شهادة العمل (أو خطاب التحقق من الوظيفة) هي مراسلات رسمية يكتبها عادةً صاحب العمل للطرف الطالب ، بهدف التحقق من تاريخ عمل الموظف. عادة ما تكون شهادة التوظيف مطلوبة للتقدم بطلب للحصول على قرض أو استئجار عقار أو التقدم لوظيفة جديدة أو لأسباب أخرى للتحقق من تاريخ العمل. عند كتابة شهادة عمل ، اشرح من أنت ، وقدم ملخصًا صادقًا لواجبات الموظف ، وتحقق من الوظيفة. يجب أن تستخدم هذه الشهادة ورقة رسمية ذات رأسية وأن تقدم معلومات الاتصال والتوقيع. اقرأ التعليمات أدناه لمعرفة كيفية عمل شهادة توظيف كاملة ودقيقة.
خطوة
جزء 1 من 2: التحضير لكتابة شهادة توظيف
الخطوة 1. فكر في سبب كتابتك لشهادة التوظيف
يعتمد محتوى ونبرة لغة الخطاب على المستلم. بالنسبة للمؤسسات المالية ، استخدم لهجة احترافية للغة وقم بتضمين المعلومات المالية (مثل الرواتب والعمولات والعلاوات والمكافآت). من ناحية أخرى ، إذا كنت تكتب شهادة توظيف لموظف يتقدم لوظيفة جديدة ، فقد تكون لهجة اللغة غير رسمية بدرجة أكبر وقد لا تُدرج معلومات مالية.
من خلال فهم الغرض والنطاق ، يمكنك كتابة خطاب يناسب احتياجات المستلم
الخطوة 2. فكر في من يجب أن يكتبها
عادة ، يتم كتابة شهادة العمل من قبل المشرف. في هذه الحالة ، سيطلب منك الموظف كصاحب عمل كتابة خطاب توظيف لأغراض محددة. من ناحية أخرى ، يمكن للموظفين كتابة خطاب شهادة توظيف لأنفسهم. في هذه الحالة ، أنت كموظف ستكتبها بنفسك ثم تطلب من رئيسك التوقيع عليها أو تغييرها حسب الحاجة. كلما كان ذلك ممكنًا ، يجب على صاحب العمل كتابتها نيابة عن الموظف ، وليس العكس.
- إذا كنت الرئيس الذي يكتب الرسائل إلى الموظفين ، فيمكنك هيكلة هذه الرسائل وفقًا لمواصفاتك الخاصة والتحكم في الرسائل الموجودة فيها. بالإضافة إلى ذلك ، بصفتك صاحب عمل ، تعتبر الرسالة التي تكتبها حقيقية وصادقة. ومع ذلك ، فإن العقبة الرئيسية هي الوقت الذي تستغرقه. بصفتك رئيسًا ، لديك جدول أعمال مزدحم بالطبع ، بينما يستغرق إعداد هذه الرسالة بعض الوقت. لهذا السبب ، عادة ما تكون شهادات التوظيف قصيرة وموجزة ، لذا لا تضيع الكثير من الوقت ، خاصة إذا كنت قد فعلت ذلك بالفعل.
- إذا كنت موظفًا تكتب بنفسك ، فيمكنك تحديد المعلومات التي يجب نقلها إلى المستلمين وليس عليك إيجاد الوقت لمشاركة الأفكار مع رئيسك في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، لا يُثقل المدير أيضًا بالوقت الذي يجب توفيره لكتابته (إذا قمت بكتابته بنفسك ، فقد يكون الرئيس سعيدًا لأنه لا يتعين عليه القيام بذلك بنفسه). ومع ذلك ، يجب أن يوقع المدير دائمًا وهناك احتمال أنه سيتردد في القيام بذلك بعد قراءة محتويات رسالتك. إذا كان الأمر كذلك ، فعليك إما إعادة كتابته أو إقناعه بكتابته بنفسه.
الخطوة 3. اجمع المعلومات الضرورية
بمجرد أن تعرف المستلم ومن سيكتب الرسالة ، يجب عليك جمع المعلومات المطلوبة في الرسالة.
