يعد فهم كيفية كتابة خطاب جيد أحد المهارات الأساسية التي يمكن تطبيقها في مختلف المجالات ، سواء في مجالات الأعمال والأكاديميين والعلاقات الشخصية. كما تعلم بالفعل ، تعد الرسائل طريقة شائعة للاتصال تستخدم لنقل المعلومات أو حسن النية أو ببساطة عاطفة المرسل لمستقبل الرسالة. لمعرفة كيفية كتابة خطاب جيد وصحيح ، حاول قراءة هذا المقال!
خطوة
الطريقة 1 من 2: كتابة رسالة رسمية
الخطوة الأولى: فهم الوقت المناسب لكتابة خطاب رسمي أو خطاب رسمي
بشكل عام ، يتم توجيه الرسائل الرسمية إلى الأشخاص الذين تربطك بهم علاقات مهنية فقط ، مثل شركاء العمل أو بعض الإدارات الحكومية ، بدلاً من الأشخاص الذين تربطك بهم علاقات شخصية.
- بعد ذلك ، يمكن كتابة الخطاب الرسمي باستخدام برنامج معالجة الكلمات ، مثل Microsoft Word أو OpenOffice أو Text Edit ، ثم طباعته قبل الإرسال. إذا كان يجب استلام الخطاب على الفور أو إذا كان المستلم يفضل استلام البريد الإلكتروني ، فإننا نوصي بإرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني.
- إذا كان المستلم هو رئيسك الحالي أو زميلك في العمل ، فقد ترغب في استخدام تنسيق أقل صرامة. بشكل عام ، يمكن إرسال هذه الرسائل عبر البريد الإلكتروني ولا يلزم أن تكون مصحوبة بعنوان في أعلى الرسالة.
الخطوة الثانية: اكتب عنوانك وتاريخ كتابة الخطاب أعلى الخطاب
على وجه الخصوص ، قم بتضمين اسمك وعنوانك في الزاوية اليسرى من الرسالة. إذا كان خطاب عمل رسميًا ، فقم بتضمين اسم الشركة وعنوانها ، أو قم ببساطة بلصق ورقة الشركة ذات الرأسية في نفس المكان. بعد ذلك ، أعط فجوة من سطرين قبل كتابة تاريخ كتابة الرسالة.
- قم بتضمين التاريخ الكامل بالتنسيق الصحيح ، مثل 19 سبتمبر 2021. من الأفضل تجنب تنسيق أقل رسمية مثل 19 سبتمبر 2021 أو 19/9/21.
- ليست هناك حاجة لتضمين التاريخ في الرسالة المرسلة عبر البريد الإلكتروني.
الخطوة 3. أدخل اسم وعنوان مستلم الخطاب
إذا لم يتم إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني ، فاترك فاصلًا من سطرين وقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم في المساحة الفارغة. على وجه الخصوص ، قم بإدراج كل من هذه المعلومات في سطر منفصل:
- الاسم الكامل ولقب مستلم الرسالة
- اسم المنظمة والشركة إن وجدت
- العنوان الكامل لمتلقي الخطاب (أضف سطرين أو أكثر حسب الحاجة)
الخطوة 4. ضمّن تحية
توقف مؤقتًا عن سطر واحد ، ثم قم بتضمين تحية مثل "عزيزي" ، متبوعة باسمك كمتلقي للرسالة. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تضمين اسمك الكامل أو اسم العائلة أو الاسم الأول فقط. إذا لزم الأمر ، قم أيضًا بتضمين العنوان الرسمي للشخص أو المسمى الوظيفي.
- إذا كنت تعرف فقط منصب الشخص في المكتب ، ولكنك لا تعرف اسمه ، فلا تتردد في كتابة ، "عزيزي ، مدير الصحة:" أو عبارة مشابهة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون اسم الشخص الذي شغل المنصب بشكل عام بحثت عبر الإنترنت ، لذا يمكنك تجربتها أولاً.
- إذا كنت لا تعرف حقًا متلقي الرسالة ، ولا تعرف منصبه ، فاكتب ببساطة ، "سيدي العزيز / سيدتي:" أو ببساطة "عزيزي:". ويجب تجنبه ، إذا كان ذلك ممكنًا.
الخطوة 5. اكتب رسالتك
يجب أن تفتح الخطابات الرسمية ببيان واضح للغرض (SOP). على وجه الخصوص ، تجنب الاختصارات واستخدم الأسئلة الرسمية ، مثل "هل أنت مهتم بـ …" بدلاً من "هل أنت مهتم بـ …؟" بعد ذلك ، أعد قراءة نص الرسالة ، بمساعدة شخص آخر أو بدونه ، للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية فيها.
