كما يوحي الاسم ، فإن خطاب الرد هو خطاب يتم إجراؤه للرد على سؤال أو طلب شخص ما ، والذي يتم تسليمه بشكل عام أيضًا كتابيًا عن طريق الرسائل ، ويشيع استخدامه كوسيلة لتبادل المعلومات في عالم الأعمال. من أجل إنتاج خطاب الرد المثالي ، فإن أول ما عليك فعله هو مراجعة محتويات الرسالة التي تحتوي على السؤال أو الطلب الذي تلقيته. بعد ذلك ، ابحث عن أي معلومات إضافية لازمة للإجابة على الخطاب. بعد القيام بالأمرين ، ابدأ في كتابة خطاب رد بجمل مهذبة ومباشرة وواضحة وقادرة على الإجابة على جميع الأسئلة أو الطلبات المدرجة في الرسالة الأصلية. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن نبرة الجملة ودية وغنية بالمعلومات لضمان أن تكون الرسالة قادرة على تلبية رضا المستلم.
خطوة
الطريقة 1 من 3: مراجعة محتويات الرسالة الأصلية
الخطوة الأولى: تحديد المعلومات المطلوبة أو المشكوك فيها من قبل مرسل الخطاب
نظرًا لأن رسائل الرد موجودة لتوفير كل ما يحتاج المرسل إلى معرفته ، فخذ دائمًا الوقت الكافي لمراجعة محتويات الرسالة بعناية. على وجه الخصوص ، افهم حاجة مرسل الرسالة إلى معرفة المعلومات التي يمكنك تزويده بها.
- في بعض الأحيان ، يكون تحديد معنى الحرف ليس سهلاً مثل قلب راحة اليد ، خاصةً إذا كان أسلوب كتابة كاتب الرسالة غير واضح. لذلك ، خذ دائمًا الوقت الكافي لفهم احتياجات مرسل الرسالة قبل صياغة خطاب الرد.
- إذا لزم الأمر ، قم بتدوين بعض الأشياء المهمة التي تجدها في الرسالة لفهم نية المرسل بشكل أفضل. على وجه الخصوص ، لخص ما طلبه المرسل وصمم إجابتك على كل سؤال أو طلب.
الخطوة 2. تعرف على المزيد حول المعلومات التي يطلبها مرسل الخطاب
إذا طلب مرسل الرسالة معلومات تتعلق بشيء ما ، فمن المحتمل أنك تعرفه بالفعل ويمكنك الإجابة عليه على الفور ، أو العكس. إذا كنت لا تفهم المعلومات المطلوبة ، خذ أكبر وقت ممكن لجمع المعلومات قبل الرد على الرسالة.
على سبيل المثال ، قد يرغب مرسل الخطاب في تأكيد حالة طلب الوظيفة الخاص به في شركتك. إذا لم يكن تعيين موظف جديد مجال خبرتك ، فيرجى الاتصال بموظف من قسم الموارد البشرية للمساعدة في التحقق من حالة طلب المرسل قبل إرسال الرد
الخطوة 3. قم بإعادة توجيه الرسالة إلى شخص آخر أكثر قدرة على الإجابة على السؤال المطروح
خاصة في عالم الأعمال ، يرسل العملاء أحيانًا خطابًا إلى عنوان الشركة أو رقم الاتصال بالشركة الذي يجدونها على الإنترنت. لذلك ، إذا تلقيت خطابًا ولكنك تشعر أنك غير مؤهل للإجابة على الأسئلة الواردة فيه ، فيرجى إرساله إلى الشخص المناسب. افعل ذلك للتأكد من أن مرسل الرسالة يمكنه تلقي الرد الأكثر دقة وإفادة.
إذا استغرق الشخص وقتًا طويلاً للرد ، فحاول السماح للمرسل بمعرفة أنك قمت بإعادة توجيه الرسالة إلى شخص لديه قدرة أكبر على الإجابة على أسئلتهم. على الأقل ، يعرف مرسل الخطاب أن الرسالة التي أرسلها قد تم استلامها ومعالجتها
طريقة 2 من 3: تجميع الردود
الخطوة الأولى. وجّه الخطاب إلى الشخص الذي يطلب معلومات أو يطرح أسئلة في الرسالة الأصلية
ابدأ دائمًا حرفًا بتحية مهذبة ، مثل "عزيزي" ، متبوعًا باسم مستلم الرسالة ، بدلاً من استخدام جملة افتتاحية عامة بشكل مفرط ، مثل "إلى مستلم هذه الرسالة". بصرف النظر عن أن الجملة تبدو غير شخصية ، فإنها تنقل الانطباع بأن رسالة الرد تمت كتابتها بواسطة جهاز كمبيوتر. لذلك ، قم دائمًا بتحية المستلم بالاسم لإظهار أن خطاب الرد الخاص بك قد تمت كتابته بعناية وتقدير كبيرين.
