لنقل قائمة أو جدول بيانات من Word إلى Excel ، لا تحتاج إلى نقل أجزاء فردية من البيانات إلى خلايا جدول بيانات Excel (ورقة عمل). يمكنك ببساطة تنسيق المستند بشكل صحيح في Word ، ثم يمكن استيراد المستند بأكمله إلى Excel ببضع نقرات فقط.
خطوة
الطريقة 1 من 2: تحويل القوائم
الخطوة 1. فهم كيف سيتم تحويل مستند Word
لاستيراد مستند إلى Excel ، يتم استخدام أحرف معينة لتحديد البيانات التي ستدخل الخلايا في ورقة عمل Excel. من خلال تنفيذ بعض خطوات التنسيق قبل الاستيراد ، يمكنك التحكم في مظهر ورقة العمل وتقليل مقدار التنسيق اليدوي الذي يجب القيام به. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقوم باستيراد قائمة طويلة من مستند Word إلى Excel.
تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون هناك العديد من الإدخالات في القائمة ، ولكل منها تنسيق مماثل (قائمة العناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وما إلى ذلك)
الخطوة الثانية: تأكد من عدم وجود أخطاء في التنسيق في المستند
قبل بدء عملية التحويل ، تأكد من تنسيق كل إدخال بالطريقة نفسها. يجب عليك تصحيح أي أخطاء في علامات الترقيم أو إعادة ترتيب أية إدخالات غير متطابقة. هذا لضمان سير عملية نقل البيانات بسلاسة.
الخطوة 3. اعرض أحرف التنسيق في مستند Word
من خلال عرض أحرف التنسيق المخفية بشكل طبيعي ، يمكنك تحديد أفضل طريقة لفصل كل إدخال. يمكنك عرض أحرف التنسيق بالنقر فوق الزر إظهار / إخفاء علامات الفقرة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، أو بالضغط على Ctrl + Shift + *.
تحتوي معظم القوائم على علامة فقرة واحدة في نهاية كل سطر ، أو في نهاية السطر ، أو في سطر فارغ بين الإدخالات. ستستخدم هذه العلامة لإدخال الحرف المميز للخلايا في Excel
الخطوة 4. استبدل علامات الفقرات بين الإدخالات لإزالة المسافات الزائدة
سيستخدم Excel المسافات بين الإدخالات لتحديد الصفوف ، ولكن يجب إزالتها في هذه المرحلة للمساعدة في عملية التنسيق. لا تقلق ، ستتم إضافته قريبًا. تعمل هذه الخطوة بشكل أفضل إذا كان لديك علامة فقرة واحدة في نهاية الإدخال وعلامة واحدة في المسافة بين الإدخالات (مسافتان متتاليتان).
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- اكتب ^ p ^ p في حقل البحث. هذا هو رمز علامتي فقرة متتاليتين. إذا كان كل إدخال عبارة عن سطر واحد ولا توجد أسطر فارغة بينهما ، فاستخدم ^ p واحدًا فقط.
- أدخل حرف المحدد في حقل الاستبدال. تأكد من أن هذا الحرف ليس حرفًا في المستند ، مثل ~.
- انقر فوق "استبدال الكل". ستلاحظ أن هذه الإدخالات تتحد مع بعضها البعض ، لكن اتركها بمفردها طالما أن الحرف المحدد في المكان المناسب (بين كل إدخال)
الخطوة 5. افصل كل إدخال إلى أعمدة منفصلة
الآن تظهر الإدخالات في سطور منفصلة. يجب تحديد البيانات التي ستظهر في كل عمود. على سبيل المثال ، إذا كان كل إدخال في السطر الأول عبارة عن اسم ، في السطر الثاني عبارة عن عنوان شارع ، وفي السطر الثالث عبارة عن بلد ورمز بريدي ، قم بما يلي:
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- قم بإزالة إحدى علامات ^ p في حقل البحث.
- استبدل الحرف الموجود في الحقل "استبدال" بفاصلة.
- انقر فوق "استبدال الكل". سيؤدي هذا إلى استبدال رموز الفقرة المتبقية بفاصلة ، والتي ستفصل كل سطر في عمود.
الخطوة 6. قم بتغيير حرف المحدد لإكمال عملية التنسيق
بعد الانتهاء من خطوتين "بحث واستبدال" أعلاه ، لن تبدو القائمة كقائمة بعد الآن. سيكونون جميعًا على نفس السطر وستكون لديهم فاصلة بين كل جزء من البيانات. ستعيد خطوة "بحث واستبدال" البيانات مرة أخرى إلى نموذج قائمة ولكن لا تزال تحتوي على فواصل تحدد الأعمدة.
- اضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- أدخل ~ (أو أي حرف اخترته في البداية) في حقل البحث.
- أدخل ^ p في حقل الاستبدال.
- انقر فوق "استبدال الكل". سيؤدي هذا إلى إعادة جميع الإدخالات إلى مجموعات فردية مفصولة بفواصل.
الخطوة 7. احفظ الملف كملف نص عادي
اكتمل تنسيق الإدخال ويمكنك حفظ هذا المستند كملف نصي. يتم ذلك حتى يتمكن Excel من قراءة بياناتك وتحليلها بحيث تظهر في الأعمدة الصحيحة.
- انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد حفظ باسم.
- انقر فوق القائمة المنسدلة حفظ كنوع وحدد نص عادي.
- قم بتسمية الملف ثم انقر فوق حفظ.
- إذا ظهرت نافذة تحويل الملف ، فانقر فوق & nbsp موافق ؛.
الخطوة 8. افتح الملف في Excel
نظرًا لأنه يتم حفظ الملف في نص عادي ، يمكنك فتحه في Excel.
- انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد فتح.
- انقر فوق القائمة المنسدلة Excel All Files وحدد Text Files.
- انقر فوق التالي> في نافذة معالج استيراد النص.
- حدد فاصلة في قائمة المحدد. يمكنك أن ترى كيف سيتم فصل الإدخالات في المعاينة في الأسفل. انقر فوق التالي>.
- حدد تنسيق البيانات لكل عمود ، ثم انقر فوق "إنهاء".
الطريقة 2 من 2: تحويل الجداول
الخطوة الأولى: قم بإنشاء جدول في Word ثم أدخل البيانات فيه
للحصول على قائمة بيانات في Word ، يمكنك تحويلها إلى تنسيق جدول ثم نسخ الجدول إلى Excel. إذا كانت بياناتك بتنسيق جدول بالفعل ، فانتقل إلى الخطوة التالية.
- حدد كل النص ليتم تحويله إلى جدول.
- انقر فوق علامة التبويب "إدراج" ثم انقر فوق الزر "جدول".
- حدد تحويل النص إلى جدول.
- أدخل عدد الصفوف لكل صف بيانات في عمود عدد الأعمدة. إذا كانت هناك صفوف فارغة بين كل صف بيانات ، فقم بإضافة واحد إلى إجمالي العمود.
- انقر فوق & nbsp موافق ؛.
الخطوة 2. تحقق من تنسيق الجدول
سيقوم Word بإنشاء جدول بناءً على إعداداتك. تحقق للتأكد من صحة الجدول.
الخطوة الثالثة. انقر فوق الزر الصغير + الذي يظهر في الزاوية اليسرى العلوية من الجدول
سيظهر هذا الزر عند تحريك الماوس فوق الطاولة. سيؤدي النقر فوق هذا الزر إلى تحديد كافة البيانات الموجودة في الجدول.
الخطوة 4. اضغط
Ctrl + C لنسخ البيانات. يمكنك أيضًا النقر فوق الزر نسخ في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
الخطوة 5. افتح برنامج Excel
بمجرد نسخ البيانات ، يمكنك فتح Excel. إذا كنت تريد وضع البيانات في ورقة عمل موجودة ، فافتح ورقة العمل. ضع المؤشر في الخلية التي تريد إنشاء الخلية العلوية اليسرى من الجدول.
الخطوة 6. اضغط
السيطرة + V. للصق البيانات.
سيتم وضع كل خلية من خلايا جدول Word في خلية منفصلة في ورقة عمل Excel.
الخطوة 7. افصل أي أعمدة متبقية
اعتمادًا على نوع البيانات التي تستوردها ، قد يكون هناك بعض التنسيقات الإضافية التي تحتاج إلى القيام بها. على سبيل المثال ، إذا قمت باستيراد عناوين المدن ورموز البلدان والرموز البريدية الموجودة في خلية واحدة ، فيمكنك تقسيمها تلقائيًا في Excel.
- انقر فوق عناوين الأعمدة التي تريد تقسيمها. ستحدد هذه الخطوة العمود بأكمله.
- حدد علامة التبويب "البيانات" وانقر فوق الزر "نص إلى أعمدة".
- انقر فوق التالي> ثم حدد فاصلة في عمود المحددات. إذا استخدمت المثال أعلاه ، فستفصل هذه الخطوة المدينة عن رمز البلد والرمز البريدي.
- انقر فوق "إنهاء" لحفظ التغييرات.
- حدد الأعمدة التي لا تزال بحاجة إلى التقسيم ، ثم كرر هذه العملية. حدد مسافة وليس فاصلة كمحدد. ستفصل هذه الخطوة رمز البلد عن الرمز البريدي.
