يحتاج معظم الآباء إلى الاتصال بمعلم أطفالهم مرة واحدة على الأقل في العام الدراسي لأسباب متنوعة ، من طلب الإجازة بسبب المرض أو حتى مناقشة مشاكل الطفل. يستخدم معظم المعلمين البريد الإلكتروني ، مما يجعل عملية المراسلات أسهل وأسرع ، ولكن يمكنك أيضًا كتابة الرسائل أو الملاحظات. باستخدام الخطاب الصحيح أو البريد الإلكتروني الصحيح ، يمكنك إنشاء اتصال مفتوح وقوي مع معلم طفلك.
خطوة
الطريقة 1 من 2: إرسال بريد إلكتروني
الخطوة 1. تعرف على وقت إرسال بريد إلكتروني
هناك عدة أسباب وراء رغبتك في الاتصال بمعلم طفلك ، بدءًا من المقدمات وحتى مناقشة الأمور الأكثر جدية. فيما يلي بعض الأسباب الشائعة للاتصال بمعلم طفلك:
- عرّف عن نفسك عندما تنتقل ، أو عندما يبدأ طفلك في الدراسة في مدرسة جديدة.
- ناقش المشكلة.
- اسأل عن عمل الطفل أو تقدمه.
- اطلب اللقاء.
- إبلاغ المعلم بمشكلة خاصة ، مثل احتياجات الطفل الخاصة أو المشاكل الأسرية.
- اطلب الإذن عندما يتغيب الطفل بسبب مرض أو احتياجات أخرى.
الخطوة 2. اجمع المعلومات التي تحتاجها لكتابة رسالة بريد إلكتروني كاملة واحترافية إلى المعلم
ستجعل المعلومات الكاملة الاتصال أكثر كفاءة ، وتظهر أنك تحترم المعلم وتتعامل مع القضايا التي تمت مناقشتها على محمل الجد.
- اسأل طفلك عن اسم المعلم ، أو ابحث عن اسم المعلم على موقع المدرسة.
- جهز نسخًا من المستندات الضرورية ، مثل تشخيص الطبيب ووثائق إيداع الطفل إذا كان لطفلك احتياجات خاصة.
الخطوة 3. قم بإنشاء مسودة أولى للبريد الإلكتروني باستخدام المعلومات التي جمعتها
تتيح لك المسودات وصف مشكلتك بشكل كامل. عند الانتهاء ، أعد قراءة مسودتك ، ثم قم بتحريرها إذا لزم الأمر.
- تجنب كتابة عنوان بريدك الإلكتروني في الحقل "إلى" ، حتى لا ترسل عن طريق الخطأ مسودة بريد إلكتروني.
- اجعل مسودتك قصيرة ومختصرة قدر الإمكان.
- اكتب رسائل البريد الإلكتروني بنبرة شخصية ومهذبة ومهنية.
- عرفنى بنفسك. اذكر اسم طفلك ، واشرح سبب كتابة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، "عزيزتي السيدة ياسمين ، اسمي روس ، وأنا والد Upin و Ipin. أكتب هذه الرسالة لأنني أدرك أن Upin يواجه صعوبة في متابعة الرياضيات."
- اجعل جوهر الرسالة من 1-3 فقرات طويلة ، مع توضيح المشكلة التي تريد حلها. قد ترغب أيضًا في السؤال عن طرق دعم طفلك بشكل بناء.
- أغلق البريد الإلكتروني بقول "شكرًا لك" ، وقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك لمزيد من الاستشارة. على سبيل المثال ، "شكرًا لك على اهتمامك. يمكن للمدرس الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني أو +628123456789. آمل أن يتم حل مشكلة Upin قريبًا بمساعدتك."
الخطوة 4. اجعل رسالة البريد الإلكتروني إيجابية
عند كتابة مسودة ، حافظ على نغمة بريدك الإلكتروني إيجابية قدر الإمكان. قد تغضب سريعًا عند التعامل مع مشاكل طفلك ، لكن الحفاظ على لهجة إيجابية واستباقية في رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يفتح حوارًا مفتوحًا ومثمرًا مع معلم طفلك.
