في عام 2013 ، تم العثور على حوالي 78000 موظف في الولايات المتحدة قد سرقوا حوالي 55 مليون دولار أمريكي من أرباب عملهم. البيانات تأخذ فقط في الاعتبار موظفي قطاع التجزئة. إن هذا الاتجاه المتمثل في سرقة المكاتب لا يخلو من ضحاياها. ستخسر الشركات والمجتمعات التي تخدمها هذه الشركات لأنه مع انخفاض الأرباح ، ستضطر الشركات إلى رفع الأسعار حتى يتأثر المستهلكون. لحسن الحظ ، هناك طرق يمكن لجميع الشركات ، من أدنى الموظفين إلى أصحاب الأعمال ، القبض على الموظفين غير الشرفاء وإنهاء السرقة في مكان العمل.
خطوة
طريقة 1 من 3: ضبط الموظفين المخادعين كمشرفين
الخطوة 1. اجمع بعناية كل دليل على السرقة
للقبض على لص في العمل ، يجب أن يكون لديك معلومات. بمجرد إجراء البحث ، اجمع المعلومات التي يمكن أن تساعدك في معرفة متى وأين ، وإذا أمكن ، من حول من حدثت السرقة.
-
تتضمن البيانات التي قد ترغب في جمعها ما يلي:
- التاريخ والوقت المحددين لضياع الأموال / البضائع ؛
- بداية ونهاية الرصيد لكل سجل نقدي (في حالة سرقة الأموال) ؛
- إجمالي المخزون والمبيعات (في حالة سرقة البضائع) ؛
- اسم الموظف الذي كان في العمل وقت حدوث السرقة ؛
- الوصول إلى بيانات بطاقة التمرير ، كلما أمكن ذلك ؛
- تقارير نفقات الموظف. و
- ملاحظات استخدام المعدات.
- إذا لم تكن لديك المعلومات ، فابدأ في التسجيل عند الاشتباه في السرقة. عادةً ما يكون التسجيل كافيًا لمنع السرقات في المستقبل ، ولكن إذا استمرت السرقة ، فستكون مستعدًا بشكل أفضل للقبض على اللص.
الخطوة 2. ابحث عن العيوب في الملاحظات
ألقِ نظرة على ملاحظاتك وابحث عن أي شيء لا يبدو أنه منطقي ، أو أي فجوات يمكن أن تضيع فيها الأموال أو الأشياء. كلما كان مسك دفاترك أفضل ، زادت احتمالية عثورك على دليل على السرقة.
على سبيل المثال ، عند التحقق من سجلات المخزون ، قد تلاحظ أن الهواتف الذكية العشرين في بداية اليوم قد انخفضت إلى 10 ، ولكن تم بيع 9 فقط. نتائج هذه الحسابات هي بالتأكيد علامة استفهام ، ويجب عليك التحقق منها
الخطوة 3. انتبه إلى وظيفة السجل النقدي
عادةً ما يستخدم الموظفون الذين يسرقون من سجلات النقد أساليب مختلفة لتغطية مساراتهم ، عادةً بمساعدة وظائف معينة للحصول على فرصة للسرقة. على سبيل المثال ، قد يستخدم الموظف غير النزيه وظيفة عدم البيع في السجل النقدي للسرقة. عندما يعطي المشتري المال ، يتم إدخال أمر عدم البيع في السجل النقدي حتى يتم فتح الجهاز. سيقدم الموظفون التغيير للعملاء ، ويأخذون الأموال من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. لن يكون لدى العميل أي طريقة لمعرفة هذا الماكرة ، ولن يتم تسجيل البيع.
-
تشمل وظائف تسجيل النقدية التي يجب أن تكون على دراية بها ما يلي:
- لا تخفيضات
- استرداد
- 0 دولار للبيع
- التقارير (قد يقوم الموظفون غير النزيهين بجيب عائدات المبيعات التي تحدث عندما يقوم السجل النقدي بطباعة التقرير).
