تستخدم التقارير الأسبوعية بشكل شائع في العديد من الشركات وفي بيئات مبيعات التجزئة ، أو في المشاريع البحثية والتدريب الداخلي. اكتب تقارير أسبوعية قصيرة وموجزة حتى يكون لرئيسك صورة واضحة عن التقدم الذي أحرزته.
خطوة
جزء 1 من 3: تنظيم المعلومات
الخطوة 1. تحديد الغرض من التقرير
على الرغم من أنه يجب عليك تقديم تقارير أسبوعية كجزء من المهمة ، فإن الغرض من التقرير نفسه ليس الاحتفاظ بالوظيفة. ستساعدك معرفة الأسباب التي تجعل رئيسك في العمل يطلب تقريرًا أسبوعيًا في تحديد المعلومات التي يجب تضمينها في التقرير والأهم منها تحديدًا.
- عادة ، يتم كتابة التقارير لإبقاء المديرين على اطلاع دائم بحالة المشروع الذي تعمل عليه أو لمساعدتهم في اتخاذ القرارات.
- على سبيل المثال ، إذا كنت مدير متجر بيع بالتجزئة ، فقد يُطلب منك إرسال تقرير أسبوعي يلخص مبيعات الأسبوع. يستخدم أصحاب العمل هذه التقارير لتقييم أداء المتجر ومستويات الأسعار والأوامر المستلمة.
- إذا قدمت تقريرًا أسبوعيًا عن تدريب داخلي أو مشروع بحثي ، فإن الغرض من التقرير هو إظهار مديرك أو معلمك مدى تقدمك ومشاركة أي اختراقات واكتشافات كبيرة.
الخطوة 2. قرر من سيقرأ التقرير
معرفة من هو جمهورك أمر ضروري للتخطيط لتقرير. إذا كنت لا تعرف من سيقرأ التقرير (ولماذا) ، فليس لديك طريقة لمعرفة المعلومات الأكثر أهمية.
- سيساعدك تحديد جمهورك أيضًا على فهم كيفية هيكلة تقريرك واللغة التي يجب استخدامها. على سبيل المثال ، قد تكتب تقريرًا حقيقيًا إذا كان الجمهور عبارة عن مجموعة من الأطفال في الخامسة من العمر مما لو كنت تكتبه للمديرين التنفيذيين في شركة كبيرة.
- ستحصل أيضًا على صورة أوضح لما يعرفه جمهورك بالفعل وما تحتاج إلى شرحه بمزيد من التفصيل أو تحتاج إلى توفير مصادر مرجعية إضافية. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقريرًا أسبوعيًا حول مسألة قانونية وستتم قراءته من قبل مجموعة من المحامين ، فلا داعي لتقديم ملخص مفصل للقانون. ومع ذلك ، قد يكون هذا الملخص ضروريًا إذا كنت تكتب تقريرًا حول الأمر للمديرين التنفيذيين أو الإداريين الذين ليس لديهم معرفة قانونية.
- إذا كان التقرير مطلوبًا للتدريب أو مشروع بحثي أو أي نشاط أكاديمي آخر ، ضع في اعتبارك أن الجمهور ليس محاضرًا أو مدرسك ، على الرغم من تقديم التقرير إليهم. للعثور على جمهور في هذا السياق ، ركز على طبيعة مشروعك ونظامك ككل.
الخطوة 3. أعط الأولوية للنقاط الرئيسية في التقرير
بينما يجب أن تحاول إبقاء تقريرك موجزًا قدر الإمكان ، فمن المحتمل ألا يقرأه جمهورك بالكامل. للرد على هذا ، يجب أن تضع أهم المعلومات ، أو النتيجة النهائية ، في بداية التقرير.
- على سبيل المثال ، إذا كان التقرير يهدف إلى مقارنة ومقارنة ثلاث علامات تجارية مختلفة من المعدات والتوصية بالعلامة التي تعتقد أنها الأكثر ملاءمة لاحتياجات الشركة ، فيجب كتابة الاستنتاج في البداية. بعد ذلك ، يمكنك تقديم تفسير للسبب.
