تطلب العديد من الشركات من موظفيها إعداد تقارير إنجاز العمل من خلال تقييم أنفسهم حتى يتمكنوا من الإبلاغ عما قاموا به خلال فترة معينة. إذا كنت تعمل كمسجل ملاحظات الاجتماع ، فقد يُطلب منك أيضًا إعداد التقرير. تشرح هذه المقالة كيفية إعداد تقرير أداء جيد لأنه يلعب دورًا مهمًا في تحديد نجاح أو فشل حياتك المهنية.
خطوة
جزء 1 من 3: فهم تنسيق تقرير إنجاز العمل
الخطوة الأولى: ابدأ في إعداد التقرير بكتابة ملخص موجز عن إنجازاتك
في الجزء العلوي من التقرير ، قدم ملخصًا للمعلومات التي قدمتها لإعطاء صورة شاملة عن أداء عملك.
- على سبيل المثال: أنت تعمل في منظمة غير ربحية ويطلب منك رئيسك إعداد تقرير أداء. قدم تقريرًا موجزًا في فقرة واحدة عن جميع المهام المكتملة ، على سبيل المثال: قمت بتنظيم أنشطة تعود بالنفع على مالك المؤسسة ، ونجحت في الحصول على اعتراف في الصناعة ، وأقمت علاقات مع شركاء الأعمال.
- لا تقم بتضمين أشياء محددة في الملخص لأنك تحتاج فقط إلى تقديم معلومات مهمة لإعطاء نظرة عامة على إنجازات العمل بشكل عام. كدليل ، يجب تقديم التقارير في صفحتين ، ما لم يحدد صاحب العمل تنسيقًا مختلفًا. تأكد أولاً مما إذا كان عليك إعداد تقرير وفقًا لتنسيق معين.
الخطوة الثانية. قدم حقائق داعمة مفصلة
لدعم كل معلومة في الملخص المقدم في بداية التقرير ، قم بتدوين التفاصيل وفقًا للإرشادات التالية:
- استخدم تنسيق القائمة. إعداد التقارير لكل نشاط على حدة. قم بتضمين النشاط كعنوان للتقرير متبوعًا بوصف النشاط تحت العنوان. على سبيل المثال: النشاط الذي تقوم به هو "تحضير الحدث وتنفيذه".
- تحت العنوان ، قم بعمل قائمة باستخدام الأرقام أو الحروف لوصف الحدث الذي تنظمه بإيجاز وبشكل محدد بما في ذلك الغرض منه وفوائده في دعم تحقيق مهمة المنظمة.
الخطوة الثالثة. قم بإنشاء تقرير بتنسيق قياسي لجعله يبدو احترافيًا
لا تقدم تقارير عشوائية. بدلاً من ذلك ، قم بإعداد تقرير مكتوب بدقة بخط احترافي باستخدام ورق قياسي الحجم.
- ضع عنوان التقرير في منتصف الورقة بأحرف غامقة حتى يتم تنظيم المعلومات بدقة.
- في الجزء العلوي من التقرير ، اكتب تاريخ اكتمال التقرير. قم أيضًا بتضمين اسم وعنوان وعنوان الشخص الذي قام بإعداد التقرير.
الخطوة 4. تدوين اليومية خلال الفترة المشمولة بالتقرير
سيكون من الأسهل بالنسبة لك تجميع التقارير إذا قمت بتدوين الملاحظات على الفور عند تشغيل الأنشطة.
- قم بإعداد دفتر ملاحظات أو مجلد لتسجيل إنجازات العمل خلال فترة معينة. سيسهل ذلك عليك إعداد التقارير إذا طلب منك رئيسك ذلك.
- إذا لم يتم ذلك ، فقد يتم نسيان الإنجازات المهمة في بداية الفترة المشمولة بالتقرير.
جزء 2 من 3: تقديم محتوى عالي الجودة
الخطوة 1. صِف الهدف الذي تريد تحقيقه وتوقعات الوظيفة التي تحتاج إلى تحقيقها
ذكر القراء أنه في بداية الفترة المشمولة بالتقرير ، هناك هدف تريد تحقيقه. تأكد من أنك تعرف أهداف المنظمة ومساهمة العمل المتوقعة منك. إذا كنت لا تعرف حتى الآن ، اسأل صاحب العمل عن هذه الأشياء.
- ثم اشرح أنك حققت هدفك من خلال تقديم بيانات فعلية. قم بعمل تقرير يعرض مقارنة البيانات بين الهدف وتحقيقه.
- على سبيل المثال: لقد تمكنت من جمع أموال أكثر من المستهدف وهذا الإنجاز يعد شيئًا إيجابيًا للمستثمرين وأصحاب العمل. ومع ذلك ، لا يمكن اعتبار نتائج هذا العمل نجاحًا ومن الصعب تحديد مدى نجاحك إذا لم تكن هناك بيانات مقارنة.
