تعد تقارير الأعمال إحدى أكثر وسائل الاتصال فعالية في عالم الأعمال اليوم. فوائد تقارير الأعمال كثيرة. يمكن للشركات أو الأفراد استخدام تقارير الأعمال لاتخاذ قرارات مهمة. إذا كنت ترغب في كتابة تقرير عمل جيد ، فتعرف على كيفية وفهم الغرض من كتابة تقرير.
خطوة
جزء 1 من 2: حدد نوع تقرير العمل الذي تريد كتابته
الخطوة 1. استخدم تقارير الأعمال لنقل الأفكار
يسمى هذا التقرير "تقرير التبرير / التوصية". يمكنك استخدام هذا التقرير لمشاركة الأفكار مع مديرك أو مديرك. عادة ، سوف تحتاج إلى إعداد ملخص ونص التقرير. الملخص هو وسيلة لنقل الأفكار. يحتوي الجسم على معلومات حول الفوائد والتكاليف والمخاطر وغيرها من المعلومات المتعلقة بفكرتك.
على سبيل المثال ، تريد شراء طابعة لقسمك. لإقناع المدير بأن الطابعة ضرورية حقًا ، قم بإعداد تقرير تبرير / توصية لتقديم طلب شراء طابعة رسميًا إلى الإدارة
الخطوة 2. اعرض المخاطر المصاحبة لفرصة العمل
تساعد "التقارير الاستقصائية" صانعي القرار على النظر في المخاطر التي يجب مواجهتها عندما يريدون اتخاذ إجراءات معينة بحيث تكون الإدارة قادرة على توقع الآثار غير المقصودة. يتكون هذا التقرير من مقدمة وجسم وخاتمة. تحتوي المقدمة على معلومات مهمة حول القضية قيد التحقيق. يحتوي الجسم على شرح للوقائع ونتائج التحقيق. يحتوي الاستنتاج على ملخص للتقرير.
على سبيل المثال ، تريد شركة الأدوية X العمل مع شركة الأدوية Y التي تواجه مشكلة. لا ترغب الشركة "س" في العمل مع الشركات التي تعاني حاليًا من مشاكل مالية أو تعاني منها. لذلك ، تسعى الشركة X للحصول على معلومات كاملة عن الشركة Y ثم تعد تقريرًا استقصائيًا لمناقشة البيانات المالية للشركة Y مع المدير المالي
الخطوة 3. تقديم معلومات الامتثال للجهات الحكومية
يُعد هذا التقرير ، الذي يُشار إليه عمومًا باسم "تقرير الامتثال" ، مفيدًا في إظهار مساءلة الشركات من خلال إثبات للوكالات الحكومية (مدينة ، مقاطعة ، مركزية ، إلخ) أن الإدارة تعمل وفقًا للقوانين / اللوائح المعمول بها وإدارة الشؤون المالية وفقًا للإجراءات. يتكون هذا التقرير من مقدمة وجسم وخاتمة. تحتوي المقدمة على شرح للموضوعات الرئيسية التي يغطيها التقرير. يحتوي الجذع على بيانات وحقائق ومعلومات أخرى تحتاج الوكالات الحكومية إلى معرفتها. يحتوي الاستنتاج على ملخص للتقرير.
على سبيل المثال ، يجب على مجلس إدارة شركة تأمين حكومية أن يقدم إلى وزير المالية أن إدارة الشركة تتم وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها في عام 2019. لهذا ، يعد مجلس الإدارة تقريرًا سنويًا تقرير الامتثال لعرض أنشطة الشركة خلال عام 2019
الخطوة 4. اعرض جدوى الفكرة أو المشروع المقترح
التقرير الذي يحتوي على شرح لتحديد ما إذا كانت الفكرة مقبولة أو مرفوضة يسمى "تقرير الجدوى". يتكون هذا التقرير من ملخص وجسم. يحتوي الملخص على أفكار ، بينما يحدد الجسم الفوائد والمشكلات المحتملة والتكاليف والقضايا الأخرى المتعلقة بالفكرة المقترحة. يمكن للإدارة استخدام تقرير الجدوى للإجابة على الأسئلة التالية:
- هل يمكن استكمال هذا المشروع ضمن الميزانية المالية؟
- هل هذا المشروع مربح؟
- هل يمكن إكمال هذا المشروع وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا؟
الخطوة 5. اعرض نتائج البحث التي تم الحصول عليها من خلال الدراسة
يعرض "تقرير البحث" نتائج دراسة مفصلة لقضية أو مشكلة محددة للغاية. يتكون هذا التقرير من ملخص (ملخص) ، ومقدمة ، والأساليب المستخدمة ، ونتائج البحث ، والاستنتاجات ، والاقتراحات. عند إعداد تقرير ، يجب عليك إبلاغ نتائج الدراسات المستخدمة كمراجع.
