عادة ما يتوقع موظفو قسم شؤون الموظفين المسؤولين عن تلقي طلبات العمل من المتقدمين أيضًا إرسال خطاب تغطية ، وليس مجرد سيرة ذاتية. بالنسبة للمتقدمين للوظائف ، يعد خطاب الغلاف وسيلة لتقديم نفسك وشرح بإيجاز سبب استيفاء بياناتك الحيوية للمؤهلات المطلوبة. استخدم خطاب تغطية لشرح سبب رغبتك في العمل لدى شركة معينة لأن معلومات الخلفية والخبرة موجودة بالفعل في سيرتك الذاتية. تشرح هذه المقالة كيفية كتابة خطاب تغطية شخصي وملائم ومهني وخالي من الأخطاء النحوية أو الأخطاء الإملائية.
خطوة
جزء 1 من 2: التحضير لكتابة خطاب تقديمي
الخطوة الأولى. تحديد الغرض من كتابة الرسالة
قبل أن تبدأ الكتابة ، فكر في الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال كتابة خطاب التقديم الخاص بك. عند إرسال بياناتك الحيوية أو سيرتك الذاتية المختصرة إلى قسم شؤون الموظفين ، قم بتضمين خطاب تغطية. حتى إذا كنت تتقدم لوظيفة لم يتم الإعلان عنها ، فاستخدم خطاب الغلاف لشرح دوافعك من خلال ذكر سبب اختيارك لشركة معينة.
- إذا كنت تتقدم لوظيفة لملء وظيفة شاغرة معلن عنها ، فاكتب خطابًا تشرح فيه أنك مرشح جيد لهذه الوظيفة.
- إذا كنت تكتب خطاب تغطية دون تحديد الوظيفة الشاغرة ، فقم بوصف جميع المهارات التي لديك وكيف يتم استخدامها داخل الشركة.
- مهما كان هدفك ، اشرح بإيجاز ودقة ما هي المساهمة التي يمكنك تقديمها للشركة ، بدلاً من الرغبة في الحصول على شيء من الشركة.
الخطوة 2. تعرف على من يجب أن ترسل إليه خطاب التغطية
قبل الكتابة ، حاول معرفة من سيقرأ رسالتك. إذا كنت تتقدم لملء وظيفة شاغرة معينة ، فعادة ما يكون الشخص الأول الذي سيقرأ الرسالة هو قسم شؤون الموظفين قبل إرساله إلى المدير المعني الذي يحتاج إلى موظفين. يتمتع الموظفون الذين يتعاملون مع توظيف الموظفين بخبرة كبيرة في قراءة طلبات التوظيف. لذا حاول أن تترك انطباعًا إيجابيًا من البداية.
- إذا كنت لا تعرف اسم الموظفين المسؤولين عن استلام الطلب ، فابحث عن اسم مدير شؤون الموظفين على الموقع الإلكتروني.
- على الرغم من أنه قد يبدو تافهًا ، فإن إرسال خطاب إلى الشخص المناسب هو إحدى الطرق لتكوين انطباع إيجابي.
- بدلاً من ذلك ، اتصل بالشركة المعنية لطلب اسم الشخص الذي يجب عليك تضمينه كمتلقي الخطاب.
- إذا لم تتمكن من تحديد جنس المستلم من الاسم ، فاكتب "عزيزي" متبوعًا بالاسم الكامل.
- يمكن استخدام أسماء ديان وسري من قبل كل من الرجال والنساء. ابحث عن المعلومات على موقع الشركة أو اتصل لتأكيد جنس المستلم لمنع الأخطاء.
الخطوة الثالثة: دراسة التوصيفات الوظيفية والإعلانات الوظيفية
إذا كنت تكتب خطابًا يتقدم لوظيفة معينة ، فقم بإعداد مسودة خطاب تناقش الوظيفة. ابحث عن أوصاف الوظائف وغيرها من المعلومات وحدد الكلمات الرئيسية والمهام والمسؤوليات الوظيفية من خلال قراءة الإعلان بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. استخدم خطاب الغلاف الخاص بك لتشرح قدر المستطاع أنك تفي بالمؤهلات المطلوبة من خلال تحديد جميع المهارات والخبرات التي ستفيد الشركة.
