في بعض الأحيان ، تطلب إدارة الشركة من الموظفين إعداد تقارير الأداء الخاصة بهم. بهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب الأعمال الحصول على فكرة عن كيفية تقييم الموظفين لعملهم. إذا طُلب منك تقديم التقرير ، فلا داعي للقلق. اغتنم هذه الفرصة لإثبات نجاحك في العمل من خلال الإبلاغ عن تقدم عملك وإنجازاتك وأدائك بأفضل ما يمكنك.
خطوة
جزء 1 من 3: التحضير لكتابة تقرير
الخطوة الأولى: تأكد أولاً من تنسيق التقرير المستخدم من قبل الشركة
تختلف تنسيقات تقرير الأداء حسب الحاجة. تطلب بعض الشركات إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني. تحدد الشركات الأخرى سياسة التقارير التي يجب إعدادها بناءً على معايير معينة لمزيد من المناقشة.
- إذا قدمت الشركة تنسيقًا قياسيًا ، فقم بإنشاء تقرير وفقًا لهذا التنسيق. اتبع الإرشادات بأفضل ما يمكنك حتى تقدم تقريرًا كاملاً حتى لا تبدو مهملاً. في بعض الأحيان ، تطلب الشركات من الموظفين ملء النماذج أو إعداد تقارير مكتوبة في شكل مقالات.
- حاول معرفة ما يجب الإبلاغ عنه قبل الموعد النهائي لتقديم التقرير. بهذه الطريقة ، يمكنك الإبلاغ عن جميع الإنجازات لمدة عام وفقًا للمعايير المحددة. تأكد من أن أداءك يلبي المعايير المحددة.
الخطوة 2. لا تتسرع في التقرير
من أجل إظهار أفضل أداء ، حاول إعداد التقارير بقواعد نحوية جيدة وتصحيحها بدون أخطاء إملائية. يجب عليك تحضير عدة مسودات ثم اختيار الأفضل.
- خذ طلبات الشركة على محمل الجد لأن نتائج تقييم الوظيفة ستكون جزءًا مهمًا من تاريخ العمل لكل موظف. إذا كانت هناك سجلات معينة في تاريخ عملك وكان عليك التنافس مع موظفين آخرين ، فسيكون تقرير الأداء حاسمًا.
- قم بعمل تقرير أداء قصير بأسلوب لغة احترافي. لإنشاء تقرير موجز ، لخص جميع أفضل إنجازاتك خلال العام بحيث لا يزيد التقرير عن صفحتين ، بدلاً من وصف كل عنصر بالتفصيل. حدد أولويات الأداء التي تعتبرها أكثر أهمية وقدم أدلة داعمة. ومع ذلك ، اختر المعلومات المفيدة حقًا لأن لا أحد يرغب في قراءة تقرير من 30 صفحة.
الخطوة 3. اعتاد على القيام بالتصفيف الجيد أثناء العمل
لتسهيل كتابة التقرير ، اجمع أولاً جميع المستندات المهمة. من الجيد أن تبدأ في جمع المستندات في وقت مبكر من العام.
- إرفاق عدة مستندات توضح نجاح العمل ، بشرط أن يكون بالشكل الذي تحدده الشركة. اختر نموذج المستند الصحيح حتى تتمكن من إظهار أفضل أداء. قم أيضًا بإعداد الأهداف التي تم تحديدها عند إجراء التقييم السابق.
- اجمع ملاحظات بالاقتراحات والتعليقات من الرؤساء عندما تجري تقييمًا للتقدم في منتصف العام (إذا أجرت الشركة تقييمًا). يمكن استخدام المدخلات التي تحصل عليها على مدار العام عند إنشاء التقارير لجعل المعلومات التي تقدمها أكثر تحديدًا وفائدة.
الخطوة 4. تعرف على ما تتوقعه الشركة منك
قبل أن تبدأ في كتابة التقرير ، يجب أن تكون قادرًا على الإجابة على السؤال: "ماذا تتوقع منك الشركة؟" اسأل رئيسك إذا كنت لا تعرف الإجابة. حاول فهم العلاقة بين تقييم الأداء والأهداف التي يجب عليك تحقيقها حتى يمكن تحقيق أهداف الشركة.
