"الإدارة تفعل أكثر من تحفيز الآخرين."
آمن! لقد حصلت أخيرًا على الترقية التي طال انتظارها ، والآن أنت مدير ، ربما لأول مرة في حياتك المهنية. إذن ، ماذا الآن؟ إذا كان هذا هو دورك الأول في الإدارة ، فقد تكون متوترًا بعض الشيء. هذا الشعور مفهوم ، وشائع ، وفي الواقع ، من المؤكد أنه موجود. سيكون هذا الدور مختلفًا جدًا عن وظيفتك السابقة. للإدارة قواعد وأهداف مختلفة تمامًا وتتطلب مجموعة متنوعة من المهارات. في كثير من الأحيان ، لا يفهم الأشخاص الجدد في مناصب الإدارة حقًا ما يعنيه أن تكون مديرًا ، وكيف ستتغير حياتهم (نعم ، ستتغير حياتك). هذا صحيح ، خاصةً إذا لم تعد تتقاضى راتباً بالساعة ، ولكن راتباً شهرياً ثابتاً. سنغطي ذلك لاحقًا.
ستقدم هذه المقالة مجموعة من الإرشادات التي يمكنك استخدامها لفهم التحولات المربكة. هذه ليست تعليمات يجب تنفيذها على أساس يومي ، هذا المفهوم لم يعد موجودًا لأنك الآن المدير. ومع ذلك ، فإن هذا مخطط سيساعدك خلال عملية تحديد الأهداف وإدارة الموظفين. لذا ، خذ نفسًا عميقًا ودعنا نبدأ!
خطوة
الخطوة 1. اعرف ما الذي سيتغير مع دورك الجديد كمدير
الاختلاف الكبير هو الانتقال من مفهوم يسمى "المساهمة الفردية". المديرين ليسوا مساهمين فرديين. هذا يعني أنك مسؤول عن عمل الآخرين. نجاحك يعتمد على أداء الفريق. أنت الآن مسؤول عن الكثير من العمل الذي كان يمكن أن تقوم به بنفسك (انظر قسم التحذير). لا يمكنك إصلاح كل المشاكل. لا حاجة للمحاولة ، لم تعد وظيفتك.
الخطوة 2. استعد للانتقال
سيتركك هذا مرتبكًا ومحبطًا ، ربما ليس على الفور ، ولكن عادة ما يتم سحب المديرين في اتجاهات عديدة. قد يكون هناك قواعد لباس يجب عليك اتباعها. هناك لوائح جديدة يجب الالتزام بها (خاصة في مجال الموارد البشرية).
- ابحث عن مرشد: المرشد ليس مشرفك المباشر ، ولكنه مدير آخر يتمتع بخبرة كبيرة. اطلب من هذا الرقم المساعدة في عملية الانتقال الخاصة بك. هذا مهم جدا وغالبا ما يتم التقليل من شأنه. سيقدر لك فريق الإدارة العليا. يظهر قرار العثور على مرشد نضجًا.
- الانضمام إلى مجموعة شبكة: هناك العديد من مجموعات الشبكة (واحدة منها هي Toastmasters). اسأل المديرين والمديرين التنفيذيين الآخرين عن الأندية المحلية. استفد من أحداث التواصل في منطقتك.
- الاتصال بالموارد البشرية: قم بزيارة قسم الموارد البشرية واسأل عما إذا كان هناك أي كتب تدريب أو موارد بشرية يمكنك استخدامها للمساعدة. اقرأ كتابًا عن كونك مديرًا. هناك العديد من الكتب حول هذا الموضوع. اقرأ العديد من الأعمال الأدبية في آنٍ واحد ("The One Minute Manager" و "The Seven Habits of Highly Effective People" هما من الكتب التي يجب أن تقرأها الإدارة).
