نظرًا لأنه غالبًا ما يستخدم للأغراض الشخصية وغير الرسمية ، فقد تكون كتابة بريد إلكتروني رسمي أمرًا شاقًا. ومع ذلك ، إذا كان عليك كتابة بريد إلكتروني رسمي إلى معلم أو رئيس أو شريك تجاري أو وكالة حكومية أو أي شخص آخر يحتاج إلى إجراءات رسمية ، فما عليك سوى اتباع هذه الإرشادات البسيطة. احصل على وجهة نظرك بشكل موجز وواضح ، واتبع قواعد الكتابة والأسلوب وتنسيق الخطابات الرسمية. أخيرًا ، تحقق من بريدك الإلكتروني وقم بتصحيحه قبل إرساله.
خطوة
الطريقة الأولى من 3: تنسيق البريد الإلكتروني
الخطوة 1. استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا
من الناحية المثالية ، يعد عنوان البريد الإلكتروني نوعًا مختلفًا من اسمك الحقيقي ، وليس اسم مستخدم أو اسم مستعار. استخدم النقاط أو الشرطات أو الشرطات السفلية بدون أرقام أو أحرف أخرى ، إن أمكن.
على سبيل المثال ، قد يبدو [email protected] غير محترف. وفي الوقت نفسه ، سيكون استخدام [email protected] أكثر ملاءمة
الخطوة 2. استخدم خطًا احترافيًا
تسمح لك معظم خدمات البريد الإلكتروني اليوم بالكتابة بمجموعة متنوعة من الخطوط والنصوص. ومع ذلك ، بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، من الأفضل الالتزام بالخطوط الرسمية مثل Times New Roman و Arial. تجنب الخطوط الزخرفية مثل Comic Sans أو Old English. بالإضافة إلى:
- اكتب بريدك الإلكتروني بخط سهل القراءة ، مثل الحجم 12.
- تجنب الكتابة الخاصة مثل الخطوط المائلة أو الغامقة أو متعددة الألوان ما لم تتناسب مع محتوى البريد الإلكتروني والغرض منه.
- لا تكتب البريد الإلكتروني بالكامل بأحرف كبيرة. الكتابة بهذا الشكل تجعلك تبدو وكأنك تصرخ على المستلم.
الخطوة الثالثة. امنح البريد الإلكتروني عنوانًا قصيرًا ودقيقًا (الموضوع)
استخدم بعض الكلمات الأساسية التي تتعلق بمحتوى البريد الإلكتروني في العنوان. سيساعد هذا في منع المستلم من تجاهل بريدك الإلكتروني. ستظهر رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بدون عنوان أو باستخدام عنوان غير مهم للمستلم.
- عناوين البريد الإلكتروني مثل "الأسئلة السريعة" أو "الاتصال بك" أو "المسائل المهمة" ستظهر غامضة للمستلم.
- وفي الوقت نفسه ، فإن عنوان البريد الإلكتروني "الجدول الزمني وقائمة الضيوف ودعوة الغداء وملخص الاجتماع ليوم 12 مارس" قد يبدو طويلًا جدًا ويحتوي على مواضيع متعددة في وقت واحد.
- من ناحية أخرى ، فإن عنوان البريد الإلكتروني "الاجتماع حول أضرار السلالم المتحركة في 12 مارس" قصير جدًا وواضح. يمكن أن يمنح هذا العنوان المستلم نظرة عامة على الموضوع الرئيسي ، بالإضافة إلى تاريخ واضح.
الطريقة 2 من 3: كتابة المحتوى
الخطوة 1. استخدم التحية المناسبة
ابدأ دائمًا برسالة بريد إلكتروني رسمية مع التحية. يمكنك كتابة اسم المستلم مباشرة (إذا كنت تعرف). أكمل اسم المستلم بلقبه أو لقبه (السيد ، السيدة ، د. ، إلخ). يمكنك أيضًا كتابة "عزيزي" قبل اسم المستلم والمسمى الوظيفي إذا كنت تفضل ذلك.
- إذا كنت لا تعرف اسم مستلم البريد الإلكتروني ، فاكتب ببساطة "سيدي العزيز / سيدتي" ، أو "إلى الأطراف المهتمة".
- لا تستخدم "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو غيرها من التحيات غير الرسمية.
الخطوة الثانية: قدم نفسك في الفقرة الأولى (إذا لزم الأمر)
إذا كنت تكتب إلى شخص لم تتصل به من قبل ، مثل عميل جديد أو مدير موارد بشرية أو مسؤول حكومي ، فقدم نفسك واشرح سبب مراسلتك عبر البريد الإلكتروني. اكتب هذا في الجملة الأولى أو الثانية من بريدك الإلكتروني.
على سبيل المثال ، عند إرسال بريد إلكتروني لطلب وظيفة ، قد تكتب ، "اسمي ماريا إيزابيلا. لقد اتصلت بك لتقديم طلب للحصول على وظيفة كمساعد إداري معلن عنه على موقع JobXYZ.com."
