يمكن كتابة خطابات التأكيد بأشكال مختلفة ، ولكل منها تنسيق مختلف. عادة ما يكون خطاب التأكيد لنقل تفاصيل نتائج اجتماع أو نشاط أو حدث آخر قصيرًا ومباشرًا. عادةً ما يكون خطاب تأكيد قبول الموظف أطول لأنه يتضمن الشروط والأحكام التي يجب الوفاء بها. إذا كنت ترغب في كتابة خطاب إلى شخص ما سيحصل على سر التأكيد ، فقم بإعداد خطاب بأسلوب شخصي أكثر.
خطوة
الطريقة 1 من 3: كتابة الرسائل للمرشحين للتأكيد
الخطوة الأولى: ابدأ الخطاب بذكر أهمية تقوية الإيمان
سر التثبيت هو تأكيد البركة التي نتلقاها في المعمودية لتقوية العلاقة بين متلقي السر والكنيسة. هنئ المرشح على القربان شخصيًا لأنه أو هي راغبة في الحصول على سر التثبيت وقررت ذلك.
- على سبيل المثال ، قل في رسالة ، "دعماً لاستعدادك لتلقي سر التثبيت ، يشرفني أن تتاح لي الفرصة لخدمتك في اتخاذ هذا القرار المهم لتقوية علاقتك الشخصية مع يسوع المسيح والكنيسة."
- استخدم الكلمات والعبارات في التعليم المسيحي الكاثوليكي للتأكيد على أهمية هذا القرار في رحلة إيمان المرشح.
الخطوة 2. ناقشي علاقتك معه
شاركي الذكريات والأحداث التي شاركتها معه لتحفيز نواياه وتقويتها. ادعم عرضك التقديمي بآية من الكتاب المقدس أو اقتباس من مصدر آخر. أخبر قصة أو حادثة سابقة تظهر أنك تحبه وتدعم رحلته الإيمانية.
- على سبيل المثال ، أخبر قصة عن وقت اعتمد فيه. يمكن استخدام الأشياء التي سألها لك عن تعاليم الكنيسة أو معتقداتك كمواد انعكاس مثيرة للاهتمام في بداية الرسالة.
- لست بحاجة إلى كتابة خطاب طويل أو مفصل للغاية. لا تزال الرسالة القصيرة مفيدة.
نصائح:
قبل كتابة خطاب ، قم بإعداد مخطط تفصيلي وقم بعمل العديد من المسودات لتشكيل أفضل نص للحرف.
الخطوة 3. اكتب آية من الكتاب المقدس تحفزك أو تلهمك
استخدم الاقتباس لشرح معنى سر التثبيت وتعاليم الكنيسة. استخدم موقعًا إلكترونيًا أو موقع توافق الكتاب المقدس للعثور على آيات ملهمة من الكتاب المقدس.
- على سبيل المثال ، قم بتضمين الآية: "اسم الرب برج قوي يركض إليه الصديق فيخلص". (أمثال 18:10).
- مثال آخر للآية التي يجب اقتباسها: "لأني أعرف ما لدي من خطط من أجلك ، يعلن الرب ، خطط السلام وليس خطط الكارثة ، لأعطيك مستقبلًا مليئًا بالأمل". (إرميا 29:11).
- قم أيضًا بتضمين الآية: "بإمكاني أن أفعل كل شيء بالذي يمنحني القوة". (فيلبي 4:13).
الخطوة 4. حاول إقناع المستلم بأنك مستعد لتقديم الدعم
أنهِ الخطاب بشرح أنك ستستمر في دعمه والدعاء له. قل شكراً لأن حبه وحضوره يجعلك تشعر بالامتنان والسعادة.
على سبيل المثال ، اكتب رسالة ، "قرارك يجعلني أشعر بالفخر والبركة. يشرفني أن أكون شاهدًا عندما تتلقى سر التثبيت. أدعو الله أن تستمر في النمو في الإيمان والرجاء والمحبة"
كتنوع:
إذا كنت تعرف اسم مستلم الرسالة ، فاكتب صلاة إلى القديس الراعي في نهاية الرسالة.
الخطوة 5. قم بإعداد خطاب مكتوب بخط اليد لجعله أكثر خصوصية
على عكس الرسائل الرسمية التي يتم كتابتها عادة ، تبدو رسائل التأكيد المكتوبة بخط اليد أكثر شخصية وأصالة كما لو كانت مذكورة مباشرة من القلب ، مما يعطي لمسة ذات مغزى كبير.