- إذا كنت لا تعرف مرسل الرسالة شخصيًا ، فيرجى استخدام التحية السيد أو السيدة متبوعة باسمه الأخير. ومع ذلك ، إذا كان لمرسل الرسالة عنوان محدد ، فاستخدم هذا العنوان بدلاً من السيد أو السيدة.
- إذا كنت لا تعرف حقًا مرسل الرسالة أو لا تعرف الجنس ، فاستخدم اسمه الأول فقط.
- بشكل عام ، يمكنك استخدام اسم المرسل المدرج في الحرف الأصلي. على سبيل المثال ، إذا كان مرسل الرسالة يسرد الاسم "د. جونسون "في رسالته ، يرجى فتح خطاب الرد الخاص بك مع التحية ،" عزيزي. دكتور. جونسون ".
الخطوة الثانية: أشر إلى أن هذه الرسالة تمت كتابتها ردًا على الرسالة الأصلية التي أرسلها
في بداية الرسالة ، لا تنس أن تنقل الغرض من رسالتك للقارئ ، وهو الرد على الرسالة. بهذه الطريقة ، سيعرف مستلم الخطاب أن الرسالة قد تمت قراءتها ومعالجتها ، بالإضافة إلى النية الكامنة وراء الرسالة التي أرسلتها.
- تعتبر الجملة البسيطة ، "هذه الرسالة ردًا على الرسالة التي أرسلتها في 13 يونيو" مثالية لفتح خطاب الرد.
- إذا لم تكن أنت مستلم الحرف الأول ، فقم بتوفير هوية الشخص الذي أعطاك الرسالة. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "قام أحد موظفي خدمة العملاء لدينا ، ميشيل هاريس ، بإعادة توجيه الرسالة التي أرسلتها إلي."
الخطوة الثالثة. أجب على الفور عن أسئلة المرسل
بعد كتابة التحية ، انتقل على الفور إلى قلب الرسالة. في قلب الرسالة ، قم بالرد على أي أسئلة و / أو شكاوى مدرجة في الرسالة الأصلية بشكل كامل قدر الإمكان. تأكد من عدم تفويت أي شيء حتى يشعر متلقي الرسالة بالرضا عند قراءتها.
- في إجابتك ، كرر بإيجاز محتويات الرسالة الأصلية. على سبيل المثال ، قد تقول ، "ردًا على استفسارك بشأن الموظفين في شركتنا الذين لديهم اتصال مباشر بوسائل الإعلام ، نود إبلاغك بأن اسم الموظف هو جانيت والترز. هذا هو عنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه ".
- للإجابة على الأسئلة الأطول ، استخدم نظام الترقيم للإجابة على كل سؤال بشكل أكثر تحديدًا. إلى جانب كونها أسهل في القراءة ، ستجعل هذه الطريقة القارئ أكثر رضا لأنهم يشعرون أن جميع الأسئلة قد تمت الإجابة عليها بالتفصيل.
- قدم معلومات كاملة قدر الإمكان في جمل ليست طويلة جدًا. بشكل عام ، يمكن القول أن الإجابة عن سؤال واحد في بضع جمل قصيرة هي استجابة جيدة.
الخطوة 4. كن صريحًا بشأن أي طلبات لا يمكنك تلبيتها
في بعض الأحيان ، هناك أسئلة لا يمكنك الإجابة عليها أو طلبات لا يمكنك تلبيتها. عند مواجهة مثل هذا الموقف ، يجب دائمًا الرد بصدق. بمعنى آخر ، لا تستخدم الجمل المعقدة فقط لقمع الآراء السلبية لمرسل الرسالة. صدقني ، فإن مرسل الرسالة سيقدر كثيرًا الرد المباشر والواضح. والأهم من ذلك ، تأكد من نقل المعلومات دائمًا بأدب وأن يسبقها اعتذار حتى لا يشعر مرسل الرسالة بالإهانة.
- استخدم دائمًا نبرة حازمة ولكن متفهمة عند رفض طلب من مرسل الخطاب. على سبيل المثال ، قد تقول ، "للأسف ، لا يمكننا الموافقة على طلبك. في الوقت الحالي ، ليست لدينا المعلومات التي تحتاجها ولا يمكننا إخبارك بموعد توفرها ".
