الإجازة هي وقت مغادرة العمل أو الكلية رسميًا. يمكنك التقدم للحصول على إجازة لأسباب متنوعة ، مثل المرض أو مرض أحد أفراد الأسرة أو إجازة طويلة. في بعض الحالات ، يكون للعمال استحقاقات إجازة معينة ، مثل الإجازة السنوية ، أو الأمومة ، أو الزواج ، أو وفاة أحد أفراد الأسرة المباشرين. يختلف تعريف "الإجازة" حسب الوقت من اليوم. في بعض الحالات ، لا تعتبر الإجازة القصيرة ، مثل أقل من شهر واحد من العمل أو الكلية ، إجازة ، بينما في حالات أخرى ، يمكن اعتبار إجازة لمدة أسبوع واحد فقط إجازة. يعد فهم تعريف الإجازة في مكتبك أو جامعتك أمرًا مهمًا للغاية قبل كتابة طلب الإجازة ، وذلك لأن طول الإجازة التي تتقدم لها قد لا تفي بمتطلبات التقديم رسميًا للحصول على إجازة.
خطوة
جزء 1 من 3: طلب إجازة من العمل
الخطوة الأولى: أخبر رئيسك في العمل مسبقًا
قبل التقدم بطلب للحصول على إجازة من العمل ، يجب عليك إخطار رئيسك في العمل مسبقًا. لا يمكن بالطبع تنفيذ مثل هذه الإخطارات في ظروف معينة ، مثل الموت المفاجئ لأحد أفراد الأسرة. ومع ذلك ، إذا كان بإمكانك إخبارهم مسبقًا (مثل إذا كنت تقدم طلبًا لبضعة أسابيع أو شهور من الإجازة) ، فحاول كتابة خطاب طلب الإجازة مسبقًا ، حتى يتمكن رئيسك وزملاؤك في العمل من تعديل خطط عملهم تعامل مع. أفضل طريقة لإعلام رئيسك في العمل مسبقًا هي التحدث عن خطط الإجازة قبل إرسال الخطاب رسميًا. بهذه الطريقة ، تكون الجملة الأولى من الرسالة معروفة مسبقًا لرئيسك في العمل ولا تفاجئه.
الخطوة 2. حدد تواريخ الإجازة
حدد التاريخ الدقيق الذي تخطط للمغادرة. حاول ألا تتردد في تحديد وقت إجازتك. في حين أن تحديد تواريخ الإجازة الدقيقة أمر مهم لرئيسك وزملائك في العمل لإدارة عملك أثناء إجازتك ، في بعض الحالات ، قد لا تتمكن من التأكد. لذا ، إن أمكن ، حاول كتابة تواريخ إجازتك المخططة بشكل محدد قدر الإمكان في الرسالة التي ترسلها.
الخطوة 3. اشرح سبب الإجازة بصدق لرئيسك في العمل
أخبر رئيسك عن أسباب أخذ إجازة. هذا لا يعني أنه يجب عليك الخوض في كل التفاصيل. حتى في كثير من الحالات ، لا يحق لرئيسك معرفة بعض جوانب حياتك الشخصية. ومع ذلك ، فإن إخبار سبب إجازتك بصدق وانفتاح سيقلل من فرص مواجهة مشاكل مع إدارة المكتب.
الخطوة 4. ناقش كيفية إكمال عملك أثناء الإجازة
في خطاب الإجازة الخاص بك ، يجب أن تذكر أنك تفهم مسؤوليات وظيفتك ، وقبل المغادرة بحسن نية لمناقشة كيفية إكمال عملك أثناء إجازتك. يمكنك أيضًا تضمين اعتباراتك في إكمال العمل (على سبيل المثال من خلال سرد الملاحظات التفصيلية لمساعدة مرؤوسيك على إكمال المشاريع أثناء إجازتك ، وتقديم معلومات الاتصال التي يمكن لمرؤوسيك الاتصال بها إذا كانوا بحاجة إلى مساعدتك).
الخطوة 5. تعرف على نوع الإجازة التي يحق لك الحصول عليها
من الناحية القانونية ، يحق لك الحصول على إجازة معينة. من المهم فهم الفرق بين هذه الإجازة والإجازة الممنوحة بموافقة صاحب العمل.
