يزداد سوق العمل تنافسية يومًا بعد يوم. لتكون قادرًا على التنافس على وظائف جديدة ، سيكون الحصول على توصيات إيجابية وجديرة بالثناء من أصحاب العمل / أصحاب العمل السابقين هو الدعم الأكثر قيمة. إذا كنت ترغب في تقديم مرجع إيجابي للموظف ، فيجب أن تفكر مليًا في كيفية تمثيل هذا الشخص. من خلال التفكير في ما ستقوله أو تكتبه لهذا الشخص وتمثيله بأكثر الطرق إيجابية واحترافية ، يمكنك مساعدة موظف أو شخص آخر في الحصول على وظيفة أحلامهم.
خطوة
طريقة 1 من 2: الكتابة
الخطوة 1. تقديم خطاب مرجعي إيجابي
إذا جاء إليك موظف وطلب خطاب مرجعي ، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو النظر في الطلب. إذا كانت لديك تجربة جيدة مع الموظف ويمكنك تقديم دعم إيجابي لزيادة فرصه في الحصول على وظيفة ، فقم بتقديم خطاب مرجعي إيجابي.
- لا تعرض تقديم خطاب مرجعي إذا كنت لا تستطيع كتابة شيء إيجابي. لا تدع ذلك يقضي على فرصك في الحصول على وظيفة.
- اقبل طلبات كتابة المراجع فقط إذا كنت قد عملت مع الموظف لفترة أطول. سيكون من الصعب عليك الحكم على قدرات الشخص وعمله في غضون بضعة أشهر فقط.
- تأكد من أنك الشخص المناسب لتقديم مرجع. قد تضطر إلى إعادة التحقق من سياسة الشركة بشأن الإحالات.
الخطوة 2. اجمع المعلومات التي يمكنك كتابتها للحصول على خطاب مرجعي
اطلب من الموظف معلومات عن الوظيفة التي يتقدم لها وأي بيانات أخرى ذات صلة يجب أن تعرفها بما في ذلك سيرته الذاتية. يجب عليك أيضًا جمع المعلومات المتعلقة بعمل الموظف ، مثل تقييمات الأداء.
- إذا قررت كتابة خطاب مرجعي لشخص ما ، فاطلب معلومات حول الوظيفة التي يتقدم لها ، وأحدث سيرته الذاتية ، ومعلومات أخرى حول ما يعتقد أنه قد قدمه لشركة أو مشروع معين وكيف كان سوف يفيد وظيفته الجديدة.
- ضع في اعتبارك قراءة المراسلات بينك وبين الموظف لتتمكن من تقييم الاحترافية وكيفية عملها. يمكنك أيضًا استخدام تقييم الأداء لهذا الغرض.
الخطوة 3. قم بصياغة الخطاب الأولي
قبل إعطاء إشارة إيجابية لموظف أو زميل سابق ، استخدم المعلومات التي جمعتها لصياغة الخطاب الأولي. تساعد هذه الخطوة في التأكد من أن الخطاب المرجعي الذي تكتبه إيجابي وشامل.
- يجب أن تكون الرسائل المرجعية من صفحة أو صفحتين. إذا كتبت لفترة أطول ، فقد لا يقرأ أصحاب العمل المحتملون الأمر بالكامل وقد يفوتهم معلومات مهمة عن المرشح.
- يجب أن تكون المقدمة مختصرة وأن تتضمن اسم الموظف والوظيفة التي يتقدم لها وما إذا كنت ستوصي به للوظيفة. على سبيل المثال ، قد تكتب "يسعدني أن أوصي أمير بريامبودو بمنصب مدير العلامة التجارية. لقد قدم أمير بريامبودو مساهمة كبيرة لشركتنا ، وأعتقد أنه سيكون رصيدًا قيمًا لفريقك ".