- لدى O'Dell Restaurant Consulting دليل شامل يحتوي على حيل سرقة الموظفين الشائعة ، وبعضها يستفيد من الوظائف الخاصة لسجل النقود.اقرأ الدليل على هذا الرابط. بينما يركز الرابط على المطاعم ، فإن العديد من الحيل المذكورة في الدليل تنطبق أيضًا على العديد من المجالات الأخرى ، بما في ذلك البيع بالتجزئة.
الخطوة 4. في حالة سرقة الأموال ، قم بحساب الأموال في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
تتمثل إحدى الطرق الأكثر شيوعًا للتعامل مع سرقة الأموال في جعل الموظفين يحسبون الأموال في السجل النقدي في بداية المناوبة ، ثم يقوموا بحسابها مرة أخرى في نهاية المناوبة. ستتم مقارنة نتائج الحساب بتقرير المبيعات. النظام سهل التنفيذ نسبيًا ، وعلى الرغم من عدم ضمان إيقاف سرقة الأموال من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ، إلا أنه يمكن بسهولة اكتشاف السرقة الصارخة.
-
سيسهل استخدام الجداول القياسية على المالكين والمشرفين تنفيذ هذا النظام. قم بتضمين الصفوف التالية في الجدول:
- توازن بداية
- بيع نقدا
- بطاقة الائتمان / التحقق من المبيعات
- إجمالي المبيعات
- الرصيد النهائي
الخطوة 5. إذا أمكن ، استخدم البيانات من تسجيلات الفيديو
إذا كان لدى شركتك نظام أمان CCTV ، فابحث عن اللقطات للعثور على دليل على السرقة ، خاصة إذا كانت الكاميرا تشير إلى موقع سرقة مثل آلة تسجيل المدفوعات النقدية. استخدم هذه المعلومات لتضييق وقت ومكان الحادث ، ثم انتظر ظهور علامات سرقة كامنة ، مثل:
- تنقل أيدي الموظفين الأموال من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية إلى الجيب.
- نقل الأموال من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية إلى صاحب الإكرامية.
- عادات غريبة في منطقة تسجيل النقد (على سبيل المثال ، قد يقوم موظف غير أمين بوضع علامة على السجل النقدي بعناية لتذكر المبلغ الذي سرقه من السجل النقدي حتى يتمكن من تعديل البيانات المالية).
- بيع البضائع التي تنتقل إلى الجيوب والمحافظ والحقائب وما إلى ذلك.
- يتم نقل العناصر التي لا يزال من الممكن بيعها إلى سلة المهملات.
- الوصول غير المصرح به إلى خزائن الأموال والخزائن وما إلى ذلك.
- زيارات المكتب خارج أوقات الدوام.
الخطوة 6. اسأل الموظفين واحدا تلو الآخر
في حين أن اللص لن يعترف أثناء الاستجواب ، فقد يكون الموظف الصادق قادرًا على إعطائك دليلًا. ضع في اعتبارك استدعاء الموظفين إلى مكتبك لإجراء مناقشة صادقة ومفتوحة حول السرقة في المكتب. يمكنك أن تسألهم عما إذا كانوا يعرفون أي موظفين يسرقون ، أو تطلب منهم المساعدة في وقف السرقة. يمكنك أيضًا تذكير موظفيك بالقواعد المتعلقة بالسرقة في مكتبك.
- ادعُ الموظفين للتحدث واحدًا تلو الآخر في غرفتك. قد يشعر موظفوك بمزيد من الأمان إذا لم يتعاملوا مع موظفين آخرين.
- قد ترغب أيضًا في التحدث إلى أكبر عدد ممكن من الموظفين ، حتى جميع الموظفين إن أمكن. وبالتالي ، إذا تم طرد الموظف الذي سرق ، فسيكون من الصعب عليه معرفة من قام بتسريب معلومات حول سلوكه.