- على سبيل المثال ، في الولايات المتحدة ، تُمنح إجازة الأمومة أو إجازة ما بعد التبني لمدة 12 أسبوعًا بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية. حدد ما إذا كنت تستوفي متطلبات قواعد الإجازة. يجب أن تكون قد عملت لمدة 12 شهرًا على الأقل قبل بدء الإجازة ، وأن تكون قد عملت لمدة 1250 ساعة خلال فترة الـ 12 شهرًا. يجب على صاحب العمل الذي تعمل لديه أيضًا توظيف ما لا يقل عن 50 شخصًا في مكان واحد ، أو في موقع يبعد 120 كم عن ذلك المكان. يجب أيضًا تضمين مالك النشاط التجاري الذي تعمل فيه في الفئة المطلوبة لتقديم إجازة وفقًا لهذه القواعد.
- إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة يحق لك قانونًا الحصول عليها ، فيمكنك كتابة طلب يتوافق مع الإجازة. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "كما نعلم جميعًا ، لدي الحق في أخذ إجازة أمومة. أتمنى أن أحصل على إجازة متوسطة (أدخل تاريخ إجازتك المخطط لها). كيف يمكنني أخذ إجازة دون المساس بإنتاجية الشركة؟" إن السؤال عن كيفية الحفاظ على إنتاجية العمل سيظهر اهتمامك باستمرارية الشركة ويجعلك ترى كعامل جيد في المكتب.
- إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة ليست من استحقاقك ، فغيّر محتوى خطاب الطلب الخاص بك بحيث يبدو أنه مذنب للتدخل في العمل ، ووعد بالتعويض عن إجازتك قدر الإمكان.
- أخبر رئيسك في العمل إذا كان لديك إجازة غير مدفوعة الأجر.
- قم بتضمين هذه المعلومات في الخطاب بحيث يمكن للموارد البشرية التفكير في إعادة تطبيق إجازتك إذا رفض صاحب العمل طلبك للإجازة.
الخطوة 6. ضمّن اقتراحات لتقسيم عملك أثناء الإجازة
في حين أن رئيسك في العمل هو الذي يقرر في النهاية ، حاول تقديم المشورة بشأن من هو الأنسب لإكمال أجزاء معينة من وظيفتك أثناء إجازتك. حاول ألا تعطي كل عملك لشخص واحد فقط ، لأن هذا سيزيد من عبء العمل.
الخطوة 7. اكتب خطابًا بأدب
مهما كانت الظروف ، اكتب خطاب طلب إجازة مهذب. بمعنى آخر ، يجب أن تطلب الإجازة ولا تجبرها على منحها ، حتى لو كان يحق لك الحصول عليها. التقديم بأدب للحصول على إجازة سيقلل من تعارضك مع إدارة الشركة.
جزء 2 من 3: طلب إجازة جامعية
الخطوة 1. ابحث عن استمارة طلب الإجازة
يجب على الطلاب الذين يرغبون في التقدم للحصول على إجازة بشكل عام ملء استمارات معينة. قد تتمكن من تنزيل هذا النموذج على موقع الجامعة. يجب أن يكون هذا النموذج متاحًا أيضًا في الأقسام الأكاديمية والطلابية بالحرم الجامعي.
الخطوة 2. املأ استمارة طلب الإجازة
يجب ملء هذا النموذج عادةً باسمك ورقم الطالب واسم وعنوان الحرم الجامعي ، بالإضافة إلى تخصصك الدراسي.
- قد يلزم أيضًا ملء هذا النموذج بجنسيتك أو حالة التأشيرة ، حيث تؤثر إجازة الدراسة على حالة تأشيرة الطالب الدولية. لأنه ، إذا كنت طالبًا دوليًا ، يتم منح التأشيرة الخاصة بك بسبب حالة الطالب الخاصة بك. نتيجة لذلك ، إذا توقفت عن الدراسة لفترة طويلة ، فقد يُطلب منك العودة إلى وطنك وقد تضطر إلى التقدم للحصول على تأشيرة أخرى للعودة. اكتشف كيف تؤثر الإجازة على تأشيرتك إذا كنت طالبًا دوليًا وتحمل تأشيرة طالب. قد تختلف هذه السياسة من دولة إلى أخرى ، وتحكمها الوزارة ذات الصلة.
- في جامعات الولايات المتحدة ، سيسألك هذا النموذج أيضًا عن حالتك كمستفيد من منحة الحكومة الفيدرالية. إذا كنت تدرس في الولايات المتحدة وحصلت على منحة دراسية من الحكومة الفيدرالية ، فسيتعين عليك عمومًا مواصلة الدراسة لكسبها. قد تؤثر الإجازة على حالتك كمتلقي لهذه المنحة ، لذلك يجب عليك الاتصال بمكتب المنح الدراسية والتحدث إلى مستشار هناك لمعرفة أفضل السبل للتقدم بطلب للحصول على إجازة.
