إذا شعرت بالإرهاق من المهام اليومية ، فإن وجود جدول زمني سيساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية وكفاءة وتنظيمًا. جرب استخدام دفتر ملاحظات أو مخطط أو تطبيق لإدارة وقتك والتزم بالطريقة التي تعتقد أنها تعمل بشكل أفضل. تأكد من تحديد نتائج واقعية وإعطاء الأولوية للتوازن بين المسؤولية ووقت الفراغ. للبقاء على المسار الصحيح ، اجعل الجدولة جزءًا من روتينك وكافئ نفسك كلما تمكنت من تحديد مهمة في قائمة مهامك.
خطوة
جزء 1 من 3: عمل جدول
الخطوة الأولى. سجل الوقت الذي تقوم فيه بالأنشطة الروتينية
احتفظ بسجل للوقت الذي تستعد فيه في الصباح ، وقم بغسل ملابسك في الصباح ، واذهب للتسوق ، وقم بالرد على البريد الإلكتروني ، وقم بالأعمال المنزلية ، وأكمل المهام الروتينية الأخرى. قم بالمرور عليها لمدة أسبوع وقم بتدوينها في دفتر ملاحظات أو ورقة عمل أو تطبيق المفكرة.
- من خلال تتبع روتينك لمدة أسبوع كامل ، ستتمكن من تقدير الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لمهام معينة.
- ربما ستجد طريقة لتكون أكثر إنتاجية. على سبيل المثال ، قد تجد أنك قضيت 10 ساعات في لعب إحدى ألعاب الفيديو وينبغي أن تقضي وقتًا أطول في المذاكرة.
الخطوة 2. حاول إنشاء جدول باستخدام مجموعة متنوعة من الأدوات ، من أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى جداول الأعمال إلى التطبيقات
استفد من مجموعة متنوعة من الأساليب الرقمية أو المكتوبة بخط اليد عند إعداد جدول زمني لأول مرة. إذا كنت تريد البدء بورقة فارغة ، فاستخدم دفتر ملاحظات أو تطبيق Notepad. إذا كنت تريد استخدام ورقة تتضمن خانة التاريخ والوقت ، فاستخدم جدول أعمال أو تطبيق تقويم.
- اختر الطريقة التي تناسبك. إذا كنت لا تحب الورق ، فاستخدم تطبيقًا رقميًا. إذا كانت الكتابة اليدوية تساعدك في الحفاظ على تركيزك ، فاستخدم قلم رصاص ودفتر ملاحظات.
- ستعرف ما الذي يعجبك وما لا يعجبك عند استخدام الجدول. عندما تجد الطريقة الصحيحة ، استمر في استخدامها. اجمع كل مهامك في مكان واحد فقط ، سواء كان ذلك في دفتر ملاحظات أو مهام أو تطبيق.
الخطوة 3. اكتب التاريخ واليوم إذا لزم الأمر
إذا لم يكن التاريخ واليوم متاحين على جهازك ، فما عليك سوى كتابتهما في أعلى صفحة الجدول الزمني. استخدم صفحة واحدة لمدة يوم واحد فقط حتى تتمكن من التركيز على المهمة الحالية. قم بتدوين ملاحظات إضافية إذا لزم الأمر.
- سيساعدك سرد الأيام في جدولك الزمني على تتبع الأنشطة التي تحدث في يوم معين ، مثل دروس الموسيقى يومي الاثنين والأربعاء.
- إذا كنت تستخدم دفتر ملاحظات عاديًا ، فاستفد من الصفحة اليسرى لترتيب الجدول ثم اكتب أولوياتك اليومية والملاحظات الأخرى على الصفحة اليمنى.
الخطوة 4. أدخل الأنشطة المحددة أولاً
تشكل الدروس والاجتماعات المنتظمة والمهام المحددة الأخرى مخطط جدولك الزمني. ابدأ بملء عمود نشاط ثابت مثل "08.30 - مقدمة في علم النفس" أو "16.00 - فصل اليوغا".
