خطة الإدارة هي وصف لكيفية عمل المنظمة أو العمل. باستخدام خطة الإدارة ، يمكنك صياغة هياكل وعمليات الإدارة. تضمن الخطة أيضًا أن جميع الأعضاء يشاركون نفس الرأي وأن الأهداف سيتم تحقيقها. يمكنك وضع خطة إدارة بسهولة من خلال بضع خطوات بسيطة.
خطوة
جزء 1 من 4: بدء خطة الإدارة
الخطوة 1. تحديد الحاجة إلى خطة إدارة
تعمل خطة الإدارة على صياغة الإجراءات والسياسات التي تهم المنظمة ، فضلاً عن مسؤوليات وسلطات جميع المعنيين. بدون خطة ، قد تكون العمليات غير متسقة ، والمسؤوليات غير واضحة ، والمنظمة غير مستعدة لأحداث معينة.
- تسمح خطة العمل لجميع أعضاء المنظمة بمعرفة موقفهم بوضوح ، بما في ذلك من يجب أن يقدموا تقاريرهم إليه ، ومن يقدم التقارير إليهم ، ومسؤولياتهم.
- يخلق تأكيد الدور أيضًا إحساسًا بالمسؤولية لأنه سيكون واضحًا من المخطئ إذا حدث شيء ما أو لم يحدث.
الخطوة 2. حدد الخطوط العريضة للخطة
يجب أن تحتوي خطة الإدارة على عدد من العناصر الأساسية. ارسم مخططًا بسيطًا على السبورة البيضاء أو مستند الكمبيوتر ، مع إظهار أقسام خطة الإدارة حتى تتمكن أنت وفريقك من مناقشتها. يجب أن تتضمن خطة الإدارة الأقسام التالية:
- وصف هيكل الإدارة.
- قسم يوضح بالتفصيل كل عضو ومسؤولياته وصلاحياته.
- مخطط يوضح التفاعلات والمسؤوليات بين كل مستوى في المنظمة.
- الأقسام التي تصف الجوانب المختلفة للمؤسسة التي تتم إدارتها بالإضافة إلى سياسات وإجراءات الإدارة.
- الجدول الزمني لتحديث وتوسيع وتطوير خطط الإدارة والإدارة.
الخطوة 3. صِف هيكل الإدارة الخاص بك
كل منظمة أو عمل له هيكل إداري مختلف إلى حد ما. في بداية الخطة ، صف هيكل الإدارة بالكلمات أو الرسوم البيانية. وضح من يتخذ القرارات النهائية ، سواء أكانت الإدارة أم مجلس الإدارة أم شخصًا واحدًا. يشمل صناع القرار الخارجيين والداخليين ، فضلا عن المستشارين. إذا لزم الأمر ، اشرح كيف يعتمد تخصيص صنع القرار على التسلسل الهرمي التنظيمي.
الخطوة 4. ضع قائمة بالجوانب المختلفة للمؤسسة التي سيتم إدارتها بموجب الخطة
قسّم جميع العمليات والوظائف إلى فئات. يمكن تحديد الفئات حسب القسم في شركة كبيرة ، أو من خلال عملية الأعمال في شركة صغيرة. جوانب العمليات التي يتم تضمينها بشكل عام هي إدارة الموظفين ، والرقابة المالية ، ومراقبة المخزون أو العرض ، والتسويق أو العلاقات العامة ، والعمليات (مثل التصنيع أو المبيعات). قسّم جميع جوانب المنظمة بحيث يمكنك تحديد الأدوار والإجراءات الخاصة بكل منها.
جزء 2 من 4: وصف الملكية والإدارة
الخطوة 1. انتبه إلى نوع ملكية المنظمة
وصف ملكية الشركة بعبارات واضحة. حدد ما إذا كانت المؤسسة عامة أو خاصة أو غير هادفة للربح. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك مالكون أو مستثمرون متعددون ، فستحتاج إلى شرح تقسيم الصلاحيات والمسؤوليات والأسهم. على سبيل المثال ، يمكن مشاركة ملكية المنظمة في شراكة أو اتفاقية مساهمي الشركة.
الخطوة 2. ضع قائمة بأسماء أعضاء مجلس الإدارة
إذا كان عملك يحتوي على لوحة ، فقم بإدراج الأعضاء. اكتب ملخصًا لقيادتهم وخبراتهم ونقاط قوتهم وضعفهم. قد لا يكون للشركات الخاصة مجلس إدارة. إذا لم يكن هناك لوحة ، فلن تحتاج إلى الدخول إلى هذا القسم.
