هناك نوعان من خطط إدارة التغيير. النوع الأول من الخطة يتناول تأثير التغيير على المنظمة ، مما يسهل عملية الانتقال. النوع الثاني من الخطة يراقب تغييرات المشروع المحددة ، مما ينتج عنه سجل واضح للتغييرات في نطاق المشروع. تهدف كلتا الخطتين إلى توصيل ما يجب القيام به بوضوح ودقة.
خطوة
الطريقة 1 من 2: كتابة خطة لإدارة التغيير التنظيمي
الخطوة الأولى. وضح السبب وراء التغيير
ضع قائمة بالعوامل التي أدت إلى قرار التغيير ، مثل الأداء الضعيف أو التكنولوجيا الجديدة أو التغيير في مهمة المنظمة.
أحد الأساليب التي يمكن استخدامها هو وصف الوضع الحالي والوضع المستقبلي الذي تريد المنظمة خلقه
الخطوة 2. تحديد نوع ونطاق التغيير
صف بإيجاز طبيعة مشروع التغيير. حدد ما إذا كان هذا التغيير سيؤثر على المسمى الوظيفي و / أو العمليات التجارية و / أو تغييرات السياسة و / أو الهيكل التنظيمي. اذكر الأقسام أو مجموعات العمل أو الأنظمة أو المكونات الأخرى التي ستخضع للتغييرات.
الخطوة 3. وصف دعم أصحاب المصلحة
ضع قائمة بجميع الأطراف التي ستتأثر بالتغيير المقترح ، على سبيل المثال ، الإدارة العليا ومديرو المشروع ورعاة المشروع والمستخدمون النهائيون و / أو الموظفون. لكل طرف ، اكتب ما إذا كان الحزب يدعم التغيير.
- ضع في اعتبارك إنشاء رسم تخطيطي لتوصيل هذا بوضوح ودقة. أحد الأمثلة هو سرد الوعي ومستوى الدعم والتأثير لكل طرف مصنّفًا باستخدام مقياس مرتفع / متوسط / منخفض.
- إذا أمكن ، قم بإجراء مقابلة شخصية لقياس الدعم.
الخطوة 4. تشكيل فريق إدارة التغيير
هذا الفريق مسؤول عن توفير المعلومات لجميع الأطراف ، والاستماع إلى المخاوف ، وضمان عملية التغيير بأكبر قدر ممكن من السلاسة. اختر الأشخاص الذين يتمتعون بالمصداقية داخل المنظمة ومهارات الاتصال الجيدة.
يجب أن يضم هذا الفريق أيضًا أعضاء من المستوى التنفيذي الأعلى. أكد على أنهم مسؤولون عن تعزيز التغيير ، وليس فقط منح الموافقة
الخطوة 5. تطوير نهج للإدارة
الدعم الكامل من الأشخاص المهمين في المنظمة مهم جدًا لنجاح التغيير. امنح كبار الموظفين الفرصة لتقديم الملاحظات والعمل معهم لخلق دور نشط في إظهار وقيادة التغيير.
الخطوة 6. ضع خطة لكل طرف مهتم
تقييم مخاطر ومخاوف جميع الأطراف ، بما في ذلك أولئك الذين يدعمون التغيير. كلف فريق الإدارة بمعالجة المخاوف.
الخطوة 7. ضع خطة اتصال
الاتصال هو أهم عنصر في إدارة التغيير. تواصل بانتظام مع الأشخاص المتأثرين بالتغيير. أكد على الأسباب الكامنة وراء التغيير والفوائد التي يمكن جنيها من التغيير.
- يجب على الأطراف المهتمة قبول الاتصالات الشخصية على الوجهين. تعد الاجتماعات وجهًا لوجه أو وجهًا لوجه مهمة جدًا.
- يجب أن يأتي الاتصال من راعي تغيير رفيع المستوى ، ومن مشرفك المباشر ، ومن آخرين تثق بهم الأطراف المهتمة. يجب أن تنقل جميع الاتصالات رسالة متسقة.
الخطوة 8. مراقبة المباراة
هناك دائما من يقاوم التغيير. هذه المباراة على المستوى الفردي. لذا ، تواصل مع الشخص لفهم أسبابه. راقب الشكاوى حتى يتمكن فريق إدارة التغيير من معالجتها. تشمل الأسباب الشائعة للمقاومة ما يلي:
- لا دافع للتغيير ، لا إحساس بالإلحاح
- ليس لديك فهم للموقف العام أو سبب الحاجة إلى التغيير
- عدم وجود مدخلات في العملية
- عدم اليقين بشأن الأمن الوظيفي أو الأدوار المستقبلية أو المتطلبات والمهارات المطلوبة لأداء الوظائف المستقبلية.