على سبيل المثال ، تريد الإدارة إجراء دراسة تشمل جميع الموظفين لتقرير ما إذا كان من الضروري أم لا منع الموظفين من التدخين في مقصف الشركة. سيقوم الشخص الذي يجري الدراسة بكتابة تقرير عن نتائج البحث
الخطوة 6. ساعد الشركة على تحسين سياساتها أو منتجاتها أو إجراءاتها من خلال الإشراف المتسق
بعد ذلك ، قم بإعداد "تقرير دوري" يتم كتابته في كل إطار زمني معين ، على سبيل المثال أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا ، إلخ. يعرض هذا التقرير مستوى كفاءة الشركة والربح / الخسارة والبيانات الأخرى لفترة معينة.
على سبيل المثال ، سيطلب مالك الصيدلية من مندوب مبيعاته تقديم تقرير مبيعات شهري كل 3 من الشهر التالي
الخطوة 7. تقديم تقرير في حالة وجود مواقف معينة
على عكس التقارير الدورية ، تتم كتابة "تقارير الحالة" لتلبية احتياجات محددة ، مثل مجرد تقديم المعلومات في الاجتماعات أو الإبلاغ عن الجهود المبذولة للتعامل مع الكوارث الطبيعية. يتكون هذا التقرير من مقدمة وجسم وخاتمة. تحتوي المقدمة على شرح للأحداث المبلغ عنها وتقدم لمحة موجزة عن القضايا التي تمت مناقشتها في متن التقرير. في الختام ، اشرح الحلول التي تم تنفيذها والتي سيتم تنفيذها.
على سبيل المثال ، يطلب الحاكم من العمدة تقديم تقرير عن الحالة بعد حدوث إعصار في المنطقة الواقعة تحت مسؤوليته
الخطوة الثامنة: قدم بعض الحلول لحل المشكلة
يقدم "تقرير المعيار" العديد من خيارات الحلول لاتخاذ القرارات. وفقًا للغرض منه ، يوصي المؤلف بالعديد من الإجراءات التي يتعين اتخاذها. يتكون هذا التقرير من مقدمة وجسم وخاتمة. تشرح المقدمة الغرض من كتابة التقرير. يعبر الجذع عن الموقف أو المشكلة المطروحة جنبًا إلى جنب مع العديد من خيارات الحل. الاستنتاج يوصل أفضل الحلول.
على سبيل المثال ، تريد شركة سيارات بناء مصنع في آسيا. عند كتابة تقرير المعيار ، قم بإدراج 3 دول كحد أقصى وفقًا لاحتياجات الشركة واقترح أفضل مكان في الخاتمة
جزء 2 من 2: كتابة تقرير الأعمال
الخطوة الأولى: تحديد الغرض من كتابة التقرير وتنسيقه
اسأل نفسك لماذا تريد كتابة تقرير الأعمال. اختر نوع التقرير في القائمة أعلاه حسب الأهداف المراد تحقيقها.
- مهما كان السبب ، تأكد من تحديد أهداف قصيرة وواضحة. يصبح قراء التقارير في حيرة من أمرهم إذا كانت صياغة الأهداف طويلة الأمد بحيث تصبح مصداقية التقرير موضع شك.
- على سبيل المثال ، يحتاج قسمك إلى أموال ترويجية إضافية. عند كتابة التقرير ، ركز على الميزانية الترويجية المتاحة حاليًا وقدم خطة عمل فعالة لتحقيق أقصى استفادة من الأموال الإضافية.
الخطوة الثانية. فكر في الجمهور الذي سيقرأ التقرير
قد يأتي قراء التقارير من خارج الشركة (وليس الموظفين) أو من داخل الشركة. عند كتابة تقرير ، ضع في اعتبارك كيف يفهم القارئ جيدًا أو لديه معلومات حول القضية قيد المناقشة. فكر أيضًا في مدى فائدة المعلومات المقدمة في التقرير للقارئ.
- بغض النظر عمن سيقرأ التقرير ، يكون الجانب المالي دائمًا هو الأولوية القصوى للإدارة أو العملاء.