قم بتضمين نسخة من سياسات مجلس الإدارة ، بما في ذلك شروط الانتخاب ، والمدة ، والمسؤوليات ، والصلاحيات ، وحل النزاعات. يجب ذكر هذه المعلومات في اتفاقية تشغيل الأعمال أو مستند التأسيس الآخر
الخطوة 3. تقديم أعضاء الإدارة الرئيسيين
اكتب مؤهلات وخبرات كل عضو. بالإضافة إلى الملاك وأعضاء مجلس الإدارة ، يشمل هذا القسم المستثمرين والمديرين التنفيذيين والمديرين والموظفين الرئيسيين والموظفين ورجال الأعمال. وصف خلفية الأعضاء ، إلى جانب خصائصهم ومساهمتهم في نجاح الأعمال.
الخطوة 4. اعرض نقاط القوة لكل فرد في فريق الإدارة
اشرح مدى قيمة هذه الصفات بالنسبة للمنصب الذي يشغله كل عضو. قم بتضمين سمات مثل القدرة التحفيزية والكفاءة المالية والبراعة التجارية.
- اذكر المناصب والواجبات السابقة لكل عضو ، والتي تنطبق على التزاماته الحالية. اشرح كيف يعزز الالتزام القدرات ويعزز موقف الإدارة.
- أدخل الخلفية التعليمية لكل مدير. اشرح كيف أن تدريبهم مفيد للشركة. قم بتضمين التعليم الذي يتعلق فقط بموقفهم الحالي.
- إذا كنت الموظف الوحيد ، فقم بتضمين خبرتك ونقاط قوتك.
الخطوة 5. وصف عملية التوظيف
اشرح أساسيات تعيين موظفين جدد. اذكر المؤهلات والخبرة المطلوبة لكل منصب. هذا مهم بشكل خاص إذا لم تكن قد عينت مديرًا. قم بتضمين عملية التدريب وأي برامج حوافز أو مكافآت يتم تنفيذها. يمكن أيضًا تضمين وصف الفوائد هنا.
الخطوة 6. قم بتضمين اسم المستشار أو المستشار الخارجي الذي ستستخدمه
هناك أشخاص قد تتصل بهم للتسويق والمشورة الشخصية والاستشارات المالية. على سبيل المثال ، قد يحتاج عملك إلى:
- محامي
- محاسب
- عامل تأمين
- مستشار
الخطوة 7. قم بتضمين ملخص لقدرات فريق الإدارة
اكتب وصفًا موجزًا لشرح سبب نجاح فريقك. في نهاية خطة الإدارة ، حدد على وجه التحديد سبب تحديد فريقك لنجاح العمل. اشرح كيف سيساعد الجمع بين المديرين في نموذج العمل هذا الشركة في السنوات القادمة. يجمع هذا القسم بين النقاط المختلفة للخطة.
على سبيل المثال ، "يتمتع فريقنا من الأشخاص ذوي القدرات المختلفة بمجموعة من 40 عامًا من الخبرة في هذا المجال. من خلال هيكل ديمقراطي منسق ، يمكنهم العمل معًا بشكل فعال لتحقيق النتائج المرجوة. مع هذا الفريق ، نعتقد أن العمل سيكون مربحًا في غضون عامين"
الخطوة الثامنة. وصف العلاقة بين الإدارة والمالكين والموظفين
جانب مهم من عمليات الإدارة هو التفاعل بين مستويات الإدارة وبين الإدارة / المالكين والموظفين. وصف سلطة ومسؤولية ودور كل مستوى في جوانب العمليات التجارية. قم بتضمين عمليات صنع القرار والتعاون المشتركة ، بالإضافة إلى الاجتماعات الضرورية أو خطوط الاتصال. تأكد من اتفاق الجميع على كيفية حل النزاعات وتقاسم السلطة.
جزء 3 من 4: كتابة السياسات والإجراءات
الخطوة 1. النظر في الحاجة إلى سياسة مكتوبة
تهدف السياسات المكتوبة إلى تحديد العمليات في المؤسسات الكبيرة. ستخلق السياسات الاتساق وتضمن سير جميع العمليات بسلاسة. ومع ذلك ، قد لا تحتاج شركة أو مؤسسة صغيرة جدًا إلى سياسة. في الواقع ، يمكن للسياسات في بعض الأحيان أن تحد من التعاون وتبطئ عمل المجموعة الصغيرة. فكر في حجم واحتياجات مؤسستك قبل صياغة السياسة.
