فاتورة الدفع ، أو غالبًا ما يشار إليها بالفاتورة ، هي مستند يحتوي على تفاصيل الخدمات المقدمة بالإضافة إلى طلب الدفع ، والذي يتم تقديمه إلى الشخص الذي أجرى عملية الشراء. على سبيل المثال ، إذا كنت بستانيًا وأضفت نباتات إلى الصفحة الرئيسية للعميل ، فقم بتضمين تفاصيل خدماتك في الفاتورة للحصول على الدفع.
خطوة
جزء 1 من 3: اختيار تنسيق
الخطوة الأولى: إنشاء فاتورة احترافية
إذا كنت تكتب فواتير بشكل متكرر ، فمن الأفضل إنشاء قالب فاتورة يمكنك تعديله في كل مرة ترسل فيها فاتورة جديدة إلى عميل. هذا النموذج مفيد بشكل خاص للمقاولين أو غيرهم ممن يقدمون خدمات بشكل مستمر. يمكنك إنشاء قوالب الفواتير باستخدام برنامج معالجة النصوص المفضل لديك أو البحث في الإنترنت عنهم.
- تتضمن الفاتورة عادةً عنوانًا باسمك أو عملك ، وعنوانك ورقم هاتفك ، بالإضافة إلى شعار الشركة ، جنبًا إلى جنب مع تفاصيل الخدمات المقدمة ، والمبلغ الواجب دفعه ، وتعليمات الدفع.
- عادة ما يتم إنشاء الفواتير إلكترونيًا وترقيمها وحفظها على جهاز كمبيوتر. بهذه الطريقة ، لديك دائمًا نسخة من فاتورتك ولا داعي للقلق بشأن فقد ورقة الفواتير الخاصة بك. ومع ذلك ، تأكد من عمل نسخة احتياطية من ملف فاتورتك دائمًا باستخدام خدمة تخزين ملفات عبر الإنترنت ، مثل Google Drive أو Dropbox. بهذه الطريقة ، إذا فشل محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فستظل لديك نسخة من فواتيرك.
- اختر نظام ترقيم يسهل عليك تنظيم مستنداتك. أحد الخيارات هو استخدام تاريخ الإنشاء. لذلك ، "FTR311216" عبارة عن فاتورة تم إنشاؤها في 31 ديسمبر 2016. إذا أنشأت أكثر من فاتورة واحدة في اليوم ، فأدخل الأحرف الأولى من اسم البائع.
الخطوة 2. حدد دفتر الفاتورة
يمكن شراء كتب الفاتورة من المكتبات أو المتاجر الثابتة. تضمن هذا الكتاب مساحات لسرد الخدمات المقدمة ومعلومات الدفع المختلفة. في كل مرة تكتب فيها فاتورة دفع ، ما عليك سوى ملء الفراغ المتاح.
- دفاتر الفواتير مفيدة للأشخاص الذين يكتبون فواتير للبضائع التي يبيعونها. على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع كعكاتًا منزلية الصنع ، فقد يكون من الأسهل كتابة فاتورة دفع بدلاً من إنشاء فاتورة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية بيع.
- اختر دفتر فاتورة يحتوي على طبقة من نفس الورق خلف كل فاتورة فارغة حتى تتمكن أنت وعميلك من الحصول على نسخة واحدة.
- ومع ذلك ، ما زلت بحاجة إلى منطقة تخزين آمنة. تأكد من الاحتفاظ بنسخة من الفاتورة في مكان آمن مضاد للحريق.
الخطوة الثالثة. استخدم نظام الدفع عبر الإنترنت
يتيح لك PayPal أو Square إرسال الفواتير. ومع ذلك ، فإن الخدمة خاضعة للرسوم (2.9٪ + 30 سنتًا أمريكيًا لكل فاتورة اعتبارًا من يناير 2017) ، ولكن راحة الدفع الإلكتروني تجعل هذه الطريقة أكثر موثوقية.
- من داخل حساب PayPal الخاص بك ، حدد خيار القائمة "إرسال وطلب" في الأعلى. ثم حدد "إنشاء وإدارة الفواتير" (إنشاء وإدارة الفواتير). أخيرًا ، انقر فوق الزر "إنشاء" لإنشاء فاتورة جديدة.