- على سبيل المثال ، تريد تنفيذ برنامج مشاركة الوظائف في قسمك. لهذا ، ستحتاج إلى كتابة تقرير أعمال يقرأه مدير شؤون الموظفين ومدير العمليات والرئيس التنفيذي. ضع في اعتبارك إمكانية أنهم يعرفون بالفعل عن البرنامج حتى تتمكن من تقديم المعلومات ذات الصلة في التقرير. إذا لم تناقش الإدارة مطلقًا برنامج مشاركة الوظائف ، فإن تقريرك غني بالمعلومات ومفيد. إذا كانت الشركة قد خططت بالفعل لهذا البرنامج ، فسيكون تقريرك غير فعال وأقل إقناعًا.
الخطوة 3. حدد ما يجب تعلمه
إن أصعب خطوة عند إعداد تقرير الأعمال هي عدم الكتابة. يعد استخلاص الاستنتاجات وجمع البيانات الداعمة هو الأكثر صعوبة. ستحتاج إلى مجموعة واسعة من المهارات ، على سبيل المثال جمع البيانات وتحليل السوق. ما الذي تحتاج أنت والإدارة إلى معرفته حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة حول الموضوعات التي يتم تناولها في تقريرك؟
الخطوة 4. جمع البيانات ذات الصلة لكتابة تقرير
تأكد من أن البيانات الداعمة التي تقدمها هي نتيجة البحث. وإلا فقد تفقد مصداقيتك. يتم تحديد جمع البيانات أيضًا حسب نوع التقرير المراد كتابته. تأكد من استخدام بيانات دقيقة وذات صلة بالغرض من كتابة التقرير.
- عادة ما يكون جمع البيانات من المصادر الداخلية أسرع. على سبيل المثال ، يمكن طلب بيانات مبيعات المنتج من قسم المبيعات عبر الهاتف. وبالتالي ، يتم استلام البيانات على الفور وإدراجها في التقرير.
- يمكن الحصول على البيانات الخارجية من الشركة. إذا قامت الأقسام الأخرى بجمع وتحليل بيانات المستهلك ، فاطلبها حتى لا تضطر إلى إجراء البحوث الخاصة بك. يجب أن تكون البيانات المطلوبة مخصصة لمجال الأعمال التجارية ، لكن كتاب تقارير الأعمال لا يحتاجون عادةً إلى إجراء بحث أولاً.
- على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في كتابة تقرير مبرر / توصية ، فقم بإجراء بعض الأبحاث لمعرفة فوائد الأفكار المقدمة ثم قم بتضمين نتائج البحث في التقرير.
الخطوة 5. قرر كيفية هيكلة التقرير قبل كتابته
هذا القرار يتأثر بالغرض من كتابة التقرير. على سبيل المثال ، تختلف كيفية إعداد تقرير الامتثال وتقرير الجدوى. ابدأ الكتابة عندما يمكنك معرفة كيفية تجميع التقرير.
- قم بفرز البيانات الداعمة إلى عدة مجموعات. عادة ما تحتوي تقارير الأعمال على ثروة من البيانات والمعلومات. يعد تقسيم البيانات إلى مجموعات هو المفتاح للنجاح في كتابة تقرير عمل جيد. على سبيل المثال ، قدم بيانات المبيعات بشكل منفصل عن بيانات العميل وقم بتضمين عنوان لكل ملخص بيانات.
- قم بتجميع التقارير عن طريق فرز بيانات الملخص حسب العنوان لتسهيل قراءتها وفهمها. وبالتالي ، يمكن أن تدعم البيانات المقدمة الغرض الرئيسي من كتابة التقرير.
- في بعض الأحيان ، تحتاج إلى انتظار شخص آخر لتحليل البيانات أو إدخالها. أثناء الانتظار ، يمكنك معالجة مجموعة البيانات الكاملة.
الخطوة السادسة: استخلص استنتاجات وقدم اقتراحات محددة
تأكد من استخلاص استنتاجات منطقية باستخدام البيانات الواردة في التقرير. اشرح الإجراءات التي يجب اتخاذها بناءً على هذه الاستنتاجات.
يجب أن يتبع كل حل تقترحه إجراءات محددة وقابلة للقياس. صِف أي تغييرات في الوصف الوظيفي أو الجدول الزمني أو تخصيص الأموال اللازمة لتنفيذ خطة العمل الجديدة. تأكد من أن اقتراحاتك مدعومة ببيانات تثبت أن الإدارة قادرة على تحقيق الأهداف من خلال تنفيذ الحلول المقدمة في التقرير
الخطوة 7. قم بإعداد ملخص تنفيذي
سيكون هذا الملخص هو الصفحة الأولى من تقرير الأعمال ، لكنه مكتوب في نهايته. الملخص التنفيذي هو وسيلة لعرض نتائج الدراسة والاستنتاجات لتقديم لمحة عن محتويات التقرير إذا لم يكن لدى الشخص الوقت الكافي لقراءته حتى النهاية. كتوضيح ، يشبه الملخص التنفيذي مقطعًا دعائيًا لفيلم أو ملخصًا لأطروحة.