- بشكل عام ، يجب أن تحتوي الصفحة الأولى من التقرير على ملخص للنتائج أو التوصيات أو الاستنتاجات. استخدم بقية التقرير للبحث بشكل أعمق وسيقرأ القراء أكثر إذا شعروا بالحاجة أو يريدون توسيع فهمهم لنتائجك.
الخطوة 4. كن على دراية "بالمصير" الذي يمر به التقرير عادة
في معظم الحالات ، يتم إنشاء تقارير أسبوعية لمتطلبات الاحتفاظ بالبيانات وسيتم حفظها في المحفوظات المناسبة. نادرًا ما تتم قراءة التقارير الأسبوعية بكاملها في معظم السياقات ولا يجب أن تتوقع غير ذلك.
- ومع ذلك ، لا تستخدم هذه الحقيقة كذريعة لتزوير التقارير أو العمل عليها حتى تكون ذات جودة منخفضة. يجب أن تعكس التقارير نفسك وأخلاقيات العمل الخاصة بك. من المرجح أن يتم ملاحظة التقرير المصمم بطريقة قذرة والقول "كنت أعلم أنك لن تقرأه" ليس عذرًا لإنتاج منتج عمل دون المستوى.
- بينما يجب أن يكون التقرير ككل عالي الجودة ومكتوب بشكل جيد ، ركز على أجزاء التقرير التي يرجح أن يقرأها الجمهور. هذا القسم عادة ما يكون ملخص تنفيذي أو توصية. يجب أن تكتبها دون أدنى خطأ.
- ضع في اعتبارك أن الرؤساء لا يقرأون محتويات التقرير بالكامل ليس لأنهم غير مهتمين أو لأنهم غير مهمين. الأشخاص في الإدارة العليا أو المناصب التنفيذية مشغولون للغاية ولديهم مهارة في جمع المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات فعالة. لن يقرأوا التقرير بالكامل ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية ، لكنهم سيحفظونه في حالة رغبتهم في قراءته مرة أخرى لاحقًا.
جزء 2 من 3: تنسيق التقارير
الخطوة 1. اطلب عينة
تمتلك العديد من الشركات تنسيقًا قياسيًا للتقارير الأسبوعية وقد يكون المدراء أو التنفيذيون معتادين على تلقي المعلومات بهذه الطريقة. يمكن أن يؤدي استخدام تنسيقات مختلفة إلى الإحباط والارتباك.
- هذا مهم جدًا في إعداد تقارير المبيعات. اعتاد المديرون على النظر إلى التقارير في لمحة ومعرفة أين سيجدون على الصفحة أرقامًا أو معلومات معينة. يصبح استخدام الأشكال المختلفة إجراءً غير فعال لأنهم مجبرون على قراءة التقرير بأكمله للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.
- تحقق مع المساعد الإداري لمعرفة ما إذا كان هناك نموذج يمكنك استخدامه لكتابة تقرير. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى إنشائه من البداية باستخدام تطبيق معالجة النصوص. تمتلك العديد من الشركات قوالب مستندات بالإعدادات الصحيحة ، بما في ذلك الهوامش والجداول وأنماط الفقرات والخطوط.
الخطوة 2. النظر في طرق الشحن
إذا قمت بإرسال التقرير كمستند مطبوع أو كمرفق بريد إلكتروني ، فسيختلف التنسيق عما إذا كنت قد كتبته كجزء من نص البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل التقرير كمرفق بريد إلكتروني ، فيجب عليك تضمين ملخص تنفيذي في نص البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، لا يتعين على القراء فتح الملحق لفهم الجوانب الرئيسية لتقريرك.
- إذا قمت بتقديم تقريرك كمستند مادي ، فستحتاج على الأرجح إلى تضمين خطاب تغطية أو صفحة عنوان حتى يمكن تحديد التقرير وحفظه بشكل صحيح.