- إذا كنت تشعر بأنك قادر على تقديم معلومات أكثر تفصيلاً ، فحاول أن تقول ، "قبل الإجابة على سؤالك ، هناك بعض الأشياء التي أحتاج إلى تأكيدها أولاً. إذا سمح الوقت ، يرجى تقديم تاريخ تقديم طلبك ، إلى جانب اسم الضابط الذي اتصلت به. بعد انتهاء عملية التأكيد ، سأتواصل معك على الفور ".
الخطوة 5. شكرا لك على الرسالة المرسلة
بغض النظر عما إذا كنت قادرًا على الموافقة على طلب أو الإجابة على سؤال خطاب أم لا ، أظهر دائمًا تقديرك من خلال شكره أو شكرها. أعط انطباعًا بأنك تقدر اهتمامهم وتريد الحفاظ على علاقة إيجابية معهم.
يفضل بعض الأشخاص فتح رسالتهم مع الشكر. مكان الخطاب ليس مهمًا حقًا. الأهم من ذلك ، تأكد من نطقه عند نقطة واحدة
الخطوة 6. أنهِ الخطاب بكتابة اسمك الكامل والمسمى الوظيفي
أغلق الخطاب بتحية ختامية رسمية مثل "مع خالص التقدير" متبوعة باسمك الكامل. إذا كان الخطاب مخصصًا لأغراض تجارية ، فقم أيضًا بإدراج منصبك تحت اسمك الكامل.
سواء كان ذلك في خطاب مكتوب أو مكتوب يدويًا ، اترك دائمًا مساحة لتوقيعك بعد تضمين اسمك بالكامل. ومع ذلك ، إذا تم إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني ، فيكفي عمومًا تضمين اسمك بالكامل بدون توقيع
الخطوة السابعة: أعد قراءة نص خطاب الرد الخاص بك للتأكد من الإجابة على جميع الأسئلة
تذكر أن متلقي الرسالة يمكن أن يغضب أو يحبط إذا تلقى ردًا لا يجيب على سؤاله. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الاستياء يخاطر بإرسال خطاب متابعة له وينتهي به الأمر إضافة إلى وظيفتك! لضمان إرضاء القارئ ، تأكد من إجابتك على جميع الأسئلة أو الطلبات بشكل كامل قدر الإمكان. قبل الإرسال ، أعد قراءة رسالتك للتأكد من عدم تفويت أي طلبات أو أسئلة.
إذا لزم الأمر ، اطلب المساعدة من صديق أو زميل في العمل لقراءة الرسالة. اطلب منهم على وجه الخصوص وضع أنفسهم في مكان المستلم وقياس مدى رضاهم بعد قراءة رسالتك
طريقة 3 من 3: استخدام نغمة احترافية
الخطوة 1. استخدم تنسيق خطاب عمل قياسي
فهم الأنواع المختلفة لخطابات الرد المستخدمة كوسيلة من وسائل الاتصال التجاري. بعد ذلك ، اتبع أي تنسيق تعتقد أنه الأنسب لكتابة خطاب استجابة يبدو احترافيًا.
- في الزاوية العلوية اليسرى من الرسالة ، اكتب اسمك والمسمى الوظيفي واسم الشركة (إن أمكن) وعنوان شركتك. أدناه ، قم بتضمين تاريخ كتابة الخطاب متبوعًا بالاسم الكامل وعنوان مستلم الرسالة.
- إذا كنت تريد كتابة خطاب استجابة ، فاستخدم دائمًا هامش 2.5 سم على كل جانب من الورقة. تأكد أيضًا من كتابة الحرف بمسافة واحدة بين السطور ومسافتين بين الفقرات.
- إذا تمت كتابة خطاب الرد بدلاً من كتابته يدويًا ، فاستخدم دائمًا الخط القياسي وتنسيق الكتابة 12 نقطة. ومع ذلك ، إذا تمت كتابة الرسالة يدويًا ، فتأكد من أن خط اليد المستخدم أنيق وسهل القراءة.
الخطوة الثانية: أعط انطباعًا بأن الطلب أو السؤال المرسل يجعلك سعيدًا
هذه الطريقة إلزامية بشكل خاص لرجال الأعمال أو مقدمي الخدمات المستندة إلى العملاء. تذكر ، الزبون ملك. هذا يعني أنه يجب عليك إظهار التقدير للوقت والفكر الذي وضعوه في كتابة الرسالة. لذلك ، لا تنس أن تشكرهم على طلباتهم أو أسئلتهم ، واستخدم دائمًا جمل دافئة وودية في رسائل الرد.