إذا كنت تكتب خطاب عمل رسميًا ، فتأكد من أن نص الرسالة قصير دائمًا وفي صلب الموضوع. في غضون ذلك ، إذا كانت الرسالة موجهة إلى أحد الأقارب أو الأصدقاء المقربين لأسباب تتعلق بتبادل الأخبار ، فيرجى استخدام جملة أكثر استرخاءً و / أو تدفقًا. ومع ذلك ، من الجيد التأكد من أن رسالتك لا يتجاوز طولها صفحة واحدة
الخطوة 6. ضمّن التحية الختامية
يتم تضمين تحية ختامية بشكل عام لإنهاء الرسالة بطريقة إيجابية وبناء اتصال أعمق مع مستلم الرسالة. لذلك ، بعد كتابة الفقرة الأخيرة ، قم بتضمين تحية ختامية تناسب نوع الحرف. للحصول على خطاب رسمي ، حاول تضمين تحية ختامية مثل "مع خالص التقدير" أو "تحياتي" أو "حظًا سعيدًا". ثم ضع اسمك بالكامل أدناه ، كما هو موضح في الإرشادات التالية:
- بالنسبة للأحرف المكتوبة رسميًا ، اترك حوالي أربع مسافات بين التحية الختامية والاسم الكامل. بعد ذلك ، اطبع الخطاب وألصق توقيعك بالحبر الأزرق أو الأسود على المساحة الفارغة.
- في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، قم بتضمين اسمك بالكامل أسفل التحية الختامية مباشرةً.
- إذا أردت ، يمكنك تضمين التحية أمام اسمك ، خاصة في خطاب رسمي. على سبيل المثال ، إذا كنت متزوجًا ، فيرجى تضمين اسم "Bu Amanda Surya" تحت التحية الختامية.
الخطوة 7. قم بطي الحرف (اختياري)
إذا كانت الرسالة موجودة في البريد ، فحاول طيها إلى أثلاث. تتمثل الحيلة في طي النصف السفلي إلى المنتصف حتى يغطي ثلثي مساحة الحرف ، ثم قم بطي النصف العلوي إلى المنتصف حتى تختفي مساحة الحروف المفتوحة. بهذه الطريقة ، سيتناسب حجم الخطاب مع معظم الأظرف المتوفرة في السوق.
الخطوة 8. اكتب عنوان المستلم في مقدمة المغلف (اختياري)
ابحث عن مركز الظرف ، ثم اكتب العنوان الكامل للمستلم هناك ، على النحو التالي:
- السيد جوكو سوسيلو
- جى. ABC لا. 123
- جاكرتا ، 12345
الخطوة 9. اكتب العنوان البريدي المرسل على ظهر الظرف (اختياري)
باستخدام هذه الطريقة ، يمكن لمكتب البريد إعادة البريد الذي لا يمكنه إرساله ، لأي سبب كان ، إلى عنوانك دون أي تكلفة إضافية. استخدم نفس الطريقة التي كتبتها عند كتابة عنوان مستلم الخطاب ، ولكن قم فقط بتضمين اسم مستعار بدلاً من اسمك الكامل هناك.
طريقة 2 من 2: كتابة رسائل غير رسمية
الخطوة 1. تحديد المستوى الرسمي للرسالة
تعتمد نغمة الخطاب بشكل أساسي على مستوى قرب علاقتك مع متلقي الرسالة. لتحديد شكليات رسالتك ، حاول اتباع الإرشادات التالية:
- إذا كانت الرسالة موجهة إلى قريب بعيد أو قريب مسن أو شريك اجتماعي ، فحاول استخدام لهجة شبه رسمية. إذا كان الشخص قد أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا بالفعل ، فيرجى مراسلته عبر البريد الإلكتروني. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن كتابة الحروف يدويًا هي الخيار الأكثر أمانًا للقيام به.
- إذا كانت الرسالة موجهة إلى صديق مقرب أو قريب ، فيرجى كتابتها يدويًا أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
الخطوة 2. ابدأ الرسالة بتحية
تعتمد التحية المستخدمة بشكل كبير على العلاقة الوثيقة بينك وبين متلقي الرسالة ، بالإضافة إلى مستوى شكلي الخطاب. بعض الاحتمالات التي يمكنك وضعها في الاعتبار:
- إذا كانت الرسالة شبه رسمية ، فلا تتردد في استخدام تحية مثل "مرحبًا". بعد ذلك ، اتبع التحية باسم المستلم إذا لم يكن كلاكما متباعدين في العمر ، أو يبدأ اسم المستلم بتحية مثل "سيدي" أو "سيدتي" إذا كان المستلم أكبر منك كثيرًا.
- إذا كانت الرسالة غير رسمية ، يمكنك أيضًا استخدام تحية مثل "مرحبًا" أو تحية غير رسمية مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا". اتبع التحية مع اسم المستلم.