- إذا كنت الرئيس ، فتحدث إلى الموظف لمعرفة ما يريد تضمينه. ناقش من هو المستلم والغرض من الرسالة والمواصفات التي يجب تضمينها ومتى يجب إرسالها.
- إذا كنت موظفًا وكتبت الرسالة بنفسك ، فكل المعلومات المطلوبة موجودة بالفعل ، ولكن يجب عليك التحدث إلى رئيسك أولاً واسأل عن نوع الرسالة التي يتوقعها. يضمن لك ذلك كتابة خطاب يتوافق مع مواصفات صاحب العمل والحصول على توقيعه.
جزء 2 من 2: كتابة شهادة توظيف
الخطوة 1. استخدم ورق الشركة ذي الرأسية
اكتب شهادة عمل على ورق الشركة الرسمي. إذا كنت رئيسًا ، فهذه الورقة مجانية للاستخدام. إذا كنت موظفًا ، فاسأل أولاً عما إذا كان يمكنك استخدامها. ستصدق الورقة الرسمية للشركة على رسالتك وتجعل المستلم يؤمن بمحتوياتها.
إذا لم يكن لديك ترويسة رسمية ، فيمكنك استخدام جهاز كمبيوتر لإنشاء رؤوس أحرف. يجب أن يحتوي العنوان على اسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. قدم أيضًا معلومات عن كاتب الرسالة (والعنوان) وتاريخ كتابة الرسالة
الخطوة 2. وجه الرسالة إلى المستلم على وجه التحديد قدر الإمكان
إذا كنت تعرف اسم المستلم ، فوجهه مباشرة إلى الشخص المعني. إذا كنت لا تعرف من سيقرأها ، فوجهها إلى المنظمة ، مع سطر عنوان يصف محتويات الرسالة.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف عنوان واسم المستلم ، فاكتبه أسفل العنوان مباشرةً. اتبعها بتحية مناسبة ، مثل "عزيزي [السيد سوديرمان]".
- إذا كنت لا تعرف إلى من يتم توجيه الرسالة ، فأرسلها إلى القسم المناسب مع سطر الموضوع الذي يصف محتويات الرسالة. على سبيل المثال ، بالنسبة لرسالة إلى مؤسسة مالية بهدف الحصول على قرض ، يمكنك إرسال خطاب إلى فرعك المحلي مع كتابة سطر الموضوع ، "وصف الموظف لطلب القرض". تابع بتحية مثل "لمن يهمه الأمر".
الخطوة 3. صِف من أنت
في فقرة النص الأولى ، اشرح من أنت والغرض من كتابة الرسالة. اذكر منصبك ومدة خدمتك ومدة معرفتك بالموظف الذي طلب الشهادة. إذا كنت موظفًا تكتب بنفسك ، فاستمر في الكتابة كما لو أن الرسالة جاءت من رئيسك في العمل لأنه سيكون الشخص الذي يوقع عليها.
على سبيل المثال ، "اسمي Budi Jatmiko وأنا نائب رئيس التسويق والمبيعات في PT. ABC. لقد عملت في PT. ABC لمدة 12 عامًا وعرفت هذا الموظف لمدة سبع سنوات. على مدار السنوات الثلاث الماضية كان المشرف المباشر على الموظف"
الخطوة 4. تقديم التحقق
تلخص الفقرة التالية من المحتوى وظيفة الموظف ، بما في ذلك تاريخ بدء العمل ، والمسمى الوظيفي ، وما إذا كانت الوظيفة مؤقتة أم دائمة ، وما إذا كان الموظف لا يزال يعمل هناك. توفر هذه الفقرة المعلومات المالية للموظف إذا لزم الأمر.
- على سبيل المثال ، "هذه الرسالة هي تأكيد على أن الموظف يعمل بالفعل هنا. لقد عمل في PT. ABC لمدة سبع سنوات ، منذ 7 سبتمبر 2003. يشغل منصب نائب مدير المبيعات ، وهو منصب دائم في PT. ABC. حتى 7 يناير 2011 ، لا يزال يعمل بهذا المنصب في PT. ABC."
