يمكنك كتابة خطاب طلب إذا كنت بحاجة إلى راع لدعم الأنشطة المخطط لها أو الاحتياجات الأخرى. اكتب خطاب طلب يمكن أن يقنع الراعي بأن خطتك تستحق الدعم. بالإضافة إلى ذلك ، اشرح أيضًا في الخطوط العريضة الفوائد التي سيحصل عليها. من خلال تعلم كيفية كتابة خطاب جيد ، يمكنك معرفة الفرق بين الطلب المعتمد والطلب المرفوض.
خطوة
جزء 1 من 3: إعداد خطاب الطلب
الخطوة 1. تحديد الأهداف
ما الذي تريد الحصول عليه تحديدًا من خلال البحث عن رعاة؟ ماذا تفعل إذا كنت على استعداد لأن تصبح راعياً؟ ماذا تفعل ولماذا تحتاج الى رعاة؟ يجب أن تكون قادرًا على الإجابة على كل هذه الأسئلة قبل كتابة خطاب التقديم.
- يجب كتابة خطاب الطلب على وجه التحديد وله غرض محدد. لا فائدة من كتابة خطاب يكون فيه غير واضح أو لا تعرف ما تريد ولماذا.
- اعثر على إجابات لماذا تحتاج إلى التخطيط. عادة ما يكون نجاح طلبات الرعاية المقدمة لأنهم يريدون تحقيق أهداف أو أحلام معينة أسهل. حاول غرس الاعتقاد في سبب حاجة شخص ما لدعم قضيتك من خلال إعطاء الوقت أو المال من خلال شرح كيف ستساعد مساعدته شخصًا أو مجتمعًا.
الخطوة 2. قم بعمل قائمة بالشركات
من الذي سيتم نقله لدعم خطتك؟ هل لدى أي من مالكي الشركات أسباب شخصية لدعم خطتك؟ أو هل هناك منظمة غير ربحية تريد أن تكون راعية لأن لها نفس المهمة. من قام برعاية نفس النشاط؟ حاول العثور على مزيد من المعلومات.
- اكتب أسماء الشركات أو الأشخاص الذين تعرفهم شخصيًا ، بما في ذلك الأشخاص الذين تعمل معهم. لا تهمل أبدًا العلاقات الشخصية.
- لا تقلل من شأن الشركات الصغيرة أو رواد الأعمال الذين ليس لديهم منافذ بيع. ربما يريدون العطاء أيضًا. ضع في اعتبارك أنه يمكنك أيضًا استكشاف الشركات المحلية. عادة ما ترى الشركات في البيئة المباشرة العلاقة التي أقيمت مع المجتمع على أنها شيء مفيد.
- إذا كنت تعمل في فريق ، قسّم الشركة التي قمت بإدراجها في مجموعات ، ثم اطلب من كل عضو الاتصال بالشركة حتى يقوم كل فرد بما يخصه.
الخطوة الثالثة. حدد ما تبحث عنه
هناك العديد من أشكال خطابات طلب الرعاية. قرر ما تطلبه قبل كتابة خطاب التقديم.
- يمكن أن تكون التبرعات على شكل أموال أو سلع. إن التبرع بالمواد يعني التبرع بالمواد أو المنتجات التي يمكن استخدامها أثناء الحدث ، بدلاً من مجرد التبرع بالمال. في بعض الأحيان ، يتم تقديم التبرعات في شكل خدمات وليس في شكل سلع.
- ربما تحتاج إلى متطوعين ، وليس منتجات. في كلتا الحالتين ، كن محددًا بشأن ما تحتاجه.
الخطوة 4. حدد الخيارات التي تريد عرضها
في خطاب طلب الرعاية ، يمكنك تقديم عدة أشكال مختلفة من الدعم للاختيار من بينها. من خلال القيام بذلك ، فإنك توفر خيارات لكل من الشركات الصغيرة والكبيرة لتقديم الدعم في حدود إمكانياتها.
- تحديد مقدار الدعم والمزايا. يجب عليك توضيح المزايا التي سيحصلون عليها وفقًا لمقدار الدعم المقدم. الأشخاص الذين يقدمون أكثر يجب أن يحصلوا على فائدة أكبر.
- يمكنك تقديم إعلانات وإعلانات عامة عن شركتك أو رعايتك وشعارات على مواقع الويب أو في مواد / برامج ترويجية.
