يعد نظام تخزين الملفات أحد الجوانب المهمة في إدارة مكتب أنيق. حدد أفضل إعداد لنظام تخزين الملفات حتى يتمكن أي شخص لديه تصريح للوصول إلى المستند ، سواء كان شخصًا آخر أو بنفسك ، من العثور بسهولة على المستند الذي تحتاجه. يجعل النظام غير الملائم من الصعب عليك التعامل مع المستندات لأنها غالبًا ما تكون مطوية أو مفقودة بحيث تمتلئ طاولة العمل بأكوام من الملفات.
خطوة
الخطوة الأولى. حدد نظام تخزين الملفات الذي تريد تطبيقه
بغض النظر عن النظام الذي تختاره ، تأكد من معرفة مكان حفظ كل مستند ، على سبيل المثال الترتيب وفقًا لذلك:
- الأبجدية. يتم تطبيق هذا النظام بشكل أفضل عندما يتم تخزين الملفات بواسطة العميل أو المريض أو اسم العميل.
- الموضوع أو الفئة. بشكل عام ، يكون نظام تخزين الملفات المنظم حسب الموضوع أو الفئة مفيدًا جدًا إذا تمت إدارته بشكل صحيح ، ولكن يمكن أن يكون مربكًا للغاية إذا لم يتم تنظيم المستندات بدقة.
- عدد أو ترتيب زمني. هذا الخيار هو الأفضل إذا كان المستند مسلسلاً أو مؤرخًا ، مثل فاتورة الشراء أو إيصال الدفع.
الخطوة 2. قم بإعداد مجلد معلق في درج الملفات
لا يلزم إزالة المجلد المعلق من الدرج لأنه يعمل كمكان لوضع مجلد الورق المقوى في مانيلا. سيتم تضمين هذا المجلد في المجلد المعلق واسترداده إذا لزم الأمر.
الخطوة 3. فرز المستندات إلى مجموعات حسب الفئة
عندما تصل حزمة المستندات إلى 3-4 سم ، افصلهم إلى فئات فرعية. يمكن دمج حزم متعددة من المستندات الرقيقة ثم تحديد اسم فئة جديد. اختر اسمًا يسهل عليك فرز المستندات.
الخطوة 4. ضع كل كومة في مجلد من الورق المقوى مانيلا وقم بتسميته بوضوح
للحصول على مظهر أكثر إتقانًا ، استخدم مجلدًا يوفر مكانًا لكتابة الملصقات في المنتصف ، بدلاً من أن تكون مصطفة.
الخطوة 5. قم بتخزين مجلد الورق المقوى مانيلا في المجلد المعلق
يمكنك استخدام مجلد معلق عادي لتخزين أكوام رقيقة من المستندات. ومع ذلك ، لتخزين حزم كثيفة من المستندات أو تلك التي تم تقسيمها إلى فئات فرعية ، استخدم مجلدًا معلقًا بقاعدة مربعة. في هذه الحالة ، يمكن فرز الملفات حسب الرغبة ، ولكن الترتيب الأكثر استخدامًا هو الترتيب الأبجدي.
الخطوة 6. قم بتسمية المجلد المعلق وفقًا للملصق المدرج في مجلد الورق المقوى مانيلا
ضع الملصق البلاستيكي في أقصى يسار المجلد ، ما لم تضطر إلى إدخال المجلد في خزانة الملفات في وضع رأسي بحيث يتم ترتيب المجلدات بالترتيب من اليسار إلى اليمين ، وليس من الأمام إلى الخلف. في هذه الحالة ، ضع الملصق البلاستيكي على اليمين.
الخطوة 7. قم بإعداد المجلدات المعلقة ومجلدات الورق المقوى مانيلا الاحتياطية حتى تتمكن من إضافة مجلدات إذا كانت هناك مستندات لا يمكن تجميعها في مجلدات معنونة
لا تقم بتحميل مستندات كثيرة جدًا أو قليلة جدًا في المجلد. ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير تسميات المجلدات وإعادة الفرز حيث يلزم تجميع المستندات في فئات جديدة.
الخطوة 8. في نهاية العام ، قم بإزالة جميع المجلدات من خزانة الملفات ، وقم بتسمية مجلدات الورق المقوى مانيلا الجديدة وفقًا للفئة ثم ضعها مرة أخرى في المجلدات المعلقة
تحقق من جميع الملفات لمعرفة ما إذا كانت هناك مستندات يلزم دمجها في المجلدات المتوفرة بالفعل ثم احفظ المستندات الأخرى كملفات أرشيف.
نصائح
إذا كنت ترغب في عمل ملصقات ملونة ، اطبعها باستخدام جهاز كمبيوتر أو استخدم طريقة أخرى لجعل المجلد يبدو أكثر جاذبية. ومع ذلك ، عندما يتعين عليك إجراء تغييرات ، مثل إضافة مجلد جديد ، فقد تشعر بالارتباك لأنه من الصعب اختيار الألوان أو يتعين عليك تصنيفها يدويًا. لذا ، استخدم طريقة بسيطة
تحذير
- لا تقم بإنشاء فئات متنوعة للمستندات التي لا يمكن تجميعها في فئات معينة لأن هذه الطريقة تجعل المستندات تتراكم.
- بعد تحديد نظام تخزين الملفات ، اجعل من المعتاد إدارة المستندات على أساس منتظم. خصص وقتًا لحفظ الملفات على مكتبك كل يوم. لا تنجذب إلى وضع المستندات في سلة كبيرة لأن السلة ستمتلئ بسرعة وتصبح كومة جديدة من الملفات.