الخطوة 2. تضمين المعلومات المرئية في التقرير
أرفق بعض الجداول أو الرسوم البيانية التي تسهل على القراء تصور البيانات التي تقدمها.
- ضع في اعتبارك أن القراء المشغولين عادةً ما يتصفحون التقارير فقط. في بعض الأحيان ، تكون الوسائل المرئية قادرة على نقل المعلومات بشكل أكثر فعالية.
- ومع ذلك ، لا تقدم الكثير من الرسومات. اختر رسم بياني أو رسم بياني يمكن أن يشرح معلومات مهمة.
الخطوة 3. ركز على "CAR"
CAR تعني: التحدي (التحدي) ، العمل (العمل) ، النتائج (النتائج). يمكنك عمل تقرير منهجي لإنجاز العمل من خلال مناقشة هذه الأشياء الثلاثة.
- حدد التحديات التي تواجهها. صف الإجراءات التي اتخذتها للتغلب على التحديات وماذا كانت النتائج. على سبيل المثال: بصفتك مدير مطعم ، اكتب تقريرًا: "التحدي: تزداد قوائم الانتظار أثناء ساعة الذروة على العشاء وزادت نسبة الشكاوى من العملاء بنسبة 10٪. الإجراء: اطلب من نادل بدء العمل قبل ساعة واحدة لتحسين جودة الخدمة خلال ساعات الذروة. النتيجة: انخفض عدد العملاء الذين اشتكوا إلى شخصين أو انخفض بنسبة 80٪”.
- قم بعمل تقرير من خلال توفير معلومات محددة. الإنجازات التي لا يمكن قياسها ، على سبيل المثال: "أنا قادر على العمل بشكل جيد في فريق" لا فائدة منها لأن كل شخص يمكنه قول الشيء نفسه. لذلك ، يجب أن تكون قادرًا على إظهار العلاقة بين النتائج والمشكلات التي يجب معالجتها والإبلاغ عن الأداء من خلال توفير بيانات ومعلومات محددة.
الخطوة 4. صِف المنهجية التي استخدمتها
إذا كنت بحاجة إلى جمع البيانات كأساس لكتابة تقرير ، صف بإيجاز منهجية جمع البيانات التي تطبقها.
- إبلاغ القارئ بأسباب اختيار طريقة المسح وفوائدها ونتائجه. اشرح أيضًا سبب اعتبار الطريقة موثوقة. استمرارًا لسيناريو المطعم في المثال أعلاه ، اشرح سبب استخدامك لبيانات شكاوى العملاء كطريقة للمسح.
- قم بتضمين تاريخ أو فترة المسح وما الذي ترغب في الحصول عليه من المسح.
الخطوة 5. التركيز على الإبلاغ عن إنجازات العمل
للحفاظ على تركيز المعلومات الواردة في التقرير على إنجازات العمل ، فكر في أكثر ما كنت فخوراً به خلال الفترة المشمولة بالتقرير ، على سبيل المثال: أن تكون قادرًا على تهدئة ضيف قلق أو توفير التدريب لأحد المرؤوسين. لا تعطي معلومات مفصلة للغاية للقارئ.
- هناك طريقة أخرى وهي استخدام طريقة STAR ، والتي تعني: الحالة (المشكلة) ، المهمة (المهمة) ، الإجراء (الإجراء) ، النتائج (النتيجة). صِف بإيجاز الموقف الذي كنت فيه والمهمة التي كان عليك القيام بها والإجراءات التي اتخذتها لإكمال المهمة والنتائج التي حققتها. تمامًا مثل طريقة "CAR" ، فإن الهدف هو إظهار العلاقة بين "المشكلة" و "النتيجة" وشرح كيفية تحقيقها.
- ركز على إنشاء تقارير قادرة على إظهار ما يلي: الصعوبة ، الامتياز ، الأولوية ، الوضوح العالي ، المواعيد النهائية ، الابتكار ، الوصف الوظيفي ، وتأثير عملك على المنظمة.
- على سبيل المثال: اذكر في التقرير أن معدل الدوران السنوي للموظفين كان 35٪ عندما تمت ترقيتك إلى مدير فرع. بعد إجراء استبيانات رضا الموظفين ، وتوجيه الموظفين ، وعقد اجتماعات أسبوعية مع جميع الموظفين ، ينخفض معدل دوران الموظفين إلى 15٪. يوضح هذا المثال أن تقرير الإنجاز لا يحتاج إلى استخدام جمل طويلة طالما أن القارئ يمكنه فهم العلاقة بشكل صحيح.
الخطوة 6. اشرح مزايا عملك
لا تقدم النتائج فقط. تحتاج أيضًا إلى شرح سبب فائدة الإنجاز للمؤسسة.
- على سبيل المثال: لديك اجتماع مع الموظفين. اشرح ما هي المتابعة وفوائدها للمنظمة؟ فكر جيدًا فيما تريد الإبلاغ عنه. إذا لم يكن ذلك مفيدًا ، فيجب عليك الإبلاغ عن عمل آخر.
