هناك العديد من الأحداث في الحياة التي تتطلب منك أن تطلب تمديد الوقت. ربما تحتاج إلى وقت للقيام بواجبك المنزلي ، أو تواجه مشكلة في إكمال مشاريع العمل في الوقت المحدد. في مثل هذه الأوقات ، يجب أن تكون قادرًا على كتابة رسالة تطلب تمديد الوقت بشكل فعال ومناسب. فكر في طلبك ، مثل كم من الوقت تحتاج ولماذا؟ بعد ذلك ، اكتب الرسالة بأسلوب رسمي وأرسلها باستخدام أداة تعقب للحفاظ على هدوئك.
خطوة
الطريقة 1 من 3: تجميع محتويات الرسالة
الخطوة 1. اكتب في أسرع وقت ممكن
بمجرد أن تعرف أنك بحاجة إلى تمديد ، قم بإعداد خطاب على الفور. يجب أن تمنح المستلم أكبر قدر ممكن من الوقت لاتخاذ قرار بشأن وضعك. تحتاج أيضًا إلى الظهور جاهزًا على الرغم من حقيقة أنك تطلب تعديل الجدول.
الخطوة الثانية. حدد مقدار الوقت الإضافي الذي تحتاجه
ضع في اعتبارك جميع العوامل وقدم طلبًا واقعيًا. إذا كان الوقت المطلوب قصيرًا جدًا ، فقد تضطر إلى طلب تمديد لاحقًا. كلما كان ذلك ممكنا ، لا ينبغي تفويت المواعيد النهائية. لذلك ، من الأفضل أن تكون حساباتك مبالغ فيها بعض الشيء.
- بناءً على الموقف ، قد ترغب في اعتبار هذه الرسالة جزءًا من المفاوضات. في هذه الحالة ، من الجيد أن تطلب مزيدًا من الوقت حتى يظل هناك مجال للتسوية وإيجاد حل وسط.
- قم بقياس سرعتك بناءً على تقدمك الحالي والجزء الذي لم يكتمل بعد. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مشروع استشاري لمدة ثلاثة أشهر ، فيجب أن تكون قادرًا على تقدير مقدار العمل الذي لا يزال غير مكتمل.
- اعلم أن مستلم الخطاب قد يكون لديه أيضًا حد زمني. ربما لديهم أيضًا موعد نهائي يجب تأجيله الآن. على سبيل المثال ، يتعين على المحاضرين عادةً إعطاء درجات منتصف الفصل الدراسي لأعضاء هيئة التدريس ويجب عليهم تحديد موعد تسليم مهام الطلاب وفقًا للموعد النهائي.
الخطوة 3. تعرف على القواعد
اعرف الموعد النهائي بالضبط قبل أن تطلب التعديل. لا تعطي انطباعًا بأنه لا يمكنك إدارة وقتك عن طريق طلب تمديد دون معرفة الوضع الحالي. على سبيل المثال ، تطلب منك بعض الوكالات الحكومية تقديم طلب في غضون 24 ساعة من الاتصال الأولي. إذا لم تتمكن من تحقيق ذلك ، فيمكنك القول إن الجدول الزمني ضيق للغاية.
الخطوة 4. ضمِّن تفسيراً معقولاً
أنت تكرس وقتًا لصياغة الرسالة ويأخذ المستلم الوقت أيضًا لقراءتها. لذا ، اجعل هذه الرسالة ذات مغزى. فكر في السبب الحقيقي الخاص بك ونقله بصدق إلى المتلقي. لا تكذب ولا تبالغ في الأسباب لأنك ستفقد نفسك.
- يمكن طرح سبب وجيه وهو الرغبة في العمل بدقة وحذر. على سبيل المثال ، إذا كنت تكمل مشروعًا يؤثر على سلامة عدد كبير من الأشخاص ، فإن ذكر هذه الحقيقة في شرحك سيفيدك.
- إذا كانت هناك عدة أسباب ، فاختر أفضلها. على سبيل المثال ، إذا قمت بتأجيل عرض عمل ، فقل أنك تريد إجراء بحث إضافي حول تكاليف الانتقال (إذا كان هذا صحيحًا) ، فلا تقل أنك تنتظر أيضًا عرضًا آخر.
الخطوة 5. قدم بعض التفاصيل المختارة
ستعطي التفاصيل لمسة من الأصالة والمهارة في الكتابة. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب إلى الحكومة أو مجموعة من الأشخاص لم تقابلهم شخصيًا من قبل.
