تعد إدارة الأحداث تجربة رائعة ، سواء كانت حفلة خاصة أو مناسبة للشركات أو للعائلة والأصدقاء أو حفل زفاف ومناسبات رسمية أخرى. هذه الوظيفة صعبة جدًا ، ولكنها أيضًا مرضية للغاية. يمكنك حقًا أن تحدث فرقًا للأشخاص المعنيين ، الذين سيقدرون ضيافتك وجهدك لتنظيم حفلة عيد ميلاد أو ذكرى سنوية أو حفل الزفاف نفسه أو أي احتفال آخر. ستعلمك الخطوات أدناه كيف تكون مديرًا جيدًا للأحداث ، وتقدم اقتراحات لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وتجنب جميع المشكلات من خلال التخطيط الدقيق.
خطوة
جزء 1 من 5: إتقان الأساسيات
الخطوة الأولى: حدد الأهداف والغايات التي تريد تحقيقها
يبدو كل هذا منطقيًا للغاية ، ولكن عليك كتابته لمعرفة حجم المكان الذي سيعمل بشكل أفضل ، والميزانية المناسبة ، والغرض من الحدث ، وعدد (أو نوع) الضيوف ، وما هي الاستراتيجيات التي يجب اتباعها من أجل حدثك المحدد. ما هي النتيجة النهائية المثالية؟ ماذا تريد ان تحقق؟
- بمجرد أن تقرر الحدث الذي ستنظمه (احتفال ، جمع تبرعات ، تعليم ، مبيعات ، اقتراح ، إلخ) ، فكر في سبب قيامك بذلك. يمكن أن تساعدك معرفة دوافعك على الاستمرار في التركيز والنشاط.
- يمكن أن يساعدك تحديد بعض الأهداف أيضًا في الوصول إلى الهدف الصحيح. لا يمكنك الاستمرار في محاولة تحقيق هدف غير محدد! عندما يكون لديك فقط 40.000.000 روبية إندونيسية وترغب في الوصول إلى 50000.000 روبية إندونيسية ، استهدف هذا المبلغ وستتم مساعدتك للوصول إلى خط النهاية.
الخطوة 2. حدد التاريخ والوقت
هذان هما أهم العوامل في التخطيط للحدث. لا تختر تاريخًا ووقتًا يمنعان الكثير من الأشخاص من الحضور أو ستذهب جميع جهود التخطيط للحدث دون جدوى. أيضًا ، تجنب وضع هذين العنصرين بعيدًا جدًا عن الحاضر - أو حتى قريبًا جدًا - وإلا سوف ينسى ضيوفك الحدث الخاص بك ويضعون خططًا أخرى. لا تتعرض لمتلازمة Goldilocks أثناء إدارة الأحداث!
من الناحية المثالية ، قم بإخطار الضيوف قبل أسبوعين. بهذه الطريقة ، يكون لديهم الوقت لوضع الخطط ويمكنك تذكيرهم مرة أو مرتين قبل أن يحين الوقت. أرسل دعوات الحدث قبل بضعة أسابيع إذا أمكن ذلك
الخطوة 3. اختر مكانًا
بعد تحديد نوع الحدث ووقته ، فكر في المكان. اقترب من المواقع المحتملة من خلال إعداد التواريخ وما ستحتاج إليه. ما نوع المبنى الذي ترغب في استخدامه وكيف سيتم ترتيب المساحة؟ هل سيجلس الضيوف على مقاعد في صفوف ، أو مقاعد عادية ، أو توفر طاولة طعام ، أو سجاد نزهة في الهواء الطلق؟ هل سيكون لظروف الطقس تأثير؟ هل سيكون هناك مجال للرقص ، أو منصة المتحدث ، أو المسرح؟ إذا كان الأمر كذلك ، ضع خطة للتأكد من أن المكان الذي تريده كبير بما يكفي.
- قم دائمًا بزيارة الأماكن المحتملة مسبقًا وارسم خريطة. يمكن استخدام هذه الخريطة كـ "خطة حرب" وتسمح لك برسم مساحة الطاولة وتخصيصها ، ومسارات الخدمة للطعام ، والوصول المعوقين (إذا لزم الأمر) وطرق الخروج من المبنى ، بالإضافة إلى كيفية تحميل المعدات الضرورية المختلفة. يجب عليك أيضًا تحديد موقع مولدات الطاقة أو المعدات الخارجية مثل الثلاجات أو آلات الثلج أو الشوايات أو المواقد ، إلخ. أيضًا ، ادرس موقع منافذ الطاقة والكابلات (يمكنك تغطيتها تحت سجادة) وأي شيء آخر قد يشكل خطرًا على السلامة.
- هل ستحتاج قانونيًا إلى تصريح حكومي محلي؟ في معظم الحالات ، يكون هذا التصريح مطلوبًا لفتح القضبان ، ولكن أيضًا في بعض الأحيان للضوضاء ، والوصول إلى السيارة ومواقفها ، والمنشآت الكبيرة مثل الأجنحة ، والحشود ، وأغراض أخرى.
الخطوة 4. تحديد عدد الأشخاص المراد دعوتهم
كم عدد الأشخاص الذين يمكنك دعوتهم بناءً على الميزانية والمكان؟ تقتصر بعض الأحداث بشكل صارم على السماح للمدعوين فقط بالحضور ، مما يجعل التخطيط أسهل ، ولكن قد يسمح العديد من الأحداث الأخرى بأشخاص إضافيين ، مثل الأطفال أو الأزواج أو الأصدقاء. اعلم أيضًا أنه كلما زاد عدد الضيوف لديك ، زاد عدد أفراد الطاقم الذين ستحتاجهم.
- لتجنب المشاكل اللوجستية ، تأكد من وجود مساحة كافية دائمًا للأشخاص للتنقل في المدعو.
- في المؤسسات القديمة ، عادةً ما يشيرون إلى عدد الضيوف على أنهم "باكس" ، لذلك إذا رأيت الكلمات "150 شخصًا" في مبنى متعدد الأغراض ، فهذا يعني أن السعة هي 150 ضيفًا.