- أنشئ تقارير أداء بناءً على أوصاف الوظائف حتى تتمكن من كتابتها بشكل منهجي. ومع ذلك ، تأكد أولاً مما إذا كان أي من الأوصاف الوظيفية قد تغير وأن جميع أهداف العمل مدرجة في توصيف الوظائف.
- صِف كل مهمة بناءً على الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها ثم اشرح أنك نجحت في تحقيق الأهداف التي طلبتها الشركة. لذلك ، يحق لك الحصول على شرح لما تتوقعه الشركة منك. خلاف ذلك ، تميل تقييمات الأداء إلى أن تكون ذاتية وتؤدي إلى انتقادات لا أساس لها من الصحة.
جزء 2 من 3: اكتب المعلومات الصحيحة في التقرير
الخطوة الأولى. أبلغ عن أفضل الإنجازات
لا تقدم تقارير أداء متواضعة. اغتنم هذه الفرصة للإبلاغ عن جميع المهام التي أكملتها بأفضل النتائج. أخبرني بكل شيء وكن فخوراً بإنجازاتك!
- اذكر أولاً أفضل الإنجازات التي لها أكبر الأثر على أداء الشركة ، وخاصة الأشياء المهمة التي تدعم تحقيق أهداف الشركة والتي تمت مناقشتها خلال آخر تقييم للأداء. لا تصف كل العمل الذي قمت به في عام واحد.
- ومع ذلك ، حاول نقل المعلومات بطريقة مهذبة ومهنية. استخدم كلمات إيجابية ولا تهين زملاء العمل أو تحط من قدرهم. ركز على أدائك.
- لا تنس الإبلاغ عن الإنجازات في بداية الفترة المراد تقييمها. عادة ما يكون الموظفون أكثر تركيزًا على الأشياء التي يقومون بها في نهاية الفترة.
الخطوة 2. اكشف عن الفوائد الملموسة لعملك
يمكن لأي شخص أن يقدم تقريرًا يحتوي على الكليشيهات والأشياء العادية ، ولكن التقرير سيكون ذا جودة أعلى إذا كان مدعومًا بأدلة حقيقية.
- قدم حقائق وأرقام وتواريخ محددة وبيانات داعمة أخرى. على سبيل المثال: إذا كنت تعمل كمدير حساب على وسائل التواصل الاجتماعي لشركة ، فقدم تقريرًا في شكل بيانات كمية (عدد الحسابات التي نقرت على "الإعجابات" ، وتركت تعليقات ، وما إلى ذلك). ابحث عن البيانات الأخرى التي يمكن أن تزيد من مصداقيتك.
- قارن إنجازاتك بأهداف الشركة وأهدافها لتظهر أنك موظف جدير.
الخطوة 3. قائمة ومناقشة أهداف العمل
يجب عليك إعداد تقرير محدد للغاية كأساس لتحديد أهداف العمل للعام المقبل. قم أيضًا بنقل خطة التطوير الذاتي ، وهي الأشياء التي تريد تحقيقها.
- اشرح كيفية تحقيق هذا الهدف. ضع قائمة بالأهداف التي يجب عليك تحقيقها بناءً على نتائج تقييم الأداء الذي تم إجراؤه في بداية الفترة ومدى نجاحك في تحقيقها.
- اكتب أيضًا في التقرير إذا طُلب منك القيام بمهمة خارج الوصف الوظيفي أو أخذت زمام المبادرة للعمل أكثر.
الخطوة 4. ناقش كفاءاتك الأساسية
بشكل عام ، حددت الشركة الكفاءات الأساسية التي يجب أن يتمتع بها كل موظف حتى يعمل بشكل جيد. أبلغ وشرح هذا بالتفصيل.
- أظهر أن كفاءتك أعلى من المعايير التي وضعتها الشركة.
- استخدم كلمة "الكفاءة" وفقًا لشروط الشركة القياسية لإثبات وجود ارتباط ملموس بين إنجازاتك وأهداف الشركة. صِف أداءك بنفس المصطلحات.