- يمكن أن يتكون نص الرسالة من 1-3 فقرات ويجب أن يصف المدة التي عرفت فيها الموظف ، وبأي صفة عملت معه ، ووصف مهاراته وإبرازها ، وشرح كيف سيساهم في صاحب العمل المحتمل. يجب عليك تقديم أدلة قابلة للتنفيذ وأسباب تجعل الموظف هو أفضل مرشح للوظيفة.
- يمكنك أيضًا وصف شخصية الموظف في نص الرسالة ، ولكن يجب أن تكون حريصًا على عدم تضمين المعلومات الشخصية ، التي لا تثير الشك في أصحاب العمل المحتملين فحسب ، بل إنها غير قانونية أيضًا.
- يجب أن تغلق الخطاب بفقرة قصيرة وموجزة توصي بها بشدة الشخص ، وتعرض المساعدة إذا كان لدى صاحب العمل المحتمل أي أسئلة. على سبيل المثال ، "بناءً على خبرتي في العمل مع أمير بريامبودو ، أوصي به لمنصب مدير العلامة التجارية في Brand Management، Inc. إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فيرجى الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف."
الخطوة 4. استخدم كلمات إيجابية وقابلة للتنفيذ
عند الصياغة ثم المراجعة ، تأكد من استخدام لغة إيجابية وقابلة للتنفيذ عند وصف المرشحين. يمكن أن يساعد هذا الإجراء أصحاب العمل المحتملين في الحصول على فكرة عن المرشح ويمكن أن يمثل أيضًا صورة ذاتية أكثر إيجابية.
- استخدم كلمات مثل التعاون والتعاون والتشجيع.
- استخدم أسماء مثل لاعب الفريق والأصل والمسؤولية.
- استخدم صفات مثل موثوق ، ذكي ، ودود ، وحازم.
- يمكنك تجميع هذه الكلمات معًا في جمل مثل "أنا وأمير نتعاون في مشروع تسويقي وهو أحد الأصول المهمة في الحصول على عملاء جدد. إنه لاعب فريق ودود ومسؤول للغاية وسوف يكون له تأثير إيجابي على شركتك ".
الخطوة 5. كن صريحا ولا تبالغ
أنت ترغب في ترقية أفضل مرشح ممكن مع الحفاظ على الصدق بشأن مؤهلاته. هناك خط رفيع بين الصدق والمبالغة ويجب أن تتجنبها حتى لا يشك أصحاب العمل المحتملون في أن رسالتك كتبت بطريقة غير شريفة.
ليس عليك أن تقول إن الشخص هو الأفضل أو الأعظم ، ما لم يكن كذلك. بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك أن تكتب شيئًا مثل "أمير هو أحد زملاء العمل الأكثر مسؤولية وودًا ، وقد استمتعت بالعمل معه". عند تقييم المهارات والقدرات الفنية لشخص ما ، قد تكتب شيئًا مثل "أمير من بين أفضل 5٪ من مديري العلامات التجارية الذين عملت معهم"
الخطوة 6. مراجعة وتحرير الخطاب المرجعي
بعد الانتهاء من المسودة الأولية للرسالة ، قم بإجراء مراجعات على النص لتقويته وفحص المجالات التي تتطلب مزيدًا من التطوير. تتيح لك هذه الخطوة تعديل الحرف للعثور على أخطاء إملائية أو علامات ترقيم أو نحوية.
- تأكد من أن المسودة المنقحة تحتوي على عنصر تمهيدي مناسب وجسم وخاتمة صادقة وتحتوي على مفردات إيجابية وتعطي أفضل صورة عن المرشح.
- ضع في اعتبارك قراءة الرسالة بصوت عالٍ لسماع أي أخطاء وتأكد من أنها تبدو احترافية.
- تأكد من أن المعلومات التي تقدمها في الرسالة مناسبة للوظيفة الجديدة.
