بطبيعتها ، البريد الإلكتروني ليس رسميًا مثل الرسالة المكتوبة. ومع ذلك ، هناك أوقات تحتاج فيها إلى استخدام نغمة أكثر رسمية عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. ضع في اعتبارك من هو المستلم ، ثم اختر التحية الصحيحة. بعد ذلك ، يمكنك التفكير في شكل تحية وكتابة جملة افتتاحية.
خطوة
جزء 1 من 3: مراعاة المتلقين
الخطوة الأولى. قرر إلى أي مدى يجب أن تكون رسميًا
حتى لو كتبت بريدًا إلكترونيًا "رسميًا" ، فإن مستوى الإجراءات الرسمية يعتمد على الشخص الذي يستلمها. على سبيل المثال ، مستوى شكلي إرسال بريد إلكتروني إلى محاضر ليس هو نفسه البريد الإلكتروني لطلب وظيفة.
في الاتصال الأول ، لكي تكون آمنًا ، استخدم لهجة أكثر رسمية
الخطوة 2. ابحث عن اسم المستلم
قم ببعض البحث للعثور على متلقين لا تعرفهم. ستجعل معرفة الاسم التحية أكثر شخصية حتى لو كنت تستخدم أسلوبًا رسميًا.
الخطوة 3. اتبع مثال المستلم
إذا أرسل المستلم رسالة بريد إلكتروني إليك أولاً ، فيمكنك نسخ التحية التي يستخدمها. على سبيل المثال ، إذا كان يستخدم "Hi" واسمك الأول ، فيمكنك الرد بنفس الأسلوب ، باستخدام "Hi" واسمه الأول.
جزء 2 من 3: اختيار التحية
الخطوة 1. استخدم "Dear"
تحياتي "عزيزي". (متبوعًا باسم المستلم) شائع الاستخدام لسبب ما. هذه التحية رسمية دون أن تكون متعجرفة ، ومألوفة جدًا بحيث لا تحظى باهتمام كبير ، ولا بأس بذلك. أنت لا تريد تحية تبرز لأنها في غير محلها.
الخطوة 2. جرب "مع خالص التقدير" إذا كنت لا تعرف اسم المستلم
تُستخدم هذه التحية بشكل رسمي نسبيًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، خاصة إذا كنت لا تعرف اسم المستلم. ومع ذلك ، من الجيد البحث عن الاسم أولاً إذا أمكن ذلك.
يمكنك أيضًا استخدام "إلى من يهمه الأمر" إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا جدًا ولا تعرف اسم المستلم. ومع ذلك ، فإن هذه التحية أحيانًا تجعل الناس مستاءين لأنها ليست شخصية
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك "مرحبًا" أو "مرحبًا" في بريد إلكتروني أقل رسمية
تميل رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تبدو أقل رسمية من الرسائل بشكل عام. لذلك ، يمكنك استخدام تحية مثل "مرحبًا" في بريد إلكتروني رسمي إلى حد ما. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى أحد المحاضرين ، خاصةً المحاضر الذي تعرفه ، فلا يزال من المناسب إلقاء التحية.
الخطوة 4. لا تستخدم "Hey"
في حين أن "Hi" مقبولة في رسائل البريد الإلكتروني شبه الرسمية ، فإن "Hey" قصة مختلفة. هذه التحية عابرة جدا ، حتى في الكلام المباشر. لذلك يجب عليك تجنبها. حتى إذا كنت تعرف رئيسك في العمل جيدًا ، تجنب استخدام كلمة "مرحبًا" في رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إليه.
الخطوة 5. استخدم العنوان بدلاً من الاسم إذا لزم الأمر
في بعض الأحيان ، عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما ، فأنت تعرف فقط موقعه في الشركة أو المؤسسة. في هذه الحالة ، ما عليك سوى استخدام العنوان بدلاً من الاسم ، مثل "Dear. مدير الموارد البشرية ، "عزيزي. لجنة التوظيف "، أو" عزيزي. أستاذ".
الخطوة 6. أضف تحية لجعل البريد الإلكتروني أكثر رسمية
إذا أمكن ، أضف "سيدي" و "الأب" و "الأم" و "د." أو "الأستاذ" قبل اسم المستلم للحصول على انطباع أكثر رسمية. استخدم أيضًا اسمك الأخير أو اسمك الكامل ، وليس اسمك الأول فقط.
جزء 3 من 3: إنشاء بريد إلكتروني وبدء تشغيله
الخطوة 1. ضع التحية في السطر الأول
يتم احتلال الصف العلوي بالترحيب الذي حددته ، متبوعًا باسم المستلم. استخدم عنوانًا أو لقبًا إن أمكن ، مثل "السيد" أو "الأم" أو "الدكتور" ، متبوعًا باسمك الأول والأخير.
الخطوة 2. استخدم الفواصل
بشكل عام ، يجب عليك استخدام فاصلة بعد التحية. في الرسالة الرسمية ، يمكنك استخدام النقطتين ، ولكن هذا عادةً ما يكون رسميًا جدًا بالنسبة إلى البريد الإلكتروني. تكفي الفاصلة ، لكن يمكنك استخدام نقطتين إذا كنت تكتب رسالة افتتاحية في رسالة بريد إلكتروني.
الخطوة 3. تابع إلى السطر التالي
سلام له مكانه الخاص في القمة. بعد ذلك ، اضغط على مفتاح Enter للمتابعة إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم مسافات للفقرات الجديدة بدلاً من وضع مسافة بادئة للجمل ، فضع سطرًا فارغًا بين التحية والفقرة الأولى.
الخطوة 4. قدم نفسك في الجملة الافتتاحية ، إذا لزم الأمر
بالنسبة لأول بريد إلكتروني ، قدم نفسك حتى لو كنت تعرف المستلم في الحياة الواقعية. من خلال توفير المعلومات الشخصية ، سيتم تشجيع المستلمين على قراءة بريدك الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، "اسمي جيسيكا هارتونو ، وأنا مدير التسويق في شركة ABC." يمكنك أيضًا تقديم نفسك للمستلم ، مثل "اسمي راما سوسانتو وأنا آخذ فصل التسويق (التسويق 101 كل ثلاثاء وخميس بعد الظهر)."
- إذا كنت تعرف المستلم بالفعل وقمت بإرسال بريد إلكتروني إليه ، فلا تتردد في استخدام الجملة الأولى كتحية. على سبيل المثال ، "شكرًا لك على هذا الرد السريع" أو "أتمنى لك الصحة الجيدة".
الخطوة 5. اكتب نص الرسالة الإلكترونية
تصل معظم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية مباشرة إلى صلب الموضوع. هذا يعني أن الجمل الأولى والثانية يجب أن تتناول سبب الكتابة إلى المستلم. تذكر ، كن موجزًا قدر الإمكان بشأن هدفك.