- مساعدة الموظفين في حل المشكلات: ربما كان الموظفون الذين تخضع لهم حاليًا هم زملائك ، وسيؤدي ذلك إلى الحسد (وربما الكراهية) والاحتكاك. لا يمكن تجنب الموقف ، ولكن يمكن تقليل المشكلة إذا أبقيت الاتصال مفتوحًا. ومع ذلك ، يجب أن تتذكر أنك الآن المدير وحتى إذا كنت لا ترغب في إظهار حالتك الجديدة ، فلا يمكنك السماح لزملائك السابقين بالاستفادة من العلاقة القائمة بينك وبينهم. حتى الموظفين الذين لم يكونوا في السابق زملاء عمل سيشعرون بعدم الارتياح إذا حصلوا على مدير جديد. تحدث إلى الموظفين وشارك خططك. بناء العلاقات بين المديرين والموظفين في وقت مبكر. على الرغم من أنه بدا محرجًا بعض الشيء في البداية ، لاتفعل خجول ، ما عليك سوى اتباع الخطوات ، وكن نفسك ، ولا تنس منصب بدايتك في الشركة.
- لا تهمل الأسرة: لا يزال الزوج / الزوجة / الزوج والأطفال ، والأصدقاء بحاجة إلى نفس الاهتمام كما كان من قبل. الآن عقلك مشغول بالعديد من الأشياء لأن الإدارة عبارة عن انتقال صعب. تحديد أولويات ما يجب أن يكون له الأولوية. إذا سمعت أحدهم يقول أنك بعيد قليلاً ، انتبه. لا تدع حياتك المهنية تدمر العلاقات الأسرية (هناك العديد من الأمثلة)
- لا تهمل الصحة: حسنًا ، هذا الدور الإداري ممتع. العمل ممتع ، وساعات العمل أطول ، وربما تعمل أيضًا في المنزل ، وتنام متأخرًا قليلاً ، وتستيقظ مبكرًا ، ولا يزال بإمكانك الاهتمام بالعائلة والأطفال. ومع ذلك ، هل تحصل على قسط كاف من النوم؟ المؤكد؟
الخطوة 3. تحديد الأهداف
ما هو هدفك بالضبط؟ هل لديك هدف كل ساعة أو يوميًا أو أسبوعيًا يجب أن يلتقي به الفريق. ماذا عن أهدافك الجديدة ، مثل التحقق من الإنتاجية؟ اكتب كل شيء وانشره (انظر النصائح). ستكون هذه قائمة مهامك. لاحظ أن القائمة ستتغير بمرور الوقت ، وليس مستندًا دقيقًا. بعض الأشياء هي نفسها دائمًا (مثل مستوى الخدمة) ، ولكن قد يتغير البعض الآخر وفقًا للاستراتيجية التي تقدمها الإدارة التنفيذية. راجع قائمتك بانتظام ، بعين ناقدة ، وقم بإجراء المراجعات إذا لزم الأمر.
الخطوة 4. تعرف على فريقك
يجب أن تعرف نقاط القوة والضعف لكل عضو في الفريق. يعمل Tono بسرعة كبيرة ، لكنه يفقد أحيانًا بعض التفاصيل. Tini دقيق للغاية ، لكن لديه مشاكل في حجم العمل الذي تتم معالجته. تتمتع Budi بعلاقة مذهلة مع العملاء ، ولكن لا يمكنها أن تقول "لا" للعملاء ، بينما يتمتع Wati بمهارات تقنية رائعة ، ولكنه ليس جيدًا مع الأشخاص. عليك أن تعرف كل ذلك جيدا. هذه المعرفة مفيدة لتحقيق التوازن بين إنتاجية الفريق.
الخطوة 5. تطابق المهام مع الموظفين
استخدم المعلومات التي تجمعها من الخطوات أعلاه لتوفير الوظائف التي تناسب كل فرد. هذه مهمة تعتمد على المهارات. يجب عليك تعظيم نقاط القوة لدى كل شخص وتقليل المهام التي تستهدف نقاط ضعفهم. إذا أتيحت الفرصة ، اجمع بين العديد من الأشخاص ذوي المهارات التكميلية. على سبيل المثال ، قم بتعيين Tono و Tini لمشروع ، أو اطلب من Budi و Wati التشاور مع بعضهما البعض في العروض التقديمية.