الخطوة 5. تحديد الميزانية
من الناحية المثالية ، لديك العديد من الأشخاص الذين يمكنك الاعتماد عليهم لحساب مقدار الأموال التي ستحتاجها لهذا الحدث. هل ستدفع للموظفين؟ تأجير المعدات وأماكن الاجتماع؟ توريد الطعام والشراب؟ طباعة كتيبات أو بطاقات بريدية؟ حدد مبلغًا معقولًا وقم بتعديل الخطة بناءً على هذا المبلغ. لا تسمح لك بتجاوز ميزانيتك إذا لم تكن مضطرًا لذلك.
قد تكون في موقف يمكن فيه الحصول على رعاة أو تبرعات ، لكن معظمنا ليس محظوظًا في العادة. إذا كنت لا تستطيع التنبؤ بالمال الإضافي الذي سيأتي ، فوفر قدر ما تستطيع. بدلاً من استئجار خدمات تقديم الطعام ، قم بتشكيل حدث حظ (يحضر الضيوف طعامهم الخاص). لا يزال بإمكانك إعداد بعض الطعام ، ولكن بشكل عام كل ما عليك فعله هو توفير طاولة طعام وأواني الطبخ وثلاجة. بدلاً من التعاقد مع مصور ، قم بتصوير الحدث الخاص بك. كن مبدعا عند الحاجة
الخطوة 6. تشكيل فريق
قم بتكوين فريق خدمة (حتى لو كان هذا الفريق يضم أصدقاء وأقارب أو متطوعين آخرين) للتعامل مع الأقسام المختلفة ذات الصلة ، حتى لو لم تكن تدير الحدث بشكل احترافي وتقوم فقط بتنظيم أحداث عائلية صغيرة. يتمثل جوهر الإدارة الجيدة للحدث على نطاق واسع في جعل الأشخاص يقودون مناطق معينة والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق يعرفون الخطة الكبرى.
يجب إبلاغ طاقمك بالأمور المهمة في أقرب وقت ممكن ، تمامًا مثل أي فرق أخرى تدفع مقابلها وأي ضيوف تقوم بدعوتهم. أبلغ كل فرد من أفراد الطاقم بالمهمة في أسرع وقت ممكن وامنحه الخيارات كلما أمكن ذلك. حاول أيضًا جعل عدد قليل من الأشخاص في وضع الاستعداد - حيث سيكون هناك دائمًا بعض الفواق الطفيف في كل جانب من جوانب الحدث
الخطوة 7. إنشاء جدول أعمال الحدث
قرر ما سيحدث في هذا الحدث الخاص بك. متى سيبدأ المتحدثون في الكلام؟ هل ستكون هناك ألعاب أو أنشطة أو عروض تقديمية في موعدها؟ كم من الوقت يستغرق الضيوف لتناول الطعام؟ حدد جدولاً مفصلاً للأنشطة على مدار اليوم.
اترك دائمًا مجالًا للخطأ ؛ لن يكون هناك حدث واحد في هذا العالم يمكن أن يستمر تمامًا كما هو مخطط له حتى اللحظة. سيصل الناس متأخرين ، وستستمر الخطابات لفترة أطول ، ولن تعمل قوائم انتظار الطعام بسلاسة ، أو قد تواجهك مليون مشكلة أخرى. لذا ، بينما تحتاج إلى معرفة ما يجري ، افهم أنه فقط للمساعدة في المنظمة وليس هناك شيء مؤكد
جزء 2 من 5: الأحداث الجارية
الخطوة 1. أرسل الدعوة
إذا لم يكن الأمر كذلك ، فكيف سيعرف الناس أنك تستضيف حدثًا ما؟ ارسل دعوة! لا تتجاهل هذا. الدعوات هي الوجه الرئيسي لهذا الحدث الخاص بك. الانطباعات الأولى لما يمكن أن يتوقعه الناس وتجعلهم يقررون ما إذا كان ينبغي عليهم القدوم. يجب أن تكون هذه الدعوة جيدة.
-
ضع في اعتبارك الدعوات النموذجية - في شكل بطاقات بريدية وكتيبات وما إلى ذلك. ولكن حاول أيضًا عدم استخدام الورق: أرسل رسائل بريد إلكتروني أو رسائل إخبارية أو استخدم مواقع مثل Facebook و Twitter و Eventbrite لإرسال الدعوات وأعداد الضيوف والتقويمات.
تصحيح: إذا كنت ترغب في جذب أكبر عدد ممكن من الأشخاص ، فاستخدم Facebook و Twitter. إذا حاولت قصره على كبار الشخصيات فقط ، تجنب هاتين الخدمتين ، أو ستقع في مشكلة
الخطوة الثانية. لاحظ أولئك الذين أكدوا وجودهم
ستحتاج إلى الاعتماد مسبقًا لمعرفة المقدار الذي ستحتاج إليه وما ستحتاج إليه ، لذا قم بتدوين الملاحظات! قد لا تكون الأرقام هي التي ستظهر ، لكنك ستستمر في الحصول على نظرة عامة. يمكن أن تساعد المواقع المصممة لإدارة الأحداث في ذلك - على الرغم من أنه يمكنك أيضًا استخدام أوراق عمل Facebook و Excel.
الخطوة 3. التعامل مع ما لديك لاستئجار
هل تحتاج إلى العثور على المهام أو تعيينها أو حجزها أو تفويضها للمصورين أو البنائين أو المصممين أو مصممي الديكور أو المتحدثين الضيوف أو الرعاة أو الفنانين أو الفرق الموسيقية أو القادة الدينيين أو المسؤولين أو الراقصين أو الأحداث التوضيحية؟ ضع كل هذه الجوانب في الاعتبار للجلوس وتقديم الطعام حتى تتمكن من إعداد وجبات الطعام والطاولات لهم إذا لزم الأمر.