الخطوة 5. حدد اسم الشخص الذي سيتلقى الخطاب
لا ترسل أبدًا خطابًا موجهًا بشكل عام عن طريق الكتابة "إلى المعنيين" لأنه يبدو أقل شخصية.
- عادة ، يجب أن يتم توجيه هذه الرسالة إلى الشخص المسؤول عن قسم شؤون الموظفين أو المدير العام. حاول الاتصال بالشركة أو ابحث في موقع الويب عن المسؤول عن الرعاية. لا تتردد في هذا الأمر. لكي تنجح ، يجب توجيه خطاب طلب الرعاية إلى الشخص المناسب. اكتب الاسم والعنوان بالتهجئة الصحيحة.
- اكتشف أيضًا ما إذا كانت هذه الشركة / المنظمة لديها سياسة تبرع حتى لا تضيع الوقت ويمكنك تقديم طلب وفقًا لسياسة الشركة.
جزء 2 من 3: فهم تنسيقات الرسائل
الخطوة 1. دراسة نماذج خطاب طلب الراعي
يمكنك أن ترى أمثلة على هذه الرسالة على الإنترنت ، بعضها مدفوع ، وبعضها مجاني. اقرأ هذه الأمثلة حتى تتمكن من فهم التنسيق والمحتوى.
- ومع ذلك ، لا تنسخ نموذج الرسالة بالكامل. حاول ترتيب الكلمات بنفسك بحيث تبدو رسالتك شخصية وسهلة القراءة.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن مدير الشركة لديه خلفية متعلقة بخططك ، فاكتب له خطابًا شخصيًا. حاول أن تكتشف خلفية الشخص أو الشركة التي تكتب إليها وهيكل المحتوى لجعله يبدو أكثر شخصية.
الخطوة الثانية. اختر أسلوب اللغة المناسب وفقًا للجمهور
ومع ذلك ، يجب عليك كتابة خطاب طلب احترافي وعدم استخدام الكلمات المستخدمة في المحادثة اليومية.
- اكتب حرفًا على ورق مع ورق ذي رأسية عليه شعارك واسم مؤسستك. هذا سيجعل طلبك يبدو أكثر احترافية. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على رعاية لنفسك ، فقم بإنشاء ورقة تحمل اسمك بالخط المناسب لجعلها تبدو احترافية.
- إذا كنت تكتب خطابًا لشركة أو مؤسسة ، فكلما كانت رسمية ، كان ذلك أفضل. إذا كان الخطاب موجهًا إلى أحد أفراد العائلة أو صديق ، فاكتب خطابًا ليس رسميًا جدًا ، ولكنه ليس عارضًا جدًا بحيث يبدو وقحًا. عادة ما تكون طلبات الرعاية المرسلة عبر عناوين البريد الإلكتروني غير الرسمية أقل نجاحًا.
الخطوة 3. استخدم تنسيق خطاب العمل القياسي
يجب أن يستخدم خطاب طلب الرعاية تنسيق خطاب العمل. استخدم الحروف المناسبة لجعلها تبدو احترافية.
- ابدأ في كتابة الخطاب بتضمين التاريخ واسم الراعي والعنوان.
- تخطي سطرًا فارغًا ، ثم اكتب: عزيزي (الاسم) وانتهي بفاصلة.
- اكتب خطابًا قصيرًا. يكفي كتابة خطاب طلب الكفيل لصفحة واحدة بحيث لا يستغرق الكثير من وقت القارئ. سوف يمنحك الأشخاص الذين تم تحريكهم دقيقة لقراءة رسالتك. لذلك اكتب خطابًا قصيرًا وواضحًا على صفحة واحدة.
- أرسل الرسالة من خلال مكتب البريد أو البريد السريع لأن الطلب المرسل عبر البريد الإلكتروني يبدو غير مهم.
الخطوة 4. أنهِ الخطاب بملاحظة شكر
في نهاية الرسالة ، اشكرهم على اهتمامهم. تخطي سطرًا واحدًا في نهاية الفقرة واترك مساحة فارغة لتوقيعك.
- أنهِ الخطاب بإعطاء تحية مهنية ومحترمة ، على سبيل المثال: مع خالص التقدير لك / أنا. اكتب اسمك ولقبك ، ثم وقع عليه.
- إرفاق مواد أخرى. أرسل أيضًا منشورات مع الرسالة لإعطاء لمحة عامة عن أنشطتك أو شركتك. يمكن أن يزيد ذلك من مصداقيتك ويجعل المستلم يشعر براحة أكبر في دعمك.
