يعلمك هذا المقال كيفية استخدام ميزة "دمج المراسلات" في Microsoft Word. تتيح لك ميزة دمج المراسلات استخدام ورقة معلومات جهات الاتصال لتعيين عنوان أو اسم أو معلومات مختلفة تلقائيًا لكل نسخة من المستند. هذه الميزة مفيدة عندما تحتاج إلى تخصيص رسالة إخبارية أو إفادة خطية لأنك لست مضطرًا لكتابة كل اسم أو عنوان مختلف يدويًا في أعلى كل مستند.
خطوة
جزء 1 من 3: إنشاء ورقة جهات اتصال
الخطوة 1. افتح برنامج Microsoft Excel
تكون أيقونة تطبيق Microsoft Excel على شكل حرف "X" أبيض على خلفية بيضاء. بعد ذلك ، سيتم عرض صفحة "جديد".
إذا كان لديك بالفعل ورقة جهات اتصال في Excel ، فانتقل إلى خطوة تحميل أو استيراد جهات اتصال Excel
الخطوة 2. انقر فوق مصنف فارغ
يوجد هذا الزر أعلى الجهة اليسرى من الصفحة "الجديدة". بعد ذلك ، سيتم فتح مستند Excel جديد.
الخطوة 3. أضف عنوان جهة الاتصال
بدءا من الصندوق " أ 1"جهة اليمين ، أدخل رأسًا أو عنوانًا على النحو التالي:
- "الاسم الأول" - يجب إدخال الاسم الأول لجهة الاتصال في هذا الحقل (المربع " أ 1 ”).
- "اسم العائلة" - يجب إدخال الاسم الأخير لجهة الاتصال في هذا الحقل (المربع " ب 1 ”).
- "Tel" - سيتم إضافة رقم هاتف جهة الاتصال في هذا الحقل (المربع " C1 ”).
- "عنوان الشارع" - يجب إدخال عنوان جهة الاتصال في هذا الحقل (المربع " D1 ”).
- "المدينة" - يجب إضافة مسقط رأس / محل إقامة جهة الاتصال إلى جهة الاتصال هذه (المربع " ه 1 ”).
- "الولاية" - ستتم إضافة المقاطعة الأصلية لجهة الاتصال في هذا العمود (المربع " F1 ”).
- "ZIP" - الرمز البريدي حيث يجب إضافة جهة الاتصال إلى هذا العمود (العمود " ش 1 ”).
- "البريد الإلكتروني" - سيتم إدخال عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال في هذا الحقل (المربع " H1 ”).
الخطوة 4. أدخل معلومات الاتصال
بدءًا من العمود A من المربع 2 ، أدخل معلومات الاتصال لكل شخص تريد إضافته إلى أداة دمج البريد.
تأكد من دقة المعلومات التي تم إدخالها قبل المتابعة إلى الخطوة التالية
الخطوة 5. احفظ المستند
لحفظه:
- Windows - انقر فوق " ملف "، يختار " حفظ باسم "، نقرتين متتاليتين " هذا الكمبيوتر "، حدد موقع تخزين الملفات على الجانب الأيسر من النافذة ، واكتب اسم المستند في حقل" اسم الملف "، ثم انقر فوق" يحفظ ”.
- ماك - انقر فوق " ملف "، يختار " حفظ باسم … "، أدخل اسم المستند في حقل" حفظ باسم "، وحدد موقع التخزين بالنقر فوق مربع" المكان "وتحديد مجلد ، ثم انقر فوق" يحفظ ”.
- تذكر موقع حفظ الملف المحدد. ستحتاج بعد ذلك إلى تحديد موقع ورقة جهات اتصال Excel في ذلك الموقع.
الخطوة 6. أغلق نافذة Excel
انقر فوق الزر " X"في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة Excel (Windows) أو الدائرة الحمراء في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة (Mac). يمكنك الآن إنشاء ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word أو استخدامها.
جزء 2 من 3: استيراد جهات اتصال إلى Word
الخطوة 1. افتح برنامج Microsoft Word
يبدو رمز تطبيق Microsoft Word على شكل حرف "W" أبيض على خلفية زرقاء داكنة. كما هو الحال في Microsoft Excel ، سيتم عرض صفحة "جديد" بعد فتح البرنامج.
إذا كان لديك بالفعل مستند Microsoft Word تريد إضافة جهات اتصال من Excel إليه ، فستحتاج إلى النقر نقرًا مزدوجًا فوق المستند لفتحه. تخطي الخطوة التالية إذا كان لديك بالفعل مستند مخصص
الخطوة 2. انقر فوق مستند فارغ
إنه مربع أبيض في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة. بعد ذلك ، سيتم عرض مستند Microsoft Word فارغ.
