يمكن أن تكون كتابة رسائل بريد إلكتروني ودية للتذكير أمرًا صعبًا. لا تريد أن تبدو انتهازيًا أو غير صبور ، ولكن يجب أن تعبر رسالتك. استخدم نبرة ودودة في رسائل البريد الإلكتروني مع تحيات وتعبيرات لطيفة. قم بتضمين سبب إرسال البريد الإلكتروني للتذكير حتى يعرف المستلمون ما تريده. تأكد من عدم وجود أخطاء في البريد الإلكتروني حتى لا تبدو ودودًا فحسب ، بل أيضًا محترفًا.
خطوة
جزء 1 من 3: استخدام نغمة ودية
الخطوة 1. رحب بالمستلم
في حالة العمل ، قد "يجب" استخدام تحية رسمية ، مثل "عزيزي". ومع ذلك ، يتم استخدام البريد الإلكتروني المخصص في كثير من الأحيان. تتضمن بعض تحيات البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعد في إنشاء نغمة ودية ما يلي:
- أهلا!
- مرحبا يا صديقي
- وقت طويل لا رؤية
- مهلا!
الخطوة الثانية. وضّح علاقتك بالمتلقي
إذا ركزت فقط على التذكير ، فستظهر رسالتك باردة. ألح على علاقة شخصية مع المتلقي من خلال تضمين عبارات تعكس الصداقات والخبرات المشتركة. هذا يشمل:
- كيف المدرسة؟
- مرحبا صديقي كيف حالك؟
- كانت عطلة نهاية الأسبوع الماضية ممتعة للغاية.
- متى كانت آخر مرة تحدثنا فيها قبل شهر؟
- كانت رحلتنا الأخيرة ممتعة حقًا! علينا أن نفعل ذلك مرة أخرى.
الخطوة 3. صقل تعبيرك
هذا مهم بشكل خاص لقسم التذكير في البريد الإلكتروني. إذا لم تكن على اتصال بالمتلقي لفترة طويلة ، فمن الأفضل الاعتذار أو تقديم عذر للاتصال به فقط لتذكيره. تتضمن بعض الأمثلة على التعبيرات الدقيقة ما يلي:
- أعلم أننا لم نتحدث منذ وقت طويل ، لكني أردت أن أذكرك بـ …
- لقد جعلني وصول مولود جديدًا مشغولاً ، لقد تذكرت فقط أن أذكرك …
- أعلم أنك مشغول ، لذا لا أريد أن أزعجك ، لكني أردت إرسال تذكير …
الخطوة 4. كن مؤدبًا
إذا كان التذكير مهمًا ، فقد تبدو انتهازيًا. تذكر أن المتلقي مشغول بحياته. قل دائمًا "من فضلك" و "شكرًا" بتعبيرات مناسبة. قد ترغب في تضمين عبارات مهذبة مثل:
- أنا آسف لإزعاجك ، لكني أردت التأكد …
- الرجاء الرد على هذا البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن …
- شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في قراءة رسالة التذكير الإلكترونية هذه والرد عليها. أنا فعلا أقدر ذلك.
- انا فى انتظار ردك.
جزء 2 من 3: متطلبات الإدراج
الخطوة 1. استخدم عناوين الأعمدة
لست بحاجة إلى كتابة عمود عنوان ذكي. ستكون عناوين الأعمدة الواضحة والصريحة أكثر فائدة. بهذه الطريقة ، يمكن للمستلم معرفة الغرض من البريد الإلكتروني في لمحة. تتضمن بعض الخيارات الشائعة لرسائل التذكير الودية ما يلي:
- التحقق من
- تذكير سريع حول …
- الرحلات / الأحداث القادمة.
- عد المشاركين في السفر / الحدث.
الخطوة 2. تذكر تضمين تذكير
عندما تحاول جاهدًا أن تكون مهذبًا وودودًا ، فقد تنسى شيئًا مهمًا ، مثل التذكير. اكتب حزمة تذكير في بداية البريد الإلكتروني ، بعد التحية وجملة العلاقة الشخصية. على سبيل المثال:
-
مرحبا صديقي ،
لم نتحدث منذ وقت طويل يا بن. كيف حال زوجتك واولادك؟ زوجتي وطفلي أبقاني مشغولاً ، لكنني أردت أن أسألك عن …"
-
أهلا!
