تُستخدم خطابات المقدمة بشكل شائع في الاتصالات التجارية ، لإنشاء اتصال ، أو طلب معلومات ، أو إنشاء نظرة عامة على منتج أو خدمة جديدة. بشكل عام ، أنت تكتب خطابًا تمهيديًا لشخص لا تعرفه شخصيًا ، مما يجعل الأمر صعبًا بعض الشيء من حيث الشعور أو الأسلوب. ومع ذلك ، يمكنك تعلم بعض النصائح السريعة للمساعدة في جعل رسالتك موجزة ومقروءة وفعالة مثل المقدمة التي تريدها.
خطوة
جزء 1 من 3: كتابة الديباجة
الخطوة 1. وجه رسالتك إلى شخص معين ، كلما أمكن ذلك
يجب توجيه الخطاب التمهيدي بأفضل طريقة ممكنة إلى شخص يقرأه. إذا كنت ترسل إلى حساب عام أو شركة توظيف ولم تكن متأكدًا ، فلا بأس من توجيه الرسالة إلى "جميع المعنيين" أو مدير التوظيف أو صاحب العنوان المحدد.
ابدأ رسالتك بذكر وظيفتك أو لقبك أو دورك وسبب كتابة الرسالة. عادة لا يتعين عليك تضمين اسمك في الرسالة لأن اسمك سيكون على التوقيع
الخطوة 2. حدد أهدافك بوضوح
تحتاج إلى نقل سبب كتابة الرسالة في أقرب وقت ممكن. ماذا تريد؟ لماذا كتبت الرسالة؟ إذا ظهرت هذه الأنواع من الأسئلة في ذهن رئيس أو شركة ، فمن المحتمل أن تنتهي رسالتك في سلة المهملات بدلاً من الحصول على مكالمة مقابلة.
أوقف البحث: "أكتب للاستفسار عن وظيفة مشرف مالي جديدة شاغرة" أو "أكتب لوصف ميزة منتج جديدة أصدرتها شركتي مؤخرًا" هي بيانات غرض فعالة حقًا لتكون واحدة من الجمل الأولى. في رسالة
الخطوة الثالثة. قم بإنشاء إحساس أو نمط مناسب للحرف
عند كتابة خطاب تمهيدي ، من الأفضل أن يكون لديك أسلوب متسق ومختص يبدو غريبًا أو يبدو متقنًا أو تقنيًا للغاية. بالنسبة للرسالة التمهيدية ، يجب أن تكون رسالتك احترافية ، لكن ليست باردة أو قاسية. من الضروري تضمين عنصر الدفء البشري في الرسالة مع الحفاظ على المحتوى العام احترافيًا.
- من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الكتاب عديمي الخبرة محاولة يائسة تجنب الاختصارات التي تؤدي إلى الانطباع بأن الرسالة ترجمة وليست رسالة مكتوبة. استخدم الاختصارات / الانقباضات ، واجعلها تبدو سلسة مثل المحادثة ، ولكن لا تزال احترافية. دع الرسالة تمثلك.
- لا تحاول أن تبدو ذكيًا من خلال استبدال الكلمات شائعة الاستخدام بتلك الموجودة في قاموس المرادفات / القاموس. هذه ليست أطروحة ماجستير ، ولكنها رسالة تمهيدية. استخدم كلمات دقيقة وموجزة.
الخطوة 4. إنشاء اتصال شخصي
اشرح كيف اكتشفت الوظيفة أو الوظيفة الشاغرة أو الشركة التي تبحث عنها ، وقم بإنشاء اتصال. عند قراءة خطاب المقدمة ، يجب أن يكون لدى صاحب العمل أو منسق التوظيف صورة واضحة عن هويتك ، ولماذا تريد الوظيفة ، وما إذا كنت مناسبًا للوظيفة أم لا. إذا كان هذا الاتصال قويًا بدرجة كافية ، فسيتم استدعاؤك لإجراء مقابلة وهذا يمنحك الفرصة للحصول على الوظيفة.
