بالنسبة لأولئك الذين يعملون في قسم الموارد البشرية (HR) ، فإن الاضطرار إلى رفض المتقدمين المؤهلين لصالح تعيين أفضل المرشحين هو بالتأكيد مسؤولية صعبة. ومع ذلك ، لا تقلق لأنه في الواقع ، هناك بعض النصائح البسيطة التي يمكنك تطبيقها لتسهيل العملية. على سبيل المثال ، إذا مر المرشح المعني بمرحلة المقابلة ، فمن الأفضل نقل الرفض عبر الهاتف. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلن يضر إبلاغك بالرفض عبر البريد الإلكتروني الرسمي. أيًا كان الوسيط الذي تختاره ، حافظ على قرارك صريحًا دون المساومة على الأدب.
خطوة
طريقة 1 من 2: الاتصال بالمرشح عبر الهاتف
الخطوة 1. الاتصال بمقدم الطلب عن طريق الهاتف
في حين أن رفض طلب وظيفة عبر البريد الإلكتروني يشعر براحة أكبر بالنسبة لك ، خاصةً لتجنب أي إحراج محتمل ، إلا أن التحدث عبر الهاتف لا يزال يشعر بمزيد من التهذيب والاحتراف. لذلك ، اختر هذا الخيار لرفض المتقدمين الذين قابلتهم شخصيًا أثناء عملية المقابلة.
اتصل بمقدم الطلب المعني خلال ساعات العمل للتأكد من أنه لا يتناول العشاء عند الاتصال به
الخطوة 2. لا تلطخ الكلمات
اجعل المحادثة قصيرة ومباشرة ، من الأفضل ألا تقل عن 5 دقائق. أظهر أنك تقدر وقتك ولا تريد أن تضيعه بعدم ذكر حياته الشخصية أو إلقاء النكات أو السؤال عن الطقس!
على سبيل المثال ، سيكون من الوقاحة بالطبع أن تقول ، "مرحبًا بني! هذه سوزان من فيتامين وورلد. كان من دواعي سروري إجراء مقابلة معك أمس. أوه نعم ، كيف هو الطقس هناك الآن؟ قال كان هناك تحذير من رياح قوية؟ منطقتك آمنة ، أليس كذلك؟"
الخطوة الثالثة. اشرح أن الشركة قررت منح الوظيفة لمرشح آخر
اشرح بأدب أنك سعيد بمقابلة مقدم الطلب من خلال عملية المقابلة وأنك اعتبرته بالفعل لهذا المنصب ، على الرغم من أنك قررت نقل المنصب إلى مرشح آخر. من الجيد أن تقول كل هذا بمجرد أن تقول "مرحبًا" حتى لا تنتهي المحادثة لفترة طويلة.
حاول أن تقول ، "مرحبًا روث ، أنا ديكا فيرزا من شركة AAA Technology Company. أنا شخصياً أود أن أشكرك على موافقتك على حضور مقابلة العمل الأسبوع الماضي. لقد استمتعنا حقًا بالاجتماع ونتفق على أن تاريخ عملك مثير للإعجاب للغاية. لسوء الحظ ، قررنا إعطاء المنصب لمرشح آخر"
الخطوة 4. صِف نقاط القوة أو القوة المحددة للمرشح الذي اخترته في النهاية
بشكل عام ، يرغب الكثير من المتقدمين حقًا في معرفة مزايا المرشح المختار مقارنة بما يقدمونه للشركة. على الرغم من أن شرح التاريخ الوظيفي للمرشح المختار بالتفصيل هو في الواقع مضيعة للوقت ، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى شرح بعض المزايا المهمة التي يمتلكها المرشح المختار بحيث يصبح مادة لتفكيرهم.
- على سبيل المثال ، قد تقول ، "بينما نقدر كثيرًا خبرتك الواسعة ، فإن المرشح الذي اخترناه حاصل على درجة الماجستير والمستوى التعليمي للمرشح عامل مهم للغاية بالنسبة لنا."
- أو ، "لقد عمل المرشح الذي اخترناه في نفس المنصب في شركة أخرى ، لذلك نعتقد أن عملية الانتقال ستكون أسهل في المستقبل."