اكتب جميع المتطلبات المدرجة في الإعلان ثم قم بتجميعها كمتطلبات رئيسية وداعمة وإضافية
الخطوة 4. قم بصياغة الخطاب
بمجرد أن تعرف ما يجب شرحه في الرسالة ، ابدأ في إعداد مسودة الرسالة. اكتب مسودة قصيرة لكل جانب مهم تريد تغطيته. حاول كتابة خطاب واضح ومختصر. اكتب خطاب تغطية يتكون من عدة فقرات بالترتيب التالي:
- توضح الفقرة الأولى سبب إرسالك للرسالة ، على سبيل المثال: "من خلال هذه الرسالة ، أتقدم بطلب للعمل باسم …"
- توضح الفقرة الثانية أنك مؤهل للتوظيف بناءً على مؤهلاتك الأكاديمية وخبراتك العملية والمهارات المهنية المطلوبة وفقًا لوصف وظيفتك أو مواصفاتك الشخصية.
- تصف الفقرة الثالثة المساهمة التي يمكنك تقديمها للشركة وخططك المهنية طويلة المدى.
- توضح الفقرة الرابعة سبب تقدمك لوظيفة وكونك المرشح الأنسب لقبولك للعمل. اذكر بإيجاز أنك مستعد لتتم دعوتك لإجراء مقابلة.
- اختتم بتوقيع الخطاب مع ذكر اسمك الكامل.
جزء 2 من 2: كتابة رسالة تعريفية
الخطوة 1. استخدم تنسيق الخطاب المناسب
لجعل خطاب الغلاف الذي ترسله يبدو احترافيًا ، استخدم تنسيقًا قياسيًا للرسالة من خلال تضمين التاريخ واسمك وعنوانك واسم الشركة وعنوانها واسم قسم شؤون الموظفين كمتلقي للرسالة. ابحث عن تنسيقات خطاب الغلاف على الإنترنت حتى تتمكن من كتابة خطاب تغطية بتنسيق قياسي.
- اكتب اسم وعنوان الشركة في أعلى يسار الرسالة.
- تخطي السطرين الفارغين واكتب التاريخ الذي كتبت فيه الحرف بدءًا من رقم اليوم واسم الشهر والسنة.
- تخطي سطرين آخرين ثم اكتب اسم شخص قسم شؤون الموظفين الذي سيتلقى الرسالة. إذا كنت لا تعرف الاسم ، فاكتب اسم القسم ، على سبيل المثال "قسم شؤون الموظفين" أو "مدير توظيف الموارد البشرية" ثم اكتب عنوان الشركة أدناه.
- تخطي السطرين ثم اكتب التحية ، على سبيل المثال "عزيزي السيد سلاميت" أو "مع الاحترام" إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يتلقى الرسالة. بعد ذلك ، تخطي سطرًا واحدًا ثم ابدأ في كتابة السطر الأول.
الخطوة الثانية. اكتب فقرة افتتاحية جيدة
ابدأ الرسالة بجملة أولى واضحة ودقيقة حتى يعرف القارئ على الفور الغرض من كتابة الرسالة. اذكر الوظيفة التي تريدها في بداية الرسالة ، على سبيل المثال مع الجملة الأولى: "من خلال هذه الرسالة ، أتقدم للعمل كموظف مبيعات في PT XYZ."
- إذا حصلت على مرجع وظيفي من شخص ما ، فاكتب اسمه. تأكد من أن قسم شؤون الموظفين يعرف الشخص الذي يقدم المرجع.
- على سبيل المثال: "السيدة ماريسا في قسم الأجور أعطت معلومات تفيد بأن شركة PT XYZ بحاجة إلى مندوب مبيعات."
الخطوة 3. اكتب ما تريد
بعد كتابة الفقرة الأولى ، انتقل إلى الكشف عن سبب إرسالك لخطاب التغطية ووصف من أنت بإيجاز. اشرح أن مهاراتك ومؤهلاتك وخبراتك تفي بالمعايير اللازمة لملء الوظيفة التي تريدها. استخدم الكلمات الرئيسية والمصطلحات المدرجة في الإعلان. ادعم المعلومات حول مهاراتك من خلال وصف تجاربك بإيجاز خلال حياتك المهنية.
- على سبيل المثال: إذا كانت المعايير المطلوبة للتقدم لوظيفة هي القدرة على التواصل بشكل جيد ، فاكتب في رسالة: "أثناء العمل كموظف خدمة عملاء ، حضرت العديد من التدريبات حتى أتمكن من التواصل بشكل جيد للغاية." بعد ذلك ، أخبرني عن مشكلة قمت بحلها باستخدام تلك المهارة.