- إذا كنت تستخدم دفتر ملاحظات أو ورقة عمل فارغة ، فضع فترة زمنية على يسار الصفحة باستخدام فاصل زمني كل 30 دقيقة. هذه الطريقة ستكون مفيدة للغاية. امنح كل فترة زمنية بحيث يكون هناك مساحة كافية لإضافة ملاحظات ضمن مهمة ما.
- إذا كنت تستخدم تطبيق جدول أعمال أو جدول زمني ، فعادة ما يكون هناك فترة زمنية متاحة.
جزء 2 من 3: التوقيت
الخطوة الأولى: قم بعمل قائمة مهام على ورقة منفصلة
من السهل تضمين المهام الروتينية ، لكن تنظيم الوقت المتبقي ليس كذلك. ابدأ بكتابة كل ما تحتاج لإكماله على ورقة فارغة أو على مستند جديد على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أشر إلى أولوية المهمة بكتابة رقم أو حرف بجوار المهمة.
- على سبيل المثال ، اكتب 1 (أو A) بجوار أهم المهام ، هذه هي المهام التي ستحتاج إلى تضمينها أولاً في جدولك. اكتب 2 (أو B) بجوار المهام ذات الأولوية المتوسطة ، و 3 (أو C) للمهام ذات الأولوية المنخفضة.
- عند كتابة مهمة في جدولك ، يمكنك وضع علامة على مستوى الأولوية بجوارها أو ببساطة إضافة علامة النجمة أو علامة التعجب بجوار المهام ذات الأولوية القصوى.
- إذا كنت تخطط لمدة أسبوع ، فاستخدم قائمة مهام أسبوعية. اكتب مهمة يومية إذا كنت تريد عمل جدول ليوم واحد.
الخطوة الثانية. جدولة أهم مهامك في الأوقات التي تشعر فيها أنك أكثر إنتاجية
ابدأ في ملء جدولك بأهم المهام. قدر الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة لإكمالها ، وجدول المهام ذات الأولوية القصوى للأوقات التي تكون فيها أكثر نشاطًا وخالية من الإلهاء. لتمييز المهام ذات الأولوية القصوى ، قم بإضافة علامة النجمة أو التسطير أو التمييز باستخدام أداة التمييز.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تشعر بأنك أكثر إنتاجية في الصباح ، فقم بجدولة مشروعات مهمة قبل الغداء. يمكن تنظيم الملفات وحذف رسائل البريد الإلكتروني لاحقًا.
- حاول عمل تقدير زمني معقول. لا تحاول تحديد وقت لواجبك المنزلي أو الاجتماع مع عميل قصير جدًا ، لنقل 30 دقيقة ، عندما تعلم أن ساعة واحدة يجب أن تكون ساعة.
- بعد إدخال أهم المهام ، حان الوقت للقيام بمهام أبسط ، مثل الغسيل أو التسوق.
الخطوة الثالثة. قم بتضمين التفاصيل التي تساعدك على تذكر ما يجب القيام به
عند إدخال مهمة ، قم بتضمين معلومات محددة حتى تتمكن من تذكر معنى المهمة. إذا كنت تدون ملاحظات موجزة فقط ، مثل "الاجتماع" أو "البحث عن البيانات" ، فستجد صعوبة في تذكر ما تعنيه.
- إذا كان يجب عليك حضور اجتماع ، فقم أيضًا بتضمين الوقت والموقع والمشاركين في الاجتماع. يمكنك أيضًا إضافة نقاط إلى مهام الاجتماع.
- تذكر ، ليس عليك كتابة مقال كامل لكل مهمة. فقط أدخل التفاصيل المطلوبة حتى لا تشعر بالارتباك أثناء قراءتها.
الخطوة 4. اكتب وقتي البدء والانتهاء لكل مهمة
بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها للجدولة أو التطبيقات أو المفكرة ، فإن تدوين أوقات البدء والانتهاء سيساعدك في الحفاظ على جميع أنشطة اليوم في الموعد المحدد. سيكون لديك فكرة عما سيكون عليه يومك غدًا وأين ستكون في أي وقت.
- على سبيل المثال ، ربما يتعين عليك تقديم نظرة عامة من الساعة 9:30 إلى الساعة 10:30 ، وتلقي دروسًا من الساعة 11:00 إلى الساعة 12:30 ، وتناول الغداء في الساعة 12:30 ، وحضور الاجتماعات من الساعة 13:00 إلى الساعة 13:45.