- إذا تمت تغطية مؤسستك ، فقم أيضًا بتضمين مقالات أو قصص إخبارية حول ما قمت به.
جزء 3 من 3: تنقيح محتوى الرسالة
الخطوة الأولى. اكتب مقدمة جيدة
في الفقرة الافتتاحية للرسالة ، يجب عليك تقديم نفسك ، واسم الشركة ، ووصف خططك على وجه التحديد. لا تكتب أشياء غير ضرورية حتى يشعر القارئ على الفور بالاهتمام بمحتوى رسالتك.
- لا تفترض أن الناس يعرفون بالفعل من أنت أو ما تفعله مؤسستك. قدِّم شرحًا عن الشركة (إذا كانت موجهة إلى شركة) أو عن نفسك (إذا كانت موجهة إلى شخص ما). على سبيل المثال: _ هي منظمة غير ربحية ملتزمة بإعادة تأهيل _ إلخ.
- أكد على النجاحات التي كان عليك أن تُظهرها أنه لا يوجد خطر في أن تكون راعياً. اشرح أيضًا كيف ستستخدم الأموال من الراعي على وجه التحديد.
- في الفقرة الثانية أو الأولى ، يجب أن تقدم طلبًا على الفور وتشرح سبب طلبها.
الخطوة 2. اكتب فوائد كونك راعياً
لكي تصبح راعياً ، يجب أن تكون قادرًا على إقناع الشركة أو الشخص بالمزايا التي سيحصلون عليها من خلال الرعاية. لذلك ، اشرح في منتصف الرسالة الفوائد التي ستعود عليهم وليس لك.
- مثال: اشرح أن الفائدة من كونك راعياً هي الحصول على دعاية جيدة. كن أكثر تحديدًا: هل سيغطي التلفزيون هذا النشاط؟ كم من الناس سيأتون؟ هل يوجد ضيوف VIP؟ إذا كانت هناك شركات كبيرة أخرى أو منافسون يرعونها ، فهل سيتم إدراجهم أيضًا؟
- امنح الاختيار. تفضل الشركات أو الأشخاص الذين يتطلعون إلى أن يصبحوا رعاة عادةً ما إذا كان هناك خيار يناسب احتياجاتهم أو ميزانيتهم.
الخطوة الثالثة. تقديم أدلة داعمة مقنعة
قم بتضمين بعض الأرقام ، مثل عدد الجماهير أو الخصائص الديموغرافية التي يمكنهم الوصول إليها.
- أيضًا ، لا تنس التحدث عن التأثير العاطفي للرعاية. على سبيل المثال: يمكن أن تكون القصة القصيرة عن شخص ما ستتم مساعدته مؤثرة للغاية.
- اشرح كيف تتعرف على الرعاية. ربما سيحصل الراعي على كشك مجاني خلال الفعالية مقابل رعايته.
- زودهم بالمعلومات المهمة التي يحتاجونها لاتخاذ قرار بشأن هذه الرعاية. لا تنس تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك وتاريخ استلام الرد الذي تريده. أرفق أيضًا مظروفًا فارغًا مختومًا بعنوانك مكتوبًا عليه ليسهل على الرعاة إرسال الردود.
- اسأل الرعاة عن الاعتراف الذي يريدون. على سبيل المثال ، كيف يريدون أن يبدو اسمهم وهل يريدون التعرف عليه؟ اسأل ، واعرض الفرص ، ولا تفترض.
الخطوة 4. اشرح خلفية هذا النشاط
يجب أن تصف الأنشطة الملموسة بالتفصيل لدعم المنظمة والأنشطة التي ترغب في القيام بها.
- على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في كتابة رسالة تطلب رعاية مؤسسة خيرية ، فشرح الخلفية للجهة المانحة لجمع التبرعات ، مثل وقت تأسيس منظمتك ، والمسؤول عنها ، ومن حصل على الأموال ، وأي جوائز أو إنجازات تم تحقيقه.
- أظهر ، لا تتحدث فقط. لا تتحدث فقط عن مجموعات أو أنشطة جيدة أو تستحق الدعم. قدم أدلة داعمة مفصلة قادرة على الإقناع بأن هذه المجموعة أو النشاط جيد حقًا ويستحق الدعم. عادة ما تكون الأدلة أكثر إقناعًا من صيغ التفضيل.