- بغض النظر عن كيفية تقديم تقريرك ، تأكد من تضمين اسمك في جميع الصفحات ، وأن جميع الصفحات مرقمة بالتنسيق "X من Y" (اقرأ: الصفحة X من إجمالي Y). يمكن أن تكون أوراق التقارير مبعثرة بسهولة وبنظرة سريعة ، يجب أن يكون المرء قادرًا على معرفة ما إذا كان التقرير مكتملاً ومن قام بإعداده.
- يمكنك بسهولة تضمين المعلومات المطلوبة كرأس (رأس) في كل صفحة. على سبيل المثال ، يمكن قراءة العنوان كما يلي "تقرير مبيعات ساريتا حكيم ، الأحد 23 ، ص. 3 من 7 ".
الخطوة 3. قم بتضمين ملخص تنفيذي
الملخص التنفيذي هو ملخص موجز للتقرير بأكمله ، وعادة ما يكون مجرد فقرة أو فقرتين ، مع بضع جمل لكل قسم من التقرير. الفكرة العامة هي أن المدير التنفيذي يمكنه قراءة هذا الملخص ، وطالما أنه يتوافق مع توقعاته الأولية للمسألة المطروحة ، يمكنه اتخاذ إجراء دون مزيد من القراءة.
- عند إنشاء ملخص تنفيذي ، من المهم جدًا استخدام لغة واضحة وموجزة بحيث يسهل فهمها. تجنب المصطلحات أو المصطلحات المحددة التي تتطلب شرحًا ، حتى لو كنت تعلم أن جمهورك على دراية كبيرة بهذه المصطلحات.
- اكتب الملخص التنفيذي في النهاية ، بعد الانتهاء من جميع أقسام التقرير الأخرى. بعد كل شيء ، لا يمكنك تلخيص شيء لم تتم كتابته بعد. حتى لو كان لديك بالفعل مخطط تفصيلي لما تكتبه في تقريرك ، يمكن أن تتغير الأشياء أثناء عملية الكتابة.
الخطوة 4. قم بإنشاء هيكل لفقرات وأقسام التقرير
بمجرد فهم التنسيق الذي سيتم استخدامه لكتابة التقرير ، قم بإنشاء مخطط تفصيلي لأقسام التقرير التي تناسب الغرض من التقرير.
- تحقق من المخطط التفصيلي للتأكد من أن كل شيء يتدفق بشكل منطقي من قسم إلى آخر وتأكد من أن المخطط التفصيلي مصمم ليلائم الجمهور الذي تم تحديده للتقرير.
- بشكل عام ، سيتضمن التقرير ملخصًا تنفيذيًا ومقدمة واستنتاجات وتوصيات ونتائج ومناقشة وقائمة بالمراجع. يمكنك تضمين مرفقات تحتوي على بيانات ذات صلة ، بالإضافة إلى جدول محتويات للتقارير الأطول. ومع ذلك ، فإن التقارير الأسبوعية ليست طويلة في العادة.
- يتناول كل قسم من التقرير موضوعًا محددًا. في هذا القسم ، تتناول كل فقرة فكرة واحدة. على سبيل المثال ، إذا كان أحد أقسام التقرير يحمل العنوان "Kids Popular Brands" ، يمكنك كتابة فقرة منفصلة لكل علامة تجارية. إذا كنت تقوم بالتمييز بين ملابس الأولاد والبنات ، فأنشئ قسمًا فرعيًا (مع ترجمة مناسبة) لكل علامة تجارية ، ثم فقرة واحدة تناقش ملابس الأولاد التي تقدمها العلامة التجارية وفقرة أخرى لملابس الفتيات.
الخطوة 5. قم بإنشاء صفحة عنوان أو خطاب تعريف إذا لزم الأمر
قد لا تتطلب التقارير الأقصر صفحة عنوان منفصلة ، ولكن يجب أن تتضمن التقارير الأطول صفحة مخصصة تحددك كمؤلف للتقرير وتشرح بإيجاز الغرض من التقرير.
- تختلف صفحة العنوان عن الملخص التنفيذي وتتضمن في جوهرها المعلومات اللازمة لتحقيق الأغراض الإدارية بحيث يمكن تقديم التقرير بشكل صحيح.
