بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل فيه ، فإن شكر عملائك هو طريقة مؤكدة لتعزيز العلاقات والحفاظ على عودتهم. يجب أن تكون كل رسالة شكر تكتبها فريدة من نوعها ، ولا توجد أمثلة دقيقة ، ولكن هناك إرشادات يمكن أن تساعدك في الوصول إلى هذه النقطة. إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة خطاب شكر كتعبير عن التقدير للعميل ، فاستمر في قراءة هذا المقال.
خطوة
جزء 1 من 3: تأليف الرسائل
الخطوة الأولى. اكتب اسم العميل بشكل صحيح في قسم الافتتاح
تكشف العديد من الدراسات أن معظم الرسائل الموجهة للعملاء غير فعالة إذا لم تتم كتابة اسم العميل بشكل صحيح. تأكد من كتابة اسم العميل أعلى خطاب الشكر وفقًا للتهجئة التي كتبها العميل لاسمه.
الخطوة الثانية. حدد سبب كتابة رسالة الشكر
اجعلها واضحة قدر الإمكان. من الجيد أن تقول شيئًا عامًا مثل "شكرًا لك على التسوق" ولكن من الأفضل ذكر ما اشتراه العميل وكيف تم توصيله. هذا يذكر العملاء بعلاقتهم الفريدة مع متجرك.
- هذه فرصتك لأشكرك بصدق. لا بأس من إضافة بعض الاقتباسات حول محادثاتك مع العملاء.
- حاول قدر الإمكان عدم تكرار نفس الشيء في كل حرف أو سيجعله يبدو وكأنه شكر أرسلته إلى الجميع.
الخطوة 3. ضمّن أسئلة التعليقات
رسائل الشكر هي طريقة رائعة لطرح أسئلة التعليقات للتأكد من أن العملاء يشعرون أنهم قد خدموا بشكل جيد. غالبًا ما يحافظ التعامل الجيد مع المتابعة على عودة العملاء وهذا مفيد لعملك. لا تحتاج إلى المبالغة في رد الفعل تجاه هذا ، ولكن الاهتمام باحتياجات العملاء هو جزء مهم من الخدمة.
- عبر عن توقعاتك بأن العملاء سيرغبون في البضائع المشتراة ، وأنت مستعد للخدمة إذا كانت لديهم أسئلة أو شكاوى.
- اسأل عما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لجعل العميل يشعر بمزيد من الرضا.
الخطوة 4. قم بتضمين العلامة التجارية للمنتج الخاص بك
من الأفضل أن تتم طباعة اسم شركتك أو شعارها أو غيرها من المعلومات المتعلقة بعلامتك التجارية على القرطاسية. هذا مفيد في إعطاء صورة جيدة لعملك.
- إذا كنت تكتب ملاحظة شكر على بطاقة ، فتأكد من ذكر اسم متجرك.
- في حالة استخدام قرطاسية الشركة مع طباعة شعار الشركة بوضوح ، فلا داعي لذكر اسم متجرك في الرسالة.
- إذا تم إرسال الشكر عبر البريد الإلكتروني ، فيجب تضمين اسم الشركة وشعارها تحت توقيعك.
الخطوة 5. اختر الترحيب الختامي الصحيح
يجب أن يتماشى هذا القسم مع العلاقة التي تربطك بعملائك والانطباع الذي تريد أن تتركه لعملك. على سبيل المثال ، أحيانًا ما تكون كلمة "صدق" رسمية للغاية بحيث لا يمكن استبدالها بـ "تحيات" أو غيرها من التعبيرات غير الرسمية المناسبة. غالبًا ما يتم أيضًا استخدام التحيات الختامية الأخرى ذات الطابع الشخصي ولكنها شائعة الاستخدام في عالم الأعمال.
الخطوة 6. وقّع الخطاب يدويًا
حاول دائمًا وضع توقيع على كل حرف. عادة ما تجد الشركات الكبيرة صعوبة في عرض الرسائل التي تبدو شخصية. حتى التوقيع الذي يتم إنشاؤه بواسطة الكمبيوتر لا يزال أفضل من الاسم المكتوب ، لأنه يجعل الأمر يبدو كما لو أن الرسالة تم إرسالها شخصيًا.
جزء 2 من 3: استخدام النمط الصحيح
الخطوة الأولى: لا تنجذب إلى إبراز منتجك مرة أخرى
أنت تكتب لشكر العميل على التسوق معك ، لذلك ليست هناك حاجة للترويج بعد الآن. افترض أنك نجحت في هذا. اجعل العملاء يشعرون بأنهم جزء من الشركة.