الخطوة السابعة: فكر في إجراء تدقيق داخلي بمساعدة محقق خارجي
الملاك والمشرفون ليسوا وحدهم في التعامل مع مشكلة السرقة في المكتب. يمكن أن يساعدك العديد من المستشارين والمحققين المستقلين بشأن أمن المكاتب ومنع السرقة. على الرغم من أن التكلفة مرتفعة للغاية بالنسبة لحادث صغير ، إذا استمرت السرقة وأصبحت مشكلة كبيرة ، فإن خدمات هذا المستشار ستكون مفيدة للغاية.
يعد التدقيق الداخلي مفيدًا جدًا عند حدوث الاحتيال على المستوى المحاسبي. يمكن لموظفي مسك الدفاتر سرقة الكثير من الشركة دون أن يتم القبض عليهم ، لذلك يمكن أن يكون المدققون الخارجيون مفيدون للغاية
الخطوة الثامنة: مواجهة اللص فقط إذا كان لديك دليل مقنع
لا تتهم أو تطلق النار بدون دليل لأن هذا لن يؤدي إلا إلى إضعاف معنويات العمال وإثبات قدرتك على إطلاق النار بشكل تعسفي ، خاصة إذا ثبت لاحقًا أن الموظف الذي فصلته لم يسرق. لتجنب ذلك ، انتظر حتى تتمكن من إثبات السرقة قبل إطلاق النار.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا فصلت موظفًا بريئًا ، وكان عقد الموظف يحتوي على بند بشأن أمن الوظيفة ، فستشمل أفعالك الفصل غير المبرر ، مما قد يؤدي إلى المقاضاة. ومع ذلك ، تسمح لك معظم عقود العمل في الولايات المتحدة بطرد موظف في أي وقت ، إما بدون سبب أو لسبب ما
طريقة 2 من 3: حماية الأعمال من السرقة
الخطوة الأولى. قم بإعداد نظام ملاحظات مجهول
إذا كنت تريد تحرير مكتب الموظفين السيئين ، فساعد الموظفين الجيدين على القيام بذلك. إن وجود نظام ملاحظات مجهول يجعل من الآمن لموظفيك الإبلاغ عن السرقة أو أي سوء سلوك آخر في العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لموظفيك أيضًا إثارة مخاوف وانتقادات واقتراحات لتحسين مكان عملهم.
-
يمكن تنفيذ أنظمة التعليقات المجهولة بطرق مختلفة ، على سبيل المثال:
- صندوق الاقتراحات في مكان غير واضح (على سبيل المثال في غرفة الاستراحة) حتى يتمكن الموظفون من كتابة الملاحظات دون أن يلاحظوا أحد.
- حساب بريد إلكتروني يقوم تلقائيًا بمراقبة اسم الموظف الذي يرسل بريدًا إلكترونيًا إلى هذا العنوان.
- برامج التعليقات المجهولة من جهات خارجية ، مثل 3sixty ، و Suggestionox ، وما إلى ذلك.
الخطوة الثانية. قم بتثبيت برنامج معالجة الاستثناءات على نظام تسجيل النقد الخاص بك
ستكون فرص سرقة الموظفين من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية أقل إذا علموا أنه سيتم إبلاغ المدير باستخدام وظيفة الاستثناء في السجل النقدي. ضع في اعتبارك البرنامج الذي يقوم تلقائيًا بالإبلاغ عن الاستثناءات ، أو يتطلب إذن المدير قبل إجراء استثناءات ، لحماية السجل النقدي الخاص بك.
- عادة ما تكون وظائف معالجة الاستثناءات جزءًا من برنامج تسجيل النقدية الحديث. إذا كان السجل النقدي في شركتك قديمًا ، ففكر في ترقية ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية لأسباب تتعلق بالسلامة.