يُطلق على هذا التقرير اسم الملخص التنفيذي لأن المديرين التنفيذيين المشغولين يمكنهم قراءة هذا الملخص فقط. نقل المعلومات المهمة للرؤساء في 200-300 كلمة في شكل ملخص تنفيذي. يمكنه قراءة المزيد إذا أراد معرفة التفاصيل
الخطوة 8. استخدم الرسوم البيانية لنقل بيانات محددة
في بعض الأحيان ، تحتاج إلى تقديم بيانات كمية باستخدام الرسوم البيانية أو المخططات. قدم البيانات بألوان مختلفة لجعلها أكثر جاذبية وسهولة في الفهم. استخدم النقاط أو الأرقام المتسلسلة أو الجداول لتسهيل قراءة البيانات. تجعل هذه الخطوة عرض البيانات يبدو مختلفًا لإظهار أهميتها.
- عادةً ما تجعل الصور تقارير الأعمال تبدو أكثر جاذبية. تبدو التقارير مملة إذا كانت تحتوي فقط على نصوص وأرقام. قدم رسوم بيانية مفيدة وذات صلة ، ولكن لا تبالغ في ذلك.
- اكتب المعلومات في مربعات على صفحة ما تكون نصًا بالكامل تقريبًا ، ولا توجد جداول أو أرقام. تميل صفحات النص الكامل إلى أن تكون مملة. يمكن تقديم ملخص للمعلومات الهامة في صندوق.
الخطوة 9. ضع قائمة بمصادر المعلومات
اعتمادًا على نوع البحث الذي تقوم به ، قد تحتاج إلى إدراج مزود المعلومات. في تقرير الأعمال ، تهدف صفحة الببليوغرافيا أو المصدر إلى توفير معلومات للقارئ إذا كان يريد التحقق من البيانات الأخرى أو البحث عنها.
استخدم التنسيق الصحيح عند تضمين الاستشهادات في التقارير حسب نوع العمل
الخطوة 10. تحقق من التقرير مرتين
لا تبدو جادًا عند الإبلاغ عن أي أخطاء إملائية أو نحوية. هذه الأخطاء تضع مصداقية دراستك موضع تساؤل. بالإضافة إلى ذلك ، قدم معلومات واضحة لا لبس فيها.
- على سبيل المثال ، لا تستخدم كلمات يصعب فهمها أو جمل طويلة جدًا.
- تجنب تنوع المحادثات.
- إذا كان قارئ التقرير يعمل في نفس العمل ، فيمكنك استخدام المصطلحات أو المصطلحات الفنية ، ولكن لا تبالغ في ذلك.
- عادة ، تتم كتابة تقارير الأعمال باستخدام صيغة المبني للمجهول. هذا التقرير هو أحد الأمثلة التي توضح أن الكتابة باستخدام الجمل المبنية للمجهول أفضل من الجمل النشطة.
- عند التحقق من التقارير ، يمكن التغاضي عن الأخطاء لأنك كتبتها بنفسك. اطلب من زميل في العمل داعم قراءة تقريرك ثم اطلب التغذية الراجعة. من الأفضل بكثير معرفة الأخطاء من زملاء العمل من الرؤساء. استفد من مدخلات الزملاء لتحسين التقارير مع أخذ الاقتراحات في الاعتبار.
الخطوة 11. قم بإنشاء جدول محتويات
اكتب تقرير عمل وفقًا للتنسيق الرسمي عن طريق إنشاء جدول محتويات يكون مفيدًا كمرجع عند البحث عن صفحة معينة. قم بتضمين أرقام الصفحات الخاصة بكل قسم من أقسام التقرير في جدول المحتويات ، وخاصة الملخص التنفيذي والاستنتاج.
الخطوة 12. حان الوقت لربط التقرير
أفضل طريقة لتحسين تقرير يقدم مراجعة كاملة مفيدة هي ربطه قدر الإمكان ، على سبيل المثال باستخدام الأسلاك الحلزونية أو المجلدات أو أغلفة الكرتون. وبالتالي ، يبدو التقرير أنيقًا وجذابًا حتى يرغب الآخرون في قراءته حتى النهاية.