إذا كانت لديك اتصالات مع أي شخص يعمل في الشركة أو تمت إحالتك للتقدم بطلب ، أو حتى إذا كنت تعرف شخصًا حصل على مساعدة من وكالتك في عملهم ، فمن الجيد أن تقدم نفسك من داخل الرسالة. يمكن أن يثير هذا ذاكرة شخص ما ("أوه ، هذا هو الشخص الذي كان يتحدث عنه جوكو!") ، أو يجعله يتذكره منذ البداية
جزء 2 من 3: كتابة محتويات الرسالة
الخطوة الأولى. ربط مؤهلاتك بالوظيفة التي تقدمت لها
إذا كنت تحاول وصف مؤهلاتك أو كفاءاتك أو قدرتك على التعامل مع وظيفة أو مشروع ، فمن الجيد إنشاء رابط واضح في بضع جمل وشرح كيفية ارتباط تجربتك بقدرتك على القيام بذلك ، سواء كانت جديدة. منصب أو نقل أو وظيفة جديدة. جديد تمامًا.
- صِف تجربتك في المجال أو الصناعة كما هو موضح في المرجع الوارد في الرسالة. إذا قمت بتوجيه خطاب المقدمة الخاص بك كما هو مذكور سابقًا ، فسوف يركز على نوع من المجالات المهنية أو الصناعية. من الجيد تضمين مهارات وخبرات محددة لجعل الخطاب أكثر فعالية.
- إن الرغبة في الحصول على عمل تختلف عن الحصول على مؤهلات الوظيفة. إذا أوضحت في مقدمتك أنك تريد تلقي مكالمة لمقابلة عمل لأنك تشعر أنك مناسب حقًا ، فلن تحتاج إلى تكرارها خمسين مرة. كتابة أنك "تحتاج حقًا إلى هذه الوظيفة" لا تجعلك مرشحًا يجذب الانتباه.
الخطوة 2. كن محددًا قدر الإمكان
حدد موعدًا يمكنك أن تلتقي فيه شخصيًا ، أو عبر عما تأمل أن تراه لاحقًا في ردك على رسالتك. إذا كنت تريد التحدث أكثر عن مؤهلاتك في مقابلة ، فقط قل ذلك. إذا كنت تريد الوظيفة حقًا ، فقط قل ذلك. تعرف على كل شيء عن عملية التوظيف ، أو عملية التقديم التي كتبتها ، ثم اسأل عن المرحلة التالية من العملية.
ركز خطاب الغلاف الخاص بك على مستوى وظيفي معين. ليس من الضروري تحديد نوع الوظيفة أو المنصب بشكل صريح ، ولكن ضع في اعتبارك نوع النتائج التي تبحث عنها لإبقاء الخطاب ذا صلة
الخطوة 3. لا تقم بتضمين معلومات بالفعل في سيرتك الذاتية
إنها لفكرة سيئة أن تضع ألقابًا وتكريمًا وأسماء مشهورة في خطاب. يؤدي تكرار المعلومات المرئية بسهولة في السيرة الذاتية إلى إهدار مساحة في الرسالة. لا تدون المعلومات التي يمكن جمعها بسرعة وسهولة في مكان آخر. أنت تكتب لبيع نفسك وخلق الفرص.
الخطوة 4. اكتب بهدف الحصول على مكالمة مقابلة
ربما لن تحصل على وظيفة أو أي شيء فقط من قوة الرسالة وحدها. ستوصلك كتابة رسالة إلى عتبة داركم ، وهي فرصة لإثبات نفسك وقدراتك على أن تكون الشخص أو الموظف الذي يحتاجه قارئ الرسالة. لهذا السبب ، من الجيد الوصول مباشرة إلى النقطة ، والتركيز على مؤهلاتك بالإضافة إلى اتصالك بالمنصب والعمل في طريقك إلى المرحلة التالية من العملية ، سواء كانت المقابلة أو مرحلة التوظيف الأخرى.