- هل ستقوم بإعداد الطعام والشراب؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن هم أعضاء الفريق الذين سيشرفون على طهي الطعام وتقديمه ونظافته؟ ما نوع الطعام الذي يجب أن تقدمه؟ هل من الممكن أن يعاني الضيوف من الحساسية ، أو لديهم احتياجات نباتية ، أو مرض السكري ، أو لديهم احتياجات دينية مثل الحلال أو الكوشر ، أو الخالي من الغلوتين ، وما إلى ذلك؟ هل سيكون هناك أطفال ، أطفال صغار ، كبار السن / مصابين لا يستطيعون تناول الطعام الصلب؟
-
هل تم الاهتمام بالجوانب الترفيهية واللوجستية؟ قد يتحدث هذا القسم عن المعدات الموسيقية أو الأجنحة أو الخيام ، بالإضافة إلى التأثيرات الزخرفية من إدارة المسرح التي ستحتاجها ، مثل الميكروفونات ومكبرات الصوت والإضاءة وخطوط الطاقة وأجهزة العرض والشاشات لعرض الشرائح أو آلات الدخان أو تأثيرات المسرح السحرية الأخرى. ، مثل المرايا واللافتات واللافتات الخاصة بالشركة ، إلخ.
إذا قمت بتعيين مقاول من الباطن لتشغيل الترفيه ، فاستشرهم للتأكد من أنه يمكنهم توريد المعدات وإعدادها بأنفسهم ، بالإضافة إلى موقع الخدمة والمرحلة والجدول الزمني. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة ما يجب فعله لمساعدتهم
- يحتاج مقدمو خدمات تقديم الطعام وبائعي الزهور والترفيه وغيرهم من الأشخاص المهمين إلى الكثير من الوقت للاستعداد. الطلبات المفاجئة عادة ما تكلف أكثر. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يتمكنوا من الوفاء بوعدهم ، فسيظل لديك الوقت للبحث عن بدائل.
الخطوة 4. ابحث عن شخص ما سيكون المضيف (MC)
لا يتعين على MC دائمًا تنظيم الحدث بأكمله ، لكنه سيوجهه. عادة ما يكون MC عضوًا في الحفلة ، والذي سيؤلف خطابًا ، ويعلن عن سلسلة من الأحداث مثل وجبة ، أو رقص ، أو ضيوف مهمين ، أو ترفيه. تواصل مع هذا الشخص باستمرار وابقه على اطلاع دائم.
في بعض الأحيان قد تضطر إلى أن تكون MC. إذا كان الأمر كذلك ، فستكون مهمتك أكثر صعوبة لأنه يتعين عليك العمل حتى يكتمل الحدث بأكمله. قم بإعداد قادة المجموعة لفريق الخدمة الخاص بك بحيث يمكن تفويض معظم المهام العادية إليهم
الخطوة 5. اجمع المعدات
عند تعيين فريق ، تحقق جيدًا وتأكد من أن لديهم العناصر الضرورية معهم. في بعض الحالات ، قد يقومون فقط بإعداد أنفسهم أو بعض العناصر ؛ قد تحتاج إلى مصدر المعدات التي يحتاجونها بشكل منفصل. يمكنك استئجار أو شراء أو حتى استعارة هذه الأدوات من شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بك. تحقق من قائمة الضروريات ، من المناديل إلى نظام السماعات وكابلات التوصيل.
الزخرفة جزء مهم من أي حدث. مفارش المائدة ، زهور ، هدايا ، شموع ، بالونات ، لافتات أو خلفيات للصور ، سجاد أحمر ، إلخ. يجب دائمًا التخطيط جيدًا مسبقًا
الخطوة 6. تلبية الاحتياجات الأساسية
من الأشياء التي ينسى الكثير من المبتدئين تفوق المرافق في مكان الحدث. هل المكان به مرافق كافية؟ ومن الأمثلة على ذلك المراحيض والاستحمام ، وأماكن انتظار السيارات ، وسهولة الوصول للأشخاص ذوي الإعاقة ، وغرف تغيير الملابس ، وغرف التخزين والمطابخ ، ومصارف المياه ، ومبردات النبيذ ، والحصول على الكهرباء ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، يمكنك توقع العقبات التي قد تحدث.
فكر خارج الحدث أيضًا: هل ستحتاج إلى وسائل النقل والإقامة للضيوف من خارج المدينة / الخارج ، أو لمندوبي الفنادق؟ هل يجب عليك حجز مكان لنقلهم من وإلى الحدث؟
الخطوة 7. اعرف من ستلتقي
يعد فهم التسلسل الهرمي الاجتماعي للحدث - حتى لو لم يكن حدثًا خاصًا بك - أمرًا ضروريًا لمعرفة كيفية التعامل مع أي موقف. نظرًا لأن العملاء بحاجة إلى الإيمان بك ، اكتشف هذه الأشياء:
- من هم الضيوف الرئيسيون - عادة ما يكون من السهل اكتشافهم عندما يكون الحدث احتفالًا - على سبيل المثال ، العروس والعريس في حفل زفاف. ومع ذلك ، فإن العميل ليس دائمًا الضيف الرئيسي على الرغم من أنه قد يظل مصنفًا كأحد الأطراف في المجموعة. أو قد لا يحضر عميلك على الإطلاق.
- من هم الضيوف الذين يمثلون نوع الضيف المضيف - هؤلاء هم الأشخاص الذين غالبًا ما يعملون كمضيفين على طاولاتهم الخاصة ويميلون إلى أن يكونوا جيدين في التواصل الاجتماعي وتحفيز الضيوف الآخرين. إنها مفيدة للحفاظ على جو لطيف والمحادثة عندما تهدأ الأمور ، أو تشجيع الناس على الرقص ، أو تعريف الناس بضيوف آخرين لتكوين صداقات جديدة. كما أنها عادةً ما تكون موثوقة ومفيدة لمواكبة الأحداث ، حيث يمكنها المساعدة أو حتى العمل كمتحدث ضيف / MC في حالات الطوارئ. أشخاص مثل هذا هم ما يجعل الحدث يسير بسلاسة في المقدمة.
