في عالم اليوم الرقمي ، أصبح استخدام البريد الإلكتروني لطلب التدريب أمرًا شائعًا بشكل متزايد. إذا رأيت إعلانًا عن وظيفة شاغرة للتدريب الداخلي أو كنت ترغب في الاستفسار عن تدريب محتمل ، فيرجى إرسال بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال المدرجة. تأكد من كتابة رسالة بريد إلكتروني بشكل رسمي مثل كتابة رسالة عادية. استخدم التحيات والختام والقواعد الصحيحة. تحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني واستعد للرد.
خطوة
الطريقة الأولى من 4: التحضير لكتابة بريد إلكتروني
الخطوة 1. إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي
عند إرسال رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعمل ، استخدم عنوان بريد إلكتروني واضحًا ومهنيًا. تجنب الأسماء المستعارة أو الرموز والأرقام غير الضرورية. يمكن استخدام الاختلافات في الأسماء. على سبيل المثال: يمكن استخدام [email protected].
إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني الحالي مرتبطًا بملف تعريف وسائط اجتماعية يحتوي على محتوى غير احترافي ، فقم بإنشاء واستخدام عنوان مختلف. اضبط أيضًا الإعدادات الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي
الخطوة 2. ابحث عن الشركة
قبل أن تطلب تدريبًا ، قم ببعض البحث عن الشركة التي تريد العمل بها. قم بزيارة الموقع. اقرأ مقالات إخبارية عن الشركة. إذا كانت شركتك تمتلك ميزات يمكن الوصول إليها ، مثل وسائل التواصل الاجتماعي ، فاستخدم هذه الميزات لمدة أسبوع للتعرف عليها. استخدم معرفتك لتأليف الرسالة. يقدّر أصحاب العمل المحتملون المرشحين الذين يعرفون شيئًا عن الشركة ويمكنهم إثبات هذه المعرفة بعمق.
الخطوة الثالثة. ابحث عن ارتباط مشترك
من المفيد أن يكون لديك علاقة في شركة. استخدم الشبكات الاجتماعية مثل LinkedIn و Facebook لإجراء عمليات بحث عن الكلمات الرئيسية لهذه الشركات. إذا ظهرت جهات اتصال في الشركة ، فتحقق من مواقعها. اطلب مقابلة بأدب عبر الهاتف أو شخصيًا. اسأل عن التوجيهات فيما يتعلق بطلبات التدريب.
- باستخدام LinkedIn ، يمكنك رؤية جهات اتصال أخرى من الأشخاص الذين تعرفهم يعملون في شركة. لا تتردد في سؤال جهات الاتصال التي تعرفها لتوصيلك بأحد جهات الاتصال الخاصة بهم. ومع ذلك ، افعل ذلك بحذر ولا تطلب المساعدة من نفس الشخص مرارًا وتكرارًا.
- توفر العديد من الجامعات قواعد بيانات للخريجين عبر الإنترنت. يمكنك البحث عن أشخاص بوظائف معينة أو أماكن عمل من خلال هذه المواقع. غالبًا ما يكون الخريجون الذين يقدمون معلومات الاتصال منفتحين لتلقي رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية من الطلاب.
- عند مناقشة الشركة مع الشخص الذي يمكنك الاتصال به ، اذكر أنك مهتم بالتدريب الداخلي. اسأل عن الهيكل التنظيمي للشركة وبيئة العمل والأهداف وما إلى ذلك.
الخطوة 4. تعرف على المتلقي
هل يشمل الإعلان عن وظائف شاغرة التدريب اسم الشخص الذي يمكن الاتصال به؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاستخدم اسم الشخص وعنوان بريده الإلكتروني. إذا لم يكن اسم الشخص المسؤول مدرجًا ، فاتصل بالشركة للاستعلام عن المسؤول عن تعيين المتدربين. إذا لم يتم تفويض أي شخص ، أرسل بريدك الإلكتروني إلى أحد كبار الموظفين في قسم الموارد البشرية بالشركة. إذا تحدثت إلى أي شخص في الشركة ، فيمكنك ذكر ذلك في بداية البريد الإلكتروني.
