التعليقات هي أحد الجوانب الرئيسية التي يمكن أن تساعد الموظفين والطلاب على تحسين أنفسهم. بالإضافة إلى اعتبار الملاحظات مهمة ، تعد التعليقات أيضًا عنصرًا ضروريًا في معظم المكاتب والفصول الدراسية. يمكن ملاحظة ذلك بشكل خاص إذا كان لديك موظفين أو إذا كنت مسؤولاً عن تعليم الآخرين. أصبحت كتابة الملاحظات عبر البريد الإلكتروني ذات أهمية متزايدة حيث يتواصل المزيد من العمال ويعملون عن بُعد. إذا كنت مشرفًا على أداء الموظف ، فاكتب تعليقات على أدائه. إذا كنت مدرسًا ، فاكتب ملاحظات لطلابك.
خطوة
الطريقة 1 من 3: كتابة الملاحظات للموظفين عن طريق البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى. أخبر سبب قيامك بإرسال بريد إلكتروني (بريد إلكتروني) إلى الموظف
يمكنك إخباره في موضوع البريد الإلكتروني أو في نص البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، من الجيد وضعها في موضوع البريد الإلكتروني حتى يعرف ما هو البريد الإلكتروني على وشك قراءته.
على سبيل المثال ، اكتب "تعليقات على اقتراح المشروع - بداية رائعة!" حول موضوع البريد الإلكتروني
الخطوة 2. ابدأ البريد الإلكتروني بجملة ودية
سيُظهر هذا للموظفين أنك تقدم ملاحظات ودية وليست انتقادية. بالإضافة إلى ذلك ، يزيد هذا من احتمالية أن يقرأ قراء البريد الإلكتروني ملاحظات بناءة ويتلقونها.
اكتب شيئًا مثل ، "أتمنى لك يومًا سعيدًا!"
الخطوة 3. نقدر العمل الذي قام به الموظف
عادةً ما يكون الشخص الذي يتلقى التعليقات قد قام بمهمة قد تقيّمها بشدة ، لذا أثنِ عليه أو عليها في بداية البريد الإلكتروني لإخباره أنك تقدر جهوده.
يمكنك أن تقول ، "شكرًا لك على العمل الجاد في هذا الاقتراح. الاقتراح جيد جدا"
الخطوة الرابعة: أعط الموظفين ملاحظات إيجابية أولاً
ردود الفعل الإيجابية ستجعل النقد القاسي يبدو أكثر ليونة. كن صريحًا ولكن لا تنسى أن تثني عليه أيضًا. يجب أن تركز على وظيفته الحالية أو على مهمة مكتملة مسبقًا.
قل ، "هذا الاقتراح جيد جدًا. لقد كتبت هدفًا مثيرًا للإعجاب ويمكنني أيضًا أن أرى أنه كان هناك الكثير من التطوير في المنهجية المستخدمة"
الخطوة 5. اكتب الملاحظات السلبية كاقتراحات
في الواقع ، تعد كتابة الاقتراحات حول النقاط التي يجب استبدالها أكثر فاعلية ، لكن القارئ لن يكون قادرًا على أخذ هذا النوع من النصائح جيدًا. في النهاية ، كان يمكن أن يشعر بالإحباط. لذلك ، اكتب التعليقات من وجهة نظرك وكيف ستغيرها إذا كتبت الاقتراح.
قد تكتب ، "سأقوم بتبديل الجزء الأول بالجزء الثاني ، ثم أشرح الجزء الثالث مرة أخرى بحيث يمكن كتابة جزء الميزانية هناك أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أن تقول "سأحذف الفقرة الثانية ، لكنني سأضيف مراجعة للمشروع الجاري في الختام"
الخطوة 6. اشرح التعليقات السلبية المقدمة
اشرح المشكلة التي يعاني منها وأين تكمن المشكلة إذا لزم الأمر. إذا كان انتقاده يتعلق بتغيير في التوقعات أو الاتجاه ، فأخبره بذلك. قم أيضًا بتضمين الأسباب التفصيلية لضرورة إجراء تغيير في هذا القسم.
