الفاتورة هي قائمة أسعار السلع المباعة أو الخدمات المقدمة. يتيح لك Microsoft Word إنشاء فواتير باستخدام القوالب الموجودة أو باستخدام التصميم الخاص بك. ترشدك الخطوات أدناه إلى إنشاء فواتير في Word 2003 و 2007 و 2010.
خطوة
الطريقة الأولى من 1: تنزيل القوالب الجاهزة
الخطوة 1. قم بإنشاء مستند جديد
على الرغم من أن النموذج الجاهز ليس مستندًا جديدًا ، فابدأ في إعداد الفواتير كما لو كنت تنشئ مستندًا جديدًا.
- في Word 2003 ، حدد "جديد" من القائمة ملف.
- في الإصدار Word 2007 ، انقر على زر Office في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة ، ثم حدد "جديد" من قائمة "ملف".
- في Word 2010 ، انقر فوق علامة التبويب ملف ، ثم حدد الخيار الجديد من قائمة الخيارات الموجودة على يسار النافذة.
- لا تنقر فوق شريط الأدوات الجديد في Word 2003 أو الزر "جديد" في شريط أدوات الوصول السريع في Word 2007/2010. يسمح لك الزر فقط بإنشاء مستند جديد باستخدام القالب Normal.dot أو Normal.dotx. استخدم هذه الطريقة إذا كنت تريد إنشاء فاتورة من مستند فارغ.
الخطوة 2. ابحث عن النموذج الذي تريده
- في Word 2003 و 2007 ، حدد الفواتير من خيار "قوالب Office المتوفرة" الموجود على يسار جزء المهام "مستند جديد". حدد نوع النموذج من القائمة الموجودة في النافذة الوسطى ، ثم حدد أحد نماذج الفواتير التي تظهر.
- في Word 2010 ، حدد الفواتير من قسم قوالب Office المتوفرة في قوالب Office.com. انقر نقرًا مزدوجًا فوق مجلد النموذج الذي تريد إنشاءه ، ثم حدد أحد قوالب الفوترة التي تظهر.
الخطوة الثالثة. قم بتنزيل النموذج بالنقر فوق الزر "تنزيل" في منتصف الشاشة
بعد ذلك ، يمكنك إجراء تغييرات على الفاتورة ، بالمعلومات المتوفرة في أسفل هذه المقالة. بعد إجراء التغييرات ، احفظ التهمة.
يمكنك أيضًا الوصول إلى قوالب الفوترة لـ Word و Excel مباشرةً من موقع Microsoft على الويب ، على https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx؟qu=invoices&ex=1.. تأكد من تحديد الخيار المناسب الفاتورة بإصدار Word الخاص بك
الخطوة 4. الطريقة الثانية:
إنشاء فواتير من مستندات فارغة
الخطوة 5. إنشاء رأس الفاتورة
اكتب اسم شركتك وقم بتضمين وصف "الفواتير" المناسب. على سبيل المثال ، يمكنك سرد "العروض" إذا كان المستند بمثابة عرض أسعار فقط ، وليس فاتورة.
- يمكنك تضمين الرأس في الجزء العلوي من الصفحة ، أو استخدام وظيفة رأس Word. إذا كنت تستخدم وظيفة رأس Word وتوقعت أن الفاتورة ستتجاوز ورقة واحدة ، فيمكنك استخدام خيار الصفحة الأولى المختلفة لسرد العناوين الكاملة في الصفحة الأولى وعناوين الملخص في الصفحات اللاحقة.
- يجب أن يكون اسم الشركة بنفس شكل مواد الشركة الأخرى.
- يجب كتابة بيان الفواتير بحجم كبير بما يكفي حتى يتمكن مستلم المستند من التعرف عليه.
الخطوة 6. اكتب تاريخ الفاتورة بالقرب من أعلى المستند ، على يمين بيان الفواتير
ومع ذلك ، لا تحتاج إلى تضمين تاريخ كبير مثل الوصف.
