تساعدك الأجندة اليومية على تنفيذ الأنشطة في الموعد المحدد ، على سبيل المثال ، للوفاء بالمواعيد المهمة وإكمال المهام والقيام بالأنشطة الممتعة وإكمال العمل في المواعيد النهائية. ومع ذلك ، فإن تكوين عادة استخدام جدول أعمال كل يوم ليس بالأمر السهل لأنه يتعين عليك تدوين الملاحظات بانتظام وحملها في كل مكان. اقرأ التعليمات التالية لتعتاد على استخدام جدول الأعمال كجزء من روتينك اليومي بطريقة سهلة وفعالة.
خطوة
جزء 1 من 2: اختيار الأجندة الصحيحة
الخطوة الأولى. ضع في اعتبارك ما تستخدم جدول الأعمال من أجله
هناك أجندات مختلفة حسب مهنة وشخصية المستخدم. عند تحديد جدول أعمال ، يمكنك استخدام دفتر ملاحظات مسطر أو جدول أعمال مطبوع يوفر جداول لتسجيل المهام المختلفة. فكر مسبقًا في سبب رغبتك في استخدام جدول الأعمال ولماذا. إذا كان جدول الأعمال هو الوسيلة الوحيدة للتخطيط للأنشطة اليومية ، فاستخدم أجندة واحدة فقط. يميل استخدام أكثر من جدول أعمال إلى أن يكون مربكًا وأقل فائدة. لتحديد جدول الأعمال الأنسب ، ضع في اعتبارك ما يلي:
- هل أحتاج إلى وضع رقم هاتف على جدول الأعمال؟
- هل سأستخدم جدول الأعمال فقط لتسجيل جدول الاجتماع؟
- هل أحتاج إلى أجندة تستمر أكثر من عام؟
- هل يمكن لجدول الأعمال أن يحل محل الملاحظات التي أستخدمها عادةً ، على سبيل المثال: جدول المهام اليومية؟
- هل سأستخدم دفتر ملاحظات عاديًا أو جدول أعمال جدولي متعدد الميزات؟
- هل أحتاج إلى جدول أعمال صغير يناسب جيبي أو جدول أعمال كبير بما يكفي لتتبع محاضر الاجتماع؟
- هل سأقوم بتدوين الجدول كل يوم أم أنه مخصص لأنشطة نهاية الأسبوع فقط؟
الخطوة 2. اختر جدول الأعمال حسب الحاجة
ابحث عن أجندة في متجر يبيع اللوازم المكتبية أو القرطاسية أو التقويمات أو عبر الإنترنت. سعر جدول الأعمال متنوع للغاية. بالإضافة إلى مراعاة الجانب الجمالي ، إعطاء الأولوية لتوزيع الكتب وتنسيقات الجداول في جدول الأعمال. اختر جدول الأعمال الذي تريده وفقًا لنمط حياتك وأنشطتك اليومية.
الخطوة 3. النظر في الجانب الجمالي
بالإضافة إلى وظيفة تحديد الأولويات ، فإن الأجندة الجذابة والممتعة تجعلك أكثر سعادة لاستخدام جدول الأعمال. يمكنك اختيار أجندة بسيطة بغطاء أسود عادي أو غلاف ملون بصور وتصميمات جذابة. سيكون الجانب الجمالي مفيدًا إذا كان يتماشى مع أخلاقيات العمل السائدة في الشركة.
انتبه أيضًا إلى الجوانب الجمالية لجدول الأعمال ، وليس الخارج فقط. يفضل العديد من الأشخاص الأجندات ذات الصفحات العادية على الصفحات المسطرة. يتطلب البعض الآخر جداول متناظرة أو تخطيطًا سهل الضبط. أنت نفسك قد تحتاج إلى أجندة مختلفة بمظهر معين. اختر جدول أعمال بغطاء وتصميم داخلي جيد المظهر لتجعلك متحمسًا لاستخدام جدول أعمالك كل يوم
الخطوة 4. تحضير قلم وقلم رصاص
سيكون جدول الأعمال أكثر فائدة إذا تم استخدامه لتدوين الملاحظات. جهز قلم رصاص وقلم حيث ستكتب أو تضع جدول أعمالك ، على سبيل المثال:
- في حقيبتك أو حقيبة الكمبيوتر المحمول
- في حقيبة اليد
- على المكتب في المكتب
- على المكتب في المنزل
- بالقرب من الهاتف
- إذا كنت تفقد أدوات الكتابة في كثير من الأحيان ، فاحتفظ بقلم رصاص في جدول أعمالك تحسبًا أو استخدم منظمًا به حامل أقلام رصاص.