كرر أهم المعلومات في القسم الختامي. قبل أن تغلق الخطاب بتحية ، من الأفضل أن تكرر ما تريده مباشرة
جزء 3 من 3: مراجعة وتنقيح الرسائل
الخطوة 1. قم بمراجعة وتصحيح رسالتك
بعد كتابة مسودة خطاب ، من الضروري إعادة النظر في رسالتك وتحسينها من بنية الجملة وما إلى ذلك. يعرف جميع الكتاب الجيدين أنه لا يمكن تسمية العمل بأنه منتهي حتى تتم مراجعته. بمجرد الانتهاء من كتابة الرسالة ، يكون الجزء الأصعب قد انتهى ، ولكن لا يزال هناك متسع من الوقت لتنقيته وتنقيحه.
- المراجعة هي أكثر من مجرد محو الأخطاء الإملائية أو تصحيح الأخطاء الإملائية. راجع رسالتك مرة أخرى وتأكد من وجود تطابق بين الفاعل والفعل ، وأن المعنى واضح ، وأن رسالتك تحقق الغرض المقصود منها.
- بمجرد أن تعتقد أن كتابتك قد اكتملت ، يمكنك البدء في التحقق والبحث عن "الأشياء المهمة الأخيرة" ، أشياء اللحظة الأخيرة التي تتضمن تصحيح الأخطاء الإملائية ، والأخطاء الإملائية ، وتنسيق رسالتك.
الخطوة الثانية: اكتب خطابًا بسيطًا ومختصرًا
بشكل عام ، يجب ألا يزيد خطاب المقدمة عن مقدمة الصفحة ، أو بين 300 و 400 كلمة. مهما كان السبب ، هناك فرصة جيدة لأن تكتب إلى شخص يجب أن يتعامل مع الكثير من الأوراق في يوم معين ، ولا يريد أن يرى خطاب تقديم طويل وفائض عن الحاجة. إنه لأمر مخز أن ينتهي عملك الشاق في سلة المهملات ، لذا اجعله قصيرًا. ركز فقط على محاولة نقل أهم المعلومات في رسالتك.
الخطوة 3. تنسيق الرسالة كما ينبغي
يجب أن تكون الرسائل موجهة بشكل صحيح على الصفحة ، بحيث تحتوي على مقدمة محددة ، وفقرة أساسية ، وختامًا موجزًا. إذا كتبت فقرة قصيرة بدون معلومات الاتصال أو التحيات ، فلن تحصل على الوظيفة ، أو لن تصل إلى المقدمة.
- قم بتضمين سيرة ذاتية أو سيرة ذاتية مناسبة ، كمرفق برسالة المقدمة. يجب أن يكون خطاب المقدمة هو الأول في حزمة التطبيق.
- قم بتضمين معلومات اتصال جيدة. قم بإجراء التعديلات النهائية لخطاب المقدمة ، وتأكد من أنك قمت بتضمين معلومات اتصال مهمة ، وعادة ما يتم وضعها في الزاوية اليمنى العليا من الورق ذي الرأسية. قم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ومعلومات الاتصال الأساسية الأخرى.
الخطوة 4. النظر في تضمين الملاحظات
يكتب بعض المعلمين خطابات الأعمال ويقترح خبراء الاتصال إضافة المعلومات الأكثر صلة أو إلحاحًا في ملاحظة أو ملاحظة في الرسالة. والسبب هو أن هذا غالبًا ما يعمل جيدًا من حيث كيفية معالجة الأشخاص للاتصال في شكل خطاب. بدلاً من وضع معلومات مهمة في النهاية ، يمكن أن تكون ملاحظة أو ملاحظة مهمة أكثر فعالية. في حين أن هذا قد يبدو غير رسمي للبعض ، فقد يكون طريقة فعالة للتأكيد على المعلومات المهمة وإبراز رسالتك.