الخطوة 5. تقييم بحكمة
قبل الخضوع لتقييم الأداء ، قد يُطلب منك تقييم نفسك. من أجل تحديد القيمة الصحيحة ، يجب أن تفهم ما تعنيه.
- عادة ما يتم إعطاء A للموظفين الذين يظهرون القيادة ويكونون قادرين على إحداث التغيير داخل الشركة. عادةً ما تُمنح درجة B للموظفين الذين أداؤوا فوق الهدف والذين يكون سلوكهم مثاليًا.
- عادة ما تُمنح درجة C للموظفين الذين يحققون الأهداف ويتصرفون بشكل جيد. تشير قيمة D إلى أن الأداء أقل من الهدف وتعتبر غير مرضية. تعكس قيمة E أداءً ضعيفًا لأن الموظفين لا يعملون بشكل جيد. ابحث عن معلومات كاملة للتأكد من تعريف كل قيمة وكيفية تحديد القيمة وفق لوائح الشركة.
الخطوة السادسة. قم بتجميع التقرير بأفضل ما يمكنك
في بعض الأحيان ، تطلب الشركات من الموظفين إعداد تقارير الأداء بترتيب معين. إذا لم يتم تحديد التقرير ، فقم بإنشاء التقرير بالترتيب التالي:
- ابدأ بجملة افتتاحية إيجابية ومقنعة. هذه الجملة هي أهم جزء في تقرير الأداء السنوي.
- بعد ذلك ، اكتب إنجازاتك مع البيانات الداعمة التفصيلية. لكل إنجاز ، اطرح السؤال "لماذا؟" بهذه الطريقة ، يمكنك إثبات أن مساهمتك ذات صلة وجديرة بالاحترام. لا تقم أبدًا بإعداد تقرير أداء بالكلمات السلبية.
- إذا كانت هناك أهداف لم تتحقق أو جوانب معينة تحتاج إلى تحسين ، فلا تكتبها في نهاية التقرير حتى تحتوي بداية التقرير ونهايته على أشياء إيجابية. الجزء الأخير من التقرير هو الجزء الأكثر أهمية لأنه أسهل جزء في التذكر. لذا ، ضع قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى تحسينها في منتصف التقرير.
جزء 3 من 3: استخدام الكلمات الصحيحة
الخطوة الأولى. ركز على إنشاء تقرير يصف أداء عملك
كما نعلم ، لقد أنشأت هذا التقرير لأنه طُلب منك تقييم نفسك. ومع ذلك ، فإن العديد من الأشخاص يدرجون أشياء سلبية ويتحدثون عن أشخاص آخرين.
- لا تستخدم تقارير الأداء في الدفاع عن النفس. كن إيجابيًا بأفضل ما يمكنك ، على سبيل المثال بالقول: "أضع دائمًا جدول اجتماعات بعد التشاور مع زملاء العمل والزملاء والعملاء لأنني أقدر حقًا وقتهم وانشغالهم." يمكن أن يعطي تقدير الوقت انطباعًا إيجابيًا ويظهر عقلية حكيمة.
- لا تناقش الأشخاص الآخرين لأن هذا التقرير لا ينتقد عمل الآخرين أو شخصياتهم.
- ليس عليك أيضًا مقارنة نفسك بالآخرين عند الإبلاغ عن الإنجازات. اشرح ما قمت به دون إسقاط زملاء العمل الذين لم يحققوا نفس المستوى من الأداء.
الخطوة الثانية: اكتب نقدًا بناء لنقاط ضعفك
قد يبدو التقرير الذي يحتوي على الأشياء الجيدة فقط غير واقعي ، ولكن يجب أن تكون حذرًا للغاية عند الاعتراف بالأخطاء.
- امنح نفسك نقدًا في قسم منفصل لإظهار صدقك في التعامل مع هذه المشكلة. على سبيل المثال: "أعطي الأولوية للعمل كثيرًا وأريد تحقيق أفضل النتائج التي أعتقد أنني لا أهتم كثيرًا بزملائي في العمل. سأستمر في تحسين مهارات الاتصال الخاصة بي لمعالجة هذه المشكلة ". يمكن أن تعطي هذه العبارات صورة إيجابية عن المؤلف (الكمال الذي يركز على العمل هو شيء جيد) ويظهر القدرة على إدراك نقاط ضعف المرء.