الخطوة 6. عقد اجتماع مع أعضاء الفريق
تعد الاجتماعات المنتظمة وجهاً لوجه مهمة للغاية في الإدارة. هذا الاجتماع له عدة أغراض.
- تقديم ملاحظات حول الأداء: ناقش أهداف الأسبوع الماضي ، بما في ذلك ما نجح بشكل جيد ، وما هي المجالات التي يمكن تحسينها ، وكيفية تحسينها. ثم يستمر في الخطوات أدناه.
- حدد الأهداف للاجتماع التالي: هذه الأهداف هي أهداف يتم تنفيذها وتشكل الأساس لمراجعة الإنتاج في الأسبوع المقبل.
- كن على دراية بقضايا الموظفين: في هذا المنصب الجديد ، سيتم تقليل الاتصال بالموظفين ويجب أن تكون على دراية بذلك. الطريقة الوحيدة للتعرف على المشكلات التي تؤثر على أداء الفريق (والتي تؤثر أيضًا على عملهم) هي الاستماع إلى الموظفين.
- اسأل عن الأفكار: سيرغب موظفوك في الشعور بالمشاركة. لا يوجد استثناء أن العامل التحفيزي الأول وراء قرار الموظف بالاستقالة هو سوء الإدارة ، والذي غالبًا ما ينبع من الشعور بالإهمال. لا يتم الحكم عليك فقط على أداء الفريق ، ولكن أيضًا على معدل دوران الموظفين.
- الدافع: وفقًا لبيتر شولتس ، يحفز البشر أنفسهم. يجد أفضل المديرين دائمًا طرقًا لتحفيز الموظفين على القيام بعمل جيد والشعور بالفخر. استخدم هذه الجلسة لمعرفة دوافع الموظفين واستخدم هذه المعلومات لزيادة مساهمتهم.
الخطوة السابعة: تأكد من سهولة العثور عليك
لا تعزل نفسك عن الموظفين. في بعض الأحيان ، يكون عبء العمل أكثر من اللازم لذلك تميل إلى الابتعاد عن الموظفين من أجل إنجاز المهمة بمفردك ، خاصة مع الكثير من الأعمال الورقية التي يتعين عليك القيام بها. لا تعطي انطباعًا بأنه لا يمكن إزعاجك. إذا كان أعضاء الفريق غير قادرين على مقابلة قائدهم ، يتطور موقف من الفوضى. سيكون الوضع سيئًا للغاية بالنسبة لك. حتى لو كنت تدير الموظفين بشكل افتراضي ، فلا يزال عليك التأكد من أنهم "يشعرون" بوجودك. إذا كنت مسؤولاً عن نوبات متعددة ، فتأكد من زيارة كل وردية بانتظام.
الخطوة 8. توثيق أنشطة الفريق
ستركز مراجعة أدائك الشخصية بشكل كبير على أداء الفريق. لذا تأكد من تتبع كل قضية وإنجاز. سيكون هذا مهمًا جدًا إذا ظهرت مشكلة كبيرة. ستكون المشاكل دائمًا موجودة ، تحتاج أنت وفريقك فقط إلى تركيز جهودك على حلها.
الخطوة 9. نقدر أداء الموظف
المكافآت ليست دائما في شكل نقود. الجوائز المالية هي متعة ، لكنها ليست الدافع الرئيسي للوظيفة. المكافأة الأكثر فعالية هي الاعتراف. إذا كانت لديك السلطة ، فربما يمكنك منحهم إجازة لأدائهم (يوم إضافي للعمل المتميز). المكافآت منتظمة ويمكن تحقيقها ولكنها صعبة. عند تقديم هدية ، تأكد من أنها معروفة (الهدية علنًا ، التوبيخ على انفراد).