- تذكر دائمًا ضبط الوقت المقدر بشكل معقول. انتبه للملاحظات التي تدونها أثناء تتبع الماضي لتتمكن من تقدير المدة التي ستستغرقها لإكمال المهمة بدقة.
الخطوة 5. خصص وقتًا للمرح والأسرة والاسترخاء
لا يمكنك أن تكون منتجًا طوال الوقت. لذا ، خصص وقتًا للأشخاص الذين تحبهم ، واستمتع بالخارج. إذا كنت من النوع الذي غالبًا ما ينسى الراحة ، فمن المهم تضمين تذكيرات للاسترخاء والمتعة.
على سبيل المثال ، أدخل إدخالات مثل ، "الثلاثاء ، 6:30 مساءً - العشاء مع السيدة راراس وتانايا (إنهاء العمل 5:45 مساءً!)" أو "السبت ، 12:00 مساءً - اصطحب الشفق إلى المتنزه."
الخطوة 6. اترك 25٪ من وقتك خاملاً
ستواجه صعوبة في تحسين جدولك إذا ملأته بمهام متعددة بالتسلسل. والأفضل من ذلك ، خذ الوقت الكافي للتعامل مع أي مقاطعات أو تأخيرات. يعد التباعد لمدة 15 دقيقة على الأقل بين كل مهمة طريقة رائعة لإكمال أي تغييرات زمنية في خطتك.
- إذا كان عليك الذهاب إلى مكان ما ، فعليك دائمًا إضافة 10-15 دقيقة (أو حتى أكثر ، حسب المكان الذي تعيش فيه) فقط في حالة تعثرك في حركة المرور.
- حتى لو لم تتأخر أو لم تكن هناك عوامل تشتت ، يمكنك استخدام الوقت الزائد للراحة أو ممارسة الرياضة أو حتى القيام بمهام إضافية.
جزء 3 من 3: الالتزام بالجدول
الخطوة 1. ضع جدولك الزمني في نفس الوقت كل يوم
إذا قمت بتعيين جدول زمني في وقت محدد ، فسيصبح هذا النشاط جزءًا من روتينك اليومي. يمكنك التحقق من قائمة المهام الخاصة بك أثناء تناول قهوة الصباح أو في الليلة السابقة. عليك فقط أن تجعل جدولة الأنشطة عادة يومية.
قد يكون من الأسهل التخطيط لجدول أسبوعي في ليلة الأحد ، ثم إجراء التعديلات وإعداد جدول يومي كل مساء أو صباح
الخطوة 2. احفظ جدولك حيث يمكنك رؤيته
سواء كان ذلك في دفتر ملاحظاتك أو المهام أو التطبيق ، تأكد دائمًا من سهولة التنقل في جدولك الزمني. إذا كنت نادراً ما تلمس جدولك الزمني ، فستجد صعوبة في الالتزام بهدف التوقيت هذا.
- إذا كنت تستخدم التطبيق ، فقم بتثبيت حسابك ومزامنته مع جميع الأجهزة الإلكترونية التي تستخدمها. حاول استخدام جهاز كمبيوتر سطح المكتب أو أداة الشاشة الرئيسية لتثبيت المهام بالشاشة الرئيسية لجهاز إلكتروني.
- سيكون تثبيت السبورة أو التقويم في مساحة العمل مفيدًا جدًا. اكتب معلومات سهلة الفهم في لمحة سريعة مثل التواريخ المهمة والأهداف الأسبوعية.
الخطوة 3. حدد المهام المكتملة لتحفيزك
الأمر بسيط ، وضع علامة بجانب مهمة مكتملة يعد أمرًا ممتعًا للغاية. إن إعطاء هذه العلامات سيجلب لك بعض الرضا لأنك تمكنت من تحقيق تقدم مع محاولتك أن تظل مسؤولاً.