- قل ، "إننا نجري تغييرات كبيرة في الشركة ، لذلك نحتاج إلى كتابة اقتراح أكثر تفصيلاً من خلال تطويره في عدة أجزاء. لقد قدمت بالفعل نظرة عامة على الأجزاء التي تحتاج إلى مزيد من التطوير.
- إذا كنت ترغب في كتابة ملاحظات تتعلق بموقف الشخص ، فلا تنس تقديم مثال ملموس لما تقصده. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد انتقاد ارتداء ملابس غير لائقة عند حضور اجتماع مع عميل ، فيجب عليك تقديم مثال على خطأ ارتكبه. على سبيل المثال ، "آخر مرة رأينا فيها عميلاً ، كنت ترتدي شبشب وقبل ذلك ، كنت ترتدي قميصًا. مثل هذه الملابس لا تعكس احترافية الشركة التي نظهرها دائمًا ".
الخطوة 7. قدم له اقتراحات حول كيفية تحسينه
ستكون ملاحظاتك عديمة الفائدة إذا لم توفر له مخرجًا. يمكن أن تكون هذه الاقتراحات أي شيء من قائمة محددة من المدخلات إلى قائمة عامة باقتراحات الإنجاز.
- يمكنك إعطاء مثال حتى يتمكن من حل المشكلة. هذا خيار ممتاز إذا كان لديك اقتراح ملموس في الاعتبار. على سبيل المثال ، قل "للعرض التقديمي التالي ، استخدم ألوانًا محايدة ولا تستخدم الانتقالات بين الشرائح. بالإضافة إلى ذلك ، هناك عملاء يحضرون الاجتماع ، لذلك لا تستخدم مصطلحات الشركة أيضًا ".
- بدلاً من ذلك ، يمكنك سؤاله عن الحلول التي يود القيام بها لإصلاح المشكلة. يعد هذا الخيار طريقة ممتازة للذهاب إذا كنت تريد التحدث عن مشكلة يمكن أن يكون لها خيارات حل متعددة. على سبيل المثال ، "ما هي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين عرضك التقديمي التالي؟" أو "ما هي التغييرات التي ترغب في إجرائها في عرضك التقديمي التالي؟".
الخطوة 8. ذكّره بالعواقب المحتملة
يمكن لبعض المشاكل في مكان العمل أن تلحق الضرر باسم الشركة ، لذا يجب توعية الموظفين بذلك. في بعض الحالات ، لا يكون هناك الكثير من العواقب إذا أخطأ الموظف. ومع ذلك ، هناك أيضًا أوقات تفقد فيها عميلًا أو تكون غير قادر على تقديم خدمة فعالة بسبب نقص الموظفين. في بعض الأحيان ، هناك عواقب أيضًا على العمال إذا لم يحسنوا الوضع. قم بإخطار موظفيك على الفور في حالة حدوث أي مشاكل.
- على سبيل المثال ، أخبره أنك قلق من أن يغادر العميل بسبب خطأ في العمل الورقي.
- بدلاً من ذلك ، أخبر الموظف أنه قد لا يتم تضمينه في المشروع التالي إذا لم يكن هناك تحسن في قدرته على كتابة المستندات.
الخطوة 9. قم بإنهاء البريد الإلكتروني بعرض لتوضيح الملاحظات وشرحها
هذه طريقة جيدة لإنهاء البريد الإلكتروني وإظهار دعمك له. بالإضافة إلى ذلك ، سيجعله هذا يشعر بالراحة عندما يريد أن يطلب توضيحًا بشأن أشياء لا يفهمها.
على سبيل المثال ، اكتب جملة مثل ، "يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أخرى أو تحتاج إلى توضيح حول هذا الموضوع."
الطريقة 2 من 3: كتابة التعليقات على المراجعات
الخطوة الأولى. تحديد أهداف مراجعة الأداء
هذا هو سبب وجود التقييم. سيعرف الموظف ما سيقرأه إذا كان يعرف الأهداف التي لديك ويساعدك على تصميم التعليقات له.