- على سبيل المثال ، إذا توفي جدك قبل يومين من الموعد النهائي لمقالة الكلية ، فقد ترغب في وصف الحدث بأنه "حالة طوارئ عائلية" ، وليس مجرد "مسألة طارئة". ستحتاج أيضًا إلى ذكر رحيل جدك وبعض المعلومات حول رحلتك إلى الوطن.
- تحضير المستندات قبل تقديم الطلب. قد تحتاج إلى وصف طلبك السابق أو وظيفتك ، خاصة إذا كنت تتعامل مع الحكومة أو الهيئات الرسمية الأخرى. إن إظهار أنك اتبعت جميع خطوات العملية حتى هذه النقطة سيفيد حالتك.
الخطوة 6. اختر أسلوبًا ومحتوى إيجابيًا
لا أحد يريد قراءة رسالة تحتوي على شكوى. بدلًا من ذلك ، قم بوصف الحدث السلبي سريعًا ومستواه ، ثم انتقل إلى الحل الإيجابي الذي طلبته. على سبيل المثال ، إذا شعرت أن عرض راتبك الأولي منخفض جدًا ، يمكنك أن تكتب ، "أنا بحاجة إلى بعض الوقت للنظر في عرضك. ومع ذلك ، أشعر أن الراتب الأعلى يسمح لي بالعمل بكفاءة أكبر."
الخطوة 7. ابحث في الرسالة قبل إرسالها
خذ بضع دقائق لإعادة قراءة رسالتك قبل إرسالها. ابحث عن الأخطاء التحريرية والكتابية. قم بتشغيل برنامج تدقيق نحوي وإملائي على جهاز الكمبيوتر. اطلب من صديقك الموثوق بقراءته. لا تتسرع في هذه الخطوة أو تتخطىها لأنك إذا ارتكبت خطأً ، فسوف تصادفك على أنك مهمل وقد يؤثر ذلك على النتيجة النهائية.
الطريقة 2 من 3: اتباع قواعد كتابة الخطابات الرسمية
الخطوة 1. قم بإعداد قسم العنوان
يجب أن يكون التاريخ في الركن الأيمن العلوي من الصفحة. تخطي سطرًا واحدًا تحته ، ثم اكتب العنوان ، بمحاذاة اليمين أيضًا. بعد ذلك ، تخطي سطرًا آخر واكتب العنوان الكامل للمستلم ذي المحاذاة إلى اليسار.
إذا تم إرسال الطلب عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك حذف جزء التاريخ والعنوان والانتقال مباشرة إلى التحية. ومع ذلك ، تأكد من استخدام موضوع فعال وواضح. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل خطابًا إلى محاضر ، فاكتب الموضوع "طلب تمديد ورقة التاريخ الجاوي لـ Andi Widodo"
الخطوة الثانية: استخدم تحية رسمية وكاملة
ابدأ بـ "عزيزي". ثم اتبع بالعنوان والاسم. على سبيل المثال ، "عزيزي. السيد باسكورو "أو" عزيزي. السيدة دارماواتي ". في بعض الأحيان ، يتعين عليك أيضًا استخدام عنوان معقد ، مثل ، "عزيزي. الأستاذ عبد الرحمن "أو" عزيزي. رادين ويرانينغرات ".
- حتى إذا كنت تعرف المستلم بشكل غير رسمي ، فإن هذه الرسالة لا تزال طلبًا رسميًا ، لذا يجب أن يكون الأسلوب والمحتوى رسميًا. لا تكتب ، "مرحبًا يا دون" على سبيل المثال.
- حاول أن تجد شخصًا محددًا سيتلقى رسالتك. خلاف ذلك ، ستبدو رسالتك كحرف تنسيق. على سبيل المثال ، "عزيزي. Raden Wiraningrat "أفضل من" للمهتمين ".
الخطوة 3. استخدم تنسيق الفقرة القصيرة
يجب أن يتكون نص الرسالة من 1-3 فقرات فقط. في معظم الحالات ، يمكنك فتح سطرين أو سطرين ، وشرح الطلب في سطرين إلى أربعة أسطر ، والختام بـ 1-2 سطرين. إذا كان يجب عليك تطوير ما يصل إلى ثلاث فقرات كاملة ، فافصل بين المقدمة والجسم والخاتمة.
