في حياة اليوم المزدحمة ، يجب الاستفادة من كل ساعة من اليوم بشكل جيد. لتحقيق أقصى استفادة من وقتك ، يجب أن تعمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة مع الحفاظ على الجودة العالية. تحتوي هذه المقالة على اقتراحات حتى تتمكن من العمل بشكل أسرع وأكثر وأفضل في العمل أو في المنزل لإكمال الواجبات المنزلية أو أداء المهام اليومية.
خطوة
جزء 1 من 3: عمل خطة
الخطوة 1. ضع خطة يومية
أفضل طريقة للعمل بشكل أسرع وأفضل هي وضع خطة قبل أن تبدأ.
- ضع خطة نشاط للمساء ، وقم بإعداد الكتب ومستلزمات الدراسة ، أو حدد جدولًا للأعمال الروتينية التي يجب القيام بها حتى تتمكن من العمل في اليوم التالي.
- تتبع خططك اليومية باستخدام مفكرة أو جهاز رقمي أو كتاب جدول أعمال. بدلاً من الالتزام بالحفظ ، سيكون من الأسهل عليك تذكر المهام وإكمالها من خلال تدوين الملاحظات.
- يمكن أن يؤدي تسجيل خطة نشاط يومية أيضًا إلى تحريرك من جدول مزدحم وعبء عمل ثقيل للغاية. من الجيد أن تكون طموحًا ، ولكن عليك أيضًا أن تكون قادرًا على وضع خطط واقعية في حدود قدراتك.
الخطوة 2. حدد موضوعًا يوميًا
إذا وجدت صعوبة في إدارة الوقت بسبب العديد من المهام المنتظرة أو حتى التراكم ، فحاول إعداد سمة نشاط يومية حتى تتمكن من العمل عليها واحدة تلو الأخرى بمزيد من التركيز.
- إذا كنت طالبًا ، فاستخدم يومًا محددًا لدراسة موضوع معين. على سبيل المثال ، حدد يوم الاثنين لإكمال مهمة قراءة العلوم للأسبوع والثلاثاء لدراسة الرياضيات.
- إذا كنت تعمل في مكتب ، فخصص أيامًا معينة لمهام معينة. على سبيل المثال ، قم بمهام إدارية يوم الاثنين وركز على استكمال المشاريع الإبداعية يوم الثلاثاء.
الخطوة 3. قسّم وقت العمل اليومي على ساعات
نظِّم عملك بأفضل ما يمكنك من خلال إنشاء جدول يومي يعتمد على الساعات وإكمال المهام وفقًا للجدول الزمني الذي حددته.
- على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ساعات عملك الأولى للرد على رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية.
- اضبط بعض الإنذارات لتذكيرك بأن الوقت قد حان للقيام بمهام أخرى والحفاظ على عملك طوال اليوم.
- يمكنك أيضًا استخدام استراحة الغداء كوقت عمل ، خاصة إذا كنت تتناول جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتناول الطعام. يمكنك استخدام هذا الوقت للقيام بأمرين في نفس الوقت ، قراءة البريد الإلكتروني على الغداء!
الخطوة 4. تعلم كيفية القيام بالعديد من الأنشطة في نفس الوقت
يمكن أن يكون هذا سيفًا ذا حدين سيساعدك على إكمال العديد من المهام في وقت أقل أو يجعلك تضطر إلى تقليل وقتك واهتمامك حتى تنخفض جودة العمل. يمكنك جني الفوائد وتجنب المشاكل من طريقة العمل هذه باتباع النصائح التالية:
- ركز على المهام ذات الصلة في نفس الوقت. وفر الطاقة العقلية التي تستخدمها للعمل في المهام المتزامنة عن طريق تجميع مهام متعددة معًا. على سبيل المثال ، الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الصوتي والبريد المرسل عبر البريد السريع في نفس الوقت.
- اكتب الأشياء التي تريد القيام بها. لن يتم تشتيت انتباهك أو تشتيت انتباهك بسهولة بالأشياء التي تجري إذا سجلت كل العمل الذي يتعين عليك القيام به.