- على سبيل المثال ، هل تركز على تحسين أداء الموظف؟ هل تجري تقييمًا على مستوى الشركة لتحديد التدريب المهني المطلوب؟ هل تقوم بعمل مراجعات ربع سنوية؟
- أبلغ الموظف بهذا الهدف عندما تقدم ملاحظات له أو لها. قد تقول ، "تخطط الشركة لتقديم دورات تدريبية احترافية بناءً على احتياجات الموظفين. لذلك ، أقدم تقييمات الأداء لكل موظف.
الخطوة 2. راجع التعليقات السابقة
يمكن أن يؤخذ هذا على أساس المراجعات المقدمة مسبقًا ، وكذلك التعليقات غير الرسمية المقدمة خلال فترة التقييم. يجب عليك أيضًا التحقق مما فعله الموظف بعد تقديم التعليقات. هل استخدمها لتحسين نفسه؟ هل تدخل التغذية الراجعة إلى الأذن اليمنى وتترك الأذن اليسرى فقط؟
- إذا قام بإجراء تغييرات بناءً على تعليقات سابقة ، فقم بدمج هذه النقطة في مراجعة إيجابية عنه.
- إذا تجاهل التعليقات القديمة ، ناقش معه المشكلات السابقة وعدم وجود مبادرة لمتابعة الاقتراحات.
الخطوة 3. صِف الملاحظات الإيجابية وأدرج أمثلة ملموسة
ابدأ دائمًا جلسة التغذية الراجعة من خلال ترك تعليق إيجابي. امدح الموظف لما قام به بشكل جيد وقدم تعليقات محددة حول الإنجازات. كن صريحًا وحاول إعطاء نفس القدر من التعليقات مثل عدد التعليقات السلبية التي تدلي بها.
- أعط مثالاً مثل ، "لقد أظهرت المبادرة عندما تطوعت لقيادة مشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تُظهر أيضًا مهارات قيادية جيدة عند التنسيق مع أعضاء الفريق ، والاستماع إلى اقتراحات الآخرين ، وتكليف الأشخاص بمهامهم ".
- امدح حسن الخلق وتحتاج إلى مواصلته.
الخطوة الرابعة: تقديم النقد البناء وتقديم أمثلة محددة
ركز على النقد الذي يمكن أن يوفر أكبر قدر من الفوائد للشركة أو الموظف المستهدف. أخبر الموظف بالمجالات التي يجدها صعبة ولماذا تعتبر هذه مشكلة بالنسبة له.
أعط أمثلة محددة. على سبيل المثال ، "في العروض التقديمية الثلاثة الأخيرة ، نسيت تقديم ميزانيتك التقديرية وتباطؤ المشروع" أو "كان متوسط عدد المشاريع التي أكملتها في الربع الأخير 6 ، ولكن هذه المرة يمكنك إكمال 2 فقط. أعتقد أن أداؤك أقل من المتوسط"
الخطوة 5. تحديد أهداف الأداء لفترة التقييم المقبلة
سيساعد هذا الموظفين على معرفة المجالات التي تحتاج إلى تحسين. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تفهم أيضًا ما تحتاجه الشركة من موظفيها. سيجد العامل أيضًا أن هذه التعليقات مفيدة أكثر لأنه بناءً على التقييم ، يعرف ما تريده الشركة منه.
- يجب أن تكون الأهداف قصيرة ومحددة. على سبيل المثال ، "يجب على الموظفين بيع 4 عناصر في اليوم" ، أو "يجب على الموظفين تحسين التواصل مع العملاء" ، أو "يجب على الموظفين الحصول على تدريب على القيادة".
- تأكد من أنك ستنفذ هذه الأهداف في التقييم التالي لأن هذا ما يتوقعه الموظفون.