جزء 2 من 2: استخدام الأجندة بشكل فعال
الخطوة 1. تنوي استخدام جدول الأعمال كل يوم
يميل الأشخاص الملتزمين بشدة إلى أن يكونوا أكثر قدرة على الوفاء بالالتزامات. تغيير العادات ليس بالأمر السهل ، لكن يمكنك تكوين عادات جديدة بإخبار نفسك أنك تنوي القيام بأشياء صغيرة بطرق جديدة.
ضع في اعتبارك أن تكوين العادات الجيدة أسهل إذا ركزت على عادة معينة في كل مرة. لا تكوّن عادات جديدة ترهقك. في الوقت الحالي ، ركز على تكوين عادة استخدام الأجندة
الخطوة 2. أخبر صديقًا أنك تريد استخدام جدول الأعمال
يميل الناس إلى تبني عادات جديدة بسهولة أكبر في المجتمعات التي تعرف قراراتها وتدعم بعضها البعض. شارك نواياك مع صديق أو زميل في العمل. إذا أراد أصدقاؤك تكوين نفس العادات الجيدة ، فيمكنك تذكير بعضكما البعض بتدوين الملاحظات بانتظام.
الخطوة 3. ضع جدول الأعمال في نفس المكان كل يوم
استخدم جدول الأعمال باعتباره التقويم الوحيد في المنزل والعمل لأنك ستجد صعوبة في تنظيم جدول إذا كنت تستخدم أجندتين. ومع ذلك ، يتطلب هذا أيضًا الاتساق لأنه يتعين عليك تسجيل جميع الأنشطة في المنزل والعمل. حتى لا تضطر إلى البحث ، اختر مكانًا في المكتب وآخر في المنزل لوضع جدول أعمالك. الاتساق هو العامل الحاسم في تكوين هذه العادة ، لذلك لا تضع جدول أعمالك في مكان آخر.
- مكان رائع لوضع جدول أعمالك في المنزل هو بجوار هاتفك أو في حقيبتك أو بالقرب من هاتفك أو مفاتيح السيارة.
- المكان المناسب لوضع جدول أعمالك في المكتب هو على مكتبك أو في الدرج الرئيسي بمكتبك أو بجوار هاتفك أو في حقيبتك.
الخطوة الرابعة: قم بتدوين ملاحظة لتذكيرك بحمل جدول الأعمال دائمًا عند الذهاب من وإلى العمل
من المحتمل أنك تركت جدول أعمالك وراءك في المنزل أو في العمل عندما بدأت للتو في استخدامه. لمنع ذلك ، قم بتدوين التذكيرات ووضعها في مكان مرئي في منزلك ومكتبك. استنادًا إلى البحث ، تتمثل إحدى الطرق الفعالة لتشكيل سلوكيات معينة في استخدام التذكيرات المكتوبة على قطع صغيرة من الورق. افعل الشيء نفسه لنفسك من خلال تعيين تذكير: "هل أحضرت جدول أعمالك؟" في مكان مرئي ، على سبيل المثال:
- على الكمبيوتر المحمول
- على الطاولة
- بجانب الهاتف
- عند الباب
- على طاولة المطبخ
- في المرآة في الحمام
- حرر التذكيرات إذا كنت معتادًا على حمل جدول أعمالك معك من وإلى العمل.