الخطوة 3. ابدأ في كتابة نص الرسالة
انتقل إلى السطر التالي وابدأ الكتابة. إذا كان المقصود من الرسالة أن تكون وسيلة اتصال شخصية ، فحاول البدء بتأكيد معلومات المستلم. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام جمل رسمية مثل ، "أتمنى أن تكون بخير" أو جمل غير رسمية مثل ، "كيف حالك؟" على وجه الخصوص ، استخدم الكلمات التي قد تقولها إذا كان مستلم الرسالة أمام أنت.
الخطوة 4. ضع قائمة بالأشياء التي يجب توصيلها
نظرًا لأن الدور الرئيسي للرسالة هو كوسيلة للتواصل ، يرجى تضمين الأشياء التي تعتقد أن متلقي الرسالة يحتاج إلى معرفتها ، مثل تفاصيل الأحداث التي وقعت في حياتك. على سبيل المثال ، إذا كانت الرسالة موجهة إلى جدتك ، فلا تكتفِ بكتابة "شكرًا على الهدية!" بدلاً من ذلك ، أظهر مقدار ما تعنيه الهدية بالنسبة لك ، مثل قول ، "الليلة الماضية لم أستطع أنا وأصدقائي النوم لأننا لعبنا اللعبة التي أرسلتها الجدة. شكرا لك!" مهما كان موضوع الرسالة ، يجب أن يكون التركيز الأساسي على الرغبة في مشاركة المعلومات.
افهم المعلومات التي لا يجب تضمينها. في الأساس ، لا ينبغي إرسال خطاب مكتوب للتعبير عن الغضب أو محاولة التسول من أجل الرحمة. إذا كنت قد كتبت مثل هذا الخطاب بالفعل ولكنك غير متأكد من إرساله ، فاتركه لبضعة أيام. ربما ، يمكن أن تغير تلك الأيام القليلة قرارك
الخطوة 5. قم بإنهاء الرسالة
لإنهاء خطاب غير رسمي ، استخدم تحية ختامية تعكس قرب علاقتك بالمتلقي. إذا كانت الرسالة موجهة إلى أحد الزوجين أو الأصدقاء أو الأقارب ، فيرجى استخدام التحية الختامية مثل "تحياتي" أو "تحيات الحب" أو ببساطة "عزيزي". في هذه الأثناء ، بالنسبة لرسالة شبه رسمية ، لا تتردد في استخدام تحية ختامية دافئة ولكنها رسمية تمامًا مثل "تحياتي" أو "تحياتي".
- هل سمعت عن مصطلح "الوداع"؟ في الواقع ، الوداع هو تعبير رسمي في اللغة الإنجليزية كان شائعًا في العصور القديمة كرسالة ختامية تحية. إذا كنت تكتب خطابًا باللغة الإنجليزية إلى صديق وترغب في إغلاقه بأسلوب أخرق ، فلا تتردد في استخدام هذه الطريقة. على سبيل المثال ، ضع تحية ختامية في شكل وداعة مثل ، "أنا أظل خادمك المتفاني دائمًا" تنتهي باسمك.
- إذا كنت تريد إضافة معلومات بعد كتابة الخطاب ، فاستخدم التسمية التوضيحية P. S ، والتي تعني في اللغة الإنجليزية بوستسكريبت ("بعد الكتابة").
الخطوة 6. أرسل الرسالة
ضع الرسالة في مظروف ، ثم ضع ختمًا ، واذكر عنوان المستلم ، ثم أرسله على الفور عبر مكتب البريد.
نصائح
- حاول تركيز نص الرسالة على موضوع يثير اهتمام المستلم.
- بشكل عام ، يتم دائمًا اتباع التحيات بفاصلة. ومع ذلك ، في الأحرف الرسمية ، عادة ما تكون علامات الترقيم المستخدمة نقطتين بدلاً من فاصلة.
- استخدم دائمًا لغة مهذبة وحججًا سليمة عند كتابة خطاب شكوى. سيؤدي القيام بذلك إلى زيادة فرصك في الحصول على استجابة إيجابية.
- إذا كنت ترغب في طباعة خطاب رسمي للغاية ، فإننا نوصي باستخدام ورق أثقل قليلاً من ورق النسخ القياسي.
- إذا كنت ترغب في إرسال بريد إلكتروني رسمي أو شبه رسمي ، فاستخدم دائمًا عنوان بريد إلكتروني ذو صوت احترافي. رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من "sweetstar189" لن تؤخذ على محمل الجد مثل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من "jeni.sandra" ، أليس كذلك؟
- اكتب الحروف دائمًا باستخدام قلم حبر أزرق أو أسود.
- تأكد من صحة العنوان المدرج.
- ابدأ فقرة دائمًا بجملة مكتوبة أو مكتوبة بمسافة بادئة.
- أعد فحص محتويات رسالتك مرتين على الأقل.
- إذا كانت الرسالة مكتوبة يدويًا ، فتأكد دائمًا من استخدام قلم حبر جاف لا يتسرب الحبر.