- ستؤدي كتابة خطاب تغطية بتنسيق من أربع فقرات إلى إنتاج خطاب قصير ومباشر وسيتم قراءته حتى الانتهاء من قبل الموظفين في قسم شؤون الموظفين.
الخطوة 4. اكتب أيضًا الإنجازات ذات الصلة
عادة ما يقرأ قسم شؤون الموظفين خطاب الغلاف بسرعة. لذلك ، تأكد من إدراج الإنجازات والنجاحات التي لها صلة بالوظيفة التي تريدها. هذه الطريقة تجعل مسؤولي التوظيف يتذكرونك كمتقدم يتمتع بميزة على المتقدمين الآخرين. اكتب إنجازاتك نقطة تلو الأخرى حتى تبدو مختلفة عن بقية الحرف.
- تسهل المعلومات القصيرة المكتوبة قراءة الخطاب. ومع ذلك ، فإن المعلومات المقدمة في شكل مقال تظهر مهارات جيدة في الكتابة والتواصل.
- لإعطاء القراء انطباع أول قوي ، اكتب النجاح الأكثر إثارة للإعجاب في السطر الأول.
- الحفاظ على التوازن بين الحماس والاحتراف والثقة.
الخطوة 5. أنهِ الخطاب بإعطاء التقدير
اكتب جملة ختامية إيجابية تقول فيها شكرًا لك على قراءة رسالتك أو التفكير في طلب الوظيفة ، على سبيل المثال: "شكرًا لك على اهتمامك. أنا في انتظار المزيد من الأخبار حول طلب الوظيفة الذي قدمته من خلال هذه الرسالة ". انقل أيضًا كيفية الاتصال بك من خلال الرجوع إلى العنوان المدرج في بداية الرسالة أو معلومات الاتصال في السيرة الذاتية.
- اكتب "مع خالص التقدير" أو "الوَسالم" كتحية ختامية ثم وقع واكتب اسمك بالكامل.
- تذكر أنه يجب كتابة الاسم الكامل تحت التوقيع.
الخطوة 6. استخدم تنسيقًا بسيطًا
نظرًا لأن خطاب الغلاف هو خطاب رسمي ، فيجب أن ينعكس ذلك في تنسيق الرسالة وتحريرها. استخدم تنسيق خطاب التطبيق القياسي ، وهو 2.5 سم بهامش واستخدم الخط Times New Roman أو Arial لتسهيل القراءة. اطبع بالحبر الأسود على ورق أبيض أملس وعادي.
- إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فاجعله رسميًا من خلال تضمين موضوع واضح واسم المستلم كما لو كنت تكتب خطابًا عاديًا.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني مناسبًا إذا كنت تريد إرسال طلبك عبر البريد الإلكتروني. قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني باستخدام اسمك أو الأحرف الأولى من اسمك. لا ترسل أبدًا طلب وظيفة إلى عنوان البريد الإلكتروني [email protected].
الخطوة 7. افحص البريد بعناية
يجب عليك إعادة قراءة الرسالة والتحقق منها جيدًا قبل إرسالها. لا تعطي الحروف التي تحتوي على أخطاء إملائية ونحوية إلا انطباعًا أوليًا سيئًا عن نفسك وعن مهنيتك. يعد خطاب الغلاف جزءًا من التطبيق ويعكس مهارات الاتصال لديك والاهتمام بالتفاصيل.
- لا تعتمد فقط على برنامج المدقق الإملائي على جهاز إلكتروني.
- اقرأ خطاب الغلاف بصوت عالٍ لتسمع في حالة وجود أخطاء غير مرئية.
- احفظ الرسالة لبعض الوقت ثم اقرأها مرة أخرى بعد أن تستريح عينيك.
نصائح
قدر الإمكان ، قم بإعداد خطاب تغطية من صفحة واحدة. يقدّر قسم شؤون الموظفين خطابًا احترافيًا قصيرًا
تحذير
- في العصر الرقمي ، يختار العديد من الأشخاص إرسال رسائل التطبيق والبيانات الحيوية عبر الأجهزة الإلكترونية. تأكد من أن محتوى البريد الإلكتروني لطلب الوظيفة الذي ترسله يتوافق مع تنسيق خطاب العمل القياسي.
- إذا كنت ترغب في إرسال طلب وظيفة عبر البريد الإلكتروني ، فاحرص على أسلوب كتابة الرسائل المهنية والعملية.