- فشل الإدارة في تلبية التوقعات فيما يتعلق بتنفيذ التغيير أو الاتصال
الخطوة 9. تخطي العقبات
يجب حل العديد من الشكاوى عن طريق تحسين الاتصالات أو تغيير استراتيجيات الاتصال لمعالجة قضايا محددة. تتطلب بعض الشكاوى نهجًا إضافيًا قد تتمكن من تضمينه كجزء من الخطة أو يمكنك تفويض فريق الإدارة حتى يتمكنوا من القيام بما هو مطلوب. فكر في الخطوات المناسبة في مؤسستك:
- لتغيير الأدوار أو إجراءات العمل ، أعط الأولوية لتدريب الموظفين.
- إذا توقعت تدني المعنويات أو بفترة انتقالية مرهقة ، تعامل مع أحداث الشركة أو مزايا الموظفين.
- إذا لم يتم تحفيز الأطراف المعنية للتغيير ، قم بالتحفيز.
- إذا لم تشعر الأطراف المهتمة بالمشاركة في عملية التغيير ، فقم بعقد اجتماع لجمع التعليقات والنظر في تغيير الخطط.
الطريقة 2 من 2: مراقبة تغييرات المشروع
الخطوة الأولى. تحديد دور إدارة التغيير
قم بعمل قائمة بالمناصب التي سيتم تعيينها لهذا المشروع. صف المسؤوليات والمهارات المطلوبة لكل منصب. كحد أدنى ، قم بتضمين مدير مشروع لإجراء تغييرات يومية وراعي مشروع لمراقبة التقدم العام واتخاذ قرارات تغيير رئيسية.
بالنسبة لمشروع واسع في مؤسسة كبيرة ، قسّم دور إدارة المشروع إلى عدة أشخاص ذوي معرفة متخصصة
الخطوة الثانية. ضع في اعتبارك إنشاء لوحة تحكم في التغيير
تشتمل مشاريع تطوير البرمجيات عمومًا على مجلس مراقبة التغيير يتألف من ممثلين عن كل مجموعة من المجموعات المهتمة. هذا المجلس هو الذي يوافق على طلبات التغيير ، وليس مدير المشروع وينقل القرارات إلى الأطراف المعنية. يعمل هذا النهج جيدًا للمشاريع التي تتضمن مجموعات متعددة ومشاريع تتطلب الحد الأدنى من نطاقها وأهدافها غالبًا إعادة التقييم.
الخطوة 3. إنشاء عملية لتحقيق طلبات التغيير
بمجرد أن يكتشف أحد أعضاء فريق التغيير الخطوة التالية ، كيف يمكنك تحويل فكرة إلى حقيقة؟ صف هذه العملية بموافقة الفريق. مثال:
- يقوم أعضاء الفريق بملء نموذج طلب التغيير وإرساله إلى مدير المشروع.
- يقوم مدير المشروع بإدخال النموذج في سجل طلب التغيير ويقوم بتعديل هذا السجل عند تنفيذ التغييرات أو رفضها.
- يطلب المدير من أعضاء الفريق كتابة خطة محددة وتقدير مقدار الجهد المطلوب.
- يرسل مدير المشروع الخطة إلى راعي المشروع للموافقة عليها أو الرفض.
- تنفيذ التغييرات. يتم إبلاغ الأطراف المهتمة بانتظام بالتطورات.
الخطوة 4. إنشاء نموذج طلب التغيير
يجب تضمين البيانات أدناه في كل مرة يتم فيها تقديم طلب التغيير وإدخاله في سجل التغيير:
- تغيير تاريخ الطلب
- تغيير رقم الطلب المعين من قبل مدير المشروع
- العنوان والشرح
- اسم مقدم الطلب وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف
- الأولوية (عالية أو متوسطة أو منخفضة). قد تتطلب خطط إدارة التغيير في حالات الطوارئ مواعيد نهائية محددة.
- رقم المنتج والإصدار (لمشاريع البرمجيات)
الخطوة 5. أدخل معلومات إضافية في ملاحظات التغيير
يجب أن تسجل سجلات التغيير القرارات والتنفيذ. بالإضافة إلى المعلومات المنسوخة من نموذج طلب التغيير ، يجب تجهيز مكان لكتابة ما يلي:
- علامة الموافقة أو الرفض
- توقيع الشخص الذي يوافق على الطلب أو يرفضه
- تغيير الموعد النهائي للتنفيذ
- تغيير تاريخ الانتهاء
الخطوة 6. مراقبة القرارات المهمة
بالإضافة إلى الملاحظات اليومية ، فإن تتبع القرارات المهمة سيكون مفيدًا للمشروع. ستجعل هذه السجلات من السهل عليك مراقبة المشاريع طويلة الأجل أو المشاريع التي تخضع لتغيير في القيادة. يمكن لهذه السجلات أيضًا توجيه الاتصال مع العملاء أو الإدارة العليا. لأية تغييرات في المواعيد النهائية أو نطاق المشروع أو المتطلبات أو مستوى الأولوية أو الاستراتيجية ، قم بتضمين المعلومات التالية:
- الناس الذين يتخذون القرارات
- تاريخ القرار
- ملخص أسباب القرار وعملية اتخاذ القرار. قم بتضمين الوثائق المتعلقة بهذه العملية.