عند كتابة رسالة بخط اليد ، لا تتعجل. اكتب بأدق ما يمكن وتأكد من عدم وجود أخطاء. لتسهيل الأمر ، اكتب أولاً ثم انسخ
الطريقة 2 من 3: تقديم تأكيد التوظيف
الخطوة 1. اكتب خطابًا رسميًا للقيام بأعمال تجارية باستخدام ورق الشركة ذي الرأسية
تُعد الرسائل الرسمية للأغراض التجارية المكتوبة على ورق الشركة ذي الرأسية مفيدة لنقل الرسائل بشكل فعال وتمثيل الرسائل كوسيلة رسمية للاتصالات التجارية. اكتب حرفًا بالخطوط والهوامش القياسية. اكتب الحروف باستخدام تنسيق محاذاة إلى اليسار ، وتباعد الأسطر واحد ، وتباعد الأسطر 2.
- لا تختصر العنوان عند كتابة خطاب عمل رسمي. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "Jl. Utama Raya 123" ، اكتب "Jalan Utama Raya 123".
- لا تحتاج إلى كتابة عنوان الشركة إذا كان الورق ذي الرأسية يتضمن بالفعل عنوان الشركة.
نصائح:
يمكن عادةً تنزيل ترويسة الوكالات والشركات الحكومية بواسطة الموظفين المعتمدين ويتضمن جميع الجوانب القانونية التي يجب الوفاء بها لتقديم تأكيد قبول الموظف.
الخطوة 2. اكتب المسمى الوظيفي والراتب وتاريخ البدء
ابدأ الخطاب بكلمة افتتاحية حماسية عند نقل التهاني على الانضمام كموظف جديد. يمكنك تقديم وصف وظيفي موجز ، ما لم يوضح ذلك الموقف.
على سبيل المثال ، قل في خطاب: "نيابة عن إدارة PT XYZ ، من خلال هذه الرسالة ، أنقل إليكم أنه قد تم قبولك للعمل كسكرتير لمجلس الإدارة براتب روبية. 10000000 روبية شهريًا وبدء العمل في 1 مارس 2019."
الخطوة الثالثة. قدم ملخصًا للشروط والأحكام التي يجب الوفاء بها
اذكر بوضوح ما إذا كانت هناك شروط يجب أن يستوفيها مستلم الخطاب. وبالمثل ، إذا تقدمت بطلب للحصول على شروط ، فيجب نقل ذلك في الرسالة.
- على سبيل المثال ، يجب على متلقي الرسالة اجتياز فحص البيانات الحيوية أو اجتياز اختبار خالٍ من المخدرات.
- أنقل أيضًا في الرسالة ما إذا كان الموظف الجديد يجب أن يوقع اتفاقية ، مثل عقد العمل أو عقد آخر.
- إذا قمت بتقديم المتطلبات ، فقدم حدًا زمنيًا للمستلم حتى يتمكن من الوفاء بها قبل الموعد النهائي. إذا كانت هناك مستندات يحتاج إلى توقيعها ، فأخبره أنه يمكن القيام بذلك في اليوم الأول من العمل.
الخطوة 4. وصف الفوائد التي تقدمها الشركة بالتفصيل
إذا كانت الشركة تقدم مزايا التأمين الصحي ، أو مزايا التقاعد ، أو مزايا التعليم ، أو تعويض الإجازات ، أو مزايا أخرى ، فقم بتضمينها في الخطاب. أخبر المتطلبات التي يجب الوفاء بها وكيفية الحصول على مزيد من المعلومات حول هذا حتى يحق للموظفين الجدد الحصول على المزايا.
تقدم بعض الشركات مزايا من الوقت الذي يبدأ فيه الموظف العمل ، ولكن بشكل عام ، يحق للموظفين الحصول على مزايا بعد العمل لمدة 60 يومًا على الأقل
نصائح:
قد يكون خطاب تأكيد قبول الموظف أكثر من صفحة واحدة ، ولكن ليس أكثر من صفحتين. لا تقم بتضمين المعلومات التفصيلية التي يمكن أن يقرأها مستلم الخطاب من خلال المستندات الأخرى المرسلة مع الخطاب.
الخطوة 5. أنهِ الخطاب بقول "شكرًا لك"
قل شكراً لأنه يريد العمل في شركتك وأنت تستمتع بالعمل معه. عبر عن سعادتك أو حماسك لانضمام الموظف الجديد إلى الفريق.
- على سبيل المثال ، قل في رسالة ، "شكرًا لك على دعمك في تحقيق مهمة PT XYZ. ترحب الإدارة بوجودك في الفريق وتنتظر مساهمتك في تقدم الشركة."