الخطوة السادسة: توفير فرص للتدريب على التطوير المهني
قدم توصيات بناءً على النقد البناء الذي قدمته. يمكن أن تستند هذه التوصيات إلى المصادر الحالية مثل ورش العمل والدورات التدريبية والتدريب الداخلي أو التوجيه بين الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا اقتراح دورات مجانية متاحة عبر الإنترنت إذا كنت تعاني من نقص في الموارد.
- كن منفتحًا إذا كان عليك تغيير اقتراح بعد التحدث إلى موظف. على سبيل المثال ، قد يطلب الموظفون تدريبًا احترافيًا لم تفكر فيه من قبل.
- ضع في اعتبارك أهداف عمل الموظف. على سبيل المثال ، إذا أراد موظفوك الانتقال إلى مناصب إدارية ، فيمكنك اختيار التدريب على القيادة كخيار تدريب احترافي. بدلاً من ذلك ، إذا كان مهتمًا بتصميم الجرافيك ، اسمح له بأخذ دورة تدريبية حتى يتمكن من استخدام مهاراته لشركتك.
الخطوة السابعة: شجع الموظف على إنهاء جلسة التغذية الراجعة
بغض النظر عن مدى روعة مراجعة أداء الموظف ، لا أحد يحب أن يتم إخباره بما ينقصه أو ما يحتاج إلى تحسين ، لذا قم بإنهاء الجلسة بتشجيع الموظف على جعله يشعر براحة أكبر وأقل إحباطًا أو إرهاقًا.
قل شيئًا مثل ، "في الربع الأخير ، واجهتنا بعض الصعوبات غير المتوقعة ، لكنك قمت بعمل ممتاز لتعديل عبء العمل. نحن نحب عملك ونتطلع إلى رؤية المزيد من هذا النوع من العمل في الربع الحالي"
الخطوة الثامنة: شجع المستمع على الرد
يمكن أن يكون هذا الرد شفهيًا بعد مناقشته معه ، أو يمكنك تقديم نموذج ملاحظات لملئه. ستحصل على استجابة أفضل ، إذا تم منح الموظفين الوقت للتفكير في مراجعات أدائهم وكتابة ردودهم في غيابك.
اطلب من الشخص أن يعلق على التعليق الذي تركته له. على سبيل المثال ، "هل لديك أي اقتراحات لي ، ما الذي أحتاج إلى تحسينه عند تقديم الملاحظات؟ و "هل كانت ملاحظاتي واضحة ومفيدة بدرجة كافية؟"
طريقة 3 من 3: إعطاء الملاحظات للطلاب
الخطوة 1. التركيز على أداء تعلم الطالب
الغرض من تقديم الملاحظات هو مساعدة الطلاب على التعلم. لذا قدم تعليقات إيجابية توجهه لتحسين جهوده بدلاً من انتقاد أخطائه. استخدم هذه الجلسة لإعطاء التعليمات وليس لانتقادهم.
يمكنك تقديم ملاحظات مكتوبة حول مهام الطالب بما في ذلك المهام الكتابية والعروض التقديمية والمشاريع
الخطوة 2. تقديم ملاحظات حول المحتوى وآلية تسليم المهمة
كلاهما مهم للطالب لأنه يجب أن يعرف كيفية تحسين هذين المكونين. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من الطلاب الذين يقدمون أداءً أفضل في منطقة ما عن منطقة أخرى. على سبيل المثال ، قد يكون لدى الطالب فكرة رائعة مع تطوير فكرة جيدة ، لكنه لا يستطيع التهجئة بشكل صحيح ، ولا يمكنه استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح ، ولديه الكثير من الجمل غير المكتملة وغير الدقيقة.
- إذا كنت تقدم ملاحظات حول مشروع أو عرض تقديمي شفهي ، فتأكد من تقديم ملاحظات حول كل قسم من المهمة.
- على سبيل المثال ، تحتاج العروض التقديمية الشفوية إلى تعليقات على المحتوى ومهارات التحدث أمام الجمهور. وفي الوقت نفسه ، تتطلب المشاريع ملاحظات من حيث المحتوى والإبداع وطرق التسليم.