الخطوة 7. نسّق رسالتك
قبل إرسال خطاب مرجعي ، يجب عليك استخدام التنسيق الصحيح. يمكن أن تساعد هذه الخطوة في ضمان أن يأخذ أصحاب العمل المحتملون خطاب التوصية الخاص بك على محمل الجد.
- تأكد من طباعة الخطاب على ورق يحمل رأسية الشركة.
- في السطر الأول ، اكتب التاريخ.
- تحت التاريخ ، اكتب عنوان صاحب العمل المحتمل. توجيه الخطاب إلى مشرف المرشح أو قسم الموارد البشرية.
- قم بتضمين عنوان الاتصال الخاص بك أدناه المعلومات حول صاحب العمل المحتمل.
- بعد التحية ، تأكد من توقيع الحرف بالحبر الأسود وطباعة اسمك تحته. يمكنك تضمين المسمى الوظيفي والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف إذا كنت تريد.
الخطوة 8. قم بإجراء فحص الأحرف مرة أخرى
قبل إرسال خطاب مرجعي ، اقرأ النص للمرة الأخيرة. تضمن هذه الخطوة عدم ارتكاب أي أخطاء أو تفويت معلومات مهمة.
طريقة 2 من 2: تقديم المرجع اللفظي
الخطوة 1. تحقق من سياسة الشركة فيما يتعلق بالمراجع الشفهية
تسمح بعض الشركات للموظفين فقط بتقديم المعلومات الأساسية مثل سنوات الخدمة. قد يسمح لك البعض بتقديم مراجع مكتوبة. يمكن أن يساعدك التأكد من اتباع سياسة الشركة بشأن المراجع في تقديم أفضل المراجع الشفهية.
الخطوة 2. وافق على طلبات المراجع الشفهية
إذا طلب منك موظف أو زميل تقديم مرجع ، فتأكد من أخذ الطلب في ضوء إيجابي. إذا كانت لديك خبرة جيدة مع الموظف ، فوافق على طلبه لتوفير مراجع لأصحاب العمل المحتملين.
- لا تعرض تقديم مرجع إذا كنت لا تستطيع قول أي شيء إيجابي عن الموظف. لا تدع ذلك يفسد فرصك في الحصول على الوظيفة.
- امنح الموافقة على التحدث إلى صاحب العمل المحتمل إذا كنت قد عملت معه لبعض الوقت. قد تواجه مشكلة في الإجابة عن أسئلة حول الموظف أو شرح مهاراته إذا كنت تعرفه منذ بضعة أشهر فقط.
- تأكد من أنك الشخص المناسب لتقديم مرجع. قد تحتاج إلى مراجعة رئيسك أو سياسة الشركة حول الإحالات.
الخطوة الثالثة: اطلب معلومات عن الموظف لاستخدامها كمواد مرجعية
قد تحتاج أيضًا إلى معلومات أساسية من الموظف فيما يتعلق بالوظيفة التي يتقدم لها وغيرها من البيانات ذات الصلة التي يجب أن تعرفها.
- اطلب معلومات حول الوظيفة التي يتقدم المرشح لها وسيرة ذاتية محدثة. قد تحتاج إلى معرفة ما يعتقده حول المساهمة التي قدمها للشركة والمشاريع التي يعمل عليها وكيف سيساهم في مكان عمله الجديد.
- يجب عليك جمع أي معلومات تتعلق بعمل الموظف ، مثل تقييم الأداء.
- ضع في اعتبارك إعادة قراءة مراسلاتك مع الموظف لتقييم مستواه المهني وعمله. يمكنك أيضًا استخدام تقييم الأداء لهذا الغرض.
الخطوة 4. جدولة محادثة هاتفية
يتم تقديم معظم المراجع الهاتفية عبر الهاتف وستحتاج إلى تحديد وقت مناسب للتحدث مع صاحب العمل المحتمل للمرشح. يمكن أن يضمن تخصيص قدر معين من الوقت للحديث عن المرشح أنه يمكنك تقديم مرجع شامل ومهني وإيجابي.