- قم بتضمين تحية ختامية رسمية فوق التوقيع مباشرة ، مثل "مع خالص التقدير" أو "تحياتي".
الخطوة 6. اكتب لقبك تحت اسمك
وفقًا لقالب خطاب العمل ، قم بإعداد 4 مساحات للتوقيع أسفل التحية الختامية. تحت مكان التوقيع ، قم بتضمين اسمك الكامل. أدناه الاسم ، قائمة المسمى الوظيفي واسم الشركة.
على سبيل المثال ، اكتب المسمى الوظيفي واسم الشركة: "مدير عمليات PT XYZ"
الخطوة 7. افحص البريد بعناية
تأكد من كتابة الحرف بكتابة وقواعد صحيحة. اطلب من شخص من قسم شؤون الموظفين قراءة الرسالة للتأكد من صحة الافتتاحية.
إعطاء الأولوية للتحقق المزدوج من الأرقام المدرجة في الحرف. غالبًا ما تحدث الأخطاء العددية عن غير قصد ويمكن أن يؤدي ذلك إلى سوء فهم ، وأحيانًا عواقب قانونية
الخطوة الثامنة: اطبع الخطاب ووقعه قبل إرساله
تبدو الحروف المطبوعة باستخدام ورق عالي الجودة أكثر احترافًا. حتى إذا كنت ترسل خطابًا باستخدام البريد الإلكتروني ، فأرسل خطابًا رسميًا موقعًا. استخدم قلم حبر جاف بحبر أزرق أو أسود لتوقيع الحروف. قم بتضمين عنوان ، على سبيل المثال "S. Kom". أو "M. Si." إذا لزم الأمر.
أرسل الخطاب في أقرب وقت ممكن حتى يتلقى الموظفون الجدد الخطاب قبل التاريخ المحدد كأول يوم عمل
نصائح:
العنوان المكتوب على الظرف يجعل الرسالة تبدو أكثر احترافية. توفر برامج كتابة الحروف قوالب تساعدك على طباعة العنوان في الموضع الصحيح على غلاف الرسالة.
الطريقة 3 من 3: صياغة خطاب تأكيد رسمي آخر
الخطوة 1. اكتب الخطاب في شكل خطاب عمل رسمي
تظهر هذه الرسالة الإخلاص وتنقل الرسالة بالكلمات الصحيحة. توفر العديد من برامج كتابة الرسائل قوالب رسائل عمل لإنشاء رسائل تأكيد. استخدم خطًا قياسيًا ، مثل Times New Roman أو Arial.
- من الناحية القانونية ، يمكن استخدام خطاب التأكيد كسجل لاتفاق شفهي. يتم قبول خطاب العمل كدليل في المحكمة لأنه يستخدم تنسيق خطاب رسمي.
- عادة ما تكون رسائل التأكيد قصيرة جدًا ولا تزيد عن صفحة واحدة. في بعض الأحيان ، تحتوي رسالة التأكيد على فقرة واحدة فقط.
الخطوة الثانية. قم بإعطاء التحية المناسبة
بشكل عام ، تبدأ رسائل التأكيد بتحية ، مثل "عزيزي". متبوعًا بـ "الأب" أو "الأم" والاسم الكامل لمتلقي الرسالة. إذا كان حاصلاً على دكتوراة تشمل "د." أمام اسم المستلم. ضع فاصلة بعد كتابة اسم مستلم الحرف.
- إذا كنت لا تعرف جنس المستلم ، فقط اكتب الاسم الكامل.
- لا تستخدم الاختصار "السيدة" إلا إذا تأكدت من أن المستلم امرأة متزوجة.
الخطوة 3. قم بتأكيد الصفقة على وجه التحديد
لا تحتاج رسائل التأكيد إلى أن تبدأ بمقدمة طويلة أو مجاملات. اذكر بوضوح النشاط المخطط أو الاتفاقية التي تريد تأكيدها ، مثل تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه.
- على سبيل المثال ، ابدأ الخطاب بكتابة "كتأكيد" أو "أؤكد ذلك" متبوعًا بالمعلومات التي تريد تأكيدها.
- لإعلامك بأنك تلقيت شيئًا ما ، ابدأ الرسالة بكتابة "من خلال هذه الرسالة ، لقد تلقيت" متبوعًا باسم العنصر الذي تلقيته.
أخطاء في جانب الشكليات: رسالة لتأكيد اتفاق شخصي مع شخص تعرفه جيدًا جيدة بأسلوب غير رسمي ، ولكن تأكد من أن رسالتك تبدو رسمية ومهنية.