- اذكر الجوانب التي تحتاج إلى تحسين. لا تملأ التقرير بأكمله بخطط التحسين. ركز على شرح الإنجازات ، لكنك تحتاج إلى سرد بعض الجوانب التي تحتاج إلى تحسين أو تحسين. ومع ذلك ، لا تفرط في انتقاد نفسك لأنك سيُنظر إليك على أنك تفتقر إلى الثقة بالنفس.
- أظهر عقلية إيجابية من خلال تقديم خطط التحسين. كن إيجابيا وموجها نحو العمل. صِف خطتك بكلمات بناءة. بدلاً من مجرد سرد قصة عن فشلك ، قل أنك تريد تحسين جانب معين وما الإجراءات التي ستتخذها.
الخطوة 3. اقتراح فرص التطوير الوظيفي
إذا كنت ترغب في الحصول على فرصة لحضور تدريب أو دعوتك إلى اجتماع ، فإن تقرير الأداء هو وسيلة رائعة للتعبير عن ذلك. لا تقترح أي تعويض من خلال هذا التقرير.
- شارك أيضًا بأفكارك حول القيام بالمشاريع المبتكرة التي تعود بالفائدة على الشركة.
- حاول معرفة سبب طلب مديرك منك تقديم تقرير ، وما إذا كنت ستناقش مع الآخرين ، وتحديد توزيع المكافآت ، وما إلى ذلك.
الخطوة 4. استخدم جمل كاملة
يحاول العديد من الموظفين تدوين أكبر قدر ممكن من المعلومات حتى تبدو التقارير فوضوية. لا تدع تقريرك يبدو وكأنه ملاحظة مختلطة.
- على سبيل المثال ، تجنب استخدام عبارة "المحتوى المنقح" لأنها قصيرة جدًا. من الجيد استخدام جمل كاملة لشرح الموضوع الذي تناقشه أو نقل معلومات تفصيلية.
- بالإضافة إلى مشرفك المباشر ، قد يقرأ تقريرك شخص آخر ، على سبيل المثال من قبل مدير رفيع المستوى. لذلك ، يجب عليك تقديم معلومات واضحة ومفصلة ، بدلاً من افتراض أن الجميع يعرف بالفعل ما تحاول قوله أو فعله.
الخطوة 5. كن إيجابيا وصادقا
حتى لو كانت هناك أشياء تحتاج إلى إصلاح ، يمكنك جعلها تحدث لاحقًا. ركز على المستقبل وليس على الإخفاقات الماضية.
- لا تعطي انطباعًا سلبيًا أو شكويًا أو غاضبًا أو متعجرفًا. أظهر موقفًا إيجابيًا ، وكن قادرًا على العمل في فريق ، واشرح إنجازاتك بتواضع.
- إذا كانت هناك أشياء لا تعجبك في الشركة ، فلا تكتبها في التقرير. اغتنم هذه الفرصة لإثبات سبب احتياج الشركة إليك.
الخطوة 6. برهن على ذلك ، لا تتحدث فقط
حاول تقديم معلومات محددة في تقريرك ، وليس مجرد بيانات عامة.
- على سبيل المثال: بدلاً من القول ، "أنا موظف موثوق به. وصلت إلى المكتب ووصلت إلى غرفة الاجتماعات في الوقت المحدد ". من الأفضل أن تقدم بيانات دقيقة عن الحضور ودليلًا محددًا على أنك تستحق الاحترام.
- قدم أدلة (بما في ذلك الأرقام) لدعم البيانات العامة لجعل تقريرك أكثر فائدة ومصداقية.
اقرأ الرابط:
نصائح
- جعل التقارير في وقت مبكر. لا تماطل حتى نفاد الوقت.
- اظهر موقفا ايجابيا!
- أعد قراءة تقرير الأداء للعام الماضي حتى تتمكن من تذكر الأهداف وأهداف العمل التي حددتها بوضوح.
تحذير
- لا تتظاهر أو تكذب.
- لا تقدم معلومات سلبية عن زملاء العمل في تقارير الأداء.