- من هم صانعو السلام من نوع الضيوف؟ يجب أن تضع هؤلاء الأشخاص في الاعتبار في جميع الأوقات ، لأنهم هم الأشخاص الذين تتطلع إلى استشارتهم بشأن المشاكل. ستشركهم أيضًا في المناولة والمناقشة إذا لزم الأمر. عادةً ما يكون الضيوف في هذه المجموعة هم رب الأسرة أو الوصي أو رئيس الأمن.
- من هو صانع القرار. في معظم الحالات ، يكون صانع القرار هو نفسك كمدير ، ولكن عندما تحتاج إلى التشاور مع الضيوف دون إشراك مجموعة رئيسية (حيث يركزون عادةً على كونهم مضيفين جيدين) ، اكتشف من يجب أن تراه في حالة الطوارئ. ببساطة ، سيدفع هذا الشخص فاتورة خدماتك ، أو أي شخص تسميه "عميلاً".
جزء 3 من 5: الاقتراب من خط النهاية
الخطوة 1. تعرف على المكان
قبل بدء الحدث ، تحقق من المكان وقرر كيف ستجمع الأشياء معًا. قد تحتاج إلى تحديد ترتيبات إضافية لاستيعاب مخطط الأرضية - على سبيل المثال من حيث الأسلاك والإضاءة وما إلى ذلك. وإذا كان من الصعب عليك العثور على هذه الأشياء ، فقد يعاني الضيوف أيضًا من نفس الشيء ، لذا ضع في اعتبارك الجانب العملي!
ضع خطة نشر وتوقيتات كلما أمكن ذلك. إذا كان هناك شيء لا يناسبك ، فتخلص منه. تحدث إلى مدير الموقع واكتشف ما يمكنه فعله للمساعدة ، وإذا كانت هناك أي قواعد تقسيم يجب عليك اتباعها ، خاصة في حالات الطوارئ
الخطوة الثانية: ضع في اعتبارك إعداد الهدايا لفريقك
سيعمل أعضاء الطاقم فيه بجد. لإظهار التقدير والحفاظ على الأداء ، قم بإعداد هدية صغيرة لتقديمها بعد انتهاء الحدث. ستساعد المشروبات المعبأة ، وألواح الجرانولا ، والشوكولاتة ، والأشياء الصغيرة الأخرى ، مهما كان ما يناسبك ، في الحفاظ على معنوياتهم.
ضع في اعتبارك أيضًا منحهم بروشًا أو قلم تحديد حفلة صغير حتى يشعروا بأنهم جزء من الحدث ويتذكرونه. تأكد أيضًا من إطعامهم وسقيهم! الفريق هو مورد يجب أن تكون قادرًا على الاستمرار في استخدامه في المستقبل
الخطوة 3. تحقق من جميع الفرق والأجانب
قبل الحدث ، تأكد من موافقة الجميع. امنح الطاقم تعليمات واضحة حول كيفية الوصول إلى المكان وقدم رقم الاتصال أو بطاقة العمل الخاصة بك حتى يتمكنوا من الاتصال للحصول على الاتجاهات. اختتم بالتأكد من أن كل شيء ليس به أسئلة.
تأكد من أن الجميع مرتاحون لهذه المهمة. قد لا يرغب بعض الناس في قول هذا ، لذا حاول قراءتها. هل يبدون واثقين وواثقين؟ إذا لم يكن كذلك ، طمأنهم ، وراجع المهام ، واطرح بعض الأسئلة الأساسية. عندما تكون في شك ، قم بإقران المشكك بشريك أكثر قدرة
الخطوة 4. قم بإعداد قائمة جهات الاتصال الخاصة بك والملفات الأخرى إذا لزم الأمر
الإعدادات الشخصية لا تقل أهمية عن ترتيبات الحدث. إذا كنت دائمًا منظمًا ، حتى لو تعرضت بعض الأشياء للفوضى ، فسيكون كل شيء على ما يرام. لكن ، خلاف ذلك ، فإن حالة الحدث ستدمر تمامًا. فيما يلي بعض الطرق لتحضير نفسك:
- قم بإنشاء ورقة اتصال بأرقام الهواتف والعناوين. اعتقد متجر الحلويات أنك الشخص الذي سيأتي لأخذ الطلب؟ لا يهم. اتصل بأحد أعضاء فريقك الذي يعيش بالقرب من المتجر واطلب منه استلامه في الطريق إلى موقع الحدث.
- قم بإنشاء قائمة تحقق. ستعرف العناصر والمعدات والعناصر التي لا تزال مفقودة بناءً على تقارير الفريق.
- قم بإعداد إثبات الدفع واحتياجات الفواتير وفقًا لذلك. كلما كنت أكثر شمولاً ، قلت المشاكل التي ستواجهها في المستقبل.
الخطوة 5. تجنب التغييرات في اللحظة الأخيرة
هل ستكون هناك تغييرات فنية منتظمة؟ عادة ما تكون حفلات الزفاف على هذا النحو ، حيث يرغب العميل في تغيير التصميم في اللحظة الأخيرة ، لذا تأكد من إخباره أو إخبارها بالموعد النهائي للتغيير. عادةً ما يكون هذا الموعد النهائي هو أسبوع واحد قبل الحدث ، لإبقاء العملاء أحرارًا ، ولكنك أيضًا محمي من تغييرات اللحظة الأخيرة المرهقة والمكلفة.
إذا كانت التغييرات بسيطة أو صغيرة أو أساسية ويمكن أن تستخدم الزخارف المثبتة بالفعل ، فحاول ألا ترفض طلب العميل قدر الإمكان. تأكد من تلبية احتياجات العميل بأفضل ما يمكنك في حدث قد يكون عاطفيًا للغاية
جزء 4 من 5: التعامل مع الحدث الحقيقي
الخطوة 1. جهز كل شيء
كن أول من يتواجد في الموقع للإشراف على الاستعدادات. تأكد من إبلاغ الجميع بشكل صحيح وابدأ في الاتصال إذا لم يفعلوا ذلك. ساعد أولئك الذين يحتاجون إلى المساعدة ، ووجههم إلى أولئك الذين يحتاجون إلى التوجيه ، وتنحي جانباً عند الحاجة. امنع نفسك من الإصابة حتى ينتهي الحدث.