الخطوة 10. تعلم كيفية التوجيه
ستكون هناك أوقات يتعين عليك فيها تحسين سلوك الموظفين. لذلك عليك أن تتعلم أن تفعل ذلك. إذا تمكنت من القيام بذلك بشكل جيد ، فستحصل على النتيجة المرجوة. خلاف ذلك ، فإن الوضع سيزداد سوءا. يمكنك تعلم كيفية تقديم التوجيه بين الملاحظات الإيجابية.
نصائح
-
تذكر أهداف المستوى الأعلى.
يجب أن تكون متسقًا. تطوير تواصل واضح ووضع أهداف لا لبس فيها. استمع. قدم ملاحظاتك ، وخاصة الإيجابية منها. إزالة كل العقبات أمام نجاح الفريق.
-
امدح الموظفين.
هذه خطوة صغيرة لها العديد من الفوائد. يمكن أن يحدث الثناء على أداء شخص ما فرقًا كبيرًا. لا تعطي الكثير من الإطراءات التي لا معنى لها ، ولكن أظهر لموظفيك أنك محل تقدير.
-
اعط مثالا.
يجب أن يكون القادة قادرين على تقديم مثال في جميع جوانب العمل. كن نموذجًا يحتذى به لزملائك في العمل من خلال بث المشاعر الإيجابية. أظهر الاهتمام والتفهم والاحترام ، مع الحفاظ على تركيز المهمة على العمل الجماعي والتفاني. يجب أن يكون المديرون والمشرفون قادرين على تطبيق أفضل المبادئ في مكان العمل. إذا كان هذا المنصب الجديد يضع حياتك الشخصية في دائرة الضوء ، فافهم أن حياتك كلها تنعكس في ما تقوم به.
-
التواصل والتواصل والتواصل!
سيشعر الموظفون بمزيد من المشاركة إذا أخبرتهم بما يحدث. في بعض الأحيان ، يريد الجميع رؤية "الصورة الكبيرة"
-
عادل ولكن حازم.
هناك أوقات تحتاج فيها إلى التفكير في اتخاذ إجراء تأديبي يؤدي إلى الفصل. هذا صعب للغاية ، حتى بالنسبة للمديرين ذوي الخبرة. تعد كيفية تأديب الموظفين موضوعًا في حد ذاته وخارج نطاق هذه المقالة ، ولكن هناك العديد من الإشارات الجيدة إليه. الجواب المختصر هو الاتساق والتوثيق.
-
فهم EAPs.
يرمز EAP إلى برنامج مساعدة الموظفين. AEP مفيد للغاية ومعظم الشركات الكبيرة لديها هذا البرنامج. إذا كان لدى أحد موظفيك مشكلة شخصية ، فاطلب منه أو منها مقابلة فريق EAP (لاتفعل تحاول أن تكون طبيبة نفسية). إذا كانت لديك مشكلة شخصية (انظر قسم التحذير) ، يمكنك أيضًا الاستفادة من EAP.
-
ابحث عن مرشد.
بالإضافة إلى المرشد ، فأنت بحاجة أيضًا إلى مرشد (إذا كانت هناك فرصة ووسائل). الموجهون مفيدون ، لكن عادة لا يكون لديهم الوقت دائمًا. الموجهون هم محترفون مدربون ليس لديهم أي شيء على جدول الأعمال سوى مساعدتك في تطوير أسلوب إدارة أصيل.
-
انشر الأهداف.
تأكد من نشر أهدافك وأهداف فريقك في مكان مرئي. يجب أن يراه فريقك طوال الوقت. لا ينبغي أن يكون هدف "زيادة مستوى الخدمة إلى 5٪ في الأشهر الستة المقبلة" سرًا. توزيع الأهداف الجديدة بمجرد تحديدها.
-
استفد من قسم الموارد البشرية.
