ربما تحتاج إلى كتابة تقرير عن حدث لتقييم نجاح الحدث من خلال مقارنة النتائج بأهدافه. هذا التقرير مطلوب من قبل الشركة أو الفرد الذي يعقد الحدث لتحديد ما إذا كان يلزم إجراء تغييرات. هناك عدة طرق لضمان كتابة تقرير حدث ناجح بشكل جيد. ستحتاج إليها إذا كنت تستضيف حدثًا آخر!
خطوة
جزء 1 من 3: تجميع تقارير الأحداث
الخطوة الأولى. حدد أسلوب وشكل العرض التقديمي لكل جمهور
يمكن تدبيس تقارير الأحداث وتدبيسها في شكل ملفات PDF وعروض PowerPoint التقديمية وما إلى ذلك.
- تأكد من تنظيم تقرير الحدث في أقسام واضحة. يجب عليك تحديد كيفية مقارنة نتائج الحدث بأهدافه. تلخيص النتائج الرئيسية للأحداث التي تم تنفيذها.
- تخصيص تقارير الأحداث لاحتياجات واهتمامات كل راعي وجمهور. ضع في اعتبارك أهداف الرعاة. إلى حد ما ، الرعاة هم الجمهور الرئيسي لتقارير الحدث. يريدون تقييم أهلية الحدث الذي ترعاه. لذا تأكد من أنك تعرف ما يريدون وما الذي يثير اهتمامهم أكثر.
- تخصيص تقارير الأحداث لتلبية الاحتياجات المحددة المتعلقة بالأحداث الفريدة والجهات الراعية. لا تكتب تقريرًا كما لو كان موجهًا إلى نوع واحد من الجمهور. كبار المديرين التنفيذيين والمديرين الماليين هم أيضًا جمهور آخر لتقرير الحدث الخاص بك.
الخطوة 2. قم بإنشاء عملية لمراقبة المعلومات المطلوبة طوال الحدث
لا يمكنك الاعتماد فقط على الذاكرة.
- راقب المعلومات الأساسية قبل الحدث وأثناءه وبعده لإنشاء تقارير أكثر تحديدًا وقبل كل شيء أكثر فعالية. تسمح لك هذه الطريقة أيضًا بتجميع التقارير وفقًا لجدول زمني.
- ضع في اعتبارك إجراء عملية جمع مستمرة للبيانات بمساعدة عدة أشخاص ، إذا لزم الأمر (بما في ذلك المتدربين). من حيث الجوهر ، يجب ألا تنتظر التقارير حتى اكتمال الحدث.
الخطوة 3. لخص التقرير بالنقاط الرئيسية
تتمثل إحدى مشكلات تقارير الأحداث في أنها تميل إلى تغطية القليل من جدول الأعمال أو التركيز على البيانات اللطيفة. لا تفعل ذلك. من الجيد إبراز النقاط الأساسية بوضوح وتحليليًا.
- حدد بعض الأجزاء المهمة من الحدث لتتم مناقشتها بمزيد من التفصيل. ابحث عن الأشياء الثلاثة التي حدثت بشكل أكثر نجاحًا ، والنقاط الثلاث التي فاجأت أكثر.
- لا تملأ التقرير بتفاصيل غير مهمة ، مثل قائمة الغداء أو ملخص مفصل للعرض التقديمي الرئيسي بأكمله. تحتاج إلى تضمين الأشياء المهمة.
جزء 2 من 3: وضع المحتوى الصحيح في التقرير
الخطوة 1. اكتب ملخصًا تنفيذيًا
يجب أن يتضمن تقرير الحدث نظرة عامة وهي نسخة مختصرة من التقرير الكامل. فكر في الملخص التنفيذي كمقدمة لتقرير الحدث.
- يمكنك إنشاء تقريرين ، ملخص تنفيذي واحد تم إنشاؤه للأشخاص المهتمين بنتيجة الحدث ، وتقرير أكثر تفصيلاً للأشخاص المشاركين في إعداد الحدث وتنفيذه ورعايته.
- في الملخص التنفيذي ، يجب أن تناقش وتركز على الأشياء والنتائج الرئيسية. يجب أن يكون الملخص التنفيذي قصيرًا ، صفحة أو صفحتين فقط. يجب أن يلخص التقرير العناصر الرئيسية للحدث ، ويتضمن تفسيرًا موجزًا للبيانات
الخطوة الثانية. قم بتضمين مساعدات بصرية عميقة في تقاريرك
غالبًا ما تكون التقارير أكثر فاعلية عندما تتضمن رسومًا بيانية توضح الاتجاهات الإحصائية ، بدلاً من مجرد إبلاغ القارئ بمجموعة من الأرقام.