- قد يكون لدى أصحاب العمل صفحة تمهيدية خاصة مطلوبة للتقارير الأسبوعية. إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من استخدام التنسيق الصحيح.
- كحد أدنى ، يجب أن تتضمن صفحة العنوان عنوان التقرير أو وصفه (مثل "تقرير المبيعات الأسبوعي") واسمك وأسماء المساهمين الآخرين واسم الشركة وتاريخ إكمال التقرير أو إرساله.
جزء 3 من 3: استخدام لغة فظة
الخطوة الأولى: إنشاء عناوين وترجمات مؤثرة
تسمح العناوين والعناوين الفرعية للقراء بالعثور بسرعة على أقسام محددة من التقرير تهمهم أو ما يريدون قراءته للحصول على مزيد من المعلومات الداعمة حول استنتاجاتك أو توصياتك.
- تأكد من أن العنوان والعنوان الفرعي يصفان المحتوى في القسم أو القسم الفرعي بشكل مباشر ودقيق.
- على سبيل المثال ، عند صياغة تقرير مبيعات أسبوعي ، يمكنك تضمين أقسام تناقش "اتجاهات الملابس النسائية" و "اتجاهات الموضة الرجالية" و "العلامات التجارية الشائعة للأطفال". ضمن هذه الأقسام ، يمكنك وضع ترجمات لإبراز اتجاهات معينة أو علامات تجارية مشهورة.
- استخدم نفس البنية النحوية لجميع العناوين بحيث تبدو التقارير منطقية ومتسقة. على سبيل المثال ، إذا كان العنوان الأول هو "بناء موطئ قدم في ملابس الرجال" ، فيجب أن يكون العنوان الثاني "قيادة اتجاه الملابس النسائية" وليس شيئًا مثل "أرقام مبيعات الملابس النسائية".
الخطوة الثانية: اكتب تقريرًا باستخدام جمل واضحة وبسيطة
توفر الكتابة الموجزة مع الجمل المنظمة بترتيب "فاعل-فعل-مفعول" وضوح الفكر وتضفي مصداقية على توصياتك واستنتاجاتك.
- بعد كتابة النسخة الأولى من التقرير ، اقرأها بعناية وتخلص من كل اللغات غير الضرورية. ابحث عن الإجراء لكل جملة ومكان الذي قام بالإجراء بجوار الفعل. فكر في كل جملة كما لو كانت تقول "من فعل ماذا".
- أزل الجمل غير الضرورية واستخدم عبارات الإيقاف المؤقت مثل "بعيدًا عن" أو "لغرض" أو "بالترتيب".
- قد تعتقد أن هذا النمط من الكتابة ممل ، لكن الغرض من كتابة التقارير الأسبوعية ليس للترفيه. هذا الأسلوب هو الأكثر فعالية في إيصال وجهة نظرك ونقل المعلومات إلى القارئ.
الخطوة الثالثة: تأكد من أن كتابتك موضوعية ومحايدة
يجب أن تستند توصياتك إلى أدلة ملموسة ، وليس على آراء أو مشاعر. إقناع القارئ بالحقائق القوية المكتوبة بوضوح.
- تجنب الصفات والكلمات والعبارات غير الضرورية التي لها دلالات سلبية أو إيجابية. بدلاً من ذلك ، ركز على كتابة الحجج بناءً على الحقائق.
- على سبيل المثال ، لنفترض أنك توصي بترقية أحد مندوبي المبيعات في تقريرك الأسبوعي. ادعم التوصية بالحقائق التي تظهر أن الموظف يستحق ، بدلاً من تدوين التفاصيل الشخصية أو العاطفية. إن عبارة "ساري لديها مبيعات عالية باستمرار في متجرنا ، على الرغم من أنها تعمل فقط 15 ساعة في الأسبوع" ستكون أفضل من "ساري هي الموظف الأكثر صداقة لدي وتحاول دائمًا بذل قصارى جهدها ، على الرغم من أنه يتعين عليها تحديد ساعات عملها للاعتناء بها الأم المريضة ".