لفتح الرسالة ، يمكنك أن تقول ، "أنا أندي ويدودو ، طالب يحضر فصل التاريخ الجاوي الخاص بك كل صباح يوم اثنين في الغرفة III-C." هذا سوف يوقظ ذاكرة المحاضر ولن يضطر للبحث عن هويتك
الخطوة 4. انتبه إلى كلمات الخاتمة
لا تغفل أهمية الاستنتاجات القوية. استخدم هذه الجملة الأخيرة لإعادة صياغة حالتك (في سطر واحد) واشكر المستلم على الوقت. يمكنك أن تكتب ، "شكرًا لك على وقتك واهتمامك."
- أغلق الرسالة بتحية رسمية قبل اسمك. بعضها "مع خالص التقدير" أو "مع خالص التقدير" أو "مع كل الاحترام الواجب".
- إذا كنت بحاجة إلى رد خلال فترة زمنية معينة ، فقم بتضمين هذه المعلومات في النهاية. يمكنك وضعها في سطر الشكر. على سبيل المثال ، "شكرًا على اهتمامك وأتطلع إلى تلقي رد منك الأسبوع المقبل". عند كتابة هذا القسم ، حاول ألا تعطي انطباعًا بالضغط أو مطاردة المتلقي.
الخطوة 5. أدخل اسمك الكامل وتوقيعك
تحت تحية "مع خالص التقدير" ، اترك 3-4 أسطر فارغة. ثم اكتب الاسم الكامل بمحاذاة اليسار. استخدم السطر الفارغ لإضافة التوقيع الأصلي. إذا تم إرسال هذه الرسالة عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك حذف السطر الفارغ وكتابة الاسم فقط.
طريقة 3 من 3: إرسال الرسائل إلى المستلمين
الخطوة الأولى: قم بعمل نسخة من رسالتك أو احتفظ بها
بعد تدقيق المسودة وقبل إرسالها ، التقط صورة للرسالة (تم نقلها إلى ملف PDF) أو احفظ المسودة عبر الإنترنت أو قم بتصويرها. قد تحتاج إلى تدوين تاريخ التسليم إذا لم يكن هو نفسه تاريخ الرسالة. احتفظ بهذه النسخة في مكان آمن للملفات الشخصية.
الخطوة 2. الشحن عن طريق الشحن القياسية
خذ الرسالة إلى مكتب البريد أو سلمها للموظف أو ضعها في صندوق البريد. إذا كنت تريد تأكيدًا على استلام البريد ، فاطلب خدمة التتبع.
إذا تم إرسال الرسالة بالبريد ، فتأكد من طباعتها على طابعة عالية الجودة بحبر جيد. لا يتم قبول خطابات الطلب المكتوبة بخط اليد بشكل عام
الخطوة 3. أرسلها عبر البريد الإلكتروني
ربما تكون هذه هي أفضل طريقة لإرسال طلب لأنها لا تستغرق الكثير من الوقت وهي موثوقة للغاية. تأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم وقم بتضمين رقم التعريف الخاص بك ، إذا كان ذا صلة ، في الموضوع.
- يمكن للمستلم رؤية اليوم والوقت اللذين أرسلت فيهما البريد الإلكتروني. كن على علم بهذا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا بشكل متكرر في وقت متأخر من الليل.
- تأكد من أن بريدك الإلكتروني رسمي بالعنوان الذي تستخدمه. أرسل من حساب ذو مظهر احترافي. مثال على حساب بريد إلكتروني مناسب للعمل "[email protected]".
- إذا كنت ترسل خطابًا عبر الفاكس ، فتأكد من انتظار صفحة التأكيد التي تشير إلى أن رسالتك قد تم إرسالها واستلامها بنجاح.
الخطوة 4. قم بتقديم طلب عبر الهاتف بدلاً من الخطاب
إذا كان طلبك عاجلاً أو اقترب من اللحظة الأخيرة ، فقد يكون من الجيد أن تسأل شخصيًا عبر الهاتف. إذا كان الأمر كذلك ، التزم بموقف رسمي واذكر قضيتك بشكل متماسك.
نصائح
- حاول كتابة حرف من صفحة واحدة أو أقل. تبدو رسالة كهذه كاملة ، لكنها سهلة القراءة.
- اعرف ما إذا كان المستلم سيرسل ردًا ، مثل رسالة تأكيد.
تحذير
- وعد بشيء واقعي. لا تدع وقتك الإضافي ينفق في مهام إضافية.
- حقق أقصى استفادة من هذا الامتداد. لا تسمح لك بطلب التمديد مرة أخرى.
- تأكد من أنك قمت بتضمين جميع التنسيقات المطلوبة. تطلب منك بعض المنظمات استخدام تنسيق الخطاب الذي قاموا بتعريفه.