- تجنب استخدام لغة اتهامية من معلم طفلك.
- استخدم كلمات مثل "احصل عليه" و "تعاون" و "تحدث".
- استخدم صفات مثل "إيجابي" و "استباقي".
- قم بتوصيل الكلمات بعبارات مثل "وفقًا لأوبين ، لديه صعوبة في تعلم الرياضيات. نريد أن نعرف كيفية تغيير ذلك ، وكيف يمكننا مساعدة المعلم على تحسين قدرات Upin."
الخطوة 5. كن صادقًا عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني
الأطفال مخلوقات صادقة ، وقد تخرج الأكاذيب في رسالتك من لسان طفلك. اكتب البريد الإلكتروني بأمانة قدر الإمكان ، لكن حافظ على أسلوب احترافي للبريد الإلكتروني.
اذهب مباشرة إلى لب الموضوع. على سبيل المثال ، "يجب أن أعمل في متحف ، وأريد اصطحاب ابني للدراسة. هل هناك أي واجبات منزلية يجب أن ينهيها قبل أن يعود إلى المدرسة يوم الجمعة؟"
الخطوة 6. أعد قراءة بريدك الإلكتروني وحرره
بعد كتابة مسودة أولية للبريد الإلكتروني ، فكر في محتوى ونبرة البريد الإلكتروني ، ثم قم بتحرير البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر. يتيح لك تحرير البريد الإلكتروني إضافة أو إزالة نص البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى البحث عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والنحوية.
- تأكد من أن البريد الإلكتروني المنقح يحتوي على تحية صادقة واستباقية ونص خطاب وختام.
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ للمساعدة في اكتشاف الأخطاء أو العبارات التي قد تبدو وكأنها لوم.
- ضع في اعتبارك الاستعانة بشريك أو صديق أو خبير تعليمي لقراءة رسالتك. قد يكون الشخص الذي تطلب المساعدة قادرًا على اقتراح جعل رسالتك أقوى أو أكثر احترافًا.
الخطوة 7. بعد تحرير المسودة ، اكتب رسالة ختامية ودية ومهنية وتحية لجعل معلم طفلك أكثر تقبلاً للرسالة
كما تمهد الرسائل الختامية والتحية الودية الطريق لرد بنّاء.
- اكتب تحياتي باسم كنية معلم طفلك. على سبيل المثال ، "ياسمين سيدتي" ، متبوعة بفاصلة.
- تجنب استخدام الاسم الأول للمعلم ، ما لم يكن المعلم قد التقى بالفعل وعرض عليه الاتصال به باسمه الأول.
- أغلق كلمة "تحياتي" ، متبوعة بفاصلة. قد ترغب أيضًا في كتابة "نأمل أن تحظى هذه الرسالة باهتمامك سيدتي ، شكرًا لك" ، لتتوقع ردًا من معلم طفلك.
- اذكر اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
الخطوة الثامنة. أرفق الوثائق المناسبة ، بناءً على بريدك الإلكتروني ، للرجوع إلى معلم طفلك
ستساعد المراجع مدرس طفلك على فهم مشكلتك.
قم بإعداد ملف مرجعي بتنسيق سهل الفتح
الخطوة 9. اكتب عنوان البريد الإلكتروني للمدرس لإرسال البريد الإلكتروني إليه
تحقق من موقع مدرسة طفلك على الويب للتأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الأطراف المهتمة الأخرى ، مثل الأزواج أو غيرهم من المعلمين المعتمدين.
- ضع في اعتبارك تضمين نفسك في نسخة مخفية الوجهة للتأكد من تسليم البريد الإلكتروني.
الخطوة العاشرة: قم بتحرير المسودة النهائية للبريد الإلكتروني عن طريق قراءة المسودة مرة أخرى قبل الإرسال
سيؤدي التحرير إلى تجنب نسيان معلومات معينة أو أخطاء في البريد الإلكتروني.
الخطوة 11. امنح معلم طفلك وقتًا للرد
المعلمون كائنات مشغولة ، لذلك قد لا يتمكنون دائمًا من الرد أو الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الفور. انتظر بعض الوقت قبل معاودة الاتصال بالمعلم.