ستشعر بالهدوء قليلاً إذا كان لديك قائمة تحقق. قم بإعداد هذه القائمة للطاقم والطاقم الخارجي والديكور والتركيب والمعدات.بمجرد فحص كل شيء ، يمكنك أن تتنفس الصعداء
الخطوة 2. تفويض المهام
لا تخف من القيام بذلك. العامل الرئيسي الذي يسبب التوتر في حدث ما هو الوقت. لتوفير المال ، كن مستعدًا لتقسيم العمل. إذا لم يعمل شخص ما بالشكل الأمثل ، فقم بإعطاء مهمة أخرى أكثر ملاءمة له. أنت لا تقوم بالتثبيت أو تجاوز الحدود ؛ أنت تقوم فقط بالعمل الذي هو واجبك.
عند تفويض المهام ، كن حازمًا ولكن مهذبًا. قل ، "جون ، أريدك هنا الآن للمساعدة في تقديم الطعام. شكرًا لك." يجب أن يكون طاقمك متحمسًا لإدارة الحدث. تأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة من خلال كونك شخصية القائد الضرورية
الخطوة 3. كن مرنا
هذا يعني أنه يجب عليك التأكد من أن كل شيء يسير وفقًا للخطة والمساعدة أو تشغيل خطة احتياطية في حالة حدوث خطأ ما - وأن تكون قادرًا على قبولها. إذا بدأت في الشعور بالتوتر ، فلن تكون قادرًا على التفكير بشكل صحيح. عندما يكون العقل غير واضح ، فلن تحصل على نتائج جيدة أبدًا. لذلك عندما يستغرق المتحدث عشر دقائق وقتًا طويلاً ويتجاهل إشاراتك أو يحاول تشتيت انتباهه ، استرخ. فقط اضبط جلسة الحلوى ، ولن يلاحظها أحد. سيستمر الحدث أيضًا في العمل بسلاسة.
سوف تحدث المشاكل دائما. لا يمكنك التنبؤ بكل شيء ، وكلما استطعت قبول هذا مبكرًا كان ذلك أفضل. يمكن أن يكون مدير الحدث الهادئ والمستقر مفيدًا جدًا لأي حدث ؛ لكن إذا كنت متوتراً وغير هادئ ، فقد تسوء الأحداث. لذا استرخ واذهب مع التدفق - عرضك على وشك الانتهاء
الخطوة 4. أخبر الجميع بآخر التطورات
تأكد من أن عدد الضيوف واحتياجاتهم لا تزال صحيحة في يوم الحدث وإخطار فريق الخدمة بأي تغييرات في أقرب وقت ممكن. يجب أن تكون أول زوج من العيون لتلاحظ ما إذا كان هناك خطأ ما.
استشر العميل لترى كيف يشعر ؛ قد يكون متحمسًا أو عصبيًا أو قلقًا أو مملًا أو مرهقًا ولديه مشاكل. يمكنك مساعدته بأن تكون متفهمًا وقول كلمات لطيفة ومساعدته عمليًا. خذ الوقت الكافي لتوليد الحماس للضيوف والفريق عند الحاجة
الخطوة 5. قم بعملك
ثق واحترم فريق الخدمة للقيام بأشياء خاصة بهم - بمجرد منحهم أساسًا قويًا ، سيكونون على ما يرام. اعرض المساعدة إذا لزم الأمر ، ولكن يجب أن يتمتع عضو الفريق هذا بالخبرة الكافية بحيث لا يحتاج إلى أي مساعدة على الإطلاق. إليك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك:
- العمل كموظف استقبال أو موظف استقبال في البداية. لقاء وترحيب (إذا لزم الأمر) كل ضيف عند وصولهم. نقل الأدوار إلى MC عند بدء الحدث. هنا ، سيكون دورك كمدير أكثر نشاطًا من خلال حل المشكلات والتأكد من أن جميع الأعمال التي تتم خلف الكواليس ، مثل إعداد الطعام وتقديمه ، تسير وفقًا للخطة.
- انتبه للضيوف وابق على اتصال مع MC. افعل ذلك سراً في حالة احتياجك لتغيير خططك.
- حافظ على مسافة بينك وبين الضيوف الرئيسيين - هذا العرض يتعلق بهم - ولكن تأكد من بقائك في متناول اليد عن طريق تسجيل الوصول في لحظات معينة. اسألهم عن شعورهم تجاه العرض ، بالإضافة إلى أي مشكلات أو طلبات أو اقتراحات محتملة لديهم.
الخطوة 6. لتسويق الأحداث ، قم بإعداد الهدايا التذكارية
تأكد من أن جميع الضيوف يتذكرون الأوقات الجيدة التي قضوها. قد ترغب أيضًا في أكثر من الذكريات السعيدة: مثل زيارات المواقع الإلكترونية ، والتبرعات المستقبلية ، وجوانب الكلام الشفهي ، وما إلى ذلك. للتأكد من أن الحدث الخاص بك يصل إلى العلامة ، شارك الهدايا التذكارية. سواء كانت صورة أو ملصق أو قلم حبر جاف ، فإن إعطاء الضيوف شيئًا لتذكير الضيوف بالحدث هو طريقة رائعة للتأكد من تذكرهم لك.
الخطوة 7. تهنئة نفسك بعد انتهاء الحدث
تكون معظم الأحداث قائمة بذاتها عندما تبدأ ، لكن العمل الجاد يكون في فترة الإعداد ، وهو ما لا يدركه أحد. لذا هنئ نفسك لأنك تستحق أن تكون سعيدا!