جدتي ، لقد كنت أقصد إرسال هذه الرسالة لفترة طويلة. أنا آسف لكوني مشغول للغاية. أريد أن أذكر الجدة بوجبتنا …"
الخطوة 3. استخدم لغة موجزة
صحيح أن اللغة المهذبة تتطلب جمل أطول. على سبيل المثال ، قد تكون عبارة "اعمل بجد" أكثر تهذيبًا إذا كتبت "سيكون من الأفضل أن تعمل بجهد أكبر." في حين أن الجمل الطويلة المهذبة يمكن أن تجعل تركيز بريدك الإلكتروني غير واضح.
استخدم بنية أبسط لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ربما شيء من هذا القبيل: التحية (الافتتاح) ← العلاقات الشخصية ← التذكير ← التحية الختامية (الختام)
الخطوة 4. قم بتحرير المعلومات غير الضرورية
لكل جملة وجزء من الجملة ، اسأل نفسك ، "هل هذا ضروري؟" في بعض الحالات ، قد يكون لكلمة "ضروري" معنى واسع مثل "هذا ضروري حتى لا يبدو رسالتي الإلكترونية باردة." قم بإزالة الأجزاء غير الضرورية من البريد الإلكتروني.
بشكل عام ، يمكن إزالة الظروف (مثل "جدًا" و "جدًا" و "حقًا" و "مرة" و "بالطبع") لجعل بريدك الإلكتروني أكثر إيجازًا
الخطوة 5. قم بإنهاء البريد الإلكتروني بتحية ختامية
"البركات" تعني أن تقول "وداعا". تتضمن التحية الختامية عبارات مثل "تحية طيبة" و "مع خالص التقدير" و "مع خالص التقدير" و "تحياتي". يجب كتابة توقيعك بعد التحية الختامية. قد تبدو التحية الختامية العامة مثل هذه رسمية. قد ترغب في تجربة شيء مثل:
- صديقك
- صديقك
- أرسل تحياتي للنجاح
- طاب يومك
- دورك
- إنني أتطلع إلى الاستماع منك
جزء 3 من 3: التأكد من عدم وجود أخطاء في البريد الإلكتروني
الخطوة الأولى. تحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني
حتى أن تخطي رسالة بريد إلكتروني مرة أو مرتين سيقلل من أي أخطاء أساسية قد تظهر أثناء كتابتها. بعد إنشاء بريدك الإلكتروني ، تحقق مرة أخرى من التدقيق الإملائي والنحوي في بريدك الإلكتروني.
- يمتلك العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني ميزات التدقيق الإملائي والنحوي. تعتمد جودة الميزة على مزود البريد الإلكتروني. في بعض الحالات ، قد لا تكون هذه الميزة دقيقة للغاية.
- تذكر أن تتحقق من العنوان والترحيب والإغلاق (إغلاق) الحقول. من المحتمل أن تنسى هذا الأمر وتركز فقط على محتوى البريد الإلكتروني.
الخطوة 2. قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ
إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني مهمة ، أو إذا كنت تريد أن تبدو مهذبًا وودودًا مع شخص ما ، فاقرأ بريدك الإلكتروني من البداية إلى النهاية بصوت عالٍ. هل تبدو مثل محادثة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن بريدك الإلكتروني جاهز للإرسال.
أعد كتابة الجمل أو الفقرات التي تبدو محرجة. استخدم أفضل حكم عند تقييم هذا. سيكون لكل شخص وجهة نظر مختلفة اعتمادًا على طريقة حديثك
الخطوة 3. اطلب من شخص آخر قراءة بريدك الإلكتروني
للاتصالات المهمة ، مثل الأغراض التجارية ، قد ترغب في مطالبة شخص آخر بالتحقق من البريد الإلكتروني للتذكير قبل إرساله. إذا كان بريدك الإلكتروني موجزًا ، فعادةً ما يستغرق الأمر وقتًا قصيرًا فقط ومن السهل تحديد حتى أصغر الأخطاء.
- تحقق من خدمات المراسلة عبر الإنترنت. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الأصدقاء عبر الإنترنت واطرح أسئلة مثل ، "مرحبًا ، هل يمكنك قراءة البريد الإلكتروني القصير الذي أحتاج إلى إرساله؟ لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ".
- تذكر دائمًا أن تشكر كل من يقرأ بريدك الإلكتروني. بعد كل شيء ، هم يساعدونك.