إذا لم تتمكن من العثور على اسم موظفي الشركة ، يرجى إرسال بريد إلكتروني مع "سيدي العزيز / سيدتي"
الخطوة 5. اكتب عنوان موضوع معين
بالطبع ، تريد أن يتم ملاحظة بريدك الإلكتروني في صندوق وارد كبير الحجم. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة ، "Company X Internship Application: Admiral". إذا أمكن ، استخدم عنوان موضوع معين حسب طلب صاحب العمل.
الطريقة 2 من 4: كتابة الفقرة الأولى
الخطوة 1. انطق اسم مستلم البريد الإلكتروني رسميًا
في السطر الأول ، ابدأ البريد الإلكتروني بـ "Dear Dr / Mr / Mrs Smith" اعتمادًا على الاسم والمسمى الوظيفي والجنس للشخص المسؤول عن الاتصال. لا تكتب "مرحبا ماري" أو "مرحبا". استخدم نفس الإجراءات التي تستخدمها عادةً عند كتابة خطاب احترافي.
إذا لم تتمكن من تحديد جنس الشخص ، فذكر اسمه بالكامل. على سبيل المثال ، اكتب "Dear Romance Data"
الخطوة 2. قدّم نفسك
حدد اسمك وحالتك (على سبيل المثال ، طالب أحياء في السنة الثالثة بجامعة X) لمتلقي البريد الإلكتروني. اشرح كيف حصلت على معلومات التدريب ، سواء عبر الإنترنت أو في الصحف أو من خلال شخص للاتصال. إذا كان لديك شخص اتصال مشترك ، فشرح ذلك على الفور. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: [مدير البرنامج / أستاذي / إلخ] ، [اللقب والاسم] ، تقترح عليّ الاتصال بك.
الخطوة 3. حدد مدى تواجدك
اشرح تاريخي بدء العمل وانتهائه وما إذا كانت هذه التواريخ مرنة. على سبيل المثال ، إذا كنت على استعداد للقيام بفترة تدريب في فصل الربيع بالإضافة إلى تدريب صيفي بدوام كامل ، فشرح ذلك أيضًا. صِف عدد الساعات التي يمكنك العمل فيها في الأسبوع.
الخطوة 4. حدد الغرض من التدريب
هل تحتاج إلى تدريب داخلي لامتحان الدورة؟ إذا كان ذلك ممكنًا ، اشرح أن سعيك وراء فرص التدريب الداخلي هو في المقام الأول لاكتساب الخبرة والتحلي بالمرونة مع مسؤوليات العمل والتعويضات. اكتب المهارات التي ترغب في اكتسابها من التدريب.
الخطوة 5. صِف ما يعجبك في الشركة
صِف شيئًا تعرفه أو تفكر فيه بشأن تقييم الشركة لمنظمتها. لا تذكر الأخبار السلبية. اجعل رسالتك إيجابية. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول: [اسم الشركة] تتمتع بسمعة متميزة وأنا أقدر التزام هذه الشركة بـ [ميزانية مجانية لرعاية الحيوانات المهملة].
طريقة 3 من 4: كتابة الفقرة الثانية
الخطوة 1. ناقش مؤهلاتك وخبراتك
في بضع جمل ، اشرح معلومات حول الدورات الدراسية وخبرات العمل السابقة والقدرات ذات الصلة. أظهر كيف يمكن لمعرفتك أن تفيد الشركة. قم بتضمين معلومات حول المناصب الوظيفية والمناصب التطوعية وكيف أعدتك هذه الخبرات لهذه المناصب. أكد كيف يمكنك المساهمة في الشركة. يحتاج أصحاب العمل المحتملون إلى الثقة في قدرتك على التعامل مع المهام الموكلة إليك.
- صف خبرة العمل بأفعال قوية. بدلاً من كتابة: "كنت متدربًا في مجال التسويق لمدة عامين" ، اشرح "بصفتي متدربًا في مجال التسويق ، أقوم بإنشاء محتوى جديد ، وتصميم كتيبات رقمية ومطبوعة ، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي لشركة تضم 50 موظفًا.
- يمكن أن تتمثل المهارات في التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي أو تنظيم الأحداث أو مجموعة متنوعة من الأشياء الأخرى.