- اطلب من المرشح تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك إلى صاحب العمل المحتمل أو اطلب البيانات ذات الصلة حول من يجب الاتصال به في الشركة الجديدة.
- تأكد من جدولة المحادثة عندما تشعر بالراحة ولست في عجلة من أمرك لحضور اجتماع.
الخطوة 5. قم بتدوين ملاحظات لمراجع الهاتف
بعد تحديد الجدول الزمني للمحادثات وجمع المعلومات ذات الصلة ، قم بتدوين ملاحظة صغيرة عن المرشح. يمكن أن تساعد هذه الخطوة في ضمان عدم نسيان المعلومات المهمة حول مهارات المرشح أو سلوكه أثناء المحادثة.
نظرًا لأنك لا تعرف الأسئلة التي قد يطرحها صاحب العمل المحتمل ، فتأكد من تدوين ملاحظات حول جوانب مختلفة من المرشح بما في ذلك كيف تعرفت عليه وإلى متى وبأي صفة عملت بها وتقييم مهاراته
الخطوة 6. أجب على جميع الأسئلة بشكل كامل وصادق
غالبًا ما تتطلب المراجع الشفهية الإجابة على الأسئلة التي يطرحها أصحاب العمل المحتملون. يمكن أن يساعد إعداد الملاحظات والإجابة على الأسئلة التفصيلية والصادقة المرشحين في الحصول على الوظيفة.
- تأكد من عدم المبالغة في تقدير مؤهلات الشخص. ليس عليك أن تقول إنه أعظم شخص في العالم "، ولكن يمكنك أن تقول بموضوعية" إنه أحد أفضل الزملاء / الموظفين لدينا على الإطلاق."
- يرجى أن تضع في اعتبارك أن أي شك في إجابتك سيعطي انطباعًا بأنك غير أمين.
الخطوة 7. استخدم الكلمات والجمل الإيجابية والوصفية
عندما تجيب على سؤال صاحب عمل محتمل ، تأكد من استخدام الكلمات التي تجعل المرشح يبدو جذابًا. هذا الإجراء سيجعل المرشح يبدو متفوقًا على المرشحين الآخرين.
- يمكنك أيضًا استخدام مجموعة متنوعة من الأفعال والأسماء والصفات لوصف المرشح. كلما أوضح وصفك ، زادت احتمالية مساعدة أصحاب العمل المحتملين على اتخاذ قرار مستنير.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول أشياء مثل "يمتلك أمير بريامبودو القدرة على حل المشكلات بطريقة إبداعية للغاية" أو "يمكنه توصيل أفكاره بوضوح".
- تأكد من تقديم معلومات حول المهارات التي سيحتاجها المرشح في وظيفته الجديدة.
الخطوة 8. تجنب الموضوعات الشخصية
تحدث فقط عن الأشياء التي تتعلق بأداء المرشح ، مثل مهارات القيادة الفائقة أو القدرة على حل النزاعات بين زملاء العمل. لا تتحدث عن حياتك الشخصية لأن ذلك سيجعلها تبدو أقل احترافًا لأصحاب العمل المحتملين.
- لا تناقش أي شيء شخصي بما في ذلك الدين أو الحالة الاجتماعية أو العمر أو الصحة.
- قد يؤدي تقديم المعلومات الشخصية إلى تعريض فرص المرشح في الحصول على وظيفة للخطر. قد يكون هذا غير قانوني ، اعتمادًا على نوع المعلومات التي تكشف عنها.
الخطوة 9. قم بإنهاء المرجع اللفظي
أكمل المرجع الشفهي عبر الهاتف بمجرد إجابتك على جميع أسئلة صاحب العمل المحتمل. يمكنك طرح الأسئلة إذا شعرت أنه ضروري أو إذا كان بإمكانك تقديم مزيد من الشرح عن المرشح. تأكد من شكر صاحب العمل المحتمل وعرض تقديم مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر.