- خذ الوقت الكافي للتحقق من كل العمل بعد الانتهاء من العمل على المهمة. من خلال التركيز على كل مهمة مكتملة ، يمكنك اكتشاف الأخطاء والتأكد من أن النتائج بالطريقة التي تريدها.
جزء 2 من 3: الاستهداف
الخطوة 1. حدد هدفا صغيرا
ستجد أنه من الأسهل والأفضل والأكثر تحفيزًا أن تقوم بعملك من خلال تحديد أهداف صغيرة كل يوم.
- سيؤدي إكمال المهام الصغيرة ، مثل التسوق من البقالة أو توصيل البضائع ، إلى تسهيل التركيز على المهام الأكبر في اليوم التالي.
- قسّم خطتك طويلة المدى أو مشروعك الكبير إلى أهداف صغيرة قابلة للتحقيق ثم قم بتنفيذها في خطوات أو مراحل متتالية. يمكن أن تجعلك هذه الطريقة تشعر أنك قد أكملت المهمة بنجاح حتى تظل متحمسًا.
الخطوة الثانية: حدد المهام التي يجب أن تحدد أولوياتها
يختلف تحديد الأولويات قليلاً عن إنشاء قائمة مهام. يجب عليك تجميع المهام وتحديد الأولويات بين المهام الصغيرة والسهلة والمهام الأكثر أهمية وصعوبة.
- قم بعمل قائمة بالمهام عن طريق تحديد الترتيب بناءً على الموعد النهائي لكل إنجاز. ابدأ بأهم المهام التي يجب إكمالها على الفور.
- بعد اكتمال المهمة ، يمكنك أخذ قسط من الراحة والتركيز على المهمة التالية.
الخطوة الثالثة. ضع خطة طويلة المدى
بعد إتقان كيفية عمل خطط يومية قصيرة الأجل ، يمكنك إعداد خطط طويلة الأجل لتنظيم العمل والمهام التي يجب إكمالها.
- يمكنك أن تعد نفسك بشكل أفضل من خلال معرفة ما يجب القيام به في وقت مبكر ، مثل كتابة ورقة نهاية الفصل الدراسي أو السفر إلى مؤتمر دولي.
- قم بعمل التقويم الشهري أو التقويم المدرسي الخاص بك لفصل دراسي واحد.
- اكتب المواعيد النهائية المهمة أو المواعيد النهائية لإكمال المهام وحددها بأسبوع مقدمًا كتذكير. بهذه الطريقة ، ستتمكن من العمل بشكل أفضل وستكون المهام المهمة أسهل في إكمالها.
- التخطيط بطريقة أكثر تعقيدًا يمكنك استخدامها لجدولة الأنشطة الترفيهية والإجازات والعطلات. من خلال معرفة الموعد النهائي ، يمكنك وضع الخطط بسهولة والتأكد من وجود وقت متاح حتى تتمكن من إكمال المهام جيدًا والاستمتاع بوقتك.
الخطوة 4. تخلص من عادة المماطلة
يحب الكثير من الناس المماطلة أو المماطلة في العمل (خاصة الأعمال غير السارة) بحيث يكون لها تأثير سلبي على الإنتاجية والجودة العامة للعمل.
- لا تتمسك بوجهة النظر الخاطئة القائلة بأن "المرء سيعطي أفضل النتائج بسبب العمل تحت الضغط". يثبت البحث النفسي أن هذا الرأي ببساطة غير صحيح! الأشخاص الذين يرغبون في الانتظار حتى اللحظة الأخيرة عادةً ما يقدمون نتائج أقل والمزيد من الأخطاء.
- تخلص من عادة المماطلة بتجاهل المشتتات. قم بإيقاف تشغيل الإنترنت أثناء العمل حتى لا يتم استفزازك لفتح مواقع الويب والتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي وتشتيت انتباهك بسبب الأنشطة في الفضاء الإلكتروني.
