لتكون قادرًا على التواصل بشكل أكثر فاعلية ، يجب أن تكون قادرًا على نقل الأشياء على وجه التحديد (خاصة لتجنب غموض الجمل أو ارتباك الشخص الآخر). المعلومات الواضحة والوصفية - سواء كانت مكتوبة أو شفهية - لن تساعدك فقط على نقل النقاط التي يتم توصيلها بشكل أكثر وضوحًا ، بل ستجعل من السهل على الشخص الآخر فهمها. ليست هناك حاجة للتسرع. خذ الوقت الكافي لبناء رسالتك والاستمتاع بفوائد التواصل بشكل أكثر تحديدًا.
خطوة
جزء 1 من 2: تحديد المعلومات التي يجب نقلها
الخطوة 1. اختر موضوعًا تجيده
كلما زادت معرفتك بالموضوع ، كان من الأسهل عليك نقل حقائق وأرقام محددة.
- إذا لم تكن على دراية بالموضوع ، فابحث قليلاً (اقرأ كتابًا ، وتصفح صفحات الإنترنت ، وما إلى ذلك) حتى تتمكن من نقل الموضوع أو الكتابة عنه بمزيد من التفصيل. لإنتاج مادة شاملة للكتابة أو الخطاب ، فإن إجراء القليل من البحث هو ما يجب عليك فعله.
- إذا كنت لا تشعر بالثقة في قدراتك ، فحاول ربط الموضوع بشيء مألوف. يمكنك أيضًا التفكير في موضوع فرعي تفهمه بشكل أفضل. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك التحدث عن تغير المناخ ، فحاول اختيار جانب معين تفهمه وتجيده ، لكن هذا يقع ضمن نطاق موضوع تغير المناخ (مثل حبك للدببة القطبية وتأثيرها. لتغير المناخ على موطنها).
الخطوة 2. حدد "دعوتك للعمل"
قد تبدو هذه الخطوة معقدة ، لكن الأمر يستحق محاولة تضييق نطاق تركيز حجتك والتأكيد على الغرض من كتابتك أو خطابك إلى المستمع أو القارئ. بعبارة أخرى ، حدد بوضوح نوع الإجراء الذي يجب على القارئ أو المستمع اتخاذه بعد سماع أو قراءة حجتك. بغض النظر عن نوع المادة التي تختارها (سواء كانت خيالية أو حجة فلسفية) ، تأكد من التفكير في نوع رد الفعل الذي تتوقع أن يكون لدى المستمع أو القارئ. لا تنس هذه الخطوة أثناء صياغة المادة.
- "عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء" مصطلح شائع الاستخدام في عالم التسويق ، ولكن يمكن أيضًا تطبيقه على عملية تأليف قطعة من الكتابة أو مادة الكلام. مهما كان موضوعك ، فكر في كيفية استخدام المقال كعنصر تسويقي لتوصيل رسالة محددة وتشجيع الناس على التصرف وفقًا لتوقعاتك.
- بعض الأغراض العامة تدعو إلى اتخاذ إجراء: إبلاغ شيء ما ، وتشجيع شخص ما على فعل شيء ما ، والتوصية بشيء ما ، ومناقشة شيء ما ، ودعم مناقشة ، وشرح شيء ما ، وتوجيه شيء ما ، ومحاربة شيء ما.
- إذا كنت ترغب في الكتابة عن الدببة القطبية وتغير المناخ ، فمن المحتمل أن تكون دعوتك للعمل مرتبطة بالإجراءات التي يمكن أن يتخذها المستمعون أو القراء لمعالجة آثار تغير المناخ.
الخطوة الثالثة. تأكد من إجابتك على أسئلة الموضوع
مهما كان هدفك (الرد على سؤال أو دحض حجة أو إكمال مهمة) ، فكر جيدًا في الأسئلة المحددة التي تحتاج إلى الإجابة عليها حول الموضوع. بالطبع يمكنك إدخال بعض المعلومات الإضافية التي لا تزال ذات صلة. لكن أولاً ، تأكد من إجابتك على الأسئلة الرئيسية أولاً.
ضع في اعتبارك كلمة السؤال التي تبدأ السؤال. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك وصف ما تفعله في العمل ، فقد تميل إلى شرح أشياء أخرى متعلقة بالموضوع ، مثل كيفية أدائك في العمل أو سبب اختيارك لتلك الوظيفة. هذه المعلومات - على الرغم من كونها ممتعة ومهمة لسماعها - ليست هي المعلومات الأساسية التي تحتاجها لتقديمها. تأكد من إجابتك على السؤال الأساسي أولاً قبل إضافة أي معلومات أخرى
الخطوة 4. فكر في طول كتابتك أو خطابك
إذا كان مسموحًا لك فقط كتابة 500 كلمة كحد أقصى أو التحدث لمدة 15 دقيقة ، فتأكد من أنك قادر على نقل جميع المعلومات والحجج المهمة ضمن هذه الحدود. إذا لم يتم تحديد طول الكتابة أو التحدث ، ففكر مليًا في الرسالة التي تريد نقلها ، والموضوعات التي تريد طرحها ، ومن هو جمهورك أو قارئك المستهدف. سيساعدك هذا في تحديد طول وقت الكتابة أو التحدث. تأكد من إمكانية نقل جميع المعلومات المهمة دون أن يشعر المستمع أو القارئ بالملل ويصعب الاستماع إليه.
- جرب مبدأ الهرم المقلوب. الهرم المقلوب يضع جميع المعلومات المهمة في الأعلى والمعلومات الأقل أهمية في الأسفل. إذا كنت تهتم بمدى انتباه المستمع ، فتعلم تطبيق هذا المبدأ. بالطبع ، هذا المبدأ لا ينطبق على جميع أنواع الكتابة أو الكلام. ولكن على الأقل ، إذا كنت تريد تعلم كيفية توصيل بعض النقاط المهمة ، فإن مبدأ الهرم المقلوب يستحق المحاولة.