الخطوة 2. تجميع مجموعة من الإدارة والموظفين
في كل اعتبار لجوانب العمليات ، اجمع أعضاء الإدارة والموظفين المتأثرين بشكل مباشر أو المسؤولين عن العملية أو المنطقة. تحديد السياسات والإجراءات معهم ، وقبول المدخلات ، وتوضيح كل التفاصيل. هذا يسمح بتنفيذ الخطط في عمليات حقيقية ويمنح الموظفين إحساسًا بالملكية.
الخطوة الثالثة. اكتب السياسات والإجراءات لكل جانب من جوانب العمل
سيتم استخدام هذا كشرح للإدارة والموظفين حول كيفية تشغيل هذا الجزء من المنظمة. تم تصميم السياسات والفلسفات واللوائح التنظيمية لتحقيق الأهداف وضمان توافق العمليات مع المبادئ التنظيمية. يتم تحقيق هذه السياسة من خلال الإجراءات ، وهي طرق محددة لتنفيذ العمليات التجارية.
على سبيل المثال ، سياسة لاستخدام وبيع المواد والمنتجات الصديقة للبيئة فقط. يتمثل الإجراء اللازم لدعم هذه السياسة في شراء السلع من البائعين الصديقين للبيئة أو التحقق من التأثير البيئي للمواد أو المنتجات المستخدمة
الخطوة الرابعة: تأكد من أن السياسة تناسب ثقافتك وفلسفتك
يجب أن تكون السياسات والإجراءات متوافقة مع الفلسفة والأهداف. تحقق من كل نقطة سياسة للتأكد من أنها تؤدي جميعها إلى نفس النهاية. إذا كان هناك شيء لا يتوافق أو كان موضع تساؤل ، فقم بإجراء تغييرات لتناسب المهمة بشكل أفضل.
جزء 4 من 4: مراجعة الخطة
الخطوة 1. اقرأ الخطة مرة أخرى بعناية
يجب أن تكون خطة الإدارة محترفة. يجب أن يكون المستند خاليًا من الأخطاء الإملائية والنحوية. اطبع على ورق أبيض خالٍ من التجاعيد والتلطخ.
الخطوة 2. اختر تنسيقًا واضحًا
يجب أن يكون تنسيق خطة الإدارة هو نفسه بالنسبة لأي اقتراح عمل آخر. يمكنك تمييز الأقسام الرئيسية بالعناوين العريضة. استخدم خطًا سهل القراءة. الخط القياسي هو Times New Roman ، الحجم 12. يمكنك استخدام النقاط لإدراج خبراتك وقدراتك ومسؤولياتك ، أو تقديم معلومات مهمة في فقرات قصيرة.
الخطوة 3. ضع في اعتبارك أن تطلب من مستشار الأعمال مراجعة مسودة الخطة
كلما قرأها ، كان ذلك أفضل. يمكن لمستشار الأعمال أو المخطط المالي تقديم مشورة أفضل. ناقش مع استشاري. قد يكونون قادرين على إيجاد ثغرات أو صراعات فيها.
الخطوة 4. أرسلها إلى جميع المالكين
يجب على جميع الملاك والمديرين رفيعي المستوى في الشركة الموافقة على خطة الإدارة. تأكد من أن كل مالك لديه نسخة. يمكنهم إرسال التصحيحات والمراجعات لك. النظر في مدخلاتهم بعناية. إذا كنت لا توافق على التغيير ، فناقشه معهم للتوصل إلى حل وسط.
بمجرد موافقتهم ، اطلب من جميع المالكين التوقيع على خطة إدارة قبل تسليمها إلى المستثمرين أو البنوك أو هيئات التمويل
الخطوة 5. تعهد بتغيير الخطة إذا لزم الأمر
جميع خطط الإدارة التي تم إنشاؤها حديثًا لم يتم اختبارها ومن المحتمل أن تتطلب مراجعة بمجرد تنفيذها. لذلك ، يجب عليك تضمين شرط أنه يمكن تغيير الخطط ومراجعتها أثناء سفر العمل. ابدأ بوضع جدول تقييم ، مع تحديد موعد عقد اجتماع لمناقشة فعالية الخطة ونجاح أو فشل تنفيذها.
- تأكد من وجود طريقة لجميع الإدارة والموظفين لتقديم ملاحظات تتعلق بخطة الإدارة.
- ثم قم بإنشاء طريقة الموافقة وقم بتطبيق التغييرات.