الخطوة 4. استخدم كلمات قوية
عند الكتابة بالصوت النشط ، فإنك تستخدم كلمة واحدة تخبر القارئ بالإجراء الذي يحدث في الجملة ، أي الفعل. استخدم أفعالًا قصيرة وقوية تصف بوضوح الإجراء الذي يحدث.
- اختر أفعالاً بسيطة. على سبيل المثال ، "استخدام" أفضل من "استخدام".
- الأفعال التي تصف العمليات ، مثل التفكير والمعرفة والفهم والإيمان ، تكون ضرورية في بعض الأحيان ، ولكنها بشكل عام أقل قوة من الأفعال التي تصف الفعل. قد تضطر إلى التعمق في بيان ما وتحويله إلى أفعال. على سبيل المثال ، قد تكتب "أعتقد أن مبيعاتنا ستزيد في الأشهر القليلة المقبلة". قم بتعديل البيان واكتشف سبب تصديقك له. بعد ذلك ، يمكنك كتابة جملة تؤدي إلى اتخاذ إجراء مثل ، "تاريخيًا ، تزداد المبيعات خلال موسم العطلات. أتوقع زيادة المبيعات في تشرين الثاني (نوفمبر) وكانون الأول (ديسمبر) ".
- للحفاظ على الكتابة العملية ، تحقق من التقرير وحاول إزالة حروف الجر واستبدالها بأفعال أقوى. على سبيل المثال ، يمكن تبسيط "الإجماع العام" إلى "الإجماع" ، وإذا كان شخص ما "يوفر الحماية" ، يصبح الانطباع أقوى من خلال القول إنه "يحمي".
الخطوة 5. تجنب صيغة المبني للمجهول
عندما تكتب بصوت المبني للمجهول ، فإنك تضع ضغطًا أقل على الشخص الذي يقوم بذلك وتضع مزيدًا من التركيز على موضوع الإجراء. على الرغم من أنه في بعض الحالات ضروري لأسباب سياسية أو دبلوماسية ، فإن استخدام صيغة المبني للمجهول غالبًا ما يؤدي إلى كتابة غير واضحة ومربكة.
- يكافئ الصوت النشط الشخص الذي اتخذ الإجراء ويظهر لقارئ التقرير المسؤول عن الإجراء. لفهم سبب أهمية ذلك ، تخيل أنك قرأت مقالًا عن حريق يقول ، "لحسن الحظ ، تم إنقاذ جميع الأطفال." إن هوية الشخص (أو الأشخاص) الذي أنقذ الأطفال مهمة. إذا كانت الجملة تقول "الكاهن المحلي ، الأب يوهان ، ذهب ذهابًا وإيابًا من خلال النار التي أحاطت بدار الأيتام وأنقذ جميع الأطفال" ، فأنت تعرف الآن من يستحق الثناء لكونه بطلاً في هذه الحالة.
- الجمل النشطة مهمة أيضًا لتحمل مسؤولية الإجراءات التي قد يكون لها عواقب سلبية. إذا كتبت ، "حدث خطأ" في تقريرك ، سيرغب رئيسك في معرفة من ارتكب الخطأ حتى يتمكن من إصدار العقوبة المناسبة. إذا ارتكبت خطأ ، فإن الاعتراف وتحمل المسؤولية عن الفعل سيساعدك حقًا.
- للعثور على الجمل المبنية للمجهول وإزالتها في الكتابة ، ابحث عن الأفعال التي تبدأ بحرف "di-". عندما تجده ، حدد الإجراء في الجملة ، واكتشف من فعل ذلك ، وانقله إلى بداية الجملة ومنتصفها.
الخطوة 6. نقل المعلومات باستخدام العناصر المرئية
الجداول والرسوم البيانية أسهل في القراءة والمتابعة من الفقرات التي تقدم نفس المعلومات ، خاصة إذا كانت المعلومات التي سيتم نقلها تتكون من عدة أرقام.
- اختر العناصر المرئية المناسبة لنقل المعلومات إلى القراء بطريقة مفيدة لهم وتعكس الغرض من التقرير.