الخطوة الثالثة: إعطاء ملاحظات إيجابية وسلبية محددة
التعليقات مثل "عمل جيد" أو "تحسين" أو "تحسين" لا تعتبر محددة بما يكفي ؛ لا يعرف الطلاب الأجزاء التي يجب تحسينها وأي الأشياء جيدة بما فيه الكفاية. أخبر الطلاب عن المجالات التي تحتاج إلى تحسين وأيها جيد بما يكفي.
- اكتب شيئًا مثل ، "الأطروحة واضحة ومكتوبة جيدًا وتستخدم التنسيق الذي درسناه. ومع ذلك ، يجب تصحيح الجملة الافتتاحية لأنها لا تتعلق بأطروحتك ".
- اقترح ، "تم تطوير فكرتك جيدًا ، لكني أوصيك بأخذ جلسات إضافية لتحسين استخدامك للفواصل وممارسة كتابة جمل مثالية".
- قدم مزيجًا من التعليقات الإيجابية والنقد البناء.
الخطوة 4. اقترح كيفية تحسين القدرة بدلاً من إصلاح الخطأ
يمكنك وضع علامة على بعض الأخطاء ، لكن لا تقم بتعديل الكثير من عمل الطالب. اكتب أي مشاكل تراها في عمل الطالب ، مثل الإفراط في استخدام الفواصل. بعد ذلك ، اقترح ما يمكن تحسينه بواسطته.
على سبيل المثال ، "لقد استخدمت الكثير من الفواصل في مقالتك. يرجى التحقق مرة أخرى من قواعد استخدام الفواصل وكيفية دمج الجمل بالفاصلات. إذا أتيت إلى جلسة إضافية ، فيمكننا التدرب على كيفية كتابة فقرة جيدة معًا
الخطوة 5. حدد أولويات المسودة أو المهمة التالية
سيساعد تحديد أولويات مثل هذا الطلاب على التركيز على أشياء أخرى يجب تحقيقها. يمكنك تحديد أولويات أهدافك التعليمية أو احتياجات الطلاب ، اعتمادًا على عملك.
قل ، "الآن ، يجب أن تركز على استخدام الجمل النشطة ولا تستخدم جملًا غير مكتملة."
الخطوة 6. قصر التغذية الراجعة على مجال واحد أو قدرة واحدة إذا كانت هذه هي المشكلة الرئيسية
ركز على أهداف التعلم الحالية أو احتياجات الطلاب الذين تقوم بتقييمهم. تأكد من أن الطالب يعرف أنك تقوم فقط بتصحيح بعض أجزاء مقالته حتى لا يفترض أن بقية المقال مثالية.
- حدد المجالات التي ستكون محور ملاحظاتك.
- قبل إعادة عمل الطالب ، أخبرهم أنك تقدم ملاحظات فقط على أجزاء معينة من المهمة.
- يمكنك السماح للطلاب باختيار المهارات أو الأقسام التي يريدون التعليق عليها.
الخطوة 7. لا ترهق الطلاب
إذا كان هناك الكثير من الأخطاء ، فلا تقم بإصلاحها جميعًا في جلسة ملاحظات واحدة. إذا تركت الكثير من التعليقات في جلسة واحدة ، فقد يشعر الطلاب بالإرهاق ويصابون بالإحباط في النهاية. لذا ، اترك تعليقًا على أسهل وأبسط شيء يجب تصحيحه.
- على سبيل المثال ، يمكنك البدء بطرق لتجنب كتابة جمل غير كاملة والبحث عن كلمات في القاموس إذا كان لا يعرف كيفية تهجئها.
- بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا التركيز على أهداف التعلم للمهمة.
الخطوة الثامنة. حفز الطلاب على مواصلة التعلم
أنهِ جلسة التغذية الراجعة بكلمات إيجابية وشجعه على الاستمرار في المحاولة. يمكنك أيضًا تذكيره بإنجازاته في مهام أخرى حتى يستمر في المحاولة بجدية أكبر.