- مثال آخر: "تؤكد هذه الرسالة أن الموظف عمل في PT. ABC لمدة سبع سنوات. الشخص المعني عمل في PT. ABC من 7 سبتمبر 2003 إلى 7 يناير 2011. شغل منصب نائب مدير المبيعات في شركة PT. ABC. عمل كموظف دائم لمدة سبع سنوات في PT ABC براتب شهري قدره 35 مليون روبية إندونيسية ".
الخطوة 5. لخص واجبات الموظف
تصف هذه الفقرة واجبات الموظف المطلوبة بشدة في شهادة التوظيف للموظفين الذين يتقدمون لوظائف أخرى. على الرغم من أن شهادة العمل ليست خطاب توصية ، فلا حرج في تضمين التقييم الإيجابي للموظف. ستعزز هذه المعلومات الإضافية سمعتك كصاحب عمل وتساعد الموظفين في العثور على وظائف أو ممتلكات أو قروض جديدة.
على سبيل المثال ، "واجبات الموظف في شركة PT. ABC هي كما يلي: مسؤول عن مبيعات المبرد في منطقة بوجور والمناطق المحيطة بها. يشغل منصبًا إداريًا ومسؤولًا عن تحفيز فريق من سبعة إلى تسعة أشخاص. يجب أن يضمن رضا العملاء وحل شكاوى العملاء والإبلاغ عن تقدم المبيعات كل ثلاثة أشهر إلى المكتب الرئيسي"
الخطوة السادسة: تجنب المعلومات الحساسة أو غير القانونية عن الموظفين
هناك أحكام بشأن ما يمكن تضمينه في مراجع التوظيف والبيانات الأخرى لأصحاب العمل المحتملين. هناك شرط أنه لا يجوز لك تضمين معلومات الموظف إلا مع الإذن المناسب. هناك أيضًا قاعدة أنه يمكنك الكشف عن أي معلومات عن الموظف المعني طالما أنها صادقة وحسن نية. قبل الكشف عن المعلومات الحساسة ، تأكد من التحقق مما هو مقبول ومناسب لتضمينه ، وفقًا لملاءمة المجتمع والقانون المعمول به.
الخطوة 7. قدم معلومات الاتصال الخاصة بك
يجب أن تتضمن الفقرة الأخيرة معلومات الاتصال (صاحب العمل) الخاصة بك. هذه المعلومات مطلوبة إذا كان لدى المستلم أي أسئلة. تأكد من ذكر أن المستلم يمكنه الاتصال بك.
على سبيل المثال ، "إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات ، فلا تتردد في الاتصال بي على (021) 21215555 أو على [email protected]."
الخطوة 8. وقّع وأرسل
بمجرد كتابة الخطاب ، قم بإنهائه بتحية ختامية ، وقعه ، وامنحه للموظف الذي طلبه أو أرسله بالبريد إلى المستلم بنفسك.
- أغلق الخطاب بالتحية "مع خالص التقدير".
- ضع توقيعك مع اسمك الكامل ومنصبك.
- أضف طابعًا رسميًا أو ختم تحقق تستخدمه الشركات عادةً لهذا النوع من الخطابات.
نصائح
- تتطلب بعض عمليات طلب التأشيرة منك كتابة الوظيفة التي سيشغلها الموظف ، إذا تم منح التأشيرة. قد تضطر إلى توضيح أهمية عمل الموظف المتقدم للحصول على التأشيرة.
- يطلب بعض أرباب العمل من الموظف صياغة خطاب ، والذي سيوقع عليه بعد ذلك. إذا طلبت من الموظفين كتابة ما يخصهم ، فتأكد من قراءتها جيدًا قبل التوقيع.
- بعض الشركات لديها شخص معين مكلف بالتحقق من الوظيفة ، وهناك أيضًا شركات لديها نموذج معين. إذا كنت في شك ، تحقق مع قسم الموارد البشرية.
تحذير
- أدخل المعلومات المالية فقط عندما يطلبها الموظف. إذا كنت موظفًا وكتبت الرسالة بنفسك ، فيمكنك إدخال أكبر قدر من المعلومات حسب الحاجة.
- لا تدخل معلومات شخصية عن الموظفين ما لم يسمحوا بذلك.
- إذا لم يعد الموظف الذي طلب شهادة العمل يعمل معك ، فلا تعطي أسبابًا للمغادرة حتى لو لم تكن هناك قضية أو مشكلة.