الخطوة 5. المتابعة بشكل شخصي
إرسال الرسائل ليس أفضل طريقة لبناء علاقة شخصية. في حين أنه من الجيد إرسال خطاب طلب رعاية ، إلا أنك تحتاج إلى متابعة هذه الرسالة شخصيًا.
- حاول الاتصال أو الحضور شخصيًا ، إذا لم تتلق ردًا في غضون 10 أيام. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن العديد من المخرجين مشغولون جدًا وسيجدون ذلك مزعجًا. نوصي بتحديد موعد أو الاتصال مسبقًا.
- أظهر أنك سعيد جدًا بخطة النشاط هذه. تجنب الحديث السلبي. لا تعطي انطباعًا بأنك تتوسل أو تثير الذنب لحملهم على التبرع.
- إذا كانت الإجابة "ربما" ، فلا تتردد في المتابعة. فقط لا تتعجل أو تبالغ في الأمر لأنهم يمكن أن يشتتوا انتباههم.
- لا تتوقع الكثير. لا تفترض أنهم سيدعوك إلى اجتماع أو يريدون أن يكونوا راعياً. اشكرهم على اهتمامهم
- أرسل بطاقة شكر إذا تم منح طلبك.
الخطوة 6. تحقق من بريدك
ستضيع فرص الحصول على رعاة إذا لم تتحقق من الرسالة التي توشك على إرسالها. إن الخطاب الذي يحتوي على العديد من الأخطاء الإملائية أو النحوية ليس حرفًا احترافيًا. لماذا تقوم بتضمين اسم شخص / شركة في نشاط لم يتم إعداده بشكل احترافي؟
- تحقق من علامات الترقيم. كثير من الناس لا يعرفون كيفية استخدام الفواصل أو علامات الترقيم الأخرى بشكل صحيح. أشياء صغيرة مثل هذه مهمة للغاية هنا.
- اطبع رسالتك واتركها وشأنها ثم اقرأها بعد بضع ساعات. في بعض الأحيان تثق أعيننا في الكتابة على شاشة الكمبيوتر بحيث يسهل التغاضي عن الأخطاء المطبعية.
- أرسل الرسالة في مظروف ذو مظهر احترافي مع طابع بريد كافٍ أو استخدم خدمة بريد سريع جيدة.
الخطوة 7. نموذج الرسالة:
ورقة ذات رأسية (إن وجدت) التاريخ: _
عنوان: _
_
_
عزيزي. السيدات والسادة _
لقد دُعيت مؤخرًا لدخول مسابقة ملكة جمال العالم التي ستقام في الولايات المتحدة في عام 2016. حاليًا ، تم اختياري كـ Puteri Indonesia وأريد الدخول في مسابقة دولية العام المقبل.
من خلال هذه الرسالة ، اسمح لي بتقديم طلب رعاية حتى أتمكن من الدخول في المسابقة مع أكثر من 100 متسابق من مختلف البلدان. الحدث سيبث عالميا ويتوقع أن يجتذب 300 ألف شخص. سيتم عرض أسماء الرعاة في هذه المسابقة وعلى الموقع الإلكتروني لمنظم المسابقة.
يمكن تقديم دعم التمويل وفقًا للخيارات التالية:
Rp_ - الاسم والوصف والشعار
Rp_ - الاسم والوصف
Rp_ - الاسم والشعار
Rp_ - الاسم
إذا كنت على استعداد لأن تصبح راعياً ، فأنا في انتظار الأخبار في موعد لا يتجاوز _.
شكرا لك على الاهتمام الذي أولته لهذا التطبيق.
المخلص لك،
التوقيع
الاسم بالكامل
نصائح
- قدم الطلبات بأدب ولا تطلب.
- ابحث عن معلومات من صانع القرار الذي يمكنك الاتصال به ، بدلاً من سكرتير أو شخص ثالث.
- اكتب رسالتك ، إلا إذا كان خط يدك جميلًا جدًا ، لجعله يبدو أكثر احترافًا.
- اطبع الحروف على ورق عالي الجودة لنتائج أفضل.
- يُطلب من الشركات دائمًا أن تكون رعاة. لذلك ، اشرح سبب كون شركة معينة هي الشركة المناسبة لدعم أنشطتك.
- قم بإرفاق نموذج رعاية حتى يتمكن شخص ما في الشركة التي تراسلها من تعبئتها.
مقالات لها صلة
- كيف تكتب رسالة
- اكتب رسالة القارئ