- إذا تضمن الحدث منتجًا جديدًا ، نوصيك بتضمين صورة لهذا المنتج. يمكن أن تساعد الصور التي تظهر اللحظة أثناء الحدث قارئ التقرير في الحصول على فكرة عن الحدث الذي يقام. حاول التقاط صور تظهر مشاركة الراعي في الحدث ليتم توثيقها في التقرير. مرة أخرى ، لا يمكن لهذه المهمة انتظار اكتمال الحدث.
- يمكنك أيضًا تضمين عينات ونسخ وأمثلة أخرى تحدث في الموقع. اذكر عدد الأشخاص الذين تلقوا قسائم برعاية ، وما إلى ذلك. توثيق التعرض في الموقع وخارجه الناتج عن الحدث ، في وسائل الإعلام ، للجماهير ، للجهات الراعية.
الخطوة الثالثة. وثق جميع الإعلانات والتعرض الإعلامي
نوصي بتقييم مقارنة الوسائط الناتجة بالأهداف المعلنة للحدث.
- التركيز على الإعلانات المطبوعة والمقالات التي تتضمن اسم الراعي وإعلانه ، بالإضافة إلى عدد التوزيعات اليومية للجرائد وتقييمات الإعلانات.
- توثيق الإعلانات التلفزيونية والإعلانات العامة وقيم بطاقات الأسعار وبطاقات التصنيف والتغطية الإخبارية.
- لا تنس وثائق الراديو وإعلانات بطاقات الأسعار والدرجات للإعلان والترويج والتقارير المدققة وما إلى ذلك.
الخطوة 4. قم بتضمين بيان الغرض من الحدث
ستحتاج إلى ربط أهداف الحدث بالنتيجة ، لذا تأكد من تضمين تذكير بالمهمة والأهداف الأصلية للحدث.
- يمكنك تضمين قائمة البرامج بالأحداث. يجب عليك أيضًا مناقشة من سيكون المشاركين الرئيسيين خلال الحدث. ومع ذلك ، اجعلها قصيرة.
- تأكد من قضاء الكثير من الوقت في التسجيل ومناقشة النتائج الرئيسية المحددة للحدث ومطابقتها مع النتائج المسجلة. كن واقعيا ، ولا تحل الأشياء التي لا تعمل بالطريقة التي ينبغي لها.
الخطوة 5. قم بتضمين المعلومات المالية من تقرير الحدث
يجب عليك تقديم مناقشة مفصلة لميزانية تشغيل الحدث والمصروفات الفعلية. تأكد من تضمين مقارنة ميزانيتك بالنفقات الفعلية ، بالإضافة إلى إبراز بعض الأشياء التي سارت على ما يرام والمجالات التي تحتاج إلى تحسين
- يجب عليك أيضًا تفصيل أي تكاليف ، بما في ذلك تكاليف الأنشطة التسويقية والترويجية ونفقات الموظفين وتكاليف الرعاية. نوصي بإنشاء ميزانية مفصلة. سيرغب مديرو المالية وكبار المديرين التنفيذيين في رؤية أدلة لدعم استنتاجات الإنفاق الخاصة بك.
- قم بتضمين حسابات الدخل ، على سبيل المثال من التذاكر والرعاة والمعارض. ومع ذلك ، تأكد من مقارنة الإيرادات الفعلية مع التوقعات.
الخطوة 6. قم بتضمين الإحصائيات ذات الصلة بالقارئ
لا تدع تقريرك مليئا بالمعلومات اللطيفة. عدد الأشخاص الذين حضروا الحدث هو أحد البيانات التي تحتاج إلى تضمينها. نوصي بتقديم بيانات قابلة للقياس في التقارير.
- الإحصاءات والبيانات الأخرى ذات الصلة التي يمكن تضمينها مثل عدد المبيعات وعدد الزوار في كشك معين. سيكون تقرير الحدث أكثر مصداقية إذا كانت البيانات المقدمة كاملة. قم بتضمين المعلومات المتعلقة بالمشاركين / الزوار. قم بتضمين التركيبة السكانية وأعداد الزوار ونتائج أبحاث الزائرين (مثل عادات الشراء).