الخطوة 3. انقر فوق علامة التبويب المراسلات
توجد علامة التبويب هذه أعلى نافذة Microsoft Word. بعد ذلك ، سيظهر شريط الأدوات أسفل صف علامات التبويب مباشرةً.
الخطوة 4. انقر فوق تحديد المستلمين
يوجد في قسم "بدء دمج المراسلات" من شريط الأدوات " المراسلات " بعد ذلك ، سيتم عرض قائمة منسدلة.
الخطوة 5. انقر فوق استخدام قائمة موجودة…
هذا الخيار موجود في القائمة المنسدلة. بعد ذلك ، ستفتح نافذة جديدة.
- إذا كنت تريد استخدام جهات الاتصال من Outlook ، فيمكنك تحديد الخيار " اختر من جهات اتصال Outlook "من القائمة المنسدلة.
- يمكنك أيضًا كتابة قائمة مؤقتة بمعلومات الاتصال في Word عن طريق تحديد " اكتب قائمة جديدة " هذه الميزة مفيدة عندما تحتاج فقط إلى إنشاء بعض معلومات الاتصال.
الخطوة 6. حدد ورقة جهات اتصال Microsoft Excel
على الجانب الأيسر من النافذة ، انقر فوق المجلد الذي يحتوي على ورقة جهات اتصال Excel. بعد ذلك ، انقر فوق ورقة Excel لتحديدها.
الخطوة 7. انقر فوق فتح
يوجد هذا الزر في الركن الأيمن السفلي من النافذة.
الخطوة 8. قم بتأكيد اختيارك
انقر فوق اسم ورقة Excel في النافذة المنبثقة ، ثم انقر فوق " نعم "الذي يقع تحت النافذة. سيتم تحديد ورقة Excel الخاصة بك كموقع مصدر جهة الاتصال.
تأكد من تحديد مربع الاختيار "يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس أعمدة" أسفل النافذة
الجزء 3 من 3: استخدام ميزة دمج المراسلات
الخطوة 1. انتقل إلى المكان أو النقطة التي تريد إدراج معلومات الاتصال بها
ابحث عن المكان الذي تريد إضافة معلومات الاتصال به (مثل رأس المستند) وانقر فوقه لوضع المؤشر.
الخطوة 2. انقر فوق إدراج حقل دمج
هذا الخيار موجود في قسم "كتابة وإدراج الحقول" من علامة التبويب ". المراسلات " بعد ذلك ، سيتم عرض قائمة منسدلة.
قد تحتاج إلى النقر فوق علامة التبويب " المراسلات "مرة أخرى قبل اتباع هذه الخطوة.
الخطوة 3. حدد نوع المعلومات
في القائمة المنسدلة ، انقر فوق اسم أحد عناوين أو عناوين المعلومات من مستند Excel لإدراجه في مستند Word.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إضافة علامة الاسم الأول لجهة اتصال ، فانقر على " الاسم الأول "في القائمة المنسدلة.
الخطوة 4. أضف معلومات أخرى إذا لزم الأمر
تتضمن هذه المعلومات العنوان واسم العائلة ورقم هاتف جهة الاتصال وما إلى ذلك.
الخطوة 5. انقر فوق "إنهاء ودمج"
يوجد في أقصى يمين شريط أدوات علامة التبويب. المراسلات بعد ذلك ، سيتم عرض قائمة منسدلة.
الخطوة 6. تحديد خيارات الدمج
انقر فوق أحد الخيارات التالية:
- “ تحرير المستندات الفردية "- سيفتح هذا الخيار كل مستند مستلم حتى تتمكن من إعادة ضبط المستند.
- “ طباعة المستندات … "- يتيح لك هذا الخيار طباعة نسخة من المستند لكل شخص مدرج في ورقة جهات الاتصال.
- “ إرسال رسائل بريد إلكتروني … "- يتيح لك هذا الخيار إرسال المستند كبريد إلكتروني. سيتم تحديد عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال كعنوان البريد الإلكتروني الوجهة.
الخطوة 7. اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة
قد يكون لديك نماذج إضافية لمراجعتها ، بناءً على الخيارات المحددة (على سبيل المثال ، إذا حددت " بريد الالكتروني "، فأنت بحاجة إلى إدخال عنوان والنقر على" نعم "). بعد ذلك ، تكتمل عملية دمج البريد.
