 1. استخدم تنسيق خطاب العمل لكتابة العنوان وتحية المستلم
يمكن أن تستخدم كتابة خطاب طلب وظيفة نفس القواعد مثل خطاب العمل.
- اكتب عنوانك في أعلى اليمين أو اليسار. لا تقم بتضمين الاسم ، فقط العنوان.
- أدخل عنوان بريدك الإلكتروني و / أو عنوان موقع الويب الشخصي و / أو رقم الهاتف في السطر التالي.
- تخطي سطر واحد.
- قم بتضمين التاريخ بالشهر المكتوب بحروف. على سبيل المثال ، 22 أبريل 2016.
- تخطي سطرًا آخر.
- اكتب تحية ، مثل "عزيزي". أو "إلى الشخص المعني".
الخطوة الثانية. ضمّن ملخصًا لإنجازاتك
يمكنك أن تبدأ خطاب التغطية الخاص بك بشيء بسيط ، مثل "أنا أتقدم بطلب للحصول على المركز X". ومع ذلك ، إذا كنت تريد نهجًا مختلفًا قليلاً ، فيمكنك البدء بملخص لأفضل إنجازاتك. يمكن أن يجذب هذا الملخص انتباه مدير التوظيف ويزيد من فرصك في إجراء مقابلة.
على سبيل المثال ، ابدأ بـ "في السنوات الخمس الماضية ، ضاعفت مبيعاتي ووسعت مدى وصولي إلى أقرب ثلاث مقاطعات". يمكنك أيضًا الاستمرار في الخبرة والتعليم والتدريب المتخصص والمؤهلات الأخرى التي تتناسب مع الوظيفة التي تتقدم لها
الخطوة 3. التعبير عن الحماس
في خطاب طلب الوظيفة ، يمكن للشغف الذي يتم وضعه على الورق أن يزيد أيضًا من فرص إجراء المقابلات. قد يتأثر مديرو التوظيف بتفانيك في الوظيفة.
على سبيل المثال ، "لقد شعرت بالحماس عندما رأيت إعلان الوظيفة هذا لأنني معجب كبير بشركتك." بعد ذلك ، استمر في شرح ما يعجبك في الشركة ، ولماذا تكون مكرسًا جدًا للوظيفة ، ولماذا تكون مناسبًا للوظيفة
الخطوة 4. أدخل الكلمات الرئيسية ذات الصلة
يمكن أن تساعدك الكلمات الرئيسية إذا كنت ستتنافس مع الكثير من الأشخاص. يمكن أن يؤدي ذكر الكلمات الرئيسية في بداية الحرف إلى زيادة فرص ملاحظة طلبك ، خاصةً إذا كانت هذه الكلمات الرئيسية تشير إلى أنك مرشح مناسب.
- الكلمات الرئيسية الجيدة التي يجب تضمينها هي تلك المذكورة في الوظيفة ، مثل مهارات أو خبرة معينة لديك. على سبيل المثال ، ابدأ خطاب الغلاف الخاص بك بـ ، "خلال خمس سنوات من خبرتي كمدير مبيعات ، قدمت عروضًا تقديمية منتظمة ، وطوّرت استراتيجيات مبيعات ناجحة ، وكتبت العديد من نصوص المبيعات للموظفين."
- يمكنك أيضًا تسمية الشخص الذي أحال الوظيفة إليك. قد يلفت الاسم انتباه مدير التوظيف ويضمن حصولك على مقابلة. على سبيل المثال ، "علمت بهذه الوظيفة الشاغرة من رئيس القسم د. سوسانتو ".