- اذكر عدد الأشخاص الذين استجابوا للحملات الدعائية ، بالإضافة إلى التبرعات للمؤسسات غير الربحية. توثيق الأثر الاقتصادي ومشاركة الموظفين.
الخطوة 7. قم بتضمين العناصر النوعية التي تضع البيانات في سياقها
يجب أن يتضمن تقريرك بعض الإحصائيات ، ولكنك ستحتاج أيضًا إلى اقتباسات الأشخاص لتقديم ملاحظات متعلقة بالسياق.
- اجمع الملاحظات والتعليقات من الحضور وأعضاء فريق الحدث بحيث لا يأتي تقييم نجاح الحدث فقط من كتاب تقرير الحدث. هذا يجعل تقريرك أكثر مصداقية.
- ضع في اعتبارك أيضًا تضمين أبحاث الطرف الثالث. يُعد إعطاء قيمة للتعرض للوسائط أحد الأمثلة على ما يمكن للأطراف الثالثة البحث فيه.
- قيمة الفضاء وإعداد الحدث. يجب أن تأخذ الوقت الكافي لتقييم فعالية الموقع والتحضير من وجهة نظر شخص آخر. ناقش كيفية استخدام المساحة المخصصة للمؤتمرات والأحداث وما إلى ذلك.
جزء 3 من 3: استكمال تقرير الحدث
الخطوة الأولى. قم بعمل تقرير عن الحدث في الوقت المحدد
حاول كتابة ونشر التقرير في أقرب وقت ممكن بعد الحدث. تأكد من جدولة هذا في التقويم الخاص بك للتأكد من أنه في الوقت المحدد. يوصي بعض الأشخاص بنشر التقرير بعد 30 يومًا من الحدث ، لكن البعض الآخر يجادل بضرورة نشر التقرير بعد أيام قليلة من الحدث.
- عندما يحين الموعد النهائي ، تأكد من عدم تفويتك. ربما تقوم بكتابة تقرير عن حدث لوكالة يطلبها عميل معين. انتبه لجميع الطلبات.
- في الأساس ، يتوقع جمهورك تقريرًا شاملاً وفي الوقت المناسب. لذلك ، قم بإنشاء تقارير ترقى إلى مستوى التوقعات ولا تنتظر وقتًا طويلاً حتى تصبح قديمة.
الخطوة 2. مراجعة تقرير الحدث الخاص بك
تأكد من أن تقرير الحدث يستخدم قواعد نحوية جيدة وخلوه من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والأخطاء الأخرى.
- تأكد من أن إجاباتك ليست ضحلة. كقاعدة عامة ، يجب عليك استخدام أسلوب الكتابة "اعرض ، لا تخبر". هذا يعني أنه يجب عليك تقديم بعض الأمثلة المحددة لدعم النقاط العامة الواردة في التقرير.
- لا تنس جمهورك وتأكد من أن كتابة التقرير تبدو رسمية ومهنية. تقارير الأحداث ليست وثائق رسمية ؛ هذا المستند مهم لتحديد جدوى شراء الحدث ، لذلك يجب أن يبدو موثوقًا به.
نصائح
- التقط صورًا أكثر مما تحتاج. كلما زادت الاختيارات ، كان ذلك أفضل.
- عندما تجمع الاقتباسات من القادة والمخططين ، لا تذهب إليهم مباشرة. إنهم أشخاص ما زالوا موجودين لفترة طويلة بعد انتهاء الحدث. من الأفضل أولاً أن تطرح سؤالك على الأشخاص الموجودين في الحشد لأنهم سيكونون أول من يغادر. أيضًا ، لا تزعج المتحدث أو قائد الحدث إذا كان مشغولاً. سيكون من الممكن استجوابهم في وقت لاحق.
- عند جمع الاقتباسات ، حافظ على المحادثة طبيعية واستمر في طرح الأسئلة بشكل طبيعي حتى يكون الشخص الآخر على استعداد للتعبير عن رأيه.
- اجمع اقتباسات أكثر مما تحتاج. الأكثر الأفضل.
- يمكن أن تُظهر الصورة الجيدة كيف سار الحدث أو كيف تفاعل الناس معه.
- حاول التقاط الصور التي تظهر الصورة الكبيرة للحدث ككل ، بما في ذلك صور الجمهور ومكبرات الصوت في صورة واحدة لإظهار حجم الحدث للقراء.