الخطوة 3. تحديد أولويات المعلومات الأكثر أهمية
بعد تقديم نفسك وتحديد الغرض الرئيسي من إرسال البريد الإلكتروني ، يمكنك المتابعة مع نص الرسالة. ضع قائمة بالمعلومات الأكثر أهمية في الأعلى. بهذه الطريقة ، ستقدر وقت المستلم أكثر وتجعل الغرض من البريد الإلكتروني أكثر وضوحًا.
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني إلى مسؤول حكومي ، على سبيل المثال ، يمكنك البدء بـ: "اسمي ماريا إيزابيلا. حصلت على عنوان بريدك الإلكتروني من الموقع الرسمي لمحكمة مدينة سالاتيغا. أنا أرسل هذه الرسالة للتعبير عن اعتراضي على التذكرة التي تلقيتها في 29 فبراير 2015."
الخطوة 4. نصل إلى نقطة الخطاب مباشرة
في خطاب رسمي ، يمكنك التعبير عن وجهة نظرك مباشرة. الحديث الصغير سيجعل القارئ في حيرة من أمره ويصعب عليه فهم ما تحتاجه أو تحتاجه منهم.
- على سبيل المثال ، عند كتابة رسالة إلى أستاذ في الحرم الجامعي ، لا تحتاج إلى الالتفاف وكتابة أشياء مثل: "أنا ماريا إيزابيلا. هل تعرفني؟ الكيمياء 221 هي مقرري المفضل الآن لأنك مواد التدريس منظمة بشكل جيد للغاية. لذا ، يمكنني دائمًا متابعة ومعرفة ما سيتم اختباره. وفيما يتعلق بالامتحان ، يتم تذكيرني بالامتحان القادم."
- من ناحية أخرى ، فإن كتابة رسالة بريد إلكتروني مثل هذه قد تجعل الأمر أكثر وضوحًا ، "أنا ماريا إيزابيلا. أنا طالبة أدرس الكيمياء 221 ، وأردت أن أخبرك عن تضارب محتمل في جداول الامتحانات."
الخطوة 5. اكتب رسالة بريد إلكتروني قصيرة
على الرغم من عدم وجود حد معين للطول ، فمن الجيد إرسال بريد إلكتروني بطول شاشة كمبيوتر محمول أو كمبيوتر واحد.
إذا كان بريدك الإلكتروني طويلاً بما يكفي ، قسّمه إلى عدة فقرات قصيرة. اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة بدلاً من كتابتها مع مسافة بادئة
الخطوة 6. استخدم اللغة الرسمية
نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية يتم إنشاؤها لأغراض مهنية ، فأنت بحاجة إلى ترك انطباع جيد. استخدم جمل كاملة وعبارات مهذبة. تجنب ما يلي:
- دارجة
- الاختصارات غير الضرورية
- استخدام الرموز التعبيرية والرموز التعبيرية
- كلمات غير محترمة
- نكتة
الخطوة 7. استخدم تحية ختامية مناسبة
تمامًا مثل التحيات الافتتاحية ، هناك العديد من الخيارات لإغلاق التحيات التي يمكن استخدامها في الرسائل الرسمية. تأكد من تضمين اسمك الكامل والمسمى الوظيفي ، بالإضافة إلى أي عناوين أخرى (إن وجدت). تتضمن أمثلة التحيات الختامية التي يمكن استخدامها ما يلي:
- "تحياتي الحارة،"
- "المخلص لك،"
- "شكرا لك،"
- "تحيات،"
- "الطالب الخاص بك ،"
طريقة 3 من 3: التحضير لإرسال رسائل
الخطوة 1. قم بتضمين المرفقات المطلوبة
إذا كان يجب عليك تضمين مرفق ، فتأكد من إدراجه في نص البريد الإلكتروني حتى يتمكن الأشخاص الذين يقرؤونه من رؤيته. حاول تحديد عدد المرفقات وأحجام الملفات ، واستخدم أنواع الملفات الشائعة والمستخدمة على نطاق واسع.
على سبيل المثال ، قم بتضمين إشعار مثل "أرفق نسخة بتنسيق PDF من سيرتي الذاتية ومحفظة"
الخطوة 2. تحسين محتوى البريد الإلكتروني وتهجئته وقواعده النحوية
لا تعتمد فقط على خدمات البريد الإلكتروني لاكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية. اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ أو اطلب من شخص ما التحقق منه وإصلاحه. بهذه الطريقة ، يمكنك العثور على الأخطاء الإملائية والجمل غير الواضحة بسهولة.
الخطوة الثالثة: تأكد من أن بريدك الإلكتروني لا يحتوي على أي معلومات حساسة
تذكر دائمًا أن البريد الإلكتروني ليس طريقة آمنة للتواصل. ضع في اعتبارك أنه يمكن اختراق خوادم البريد الإلكتروني ، أو قد يشارك المستلم عن قصد أو عن غير قصد معلومات لا تريد الكشف عنها.