- جملة بسيطة مثل ، "شكرًا لك على الاتصال بنا. نحن نقدر حقًا تعليقاتك ، "يمكن أن تغير بشكل كبير نبرة الخطاب في اتجاه أكثر إيجابية! لذلك ، حاول أن تجعل من المعتاد تضمين مثل هذه العبارات دائمًا في رسائل الرد الخاصة بك.
- لا تعطي انطباعًا أن طلبه أو سؤاله يزعجك ويزعجك. صدقني ، من الأفضل أن تكون ودودًا أكثر من اللازم من أن تجعل المتلقي يعتقد أنك غاضب منه أو مستاء منه.
الخطوة 3. ليست هناك حاجة لكتابة خطاب طويل جدًا حتى يتمكن مستلم الرسالة من قراءته بسرعة
نقدر وقت الفراغ! لا ترسل خطابًا من 3 صفحات إذا كان في الواقع يمكن الرد على السؤال أو الطلب في فقرة واحدة. لذلك ، قدم الردود المناسبة ، ثم أرسل الخطاب على الفور. لا تضف معلومات أخرى لا يحتاج حقًا إلى معرفتها.
- هذه الطريقة مهمة للتنفيذ ، خاصة إذا كان خطاب الرد يهدف إلى الإجابة على أسئلة العملاء أو زملائك في العمل. بالطبع ، أنت لا تريد إحباط العميل من خلال الاضطرار إلى قضاء ساعات في قراءة رد كان يجب خفضه إلى النصف ، أليس كذلك؟
- من ناحية أخرى ، لا تكتب باختصار لدرجة أنك لن تتمكن من الإجابة على الطلب أو السؤال المدرج في الرسالة الأصلية. إذا كان السؤال بحاجة إلى إجابة مع شرح مطول ، فلا تتردد في تقديمه. الأهم من ذلك ، تأكد من أن جميع المعلومات المقدمة مهمة حقًا لكي يعرفها القراء.
الخطوة الرابعة: اكتب بأوضح صورة ممكنة حتى يتمكن متلقي الرسالة من فهم إجابتك
لا تستخدم الجمل الطويلة جدًا أو المعقدة! بدلاً من ذلك ، اكتب باستخدام إملاء واضح ومباشر وليس لديه القدرة على إرباك القارئ. كلما كانت كتابتك أقصر وأكثر كثافة ، كانت النتائج أفضل.
تخيل أن مستلم الرسالة ليس لديه الوقت الكافي لقراءة محتويات رسالتك بالتفصيل. حتى لو قام فقط بمسح محتويات الرسالة ، فهل سيكون قادرًا على فهم ما تقصده؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتصحيح الأسلوب الذي تستخدمه لتوضيح وجهة نظرك
الخطوة 5. تجنب استخدام المصطلحات الفنية والمصطلحات الفنية التي يصعب على القراء فهمها
يجب تلبية هذا الجانب لتعظيم مستوى سهولة القراءة ووضوح محتويات رسالتك. لذلك ، إذا لم يكن مستلم الخطاب محترفًا قادرًا على فهم المصطلحات الفنية ، فلا تستخدمه. بدلاً من ذلك ، حاول استبدال المصطلحات أو المصطلحات الفنية بألفاظ أخرى يمكن حتى للأشخاص العاديين فهمها.
لتعديل خطاب ، اطرح السؤال التالي: "هل يمكن لشخص لا يفهم عملي فهم موضوع رسالتي؟" إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتغيير اللغة المستخدمة في الرسالة حتى يتمكن معظم الناس من فهمها. في الواقع ، إنها طريقة فعالة لتقليل استخدام المصطلحات التقنية في رسائلك
الخطوة 6. أعد قراءة نص رسالتك
لتجنب أخطاء الكتابة التي يمكن أن تجعل رسالتك تبدو أقل احترافية ، لا تنس إعادة قراءة الرسالة وتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية والتنسيقية والتدفق. صدقني ، مجرد أخذ بضع دقائق للتحقق من محتويات الرسالة يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في جعل الرسالة تبدو أكثر احترافًا.
- لا تعتمد فقط على برنامج كمبيوتر للتحقق من وجود أخطاء في بريدك. بشكل عام ، هذه البرامج قادرة فقط على اكتشاف الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم ، وليس الأخطاء النحوية. لذلك ، أعد قراءة كل كلمة مكتوبة في رسالتك للعثور على الأخطاء التي لا يستطيع الكمبيوتر اكتشافها.
- إذا كان محتوى رسالتك مهمًا جدًا ، مثل عندما يتم توجيه رسالة إلى شريك تجاري ، فاطلب من شخص آخر قراءتها أيضًا. في بعض الأحيان ، يمكن لأشخاص آخرين اكتشاف أخطاء لم تكن على دراية بها من قبل.