الخطوة 4. قدم معلومات مهمة أخرى
قم أيضًا بتضمين معلومات مفصلة ، مثل الاسم والمسمى الوظيفي لكل شخص معني ، أو واجباته ، أو جدول الأنشطة ، أو الاتفاقيات المالية. أكد على الشروط أو الشروط التي تشكل جزءًا من الاتفاقية لتوضيح التوقعات.
على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة تؤكد أن المستلم سيتطوع في منظمة غير ربحية ، فقم بتضمين تاريخ الحدث ووقته وموقعه والمهام التي يجب أن يقوم بها كمتطوع
الخطوة 5. اطلب التغذية الراجعة إذا لزم الأمر
قبل إغلاق الرسالة ، أبلغ أنك تطلب من مستلم الرسالة الاتصال بك وتقديم المعلومات التي تحتاجها. إذا كنت ترسل خطابًا لتقديم طلب أو تعيين مهمة ، فاطلب منه إخبارك باتفاق على الشروط الخاصة بك.
حتى إذا لم تطلب من متلقي الرسالة الاتصال بك ، فمن الجيد إبلاغه أنه قد يتصل بك باستخدام وسائل اتصال معينة إذا كانت هناك أشياء يريد أن يسألها. على سبيل المثال ، "إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات ، فيرجى الاتصال بي عبر الهاتف 4567 123 (007)."
الخطوة 6. اشكر متلقي الرسالة
اكتب فقرة جديدة لتقول شكرًا لك لأنه على استعداد للانضمام إلى النشاط أو الموافقة على الشروط التي قدمتها وفقًا للرسالة.
- على سبيل المثال ، لتأكيد الموافقة على شخص ما على استعداد للتطوع في منظمة غير ربحية ، اكتب في رسالة ، "شكرًا جزيلاً لك على التزامك بالمشاركة في مهمة هذا النشاط. أنا حقًا أقدر دعمك".
- التعبير عن الحماس عند الحاجة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تأكيد جدول المقابلة ، فقل في رسالة ، "أنا أقدر الفرصة الممنوحة لـ _" أو "أتطلع إلى المناقشة معك أثناء المقابلة."
الخطوة 7. تحقق من الخطاب وصححه قبل الطباعة
لن يتم أخذ رسائل التأكيد على محمل الجد في حالة وجود أخطاء مطبعية أو نحوية. بالإضافة إلى التحقق ، تأكد من كتابة خطاب واضح ومباشر.
- اقرأ الرسالة بصوت عالٍ حتى تتمكن من تحديد الجمل التي تحتاج إلى إعادة صياغتها أو تقصيرها أثناء تصحيح أي أخطاء.
- تجنب شروط العمل أو المصطلحات. اذكر الأشياء التي تريد تأكيدها بوضوح وبشكل مباشر.
الخطوة الثامنة. استخدم ورقًا عالي الجودة لطباعة الحروف
بمجرد التحقق من الخطاب وعدم وجود أخطاء ، اطبعه باستخدام القرطاسية المتميزة. اشترِ قرطاسية كافية من متجر قرطاسية أو عبر الإنترنت.
- إذا كنت ترغب في إرسال خطاب بصفتك موظف أو ممثل شركة أو مؤسسة ، فاستخدم ورق الشركة أو المؤسسة. ومع ذلك ، إذا كنت تريد تأكيد الأمور الشخصية ، فلا تستخدم ورق الشركة حتى لو كنت المالك.
- توفر برامج كتابة الحروف قوالب يمكنك استخدامها لإنشاء ورقة ذات رأسية مخصصة لجعل رسالتك تظهر بأكبر قدر ممكن من الاستعداد.
الخطوة 9. قم بتوقيع الخطاب باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود
بمجرد طباعة الرسالة ، قم بتوقيعها بدقة في المساحة المتوفرة أعلى اسمك. تأكد من أن توقيعك احترافي وصالح ، بدلاً من محاولة أن يبدو أنيقًا.
وقع الخطاب بكتابة اسمك الكامل أو حسب توقيعك على بطاقة الهوية الخاصة بك. بشكل عام ، يجب ألا تستخدم خطابات التأكيد الأسماء الأولى أو الأحرف الأولى أو الأحرف الأولى من الاسم
الخطوة 10. أرسل الخطاب إلى عنوان المستلم في أسرع وقت ممكن
بعد توقيع الخطاب ، أرسله على الفور في نفس اليوم. أنت لا تخلق انطباعًا جيدًا إذا كان تاريخ إيصال التسليم بعد أيام قليلة من تاريخ الخطاب.