-
تشمل برامج تسجيل النقدية الموصى بها ما يلي:
- العنبر
- بائعي نقاط البيع
- البيع بالتجزئة Lightspeed
- iVend للبيع بالتجزئة
- NCR Counterpoint POS وإدارة البيع بالتجزئة
الخطوة الثالثة. قم بتثبيت نظام أمان للفيديو إذا لم يكن لدى مكتبك واحد بالفعل
بالنسبة للموظفين غير الشرفاء ، سيكون الإشراف هو الدافع الأكبر للتوقف عن السرقة. ضع الكاميرات في أماكن معرضة للخطر (مثل سجلات النقد ، ومناطق البضائع باهظة الثمن ، وما إلى ذلك) لتقليل السرقة وتقديم أدلة قوية عند حدوث السرقة.
ثبت أيضًا أن الكاميرات المزيفة يمكن أن تقلل من معدل السرقة في المكتب. بالطبع ، هذا يعتمد على ما إذا كان موظفوك يعرفون أن الكاميرا التي تقوم بتثبيتها مزيفة. ومع ذلك ، يوصى باستخدام الكاميرات المزيفة فقط "لتقوية" نطاق المشاهدة ، وليس لاستبدال الكاميرا الأصلية تمامًا
الخطوة 4. النظر في خيارات المراقبة القانونية الأخرى
تسجيل الفيديو ليس الطريقة القانونية الوحيدة للشركات لمراقبة أداء الموظفين. تتوفر أيضًا مجموعة متنوعة من خيارات المراقبة الأخرى ، وسيعتمد استخدامها على مدى خطورة مشكلة السرقة في مكتبك. ومع ذلك ، تأكد من أن المراقبة التي تستخدمها لا تنتهك أي قوانين في منطقتك ، أو العقود التي أبرمتها أنت وموظفوك. تأكد أيضًا من أن موظفيك على دراية بالمراقبة التي ستقوم بها قبل بدء المراقبة.
-
يمكن أن تأخذ المراقبة الإضافية التي يمكنك القيام بها شكل:
- فحص محفوظات تصفح الإنترنت ؛
- فحص الاتصالات بحثًا عن كلمات رئيسية مشبوهة ؛
- مراقبة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني واتصالات Wi-Fi على الأجهزة الشخصية وما إلى ذلك ؛
- - إضافة قوات الأمن. و
- انتقد بطاقة تسجيل الدخول في المناطق الحساسة.
- ومع ذلك ، فإن مراقبة الموظفين عن كثب قد يكون أمرًا خطيرًا. يمكن للإشراف المفرط من المدير أن يجعل الموظفين يشعرون بالخوف مما يؤدي إلى تآكل معنوياتهم ، خاصة إذا كان إشرافك أكثر صرامة من المعايير في مجموعة عملك.
الخطوة 5. حاول إقامة علاقة شخصية مع كل موظف
تعرف معظم الشركات الأسباب الثلاثة الرئيسية لسرقة الموظفين: الموظف لديه عدد كبير من الاحتياجات العاجلة ، والموظف يشعر بالإهمال من قبل الشركة ، والموظف يسرق بسبب فرصة. بينما لا يمكنك التحكم في السبب الأول ، والسبب الثالث يمكن التعامل معه بإحكام أكثر في إمساك الدفاتر والإشراف ، فإن السبب الثاني يتعلق بالشعور. باختصار ، لن يسرق الموظفون إذا تم تقديرهم في العمل ومثلهم مثل رئيسهم.
-
يمكنك تطوير علاقات جيدة مع الموظفين بالطرق التالية:
- تحدث بشكل غير رسمي مع الموظفين حول الحياة والآمال وما إلى ذلك.
- يقدم مكافآت ومكافآت للأداء الجيد.
- حاول الدردشة ، حتى ولو قليلاً ، مع كل موظف.
- ضع في اعتبارك الأحداث الاجتماعية خارج العمل (الإجازات ، والنزهات العائلية ، وما إلى ذلك).
- التعاطف مع شكاوى الموظفين والإحباطات.
- فكر في هذا: في استطلاع عام 1976 ، أجاب ما يقرب من نصف المستجيبين أنهم سرقوا من مكاتبهم دون الشعور بالذنب. لا تكن رئيسًا مزعجًا حتى يتمكن موظفوك من السرقة دون الشعور بالذنب ، ولكن كن صديقًا لموظفيك حتى لا يسرقوا.