- اكتب التاريخ إذا كنت بحاجة إلى إجابة سريعة.
- أعد إرسال الخطاب أو البريد الإلكتروني إذا لم يتم الرد على بريدك الإلكتروني بعد أسبوع.
طريقة 2 من 2: إرسال رسائل مكتوبة
الخطوة 1. اعرف متى ترسل خطابًا مكتوبًا
تعتبر الرسائل المكتوبة شخصية أكثر من رسائل البريد الإلكتروني ، وهي ضرورية في بعض الحالات. قد ترغب في إرسال خطاب مكتوب عندما:
- أن أقول شكرا.
- قدم نفسك بإيجاز.
- اطلب الإذن عندما يكون طفلك مريضًا أو غير قادر على الذهاب إلى المدرسة.
الخطوة الثانية: اكتب الخطاب بدقة قدر الإمكان ليقرأه معلم طفلك
تأكد من أن خط يدك سهل القراءة.
- إذا كانت كتابتك سيئة ، فاكتب ببطء ، حتى تكون كتابتك أوضح.
- تجنب الكتابة باستخدام أقلام الرصاص أو الأقلام التي تتلاشى بسهولة. يفضل استخدام قلم حبر جاف.
- ضع في اعتبارك الصياغة على جهاز كمبيوتر ، ثم اكتب رسالتك يدويًا. تتيح لك المسودات التفكير فيما تريد كتابته بشكل أكثر وضوحًا.
- إذا رغبت في ذلك ، اكتب الحرف على الكمبيوتر ، واطبعه ، ثم وقّع على الرسالة.
الخطوة 3. اكتب رسالتك
إذا اخترت كتابة الحرف يدويًا ، فاتبع نفس العملية مثل كتابة البريد الإلكتروني في الخطوة السابقة. ومع ذلك ، إذا لم يكن الشيء الذي تريد التحدث عنه خطيرًا للغاية ، مثل رسالة شكر ، فلن تحتاج إلى كتابة مسودة عدة مرات.
- استخدم أدوات مكتبية جيدة إذا كان لديك واحدة. لكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاستخدم ورقًا نظيفًا وغير مجعد.
- اكتب التاريخ على الرسالة.
- اكتب تحية تحت التاريخ ، على سبيل المثال "آنسة ياسمين" متبوعة بفاصلة.
- استخدم نفس العناصر كعناصر البريد الإلكتروني في الخطوة السابقة ، وتأكد من أن رسالتك قصيرة وموجزة. على سبيل المثال ، "الآنسة ياسمين ، أنا روس ، والدة Upin و Ipin. شكرًا لك على مساعدة Upin في فهم الرياضيات. بعد المدرسة ، غالبًا ما تسأل السيدة Jasmin عن الأسئلة التي لا تفهمها. إذا كان هناك أي شيء يمكنني مساعدته Upin فهم أفضل. ، واسمحوا لي أن أعرف. شكرا لك روس."
- وقع على رسالتك ، ثم اكتب اسمك إذا لزم الأمر.
الخطوة الرابعة: تحقق من رسالتك قبل إرسالها لمنع الأخطاء أو المعلومات المفقودة أو الحبر الباهت والأجزاء غير المقروءة
أعد كتابة الرسالة إذا وجدت خطأ فادحًا
الخطوة 5. إرسال الرسالة
يمكنك إرسال خطاب بعدة طرق ، اعتمادًا على شكلي الخطاب أو الإلحاح ، على سبيل المثال:
- طريق البريد. تأكد من ذكر اسم المعلم في الرسالة ، وقم بتضمين عنوان المدرسة في رسالتك.
- أرسلها بنفسي. أرسل رسالتك الخاصة إلى المدرسة. سيقوم موظفو المدرسة بتسليمها إلى معلم طفلك.
- من خلال طفلك. يمكنك أيضًا ترك رسالة لطفلك ، لكنه قد ينسى إعطائها. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك وضع الحرف في الزي المدرسي لطفلك.