الخطوة 5. اشرح أنه بالإضافة إلى المتقدمين المعنيين ، لا يزال هناك العديد من المرشحين الذين ليسوا أقل تأهيلاً
في الأساس ، يمكن للمتقدمين الذين يعرفون أنهم مؤهلين أن يشعروا بالخيانة عند رفضهم من قبل الشركة التي يتقدمون لها. في بعض الحالات ، هناك أيضًا متقدمون يعتقدون أن الرفض شخصي. للتغلب على هذا ، لا تنس تذكير مقدم الطلب المعني بأنه يتنافس مع العديد من الأفراد الذين ليسوا أقل تأهيلاً!
حاول أن تقول ، "على الرغم من أنك مرشح قوي جدًا لشغل هذا المنصب ، علينا أن نعترف بأن المنافسة على المرشحين هذه المرة ضيقة جدًا. أنا آسف لأنك لم تنجح في الفوز بهذه المسابقة ، حسنًا؟"
الخطوة السادسة: ادعهم للتواصل مع شركتك على وسائل التواصل الاجتماعي
نظرًا لأن الرفض موضوع غير سار للحديث عنه ، فحاول تخفيف الحالة المزاجية من خلال دعوتهم للتواصل مع شركتك عبر الإنترنت. من خلال القيام بذلك ، فإنك تؤكد أيضًا أن الرفض مهني وليس شخصيًا.
- يمكنك أن تقول ، "سننظر فيك مرة أخرى إذا كان هناك وظيفة شاغرة أخرى في الشركة. هل تمانع في إرسال دعوة من صديق إلى حساب الموارد البشرية على LinkedIn الخاص بنا؟"
- أو يمكنك أيضًا أن تقول ، "في الواقع ، تقوم شركتنا بتصميم بعض البرامج الشيقة ليتم تنفيذها في المستقبل القريب. حتى لا تفوت المعلومات ، يمكنك الاستمرار في التحقق من التحميلات على Facebook أو Twitter ، حسنًا!"
الخطوة 7. قم بإنهاء المحادثة إذا حاول مقدم الطلب المعني أن يجادل في قرارك
في بعض الحالات ، قد يقول المتقدمون المرفوضون ، "أعطني فرصة أخرى لإجراء مقابلة. أنا أضمن أن قرارك سيتغير! " أو "شركتكم ارتكبت خطأ لأنني كنت أفضل مرشح". في حالة حدوث مثل هذا الموقف ، لا تشارك في عملية مناقشة مطولة بشأن قرارات الشركة أو نقاط القوة والضعف في تاريخ التوظيف لمقدم الطلب.
لإنهاء المحادثة بأدب ، حاول أن تقول ، "على الرغم من أننا وظفنا شخصًا آخر ، فإن هذا لا يعني أن هناك أي مشكلة فيك. أنا متأكد من أنك ستعثر على الوظيفة المناسبة في المستقبل القريب"
الخطوة الثامنة: شجع المرشحين المؤهلين تأهيلا عاليا على إعادة التقديم في وقت لاحق
فقط لأن المتقدم غير مناسب لشغل المنصب الذي تبحث عنه ، لا يعني أنه لن يكون مناسبًا لشغل جميع الوظائف في شركتك ، أليس كذلك؟ حتى لا تضيع العلاقة التي أقيمت معه ، حاول أن تشرح له أنه حتى لو لم يكن مناسبًا للوظيفة التي تقدمت لها ، ما زلت ترغب في إقامة علاقة مهنية جيدة معه. اشرح أيضًا أن فرص عمل أفضل داخل شركتك ستفتح مرة أخرى في المستقبل.
يمكنك أن تقول جملة واحدة ، "لا تتردد في إعادة التقديم ، إذا فتحت شركتنا وظيفة شاغرة أخرى في المستقبل! لقد اقتربت من قبولك لهذا المنصب ، لذا سيتعين عليك المحاولة مرة أخرى إذا أتيحت الفرصة مرة أخرى"
الطريقة 2 من 2: كتابة بريد إلكتروني للرفض
الخطوة 1. إرسال بريد إلكتروني بالرفض إلى مقدم الطلب المعني بمجرد أن تقرر تعيين مرشح آخر
بمجرد قيامك أنت أو محترف آخر باختيار مرشح لشغل الوظيفة ذات الصلة ، أرسل على الفور رسالة بريد إلكتروني بالرفض إلى مقدم الطلب المرفوض بعد ذلك. من خلال القيام بذلك ، سيحصل مقدم الطلب المعني على يقين ويمكنه على الفور البحث عن فرص عمل جديدة.