- امنح نفسك مكافأة ، على سبيل المثال من خلال الاحتفال أو منح نفسك مكافأة صغيرة لإكمال مهمة في الوقت المحدد أو مبكرًا. ستكون أكثر حماسًا لإكمال العمل إذا كان هناك شيء ممتع تتوق إليه حقًا.
جزء 3 من 3: إدارة وقت العمل ووقت الفراغ جيدًا
الخطوة 1. استخدم جهاز توقيت أثناء العمل
في عالم الأعمال ، هناك نظرية "قانون باركنسون" تنص على أن "الوظيفة ستستمر في النمو لملء الوقت المتاح لإكمالها". بمعنى آخر ، ما دام هناك وقت متاح لإكمال العمل ، ستعمل لساعات أطول مما لو كان الوقت محدودًا.
- استخدم مؤقتًا لتتبع الوقت الذي تستغرقه لإكمال كل مهمة.
- حدد هدفًا لنفسك ثم فكر في الأمر على أنه لعبة من خلال محاولة التغلب على عقارب الساعة حتى تتمكن من العمل بشكل أسرع.
- أكمل المهام الأقل أهمية في عشر دقائق وستحصل على 90 دقيقة إضافية يوميًا للقيام بذلك. ستندهش من مقدار الوقت الضائع في القيام بأشياء تافهة ، مثل كتابة رسائل البريد الإلكتروني!
- من خلال القيام بذلك ، يمكنك الحصول على "مكافآت" العمل التي يصفها علماء النفس السلوكي بالنجاح والإنتاجية والسعادة.
الخطوة الثانية. خذ وقتك في الصباح أو عطلة نهاية الأسبوع لنفسك
على الرغم من أن الأمر قد يبدو متناقضًا ، إلا أنه يمكنك زيادة إنتاجيتك وقدرتك على العمل من خلال أخذ فترات راحة أثناء النهار وفي عطلات نهاية الأسبوع.
- خصص بضع ساعات في الصباح للقيام بأنشطة ممتعة ، مثل اللعب مع الأطفال ، والمشي بمفردك أو مع كلب أليف ، وممارسة اليوجا ، وما إلى ذلك. سيسمح لك ذلك بالتفكير بوضوح والشعور بالتحسن طوال اليوم ، حتى تتمكن من الاستمرار في التركيز والعمل بشكل أسرع.
- أثبتت الأبحاث أن عقولنا ستصل إلى أفضل أداء لها بعد 2-4 ساعات من الاستيقاظ في الصباح. لذا ، استغل هذا الوقت للقيام بأنشطة غير متعلقة بالعمل حتى تتمكن من العمل بهدوء وفعالية أكبر.
الخطوة 3. أكمل المهمة في المنزل
المدارس والمكاتب ليست أماكن مثالية لإنجاز المهام لأنها عادة ما تكون صاخبة للغاية والكثير من مصادر التشتيت. للتغلب على هذا ، أحضر عملك إلى المنزل وقم بإنهائه في جو مريح وهادئ.
الخطوة 4. لا تفكر في المهمة خلال فترة الراحة
في بعض الأحيان ، تظل عقولنا مشغولة حتى عندما لا نقوم بنشاط بدني. هذا يمكن أن يجعلك متعبًا مما يقلل من الإنتاجية وجودة العمل.
- احتفظ ببريدك الإلكتروني الشخصي منفصلاً عن بريدك الإلكتروني في العمل / المدرسة وحدد عدد المرات التي ستتحقق فيها من حساب العمل / المدرسة خلال عطلة نهاية الأسبوع.
- قم بإيقاف تشغيل هاتفك أو جهاز الكمبيوتر عندما تكون في المنزل أو تشاهد التلفاز حتى لا تميل إلى التحقق من بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل.
- حاول تهدئة عقلك ونسيان مشاكل العمل تمامًا ، خاصةً في عطلات نهاية الأسبوع. بهذه الطريقة ، يمكنك العودة إلى العمل بجدية أكبر وكفاءة أكبر في حالة جديدة يوم الاثنين.