- عبارات مثل "نأمل أن تتسوق مرة أخرى في المستقبل القريب" كلها شائعة جدًا ؛ من الأفضل التخلص من هذا التعبير. لا تقل شيئًا لن تقوله لأصدقائك.
- لا تذكر مزايا السلع أو الجداول الترويجية أو الأشياء الأخرى التي تشبه الإعلانات.
الخطوة الثانية. أرسل الخطاب باستخدام طابع بريدي
حتى إذا كنت ترسل مئات الرسائل ، فمن الأفضل عدم استخدام طوابع الاشتراك. سيُعلم العميل أنك أرسلت الكثير من رسائل الشكر ، وستجعله يشعر بأنه أقل تميزًا. الحقيقة هي أن خطاب الشكر الخاص بك يمكن أن ينتهي به المطاف في كومة من الرسائل غير الملحوظة.
الخطوة الثالثة. اكتب العنوان بخط اليد كلما أمكن ذلك
مرة أخرى ، كلما كنت شخصيًا في خطاب الشكر الخاص بك ، كان الانطباع الأفضل الذي ستتركه. إذا كنت لا تستطيع كتابتها بنفسك ، اطلب من شخص آخر أن يكتبها. حتى إذا لم تقم بتدوين العنوان ، فسوف ينبهر العملاء بخط اليد.
الخطوة 4. قم بتضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بك وكن منفتحًا على التواصل
تأكد من إدراج رقم هاتفك وعنوانك في البريد ، ودعوة العملاء للاتصال إذا كانت لديهم أي أسئلة. إذا اتصلوا بك ، فاستعد للرد عليهم على الفور.
جزء 3 من 3: استخدام التنسيق الصحيح
الخطوة 1. اكتب الرسالة باليد
تبدو طباعة خطاب بتنسيق قياسي بمثابة إرسال كتيب إلى العميل. بدلاً من جعل العملاء يشعرون بالتميز والتقدير ، فإنه يفعل العكس ويجعل الناس يشعرون بالضيق. ضع في اعتبارك عمل ملاحظة شكر شخصية مكتوبة بخط اليد.
- إذا كان لديك الكثير من ملاحظات الشكر لكتابتها ، فاطلب من الموظفين المساعدة. هذا حقا يساعد في توفير الوقت.
- إذا لم تتمكن من تحضير تحية مكتوبة بخط اليد ، فستحتاج إلى إيجاد طريقة لجعل الرسالة أكثر خصوصية. يجب على الأقل تضمين اسم العميل وتوقيعك الحقيقي في كل حرف.
- في بعض الحالات ، لا بأس في إرسال ملاحظة شكر عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إرسال خطاب. يمكن القيام بذلك إذا كانت لديك علاقة جيدة مع العميل. المفتاح هو التأكد من كتابة البريد الإلكتروني بشكل شخصي وصادق. إذا كانت هناك فرصة لتفسير بريدك الإلكتروني على أنه إعلان ، فمن الأفضل إرساله يدويًا.
الخطوة الثانية: اختر ورقة حروف جيدة لكتابة ملاحظة شكر عليها
يمكن استخدام كل من بطاقات المعايدة وورق الرسائل لكتابة ملاحظات الشكر في بيئة العمل. إذا كان لديك القليل لتكتب عنه ، فإن بطاقة التهنئة الرائعة المتوفرة على نطاق واسع في متاجر القرطاسية يمكن أن تجعل عملائك يشعرون بأنهم مميزون. خلاف ذلك ، استخدم ورقًا سميكًا لطيفًا يحمل شعار شركتك على الورق ذي الرأسية.
- تجنب الأنواع المعتادة من الورق لكتابة ملاحظات الشكر.
- اختر بطاقة ترحيب مناسبة لأي حدث عمل. إذا كان عملك فريدًا وغير رسمي ، فلا بأس من استخدام البطاقات الملونة التي تعكس روح شركتك. لا تختر بطاقات تحتوي على صور أو رسائل شخصية للغاية.
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك إرسال هدية
إذا كنت ترغب في تقديم المزيد من التقدير ، يمكنك إرسال هدية مع تحية صغيرة. لا يجب القيام بذلك دائمًا ، ولكن يمكن توفيره لعملاء مميزين. يجب أن تكون الهدايا صغيرة ومفيدة. قدم عنصرًا يمثل شركتك أو شيئًا غير مرتبط تمامًا ولكنه مناسب.
- الهدايا الصغيرة مثل الإشارات المرجعية أو المغناطيس أو الحلوى أو القمصان أو شهادات الهدايا.
- تتراوح الجوائز بين 250.000 روبية إندونيسية و 500.000 روبية إندونيسية. يرجى ملاحظة أن بعض الشركات لديها الآن قاعدة عدم تقديم الهدايا.