بعد الحدث ، خذ الوقت الكافي للقاء وشكر العميل. من المستحسن أن تقدم هدية مناسبة وصادقة لتتذكر وقتك معهم ، حيث إنها لمسات صغيرة كهذه تثري التجربة وتسمح لهم باقتراح خدماتك في المستقبل. إذا كنت تقدم هدايا في حدث ما ، أو هدايا ما بعد الحدث مثل الزهور أو صور اللحظات المفضلة في الحدث (مثل قص الشريط ، أو ذروة العرض ، أو حفل توزيع الجوائز ، أو قبلة الزفاف ، أو نفخ شموع أعياد الميلاد ، وما إلى ذلك) ، أو هدايا أخرى قد يكون مناسبا
الخطوة 8. تنظيف المكان والعودة إلى المنزل
كما تقول الأمهات ، "اتركها في نفس الحالة التي أتيت بها إليها ،" كذلك هي المبادئ التي تنطبق على الأماكن. يجب ترك الأشياء في نفس الحالة التي كانت عليها قبل أن تأتي إليها - نشاط إدارة الأحداث هو عمل حساس لا يوجد به مجال كبير للخطأ. لذا دع أفراد طاقمك يعرفون أن الوقت قد حان لتنظيف الموقع ولا تسمح لهم بالعودة إلى منازلهم حتى تتم تسوية كل شيء. يجب عليك أيضا التدخل!
إلى جانب كونه أمرًا جيدًا ، فإنه يمنعك أيضًا من تحصيل المزيد من الفواتير باهظة الثمن. ستفرض العديد من الأماكن رسومًا إضافية على التنظيف إذا أتيحت لها الفرصة للقيام بذلك. لذا ، ابذل قصارى جهدك لتجنب الرسوم المخفية
الخطوة 9. أكمل أعمال التغيير والدفع والشكر لجميع الأطراف المعنية
قد تضطر إلى الترتيب لإعادة المعدات المستأجرة أو المستعارة والتشاور مع العميل حول تجربته أو تجربتها. حتى لو لم تحصل على أجر ، خذ الوقت الكافي لشكرهم والقول إنك استمتعت بإدارة الحدث معهم. هل يمكنك تبادل بطاقات العمل مع بعضها البعض؟
شكرا أيضا لأعضاء الطاقم! تأكد من دفع جميع الأطراف (ودفعوا) ، وحفظ الفواتير ، وإنجاز الأمور. يجب أن تكون آخر من يغادر المكان - تأكد من أن كل شيء على ما يرام
جزء 5 من 5: استكشاف الأخطاء وإصلاحها
الخطوة الأولى: تعرف على كيفية التعامل مع الضيوف الذين يصلون متأخرين ولديهم مشاكل أخرى
هذه مشكلة شائعة ، لذا من الأفضل أن تعد نفسك. التأخير أمر لا مفر منه (على سبيل المثال بسبب مشاكل مرورية غير متوقعة) ويمكن أن يتحمله الضيوف الآخرون الذين يصلون في الوقت المحدد. لذلك ، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لمنع ذلك:
- تأكد من كتابة وقت الحدث بوضوح على الدعوة. إذا كنت تقوم بتشغيل نظام RSVP ، فتأكد أيضًا من تأكيد الوقت. تواصل (من خلال ورقة الاتصال الخاصة بك) مع MC والضيوف المعنيين (عادةً عضو المجموعة الرئيسي) والفنانين وموظفي المطبخ بمجرد مواجهة عقبة لا يمكن حلها بسهولة. إذا كان الضيوف المتأخرون هم محور الحدث (مثل العريس والعروس) ، فعادة:
- يجب عليك الاتصال بالضيف المعلق مباشرة للتحقق من الوقت المقدر للوصول. اتصل بالمطبخ على الفور لمعرفة آخر التطورات حتى يتمكنوا من ضبط سرعة الطهي لتتناسب مع الوقت.
- تجنب الإعلان عن تأجيل الحدث بسبب بعض الضيوف (لأن الحفلة ستكتشف ذلك بمفردهم) ، لكن دع الضيوف الرئيسيين يعرفون أنك على علم بالموقف. أخبرهم بما تخطط له ، ولكن دعهم أيضًا يقدمون اقتراحات لأنهم يعرفون الضيف عادةً ويعرفون ما يجب فعله في هذا السياق.
- انتبه إلى توقيت الخطاب. إذا وصل الضيوف الرئيسيون في وقت متأخر ، فقم بتقديم المقبلات الإضافية و / أو المشروبات المبكرة لمنع الضيوف الآخرين الذين يصلون في الوقت المحدد من الشعور بالملل وضمان بقائهم مشغولين.
- إذا كان الضيوف سيتأخرون كثيرًا (على سبيل المثال عند تقديم الطعام الذي لا يمكن تأخيره ، مثل سوفليه) ، فابدأ الحدث كما هو مخطط له. عندما يأتون ، قدم الجزء التالي (حتى لو كان هذا الجزء حلوى).
- استعد للرقص أو الألعاب أو الكوميديا أو أي نوع آخر من الترفيه (خاصة الموسيقى) وتأكد من وجود مصادر تشتيت إضافية ، مثل الصور الجماعية. كان من المفترض أن تبدأ استراتيجية النسخ الاحتياطي هذه في اليوم السابق.
-
بالنسبة للضيوف الذين يصلون متأخرين عن قصد ، لا تعتبر هذا خطأك كمدير. لذا ، فإن مهمتك هي وضع الضيوف الآخرين في المقام الأول والتأكد من تلبية احتياجاتهم. من حيث الجوهر ، تصرّف كما لو لم يكن هناك شيء خاطئ وامضِ قدمًا في الحدث.
901058 30 الخطوة الثانية: تعرف على كيفية التعامل مع مشاكل الغذاء
المشاكل في هذا المجال نادرة ، خاصة إذا كنت قد خططت بعناية لخططك ، لكن الحوادث تحدث أحيانًا (مثل قيام ضيف أو طفل صغير بإفساد مائدة العشاء ، أو وقوع حادث في المطبخ). يجب أن تكون على دراية أولاً بأنواع الضيوف الذين سيحضرون ، حتى تتمكن من التفكير في وقت ومكان عرض الطعام (على سبيل المثال لأطباق البوفيه) ومكان جلوس الضيوف.