الخطوة 6. بعد الفصل ، قم بإعادة تنظيم الأمن في المكتب
على الرغم من أنه نادر الحدوث ، يمكن للموظفين الذين تم فصلهم من العمل السرقة من مكاتبهم القديمة ، خاصة إذا كان لا يزال لديهم مفاتيح وتسجيلات دخول وما إلى ذلك. لتجنب حدوث ذلك ، قم بإعادة ضبط نظام الأمان في المكتب بعد طرد موظفين معينين. قم بما يلي ، بناءً على نوع عملك:
- قم بتغيير قفل المبنى.
- تغيير رمز القفل الإلكتروني.
- قم بتغيير كلمة مرور حساب البريد الإلكتروني لشركتك وكلمة مرور Wi-Fi وما إلى ذلك.
- استرجع المفتاح أو رمز المفتاح أو بيانات اعتماد تسجيل الدخول الأخرى للموظف المفصول.
الخطوة 7. جرب الحلول غير التقليدية الأخرى
أدت مشكلة السرقة المتزايدة إلى ظهور أفكار إبداعية من مختلف الشركات لحلها. على الرغم من أن جميع الأفكار التالية لن تناسب موقفك ، فقد أثبتت فعاليتها في منع السرقة في حالات معينة.
- استخدم نفايات بلاستيكية شفافة. يمكن للموظفين إخفاء الأشياء المسروقة في سلة المهملات ، ثم تأمينها عند التخلص من القمامة. مع النفايات البلاستيكية الشفافة ، سيكون القيام بذلك أكثر صعوبة.
- اجعلها قاعدة للتأكد من تسوية كل صندوق قبل إعادة التدوير ، لتسهيل السرقة عبر طريقة سلة المهملات التي تمت مناقشتها سابقًا.
- أعد ترتيب الأثاث ، أو أعد تنظيم المكتب لمنع المساحة غير المرئية. إذا لم تكن هناك غرفة مظلمة ، فسيكون من الصعب على الموظفين السرقة.
- قم بإجراء فحص أو تدقيق مفاجئ للسجل النقدي. على الرغم من أن الموظفين لا يحبونها ، إلا أن هذه الطريقة فعالة جدًا لأنهم إذا علموا أنه يمكن تدقيق السجل النقدي في أي وقت ، فمن غير المرجح أن يقوموا بالسرقة.
- قدم الهدايا بانتظام. يُعد إعطاء العناصر التي لا تبيع جيدًا للموظفين مجانًا طريقة لتقليل السرقة. على سبيل المثال ، إذا كان الموظفون في مطعمك يسرقون الطعام بشكل متكرر ، اسمح لهم بأخذ أي طعام لا يباع جيدًا.
طريقة 3 من 3: ساعد في إيقاف السرقة كموظف
الخطوة الأولى: إذا لاحظت أي شيء مريب ، فاتصل برئيسك في العمل
كموظف ، ليس لديك القدرة على تغيير الأنظمة ووقف السرقة ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك المساعدة. إذا رأيت أو سمعت أو علمت بأي شيء يمكن أن يؤدي إلى السرقة ، فاتصل بمشرفك على الفور. لا تصمت لأنه في قواعد العديد من الشركات ، فإن محاولات الصمت للسرقة يمكن أن تجعلك تتأرجح.