- ستحتاج إلى معرفة عنوان البريد الإلكتروني للعميل لملء قسم "إرسال الفواتير إلى:" من الفاتورة. سيقوم PayPal أو Square بإصدار فاتورة للحساب بعنوان البريد الإلكتروني هذا.
الخطوة 4. احصل على تطبيق فاتورة مخصص
تتيح لك تطبيقات تحرير الفواتير مثل Invoice2go إرسال الفواتير من هاتفك وتتبعها ، وتعيين تذكيرات بالدفع التلقائي. يمكن للعملاء الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقة الائتمان أو الخصم.
الخطوة 5. إنشاء الفواتير باستخدام برنامج محاسبة
إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة لإدارة أعمالك ، فيجب تضمين نظام الفواتير. على سبيل المثال ، يحتوي QuickBooks على زر "فاتورة" سهل الاستخدام على لوحة القيادة يرشدك خلال العملية. لن يكون لدى عملائك خيارات دفع فورية ، ولكن يمكنك مراقبة حالة الفوترة جنبًا إلى جنب مع سجلات الأعمال الأخرى.
جزء 2 من 3: بما في ذلك المعلومات الأساسية
الخطوة 1. قم بتضمين معلومات الشركة
سواء كنت تقوم بالدفع على جهاز كمبيوتر أو تستخدم دفتر فواتير ، اكتب اسم الشركة في الأعلى. قم بتضمين المعلومات التالية أسفل اسم شركتك مباشرة:
- عنوان الشركة الكامل
- رقم هاتف الشركة
- عنوان البريد الإلكتروني أو أي معلومات اتصال
الخطوة 2. اكتب التاريخ
يجب أن تعرف أنت والعميل تاريخ الفاتورة. هذا لأن تاريخ استحقاق الدفع عادة ما يعتمد على تاريخ إنشاء الفاتورة.
الخطوة 3. رقم الفاتورة ، إذا لزم الأمر
ستحتاج إلى أرقام الفواتير بشكل تسلسلي وفقًا لعدد المعاملات التي تمت مع العميل. على سبيل المثال ، إذا قمت ببيع كعكة لنفس العميل في 3 أحداث مختلفة ، فستكون فاتورة البيع الثالث مرقمة # 3.
- إذا كنت تستخدم قسيمة فاتورة ثابتة تم شراؤها من المتجر ، فيجب أن تكون الفاتورة مرقمة بالفعل.
- إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة أو PayPal ، فسيتم أيضًا ترقيم الفاتورة تلقائيًا.
الخطوة 4. اكتب معلومات العميل
قم بتضمين اسم العميل أو العميل أو الشركة. إذا كنت تقدم خدمات المقاول للعملاء ، فيجب عليك أيضًا تضمين عنوان الشركة ورقم الهاتف.
جزء 3 من 3: كتابة أشياء محددة
الخطوة 1. اكتب وصفًا للخدمات المقدمة
قم بتضمين أي عمل أو خدمات أو منتجات يقدمها العميل. إذا كنت تقدم أكثر من خدمة واحدة ، فقم بإدراج كل خدمة في القائمة. قم بتضمين المعلومات التالية بخصوص الخدمة أو المنتج في القائمة ذات الصلة:
- الخدمات أو المنتجات المقدمة. على سبيل المثال ، "كعكة عيد ميلاد واحدة مع زينة توماس".
- تاريخ تسليم الخدمة
- رسوم الخدمة
- بعد إدراج كل منتج أو خدمة ، احسب الإجمالي وقم بتضمين المبلغ النهائي للفواتير.
الخطوة 2. حدد شروط الدفع المحددة
إذا كنت تريد دفع الفاتورة قبل تاريخ معين ، فقم بتضمين هذه المعلومات. أدخل التفاصيل المتعلقة بنوع الدفع المقبول ، سواء نقدًا أو بشيك أو ببطاقة ائتمان.
احسب أيضًا الضريبة التي ستتم إضافتها إلى التكلفة. ابحث عن معدلات الضرائب المطبقة في بلدك حتى تتمكن من تحديد مبلغ الفاتورة بدقة
الخطوة الثالثة. قدم معلومات إضافية
في الجزء السفلي من الفاتورة ، اكتب وصفًا لسياسة الإرجاع. يمكنك أيضًا اغتنام هذه الفرصة لشكر العميل وإدراج المنتجات أو الخدمات الأخرى التي تقدمها أيضًا.