إذا كان هناك قسم للموارد البشرية ، فهم الآن أحدث وأفضل صديق لك. هذا القسم هو مورد يجب تسخيره. يمكنهم مساعدتك في المكافأة ، وتأديب الموظفين ، وإبعادك عن المشاكل القانونية ، وهم يحبون المديرين الذين يدركون ذلك حقًا. هم في صفك.
تحذير
- لا توبيخ القسم بأكمله على أخطاء شخص واحد. على سبيل المثال ، إذا تأخرت Tini فقط في كثير من الأحيان ، فلا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحذيرية إلى جميع الموظفين لتكون في الوقت المحدد. اتصل بـ Tini لمناقشة الأمر على انفراد.
- أبدا توبيخ الموظفين في الأماكن العامة.
- لا تحاول القيام بعمل الموظفين. هناك قول مأثور: "إذا كنت تريد شيئًا ما بشكل صحيح ، فافعله بنفسك". ننسى تلك العبارة. أخرجه من عقلك. أنت لا تسمعها أبدًا ، العبارة لا معنى لها ، وهي مفهوم يأتي بنتائج عكسية. إذا كنت تريد القيام بشيء ما بشكل صحيح ، فقم بتعيينه للأشخاص المناسبين وحفز موظفيك. إذا شاركت بشكل كبير ، فإنك تفشل في تلبية متطلبات الإدارة. هدفك هو الإدارة. هذا هو الوقت المناسب لتفويض العمل.
- اجتماع خاص أسبوعي ليس مراجعة الأداء. حتى إذا قمت بمراجعة نشاط الأسبوع الماضي ، فليس هذا كل ما في وسعك. هذه الاجتماعات الأسبوعية أقل رسمية وانفتاحًا على المناقشة. لا تكن متحكمًا جدًا لأن هذا أيضًا اجتماع موظف ، وليس اجتماعك فقط.
- كن مستعدًا للعمل الإضافي. هذا هو الواقع. يتم الدفع لك كمدير ويتوقع منك القيام بكل ما يلزم لإنجاز المهمة. يتمتع المديرون بمزايا لا يتمتع بها الموظفون العاديون ، لكن لديهم أيضًا المزيد من المسؤوليات. لا تأتي متأخرا ، لا تعود للمنزل مبكرا. وأحيانًا ، عليك أيضًا العمل على شيء مثل الآخرين. ومع ذلك ، لا تعتاد على ذلك. أنت الآن القائد. عليك أن تعمل كقائد.
- حافظ على أسرار الشركة. سوف تكتشف بعض الأسرار. عادة ما يكون هناك ميل لمشاركة الأسرار التي تجعلك تبدو أكثر أهمية. إذا أصبحت على دراية بخطة التسريح وتسريب المعلومات دون إذن ، فكن مستعدًا لتصبح مقيمًا في قائمة التسريح. إنه أمر صعب ، لكن لم يقل أحد أن كونك مديرًا كان أمرًا سهلاً.
- قد يكون الانتقال إلى الإدارة مخيفًا في بعض الأحيان. ليس الأمر كذلك دائمًا ، ولكن عادةً ما يواجه المدير الجديد الكثير من التوتر قبل أن يشعر بالراحة في منصبه. تحدث الى شخص ما. إذا كان لديك مرشد (انظر الخطوة 2) ، فسيساعدك. لا تحجم عن أي شيء. احذر من أي تغيرات سلوكية غير مرغوب فيها (الغضب والشك وزيادة استهلاك الكحول وما إلى ذلك).
- احتفظ بأسرار الموظف (إن أمكن). في بعض الأحيان لا يكون هذا ممكنًا (في بعض قضايا الموارد البشرية ، مثل احتمال حدوث عنف في مكان العمل) ، ولكن إذا جاء الموظف ليخبرك عن مشكلة ما ، تعامل مع السر بعناية. يمكن أن تدمر سمعتك في ثانية وسوف تنشأ مشاكل قانونية. إذا قال أحدهم "هذا سر" ، فتأكد من أنه يعلم أنه لا يُسمح لك ، بصفتك المدير ، بالاحتفاظ بأسرار معينة.