الخطوة 3. قم بإنشاء خطاب إجازة مصحوبًا بوثائق داعمة أخرى
عادة ما يكون خطاب طلب الإجازة مصحوبًا بالوثائق الداعمة التي ستحتاجها جامعتك لمنحها. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على إجازة للوفاء بالتجنيد الإجباري ، فيرجى تضمين التجنيد الذي تلقيته. إذا كنت تتقدم للحصول على إجازة لأسباب صحية ، فقم بتضمين خطاب من الطبيب يؤكد ذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تقدم طلبًا للحصول على إجازة لأسباب شخصية ، فيرجى وصف شروط وأسباب طلب الإجازة في الرسالة.
الخطوة 4. اشرح أسبابك بصدق
إذا كان طلبك للحصول على إجازة لأسباب شخصية ، فيجب عليك شرح ذلك علنًا لتخصصك. حتى يتمكنوا من تحديد ما إذا كانت حالتك مؤهلة بالفعل للحصول على إجازة.
الخطوة 5. ضع قائمة بكل الأشياء التي ما زلت ترغب في العمل عليها أثناء إجازتك
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد التسجيل كمساعد أبحاث خارج الحرم الجامعي. عادة ما يحق لطلاب الدكتوراه في السنة النهائية التقدم للحصول على إجازة لهذا السبب. ومع ذلك ، قبل منح الإجازة ، يجب على الطلاب مناقشة هذه الخطة مع مشرفهم الأكاديمي. بهذه الطريقة يمكن للمشرف الأكاديمي أن يضمن أنك ستلبي أهداف القسم البحثية. اذكر ما تريد القيام به أثناء الإجازة.
جزء 3 من 3: تنسيق خطابات الإجازة
الخطوة 1. أدخل عنوان المرسل
قد يبدو تضمين عنوانك أمرًا تافهًا إذا كان مكتبك وصاحب العمل الذي تعمل به موجودًا في نفس المبنى. ومع ذلك ، سيضمن ذلك إعادة بريدك إلى العنوان الصحيح إذا فشل في التسليم. سيجد قسم الموارد البشرية أيضًا أنه من الأسهل تقديم رسالتك إذا كان هناك عنوان مكتوب هناك.
الخطوة 2. قم بتضمين تاريخ كتابة الخطاب
في كثير من الأحيان ، يقوم كتاب الرسائل بتضمين التاريخ الذي بدأت فيه الرسالة ، ولكن إذا استغرق الأمر بضعة أيام لكتابتها ، فتذكر تغيير تاريخ الخطاب إلى تاريخ اكتمال الخطاب وتوقيعه.
الخطوة 3. قم بتضمين عنوان الوجهة
قم بتضمين اسم وعنوان البريد الإلكتروني ، وكذلك الدرجة الأكاديمية (مثل د. رضوان ، أو الأستاذة سوزان).
الخطوة 4. استخدم الاسم المدرج في العنوان البريدي في التحية
حتى لو كنت تعرف رئيسك جيدًا ، اكتب تحية رسمية في الرسالة من خلال كتابة لقبه المهني أو الأكاديمي متبوعًا باسم عائلته.
الخطوة 5. حدد تنسيق الحرف الذي ستستخدمه لفقرات الحروف
التنسيق الشائع الاستخدام هو التنسيق المستقيم الذي يتبع قواعد الكتابة:
- يتم تباعد كل سطر من الحرف في الفقرة بمسافة واحدة.
- يجب أن تكون جميع الأسطر في الحرف محاذية إلى اليسار.
- تبدأ جميع الجمل من الهامش الأيسر ، ولا يتم وضع مسافة بادئة لبداية الفقرة.
- اترك سطرًا فارغًا لتمييز نهاية الفقرة.
- يمكنك مشاهدة مثال على حرف بتنسيق مستقيم هنا.
الخطوة السادسة: قم بإنهاء رسالتك بختام مهذب مثل ، "مع خالص التقدير"
- اكتب سطرًا فارغًا بين الفقرة الأخيرة بتحية ختامية.
- ضع أربعة أسطر فارغة بين "مع خالص التقدير" واسمك.
الخطوة 7. وقّع الخطاب
بعد طباعة الرسالة ، ضع توقيعك على الأسطر الأربعة الفارغة بين التحية الختامية واسمك.