- إذا كان الاجتماع مع الموظفين قادرًا على زيادة دافع العمل بحيث يحسن تغيب الموظف ويوفر أموال أصحاب الشركة. هذه هي نتيجة العمل الذي يعتبر مفيدًا.
الخطوة 7. تحقق من التقرير قبل إرساله
لم تتحقق أهداف كتابة التقارير إذا أرسلت تقريرًا به العديد من الأخطاء وتنسيقات الكتابة غير الاحترافية.
- تحقق من القواعد النحوية وعلامات الترقيم والهجاء للكلمات. احفظ تقريرك لمدة ليلة واحدة ثم اقرأه مرة أخرى في الصباح. لا تعد تقارير اللحظة الأخيرة.
- اطبع التقرير على الورق وتحقق لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء آخر يحتاج إلى تصحيح. في بعض الأحيان ، تتعب أعيننا من التحديق في شاشة الكمبيوتر لفترة طويلة بحيث يتم تجاهل الأخطاء.
جزء 3 من 3: استخدام الكلمات الصحيحة
الخطوة 1. قل الأشياء السلبية بطريقة إيجابية
إذا كان هناك هدف لم يتم تحقيقه ، فمن الأفضل عدم الإبلاغ عنه. بدلًا من إبقاء القارئ مركزًا على ذلك ، حاول إعلامه بطريقة أخرى.
- صِف نتائج العمل غير المرضية باستخدام الجمل الإيجابية ، على سبيل المثال من خلال تركيز الشرح على الخطوات الملموسة التي ستتخذها لحل المشكلة ، بدلاً من إلقاء اللوم على الآخرين أو اختلاق الأعذار.
- لا تلوم الآخرين. ركز على شرح الإجراءات التي اتخذتها وإظهار أنك شخص إيجابي. شارك الأشياء التي فعلتها أنت أو فريقك جيدًا. ركز التقارير على العمل الذي تفخر به.
الخطوة 2. عرض الأرقام واستخدام المقاييس في التقارير
إذا كنت قادرًا على تقديم بيانات محددة للغاية ، فستكون إنجازات عملك أكثر مصداقية. أكمل المعلومات التي تنقلها بشيء يمكن قياسه كدليل داعم.
- الكلمات التفضيلية المستخدمة كثيرًا ، على سبيل المثال: "أفضل" أو "موثوق" أقل فائدة. يمكن للجميع القول "كان أداء عملي جيدًا جدًا هذا العام".
- تذكر هذه العبارة: "أثبت ذلك ، لا تتحدث فقط!" بدلاً من إخبار الآخرين أنك تمكنت هذا العام من القيام بعمل جيد ، أظهر ما فعلته جيدًا بالتفصيل مع البيانات والمقاييس. لا تقل فقط أنه يمكنك بناء علاقات جيدة مع العملاء. بدلاً من ذلك ، اقتبس نتائج استطلاع رضا العملاء ، وأرفق خطابًا تلقيته من أحد العملاء ، وقدم بيانات عن تقليل عدد العملاء المشتكين.
- الأعداد الحالية. إن القول بأنك قادر على قيادة العديد من الموظفين لا طائل من ورائه إذا كان القراء لا يعرفون عدد الأشخاص لديك في فريق العمل. قدم البيانات في شكل رقمي حتى يعرف القراء عدد الأشخاص الذين تسميهم "كثيرين" واشرح لهم وصفًا للعمل الذي أنجزته.
الخطوة 3. قل الحقيقة في أي حال
لا تبالغ ولا تكذب. سوف تكون في ورطة كبيرة إذا تم القبض عليك.
- حتى لو كان ذلك غير مقصود تمامًا ، فستواجه مشكلة كبيرة إذا كذبت. ستشعر بعدم الأمان وسيتم حظر مسار حياتك المهنية.
- قم بإجراء تقييم ذاتي صادق للإبلاغ عن نقاط قوتك وضعفك كما هي. حاول التغلب على أوجه القصور بطريقة إيجابية.
الخطوة 4. الاعتراف بعمل الآخرين
تشير دورات كتابة تقارير الأعمال والهندسة إلى أنك لا تستخدم كلمة "أنا" ، ولكن يمكن استخدامها في تقارير الأداء في حالات معينة.
- على سبيل المثال: إذا أبلغت عن: "لقد عينت 100 موظف" ، فلا تنس أن توضح أن نجاحك مدعوم بمساهمات من أشخاص آخرين أو من قبل الفريق.
- ستحصل على قيمة إضافية إذا لم تكن متعجرفًا. رتب الجمل المختلفة بحيث لا تبدأ دائمًا بكلمة "أنا".
نصائح
- لا تستخدم أبدًا الكلمات التي تعبر عن الغضب في تقرير الأداء. سوف تترك انطباعًا جيدًا إذا كنت دائمًا إيجابيًا.
- استخدم كلمات احترافية. لا تستخدم أسلوب لغة غير رسمي.