- على سبيل المثال ، يمكنك اختيار رسم بياني خطي لإظهار اتجاه زيادة مبيعات السترات الصوفية. ستكون طريقة تقديم المعلومات هذه أكثر فاعلية في إظهار الزيادة من الجدول الذي يحتوي على عدد سترات الصوف المباعة كل شهر لأن الجدول يتطلب من القارئ النظر في جميع الأرقام ومقارنتها وإدراك أن هناك زيادة. كل ذلك يمكن القيام به ببساطة عن طريق عرض رسم بياني خطي بسيط.
- ضع في اعتبارك أن العين تنجذب إلى العناصر المرئية. تأكد من أن هذه العناصر تبدو مرتبة ومنظمة ، ومن وضعها في الموضع المناسب أعلى الصفحة. أنت ببساطة تقدم العناصر المرئية المهمة لتوصيتك أو استنتاجك.
الخطوة 7. تخلص من المصطلحات
كل صناعة أو تخصص أكاديمي له مصطلحات معينة لا مفر منها ، بالإضافة إلى الكلمات الطنانة التي تكتسب شعبية من الكتب أو المقالات المعروفة. على الرغم من أن هذه الكلمات مفيدة في بعض الأحيان ، إلا أنها عادة لا تضيف قيمة أو تفشل في نقل الرسالة بشكل فعال.
- قد يكون من المفيد كتابة قائمة بالكلمات الرئيسية الشائعة في المجال حتى لا تفرط في استخدامها في تقاريرك. عند اكتمال التقرير ، يمكنك البحث عن هذه الكلمات في المستند واستبدالها إذا لزم الأمر.
- ضع في اعتبارك أنه بالنسبة للقارئ ، فإن الإفراط في استخدام الكلمات الرئيسية العصرية لا يعني أنك "على دراية جيدة" في هذا المجال ، ولكنه بالأحرى يخلق انطباعًا معاكسًا. بشكل عام ، المديرين التنفيذيين والمديرين أكبر سناً وشاهدوا مئات من هذه الكلمات تأتي وتذهب. إذا كنت تستخدمه كثيرًا ، فسيعتقدون أنك كسول ولا تعرف ما الذي تتحدث عنه ، أو يحاولون فقط إثارة إعجابهم.
- يجب عليك أيضًا تجنب استخدام المصطلحات المعقدة للغاية.على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقريرًا يلخص مشكلة قانونية ، فهذا لا يعني أنه يتعين عليك إضافة الكثير من المصطلحات القانونية إليه.
الخطوة 8. قم بإجراء فحص دقيق للحروف
قد تكون التقارير المليئة بالأخطاء المطبعية والنحوية غير مريحة للقراء وتعكس صورة سلبية عنك. قم بصياغة التقرير في وقت مبكر قبل الموعد النهائي بحيث يكون لديك وقت كافٍ لإجراء فحص صحيح للأحرف.
- قم بتشغيل برنامج تدقيق نحوي وإملائي في تطبيق معالجة الكلمات الذي تستخدمه. سيتخطى هذا البرنامج الكثير من الأخطاء ، خاصة الأخطاء المطبعية التي تؤدي إلى أخطاء متجانسة (مثل كتابة "laden" ، عندما تريد كتابة "condition").
- يعد إجراء التدقيق الدقيق في الأحرف في الاتجاه المعاكس (من الخلف إلى الأمام) طريقة جيدة للتأكد من عدم تفويت الأخطاء. علاوة على ذلك ، إذا كنت معتادًا على ما تريد كتابته ، فستمر بأخطاء مثل الكلمات المفقودة لأن الدماغ يكملها تلقائيًا. لن يحدث هذا إذا قمت بفحصه من الخلف إلى الأمام.
- تعد قراءة التقارير بصوت عالٍ طريقة أخرى فعالة لاكتشاف الأخطاء وتعديل أسلوب الكتابة. إذا وجدت صعوبة في قراءة جملة أو فقرة معينة ، فمن المحتمل أن يكون هذا الجزء صعب الفهم لأن القراء سيواجهون نفس الصعوبة. قم بتصحيح الأجزاء الصعبة حتى تتدفق بشكل أفضل.