لا داعي للذعر إذا فشلت في إكمال جميع المهام. إذا حدث شيء غير متوقع ، فراجع الجدول واجعله أولوية في اليوم التالي
الخطوة 4. كافئ نفسك عندما تكمل جميع المهام
عندما تكون هناك مكافأة متوقعة ، يكون إنجاز المهام أسهل ، خاصة المهام المملة. على سبيل المثال ، إذا كان يومك مليئًا بالعروض التقديمية والاجتماعات والمواعيد النهائية ، كافئ نفسك باستراحة إضافية أو بوظة أو بعض المكافآت البسيطة الأخرى.
بالإضافة إلى هدية صغيرة كاحتفال بإنجاز مهمة ، قم بإعداد هدية كبيرة لنفسك بعد يوم حافل. استمتع بمزيد من الوقت في حوض الاستحمام أو ممارسة ألعاب الفيديو أو مشاهدة الأفلام أو القيام بنشاط مفضل
الخطوة 5. استخدم تطبيقات الإنتاجية لمنع مصادر التشتيت
إذا كنت تميل إلى تصفح الويب أو الوصول إلى الوسائط الاجتماعية ، فقم بتنزيل تطبيق مثل StayFocused أو Focusbar. تحظر هذه الأنواع من التطبيقات مواقع الويب التي تنبثق وتشتت انتباهك في الأوقات التي تخصصها للعمل.
سيكون الأمر أكثر فائدة إذا احتفظت بهاتفك في جيبك أو حقيبتك بدلاً من وضعه على مكتبك. وبهذه الطريقة ، لا يزال بإمكانك استخدامها متى احتجت إليها ، ولكن خالية نسبيًا من الإلهاء عن طريق إبقائها بعيدة عن الأنظار
الخطوة 6. حدد فترات راحة منتظمة لتجنب الإرهاق
الجدول الزمني الضيق بدون فترات راحة سيشعر بالتعب وربما يؤدي إلى التسويف. من الواضح أنه لا يمكنك بذل قصارى جهدك إذا تعاملت مع نفسك بهذه الطريقة. خذ إجازة حتى يصبح العمل أكثر سهولة مع إنعاش الجسم والعقل.
- على سبيل المثال ، يعد الاستفادة من عطلة نهاية الأسبوع لإكمال الأمور المنزلية المختلفة أمرًا جيدًا. ومع ذلك ، إذا جزت العشب ، وقم بغسل الملابس وتنظيف المنزل يوم السبت ، حدد يوم الأحد لمزيد من الراحة.
- كل ليلة ، حدد وقتًا للاسترخاء لمدة ساعة إلى ساعتين قبل النوم. استخدم هذا الوقت لقراءة كتاب ترفيهي ، أو النقع في حوض الاستحمام ، أو الاستماع إلى الموسيقى الهادئة.
نصائح
- قم بتنظيم جميع مهامك وفقًا لجدول واحد فقط ، سواء في Notepad أو المهام أو التطبيق. سوف تشعر بالارتباك إذا كانت المهام المختلفة موزعة على جداول مختلفة.
- كن مرنًا واكتب بالقلم الرصاص وراجع جدولك حسب الحاجة. لا داعي للذعر عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة.
- استفد من الوقت المتبقي. بدلاً من الذهاب إلى وسائل التواصل الاجتماعي لقضاء 15 دقيقة قبل الاجتماع ، حاول القيام بمهامك اليومية على أقساط. يمكنك أيضًا استخدام هذا الوقت لتناول الأطعمة الصحية أو التمدد أو المشي السريع.
- قم بتضمين عوامل الإلهاء المحتملة في جدولك ، ولكن ابذل قصارى جهدك للتغلب عليها. إذا قام شخص ما بزيارتك في العمل أو احتجت إلى رفع الهاتف ، قل "عذرًا ، يمكنني الدردشة لمدة دقيقة فقط" أو "شكرًا على السؤال ، لكنني آسف ، سأتمكن من الإجابة عن ذلك لاحقًا."
- لا تتأخر! ستستمر المهام في التراكم إذا واصلت تجاهلها وسيصبح جدولك الزمني أكثر وأكثر صعوبة في العمل.
- إذا كنت لا تستطيع العمل في الموعد المحدد ، فلا تحبط. قم بتغييره قليلاً وفقًا لظروفك وحاول التمسك به قدر الإمكان.