الخطوة 5. ضع كل المعلومات في جدول الأعمال
بمجرد أن يكون لديك جدول أعمال ، يجب عليك تسجيل الكثير من المعلومات ، على سبيل المثال: الاجتماعات المجدولة والمهام غير المكتملة والأنشطة الأخرى التي تم التخطيط لها مسبقًا. خصص ساعة إلى ساعتين لتسجيل كل هذه المعلومات. تجعلك هذه الطريقة أيضًا معتادًا على استخدام جدول الأعمال بشكل صحيح والقدرة على عمل جدول جيد. أشياء يجب ملاحظتها على جدول الأعمال ، على سبيل المثال:
- معلومات الاتصال بأفراد الأسرة والأصدقاء والزملاء والعملاء
- جدول الاجتماع في المكتب
- جدول الدرس
- المواعيد النهائية للعمل المكتبي أو العمل المدرسي
- جدول العمل (إذا تغيرت ساعات العمل بشكل متكرر)
- موعد مع طبيب عام أو طبيب أسنان
- أعياد ميلاد الأحباء
- الأنشطة الهامة في المكتب
- مناسبة خاصة خاصة
- تواريخ مهمة لممارسة هواية أو نشاط لا منهجي ، على سبيل المثال: موعد عزف البيانو أو جدول لممارسة اليوجا
الخطوة 6. اقرأ جدول الأعمال كل صباح
كل صباح قبل الذهاب إلى العمل ، خذ الوقت الكافي لقراءة جدول الأعمال لتحديد الجدول الزمني للاجتماعات والاجتماعات والمهام التي يجب عليك إكمالها. خصص وقتًا لتتذكر ما إذا كانت هناك أي مهام تحتاج إلى إضافتها إلى جدولك أو تم إكمالها أو تحتاج إلى إعادة جدولتها. تحقق من جدولك كل صباح حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقت عملك بمجرد وصولك إلى المكتب.
الخطوة 7. اقرأ جدول الأعمال قبل مغادرة العمل
تأكد من إكمال جميع الأنشطة اليومية كما هو مخطط لها من خلال قراءة جدول الأعمال مرة أخرى قبل مغادرة العمل. فكر فيما إذا كان هناك أي شيء تحتاج إلى تدوينه للأسبوع المقبل. اعتد على تحديث الملاحظات في جدول أعمالك لتسهيل تنفيذ مسؤوليات عملك.
الخطوة الثامنة: استخدم التعزيز الإيجابي لتحفيز نفسك
فكر في جدول الأعمال على أنه شيء إيجابي في الحياة اليومية ، وليس عبئًا أو التزامًا. استخدم جدول أعمال لمكافأة نفسك بعد الانتهاء من مهمة. في النهاية ، ستحاول إكمال مهمة لأنك تريد أن تشعر كم هو لطيف شطب جدول مهام مكتمل. قم ببعض الأمور التالية كتعزيز إيجابي:
- اشطب المهام والاجتماعات المكتملة. إذا لم تكن على ما يرام ، فأعد قراءة جميع الأنشطة التي أنجزتها وافخر بما قمت به.
- كافئ نفسك على إكمال بعض المهام. على سبيل المثال: استمتع بقهوتك المفضلة أو قم بالمشي على مهل بعد الانتهاء من 5 مهام أو الوصول إلى هدف معين. سيجعلك هذا أكثر حماسًا لاستخدام جدول أعمالك وإتمام المهام بأفضل ما يمكنك.
- افعل شيئًا ممتعًا أثناء قراءة جدول الأعمال. بدلاً من الشعور بالإرهاق عند التحقق من جدول الأعمال ، استخدم جدول الأعمال كأداة تدعم إنتاجية العمل. تعتاد على قراءة جدول الأعمال أثناء القيام بأنشطة ممتعة حتى تشعر بمزيد من الإيجابية وتزيل المشاعر السلبية. على سبيل المثال: في كل مرة تقرأ فيها جدول أعمالك في الصباح أو قبل العودة إلى المنزل من العمل ، استمتع بفنجان من القهوة أو الشوكولاتة أو استمع إلى أغنيتك المفضلة. تجعل هذه الطريقة الدماغ يربط الأجندة بشيء يعزز المشاعر الإيجابية.