الخطوة 2. اذكر النجاح الأكاديمي أو اللامنهجي
اكتب مؤهلاتك الأكاديمية. إذا كان لديك دور قيادي ، فقم بوصف التزاماتك و / أو إنجازاتك. هل سبق لك أن ترأس لجنة؟ هل سبق لك أن قادت فريقًا؟ كن موجزًا حتى لا تفقد انتباه قراء بريدك الإلكتروني.
بدلاً من استخدام الصفات لوصف نفسك ، استخدم أمثلة ملموسة توضح صفاتك. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "كنت طالبًا طموحًا" ، اكتب "كنت دائمًا ضمن أعلى 10 بالمائة من الطلاب في صفي"
الطريقة 4 من 4: إنهاء البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى. حدد متى يمكنك الاتصال
ناقش متى وكيف ستتصل بصاحب العمل لمتابعة حالة الطلب. قدم معلومات الاتصال الخاصة بك ، أي اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك ، بالإضافة إلى مدى تواجدك. يمكنك أن تكتب: يمكن التواصل معي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إذا لم تتمكن من الوصول إلي ، سأتصل بك [الاثنين المقبل].
الخطوة 2. قم بإنهاء البريد الإلكتروني
إنه لأدب أن تشكر قراء البريد الإلكتروني على تخصيص الوقت الكافي لمراجعة المعلومات المتعلقة بك. اختم بإغلاق دافئ ، مثل "وداعًا". إذا كنت قد تحدثت مع قارئ بريد إلكتروني عبر الهاتف أو شخصيًا من قبل ، فيمكنك استخدام تحية مثل "تحيات". لا تستخدم "شكرًا لك" أو "تحياتي" فقط كرسالة ختامية في خطاب رسمي. اكتب اسمك بالكامل ، على سبيل المثال Nita Laksamana ، وليس Nita فقط.
الخطوة 3. دراسة المرفقات
لا ترفق السير الذاتية برسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها للتدريب. قد لا يرغب أصحاب العمل في فتح الملفات المرفقة ، خاصةً إذا كانت لديهم سياسة مكان العمل بشأن المرفقات ، إلا إذا كانت الشركة تبحث بنشاط عن متدربين. إذا طلب إعلان التدريب الداخلي سيرة ذاتية ، فقم بإرفاق المستند بتنسيق PDF (على عكس مستند Word ، حيث قد يتم فقد / تغيير التنسيق إذا تم فتحه باستخدام نظام مختلف).
قد يذكر بعض أصحاب العمل أنهم لن يفتحوا مرفقات البريد الإلكتروني. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بتضمين خطاب الغلاف الخاص بك واستئنافه في نص البريد الإلكتروني. تأكد من فصلهما عن بعضهما البعض لتسهيل عملية التمييز بين المستندات على أصحاب العمل
الخطوة 4. المتابعة كما وعدت
إذا لم تتلق ردًا من الشركة ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا آخر - أو يفضل مكالمة هاتفية. يمكنك أن تكتب مثل هذا: عزيزي د. هانسن ، اسمي [اسمك] وأنا أتابع رسالة إلكترونية أرسلتها الأسبوع الماضي بخصوص فرصة تدريب [تقع]. سأكون ممتنا لفرصة مناقشة هذا الموقف. شكرا لك. مع تحيات ، نيتا أميرال.
نصائح
- يخلق إرفاق خطاب الغلاف إحساسًا رسميًا ، حيث تميل رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تكون وسيلة اتصال غير رسمية. إذا كنت تقوم بإرفاق خطاب تغطية ، فيجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني مختصرة ولكن مهذبة ، وأن تخاطب صاحب العمل ، وتذكر من أنت ، ولماذا تقدم الطلب ، واشرح أن السيرة الذاتية وخطاب التغطية مرفقان. اكتب اسمك في رسالة البريد الإلكتروني وقدم معلومات الاتصال الخاصة بك.
- لا تنشئ بريدًا إلكترونيًا مثل بريد إلكتروني عادي. كن محددًا بشأن كل بريد إلكتروني ترسله حتى يعرف أصحاب العمل أنك لا تستخدم طرقًا عامة للحصول على تدريب داخلي.