في العديد من الشركات ، خاصة تلك التي لديها مستويات منخفضة من رضا الموظفين أو الشركات التي لديها مسافة واسعة بين الإدارة العليا والموظفين ، قد تكون هناك ثقافة الصمت. يتوقع الموظفون الذين يقومون بالسرقة ألا يتم الإبلاغ عن سرقتهم ، وقد يتنمرون على الموظفين الذين يجرؤون على القيام بذلك. في هذه الحالة ، لا تدمر علاقتك بالموظفين الآخرين عن طريق إبلاغ رئيسك في العمل بسلوكهم. اتصل برئيسك عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو بشكل مجهول أدناه
الخطوة 2. استخدم نظام تغذية مرتدة مجهول الهوية
لسوء الحظ ، في بعض الشركات ، من السيئ أن يكون لديك سمعة "متسربة" للإبلاغ عن السرقة. إذا تم القبض عليك في هذا الموقف ، فمن المستحسن أن تقوم بالإبلاغ عن السرقة دون الكشف عن هويتك. من خلال الإبلاغ دون الكشف عن هويتك ، يمكن للإدارة التعامل مع مشكلة السرقة ، لكن اللص لا يمكنه اتهامك بأنك مُبلغ عن المخالفات.
-
تتضمن الأشياء التي يمكنك محاولة الإبلاغ عنها دون الكشف عن هويتك ما يلي:
- ضع ملاحظة مجهولة المصدر تحت باب مكتب الرئيس ؛
- كتابة المعلومات في نظام التغذية الراجعة مجهول الهوية ؛
- اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى رئيسك بعنوان يمكن التخلص منه ؛
- تحدث مع رئيسك خارج ساعات العمل لمناقشة قضية السرقة.
الخطوة الثالثة. اجمع المعلومات بعناية ، لكن لا تبالغ فيها
إذا رأيت فرصة لتسجيل السرقة بالملاحظات أو الصور أو الفيديو ، فافعل ذلك ، لكن كن حذرًا عند تسجيلها. إذا لاحظ اللص أنه يتم تسجيله ، فقد يتجنبك ، ويصعب عليك إثبات ذلك. في أسوأ الحالات ، قد يتم تصنيفك على أنك "دلو متسرب" ، وستتدهور علاقتك بأصدقائك الآخرين في العمل.
تذكر أنه في معظم الحالات ، يكفي تذكر مكان ووقت الحادث والأشخاص المعنيين. إذا كان رئيسك يثق بك ، وكان وصفك مطابقًا لسجلهم ، فقد يكون لدى رئيسك معلومات كافية للتصرف ، حتى بدون أي دليل إضافي
الخطوة الرابعة: تجنب الاتهام المتهور
يُطلب من الموظفين بالفعل الإبلاغ عن السرقة إلى رئيسهم ، ومع ذلك ، فإن اتهام الموظفين الآخرين دون دليل غير مسموح به بالتأكيد. بالإضافة إلى ذلك ، حتى إذا كان هناك دليل على أن السرقة قد ارتكبها موظف معين ، فلا ينبغي إهانة الموظف أمام موظفين أو عملاء آخرين.
بالإضافة إلى كونها محرجة عندما تكون خاطئة ، يمكن أن تؤدي الاتهامات بدون دليل أيضًا إلى خفض الروح المعنوية. تجعل المزاعم دون دليل الموظفين يشعرون أن الإدارة يمكن أن تتهمهم في أي وقت
نصائح
ضع في اعتبارك تصفح قواعد البيانات الأكاديمية للعثور على دراسات واستطلاعات علمية حول السرقة في مكان العمل لإيجاد استراتيجيات جديدة لمنع السرقة. على سبيل المثال ، يحتوي الباحث العلمي من Google على مئات المقالات الصحفية حول هذا الموضوع ، والتي يمكن الوصول إليها من خلال
تحذير
- لا تحاول مراقبة الأشخاص الذين تشك في وجودهم خارج العمل حيث سيُنظر إليك على أنك مطارد وقد تتم مقاضاتك.
- لا تحاول الحكم على لص في مكان العمل دون إذن من مشرفك لأنك إذا فشلت ، سيشعر اللص بأنه مراقب ، أو قد تتورط في مشكلة بسبب ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتصرف الموظفون الذين يتم ضبطهم أثناء السرقة بشكل اندفاعي أو يغضب ، ويسبب صراعًا في المكتب. هذا الصراع يمكن أن يقلل من الروح المعنوية.