- امنح مكافأة خاصة إذا تمكنت من استخدام جدول الأعمال باستمرار لمدة أسبوع واحد. عادةً ما يحتاج الأشخاص الذين بدأوا للتو في استخدام جدول الأعمال إلى دافع إضافي للتعود على حمل جدول الأعمال وتدوين الملاحظات كل يوم. إذا كان بإمكانك القيام بذلك لمدة أسبوع ، فامنح نفسك هدية خاصة ، على سبيل المثال: الاستمتاع بالآيس كريم أو مشاهدة فيلم أو شرب القهوة مع صديق. بعد بضعة أسابيع ، ستعتاد على حمل جدول الأعمال واستخدامه.
- اكتب أشياء إيجابية مثل تدوين الملاحظات حول مهمة مهمة. لتسهيل العادات الجديدة ، استخدم جدول الأعمال لتذكيرك بخطط الأنشطة الترفيهية (الغداء مع الأصدقاء ، على سبيل المثال) والأنشطة الأقل إمتاعًا (على سبيل المثال: استشارة طبيب الأسنان).
الخطوة 9. تعود على تحديث ملاحظات المهام حسب الحاجة
عند التحقق من جدول الأعمال في الصباح والمساء ، قم بتدوين جميع المعلومات الجديدة ، على سبيل المثال: المهام التي يتعين إكمالها ، وجداول الاجتماعات ، والمواعيد ، والمواعيد النهائية. قم أيضًا بتدوين الملاحظات في كل مرة توجد فيها مهمة جديدة. سيؤدي تحديث جدول أعمالك بانتظام إلى تسهيل إدارة وقتك والشعور بالهدوء. بالإضافة إلى ذلك ، لست مضطرًا لتذكر المهام التي تم تسجيلها حتى تكون خاليًا من القلق والشك.
إذا كانت هناك مهام مرهقة للغاية ، فقم بعمل جدول منفصل حتى تتمكن من إكمالها وفقًا لقدرتك. لا تدع حافزك يضيع لأنك تفكر في المهام غير المكتملة أثناء قيامك بروتين يوم عملك
الخطوة 10. التحلي بالصبر
سوف يستغرق الأمر من شهر إلى شهرين حتى تأخذ العادة الجديدة مجراها. كن صبورًا واسامح نفسك إذا تركت جدول أعمالك في المنزل أو نسيت أن تسجل جدولك لأن عادات جديدة ستتشكل بعد مرور بعض الوقت. تذكر أن الإغفالات الطفيفة لا تقلل من قدرتك على تكوين عادات جديدة.
قم بإعداد خطة احتياطية في حالة نسيان إحضار جدول أعمالك ، على سبيل المثال عن طريق كتابة جدول الاجتماع على قطعة صغيرة من الورق ولصقه على مكتبك في المكتب. لتذكير نفسك بالأنشطة والمواعيد النهائية المهمة ، استخدم تطبيق التذكير عبر الإنترنت على هاتفك أو الكمبيوتر المحمول للتأكد من أنك على اطلاع دائم ، حتى إذا تأخرت في جدول أعمالك
نصائح
- انظر إلى جدول الأعمال كأداة مفيدة ، وليس عبئًا. ستجد أنه من الأسهل تنظيم أنشطتك اليومية إذا كنت تستخدم جدول أعمال. على المدى الطويل ، يمكنك توفير بضع ساعات من خلال توفير بضع دقائق كل يوم.
- يلعب الاتساق المدعوم بالتعزيز الإيجابي دورًا مهمًا في تكوين عادات جديدة. للحفاظ على الحافز ، استخدم جدول الأعمال بانتظام ، وركز على الأشياء الإيجابية التي تحصل عليها من استخدام جدول الأعمال ، وكافئ نفسك إذا لزم الأمر.
- اختر جدول الأعمال الذي تريده ووفقًا لاحتياجاتك. قم بشراء جدول أعمال يوفر تنسيقًا جدوليًا حتى تتمكن من تدوين جميع المعلومات المهمة وجدولة أنشطتك اليومية.