- يجب تنظيف جميع الانسكابات فورًا لأسباب تتعلق بالسلامة ، حتى لو كان ذلك يعني أنه يجب عليك التخلص من السجادة الحمراء أو الزخارف الفاخرة والأثاث للقيام بذلك. من المستحيل إخفاء بقعة دون التأثير على مظهر أو سلامة أحد العناصر (مثل قطعة أثاث قديمة) ، لذا تخلص منها أولاً. إذا كان لديك نسخة احتياطية ، فاستخدمها ؛ خلاف ذلك ، انقل الكائن بهدوء حتى لا يلاحظ الضيوف.
- يوصى باستخدام الحبال أو الستائر أو الشاشات لإخفاء مناطق الطعام (على سبيل المثال ، طاولة فوضوية ، أو أثناء تحضير طبقك التالي) ، حيث قد يرى بعض الضيوف الطعام المرئي على أنه شيء يمكن تناوله بحرية في أي وقت - في حين أن هذا قد لا يكون بالضرورة هو الحال. وفقًا لما تريده.
- مزيج القوائم. إذا تعذر تقديم طبق (لأنه احترق على سبيل المثال) ، فتخلص منه بالكامل أو ابحث عن بديل جديد. قلل حصص الطعام التي توفرها في الطعام ، ولكن قم بزيادة حصص الأطعمة الأخرى للحفاظ على توازنها. أبلغ الضيوف حسب الحاجة.
- يجب أن يتم الاهتمام باحتياجات النباتيين أو الأشخاص الذين يصعب إرضائهم في الأكل أو الذين يعانون من الحساسية أو النظام الغذائي الخاص / الأشخاص المتدينون - يجب أن تكون قادرًا على القيام بذلك من خلال التخطيط الجيد. ومع ذلك ، في بعض الأحيان سيحضر الضيوف أحد أفراد العائلة أو الزوج أو الأصدقاء المقربين دون إخبارك ، خاصة إذا كانت الدعوة مجانية. عندما يحدث هذا ، يكون الحل سهلاً. قم بحساب الضيوف الجدد وعندما يصلون إلى الباب ، اسأل عن الاحتياجات الغذائية الخاصة وأخبر موظفي الخدمة والمطبخ على الفور.
- بالنسبة للمجموعات الكبيرة التي لا تحضر الحدث كضيوف داكنين ، أرسل أحد أعضاء الفريق إلى المطبخ واجعله يحسب المخزون. إذا لزم الأمر ، قم بشراء إمدادات غذائية إضافية. عادةً ما يبالغ قسم المطبخ في الأجزاء فقط في حالة حدوث ذلك ، لذا فإن الإلغاء أكثر شيوعًا من نقص الطعام. يمكن أيضًا توفير حصص محدودة إذا قمت بتوفير حشوات إضافية ، مثل الخبز أو السلطات أو أطباق الخضار ، والمكونات التي يمكن الحصول عليها بسهولة من السوبر ماركت المحلي.
901058 31 الخطوة 3. تعرف على كيفية التعامل مع الأطفال الصغار
ضع في اعتبارك أن العديد من المديرين غالبًا ما ينسون أو يقللون من ذكاء واحتياجات ورغبات الأطفال في حدث ما. إنهم مثل البالغين - يريدون الاستمتاع وألا يشعروا بالملل. تذكر أن الآباء سيتعرضون للإهانة أيضًا إذا لم يستطع حدث ما تلبية احتياجات أطفالهم. من الجيد أن تطلب تأكيد الحضور (RSVP) لأي أطفال قد يحضرون.
- يُفضل تقديم الطعام أو الوجبات الخفيفة للأطفال الأصغر سنًا (أقل من 10 سنوات) مسبقًا ، حيث قد لا يتم تقديم العشاء حتى الساعة 8 مساءً. عادة ما يكون وقت التقديم هذا متأخرًا جدًا بالنسبة لوجبات معظم الأطفال. يجب أن يكون الطعام الذي تقدمه لأطفالك أيضًا ممتعًا وصحيًا ، ولكن لا يزال مميزًا مع لمسة خاصة لهم - فهذا يساعد الآباء على المساعدة والاستمتاع بالحدث كضيف.
- يمكن عادةً إعطاء الأطفال الذين تزيد أعمارهم عن 10 سنوات طعامًا وحصصًا للبالغين ، حتى لو لم يكملوا ذلك ، ولكن يقدم لهم أيضًا قائمة طعام للأطفال (بإذن من الوالدين بالطبع) إذا لم يعجبهم ذلك. عادةً ما يطلب المراهقون الذين تتراوح أعمارهم بين 13 و 18 عامًا نفس الأطعمة التي يطلبها الأطفال الصغار ، مثل الهامبرغر والبطاطا المقلية ، بدلاً من وجبات المطاعم الرسمية. عادة ما يكتب طعام الأطفال بمصطلح "قائمة بديلة". العبها بأمان وناقش مع ضيوفك الرئيسيين خططك لمواصلة إرضاء الصغار والكبار بنجاح منذ فترة طويلة.
- توفير مساحة للأمهات مع الأطفال الصغار. تلبية احتياجاتهم ، مثل فترات الراحة في الحمام ، واحتياجات الرضاعة الطبيعية ، وما إلى ذلك ، وإعداد مكان للراحة للأطفال الصغار جدًا حتى يتمكنوا من النوم إذا كانوا متعبين.
901058 32 الخطوة الرابعة: تعرف على كيفية التعامل مع الضيوف المخمورين أو الوقحين والمتطفلين وغير ذلك
يتسبب هؤلاء الضيوف أحيانًا في حدوث مشكلات ، سواء في مناسبات العائلة أو الشركات. إنهم يحملون السياسة بالإضافة إلى الدراما ، وكغريب ، قد لا تدرك ذلك. لذلك ، كن دائمًا في حالة تأهب.
- تحقق مع العميل أو الضيوف الرئيسيين قبل الحدث للتعرف على المشكلات المحتملة مثل هذه ، أو مع قلة مختارة إذا كان لا ينبغي إزعاج الضيوف الرئيسيين. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أن الناس يجلسون في المكان المناسب وأن ذلك لن يسبب أي مشاكل. قم بإعداد موظفي الخدمة أو الضيوف الرئيسيين للعمل كمشرفين غير رسميين ، ولتكون في حالة تأهب ، وتساعد عند الحاجة. مهمتك هي التأكد من أن الحدث يسير بسلاسة والابتعاد عن الأمور الشخصية ، ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية. لذا ، تأكد من أنك تعرف من في الحدث مصنف على أنه ضيف من نوع "صانعي السلام" (أولئك الذين يمكنهم المساعدة في الحفاظ على سير الحدث بسلاسة).