من الناحية المثالية ، يتم إرسال خطابات الرفض بعد يوم عمل واحد من اتخاذ القرار
الخطوة الثانية: اكتب بريدًا إلكترونيًا لا يزيد طوله عن 3-4 جمل
نظرًا لأن مقدم الطلب المعني لم يتخذ بعد مرحلة المقابلة ، فلا داعي للتردد في إعطاء رفض قصير ومباشر. على وجه التحديد ، ابدأ البريد الإلكتروني بالاسم الكامل لمقدم الطلب ، ثم اكتب بيانًا مثل ، "شكرًا لك على التقدم كمدير إبداعي في ABC Advertising Agency. على الرغم من تاريخ عملك المثير للإعجاب ، فقد قررنا نقل المنصب إلى مرشح آخر. نتمنى لك كل التوفيق في حياتك المهنية في المستقبل ".
قم بتضمين اسمك الكامل في نهاية البريد الإلكتروني ، ثم أرسل البريد الإلكتروني بمجرد التأكد من عدم وجود أخطاء كبيرة فيه
الخطوة الثالثة. لا داعي للاعتذار عن الرفض الذي قدمته
قبول الرفض من الشركة التي تتقدم لها ليس بالأمر السهل ، ولكن من أجل إعطاء الأولوية للاحتراف ، لا تعتذر أو تتصرف كما لو أنك لا توافق على قرار الشركة بعدم تعيين مقدم الطلب المعني. حتى إذا كان هناك اختلاف في الرأي داخل الدوائر الداخلية للشركة ، فلا تخبر مقدم الطلب بذلك.
على سبيل المثال ، لا تكتب ، "بينما أرغب في تعيينك ، للأسف ، لمدير قسم الموارد البشرية رأي مختلف."
الخطوة 4. قدم إجابة مختصرة ومباشرة عندما يسأل مقدم الطلب سؤالاً في رسالة الرد بالبريد الإلكتروني
إذا قام مقدم الطلب بالرد على بريدك الإلكتروني بسؤال حول صفات المرشح المختار الذي لا يمتلكه ، فما عليك سوى الإجابة على السؤال في 3-4 جمل قصيرة. تذكر أن نص بريدك الإلكتروني يجب أن يكون قصيرًا ومباشرًا وموضوعيًا حتى لا تستغرق عملية تبادل البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً.
على سبيل المثال ، قدم إجابة مثل ، "على الرغم من أن تاريخك وخبرتك في العمل واعدتان للغاية ، إلا أنك للأسف غالبًا ما تكون عاطلاً عن العمل لفترات طويلة وهذا هو السبب في قيام أصحاب العمل بتعيين مرشحين آخرين"
نصائح
- لا تدع المحادثة الهاتفية تستمر لفترة طويلة. ما عليك سوى تذكير المتقدمين بأنهم يتنافسون بالفعل مع عدد كبير جدًا من المنافسين وحتى إذا فشلوا هذه المرة ، فلا يزال بإمكانهم التقدم لشغل وظائف أخرى سيتم فتحها في المستقبل. بمعنى آخر ، اجعل المحادثة الهاتفية قصيرة ومباشرة ، ثم قم بإنهاء المحادثة بأدب في أقل من 5 دقائق.
- عندما تفتح شركتك فرصة عمل ، فمن الأفضل إجراء مقابلة مع 5-6 أشخاص فقط. بهذه الطريقة ، ما عليك سوى الوصول إلى 4-5 أشخاص عبر الهاتف للتعبير عن الرفض.
- لا تكذب أبدًا على المتقدمين بشأن أسباب رفضهم. فماذا لو تم رفض الشخص المعني لأن أدائه أثناء المقابلة سيء للغاية؟ استمر في محاولة نقل المعلومات بطريقة أكثر حضارة.