يحتوي Word على ميزة التاريخ التلقائي التي يمكنها إدراج تاريخ اليوم نيابةً عنك. على الرغم من كونها مفيدة جدًا ، لا تستخدم هذه الميزة للفواتير المرسلة إلكترونيًا لأن التاريخ سيستمر في التغيير عند فتح المستند. بينما لن يتغير تاريخ الاستبقاء ، ستنظر الفوترة في التاريخ الموجود في الفاتورة لمعرفة متى تم الدفع لك
الخطوة 7. ترقيم الفاتورة
يجب أن يظهر هذا الرقم أيضًا في أعلى الفاتورة. سيسهل ترقيم الفاتورة عليك تتبع فواتيرك إذا كان لديك فواتير متعددة مفتوحة. يمكنك ترقيم فاتورتك بالطريقتين التاليتين:
- ترقيم عالمي غير متعلق بالعميل. وبالتالي ، يمكنك تخزين جميع مستندات إعداد الفواتير في مجلد واحد.
- ترقيم خاص لكل عميل. استخدم هذا الترقيم إذا كنت تريد إنشاء مجلد منفصل لكل عميل. قد ترغب في تضمين جزء من اسم العميل في رقم الفاتورة ، مثل "Swithin1".
الخطوة 8. اعرض عنوان المرسل والمتلقي
قم بتضمين عنوانك واسمك وكذلك عنوان العميل في الفاتورة.
يجب أن تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك اسم الشركة واسم المستفيد وعنوان العميل والهاتف والفاكس وعنوان البريد الإلكتروني إذا لزم الأمر
الخطوة 9. اكتب معلومات الفواتير
تسهل ميزة الجدول في Microsoft Word عليك إنشاء صفوف وأعمدة لمعلومات الفوترة ، مثل كمية العنصر ووصف الصنف / الخدمة وسعر الوحدة / رسوم الخدمة والسعر الإجمالي للعنصر الذي تم شراؤه.
تتيح لك ميزة الجدول في Word أيضًا إجراء العمليات الحسابية. بدلاً من حساب السعر الإجمالي لعنصر تم شراؤه يدويًا ، يمكنك ببساطة ضرب الكمية بالسعر. بعد ذلك ، يمكنك حساب جميع المجاميع الفرعية للعثور على الفاتورة الإجمالية
الخطوة العاشرة: اكتب إجمالي الفاتورة على الجانب الأيمن من الفاتورة ، أسفل سعر كل عنصر مباشرةً
يمكنك الفوترة الإجمالية جريئة لتسهيل المشاهدة.
إذا كنت تفرض ضريبة مبيعات ، فقم بإظهار إجمالي فرعي لجميع السلع / الخدمات ، ثم قم بتدوين فاتورة الضريبة ، وقم بتضمين النسبة المئوية للضريبة على يسار قيمة الضريبة. بعد ذلك ، اكتب إجمالي الفاتورة تحتها
الخطوة 11. تضمين قواعد الدفع
يمكنك عرض قواعد الدفع في الجزء العلوي أو السفلي من معلومات الفواتير. قاعدة دفع شائعة الاستخدام هي "الدفع عند وصول الفاتورة". "مستحق خلال 14 يومًا" أو "مستحق خلال 30 يومًا" أو "مستحق خلال 60 يومًا".
قد ترغب في تضمين مذكرة في أسفل الفاتورة تشرح كيفية الدفع ، أو معلومات عامة ، أو رسالة شكر للعميل لاستخدام خدمتك
الخطوة 12. احفظ الفاتورة باسم يسهل فهمه ويصف نوع الفاتورة
يمكنك أيضًا تضمين اسم الشركة ورقم الفواتير واسم العميل.
نصائح
- بعد حفظ مستند الفاتورة ، يمكنك استخدام المستند كقالب لإنشاء فاتورة أخرى باستخدام وظيفة "جديد من موجود" عند إنشاء فاتورة جديدة. يمكنك أيضًا حفظ الفواتير بتنسيق نموذج.dot أو.dotx لاستخدامها في المستقبل.
- هناك طريقة أخرى لعرض الفواتير والمعلومات الأخرى وهي إنشاء مصنف Microsoft Excel ولصق ارتباط إلى الملف من الفاتورة بتنسيق Word. عند تحديث المصنف ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق ورقة العمل الملصقة وحدد "تحديث الارتباط" لمشاهدة التغييرات.