- نظرًا لأن رفض إعطاء الكحول لضيوف في حالة سكر أو التعامل مع ضيوف غاضبين وقحين قد يكون أمرًا صعبًا ، فمن الأفضل إشراك ضيف صانع السلام. اتصل بالموظفين القانونيين فقط عند الضرورة وبعد التشاور مع الضيوف الرئيسيين. لا يزال يتعين عليك توخي اليقظة ، حتى عند تشغيل الأحداث الصغيرة أو في الفناء الخلفي.
- الضيوف غير المدعوين هم أمر صعب. إذا جاءوا وأثاروا ضجة ، فتخلص منهم إذا لزم الأمر - استشر الضيوف الرئيسيين للتحقق من أن هؤلاء الأشخاص غير مرغوب فيهم. إذا كان هناك العديد من مثيري الشغب العنيفين ، فإن مهمتك هي حماية الضيوف الآخرين والاتصال بالأمن أو الشرطة إذا رفض هؤلاء المشاغبون مغادرة المبنى بعد أن طلبت منك كمدير و / أو ضيوف رئيسيين.
- يحب الضيوف عادةً نقل بطاقات العمل حول الطاولة ، حتى يتمكنوا من الجلوس بجانب الشخص الذي يريدونه ، أو على الطاولة التي يريدونها. استشر الضيوف الرئيسيين حول مدى السماح بذلك. عادة ، يجب عليك ترتيب خطط الجدول مسبقًا والحصول على موافقة الضيوف الرئيسيين. إذا كان من المفترض أن يكون وضع هذه الطاولة صحيحًا ، فمن الأفضل إبقاء الضيوف بعيدًا عن منطقة تناول الطعام قبل أن يحين الوقت. عادة ، يمكن استخدام منطقة البار أو اللوبي أو غرفة الانتظار لاستيعاب الضيوف. إذا كانت هناك مجموعات معينة مهمة بشكل خاص بسبب مسائل عائلية ، فجمع الأشخاص معًا ووجههم لكل مجموعة لفصل الطاولات ووضعها بالترتيب الصحيح.
901058 33 الخطوة 5. تعرف على كيفية التعامل مع الطقس العاصف
في بعض الأحيان يكون هناك طقس سيئ غير متوقع حول العالم ، مثل المطر أو الثلج. يمكن أن تسبب الرياح الباردة أو الهواء الساخن مشاكل أيضًا. في حين أن الطقس عادة لا يكون له تأثير كبير عندما يقام الحدث في الداخل ، يجب أن تكون مستعدًا لتحديات التواجد في الهواء الطلق. إذا كان بإمكانك التنبؤ بالطقس العاصف ، ففكر في تغيير موقع الحدث. إذا لم تستطع ، استأجر خيمة أو جناحًا كبيرًا (قد يكون السعر باهظًا ، خاصة إذا تم لمجرد نزوة). من المهم تتبع الطقس ؛ إذا كان الحدث قد تم إفساده بالفعل بسببه ، فمن المستحيل تقريبًا إصلاح الحدث ، لذا استفد إلى أقصى حد مما تعرفه بالفعل وما لديك.
يوجد الآن في أجزاء كثيرة من العالم بوالص تأمين ضد سوء الأحوال الجوية أو مشاكل أخرى. إذا كنت في منطقة معروفة بالتغيرات المفاجئة في الطقس ، فاطلب تأكيدًا إذا كان من الممكن إعادة جدولة الحدث ، بحيث يمكن للعملاء على الأقل توفير تكلفة استئجار المعدات والمكان وموظفي الخدمة
نصائح
- جهز مساحة صغيرة مليئة بأشياء مثل المناديل الإضافية لمسح الانسكابات وطفايات الحريق ومجموعات الإسعافات الأولية وغيرها من المجموعات العرضية. لن تحتاج إليها إذا سارت الأمور على ما يرام ، ولكن من الأفضل أن تكون متيقظًا لحدث كبير.
- يجب ضمان لياقتهم للضيوف والمتحدثين الذين تعبوا أو يعانون من اضطراب الرحلات الجوية الطويلة. إذا لزم الأمر ، استشرهم أو مساعديهم مباشرة لطلب علاجات السبا والتدليك أو طرق أخرى لانتعاش الجسم. يمكنك أيضًا إرسال طعام لهم إذا لم يأكلوا منذ فترة ، أو إرسال دواء إذا كانوا يشعرون بتوعك قليل (مثل الصداع الناتج عن الطيران أو العصبية أو آلام في المعدة). راجع الطبيب إذا لزم الأمر. يمكن للضيوف والمتحدثين المتعبين إفساد حدث ما ، على الرغم من جميع التحديات الأخرى التي قد تتمكن من التغلب عليها.
- تأكد من أن كل شخص يمكنه رؤية وسماع المسرح أو الموسيقى أو الكلام.
- تذكر أيضًا أن التعامل مع أحداث الآخرين هو شرف. في حين أن هذا قد يبدو مرهقًا وصعبًا للغاية ، إلا أن مساهمتك يمكن أن تجعل الكثير من الناس سعداء ، لذلك سيتذكرون الحدث لبقية حياتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فأنت معتاد أيضًا على امتلاك قدرات مفيدة في الحياة اليومية.
- بصفتك مديرًا ، قد تضطر إلى التصرف كمضيف مرتجل ، أو حتى شريك رقص للتأكد من أن الحدث يسير بسلاسة. قم بتطوير مهارات التحدث والرقص ، ولكن في نفس الوقت ، قم بتفويض الأدوار الإدارية لأعضاء الفريق الآخرين الذين يمكنهم أخذ مكانك مؤقتًا. الهدف هنا هو التأكد من عدم جلوس أحد على الطاولة.