- إذا كان لديك متسع من الوقت (التواصل اللفظي) أو الصفحات (التواصل غير اللفظي) ، فلا تضف كلمات بلا معنى. حاول التفكير في معلومات أو أمثلة أخرى ذات صلة بموضوعك ؛ نقل التفاصيل التي تفيد المستمع أو القارئ.
- قدم معلومات أساسية ذات صلة. التفاصيل غير ذات الصلة ستجعل حجتك أقل تركيزًا.
الخطوة 5. أعط مثالا
سواء كانت لفظية أو غير لفظية ، كلاهما يتطلب منك بناء حجة وتقديم أمثلة لدعم هذه الحجة. تذكر أن المعلومات المحددة تتطلب دائمًا التحقق.
- في خطاب سياسي أو عمل أكاديمي ، على سبيل المثال ، يجب تقديم الأمثلة في شكل مباشر ومحدد مثل ، "مثال …". بينما في الأنواع غير الرسمية ، مثل الكتابة الإبداعية ، يتم تقديم الأمثلة بتنسيق ضمني أكثر. على سبيل المثال ، لتوضيح أن شخصيتك بارعة جدًا في الموضة ، عليك أن تصف نوع الملابس التي ترتديها أو ما هو متجر الملابس المفضل لديها.
- لا تسرف في الأمثلة. إذا أعطيت الكثير من الأمثلة غير ذات الصلة ، فمن المحتمل أن ينسى المستمعون أو القراء موضوعك الرئيسي. تجنب هذا الاحتمال بتقييم كل تفاصيل المثال الذي توشك على تقديمه ؛ تأكد من وجود علاقة واضحة بين المثال الذي تقدمه وحجتك الرئيسية.
الخطوة 6. اشرح بقدر الإمكان كل كلمات السؤال
ما لم تكن مادتك موجزة جدًا ، فكر في توضيح أسئلة من وماذا ومتى وأين في مادتك. هذه الطريقة مهمة بشكل خاص ليتم تطبيقها في الاتصالات التجارية. إذا كنت تريد شيئًا من شخص ما ، فأنت بحاجة بالطبع إلى نقل ما تحتاج إليه ، ومن يحتاج إليه ، ومتى يلزم الوفاء به ، وأين يمكن تلبيته.
قد تكون كلمات السؤال "كيف" و "لماذا" مهمة أو لا (اعتمادًا على محتوى رسالتك). فكر جيدًا في كيفية تفسير المستمعين أو القراء لرسالتك ؛ لا تفترض أبدًا أنهم سيفهمون ما لم تخبرهم بذلك
الخطوة 7. لا تعمم الموضوع
غالبًا ما يتم إجراء التعميمات عندما لا تعرف ماذا ستقول (يحدث عادةً في الاتصالات غير اللفظية / الكتابية). بعض الأمثلة الشائعة هي الجمل "منذ زمن بعيد …" أو "كثير من الناس يفكرون …". يمكن القول بأن هذه العبارات مجردة وواسعة للغاية ، لذلك من الصعب تبرير الحقيقة.
على سبيل المثال ، بدلاً من بدء مقالتك بالقول: "التكنولوجيا تجعل الحياة الحديثة أسوأ" ، يمكنك أن تقول ، "وفقًا لبعض الخبراء ، تسبب التكنولوجيا مشاكل في الاتصال بين الناس وتزيد من شعور الشخص بالوحدة."
جزء 2 من 2: اختيار الكلمات
الخطوة 1. استخدم الصفات والظروف المناسبة
عادةً ما تسهل الجمل الوصفية على المستمع أو القارئ فهم ما تعنيه. بالإضافة إلى ذلك ، عادة ما تكون هذه الجمل أكثر إثارة للاهتمام عند الاستماع إليها أو قراءتها. ومع ذلك ، لا تستخدم الجمل الوصفية كثيرًا ؛ يُخشى أن تكون هذه الجمل في الواقع زائدة عن الحاجة ويكون لها تأثير أقل على المستمعين أو القراء.
- فكر في الكيفية التي سيتخيل بها المستمع أو القارئ اختيارك للكلمات. إذا لم تخلق كلماتك صورة واضحة في أذهانهم ، فمن المحتمل أنك تختار كلمات غامضة للغاية. على سبيل المثال ، إذا قلت ببساطة ، "عاد هذا الشخص إلى المنزل" ، فمن المحتمل أن يجد المستمع صعوبة في تخيل ذلك. بدلاً من ذلك ، حاول أن تقول ، "عاد الرجل العجوز المتعب إلى منزله المظلم والخالي" ؛ مثل هذا الوصف سيسهل على المستمع أو القارئ فهم الموقف.
- تحتوي الجملة "يتلعثم ويتلعثم" على ظرف زائد ، لأن كلمة "تلعثم" يمكن أن تُفسَّر بالفعل على أنها اضطراب في الكلام يجعل الشخص يتكلم بشكل متقطع.
- إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت اللغة المستخدمة وصفية بدرجة كافية ، فاطلب من شخص قريب منك قراءة كتابتك وتقييمها. اسألهم عما إذا كانت كتاباتك مفصلة بدرجة كافية ، وإذا كانت اللغة التي تستخدمها واضحة بدرجة كافية.
- بدلاً من وصف كل شيء تذكره ، ركز فقط على الأشياء الأكثر أهمية في رسالتك.
الخطوة 2. استخدم الاسم الصحيح
لا تترك القراء أو المستمعين في حيرة من أمرهم ؛ حاول دائمًا ذكر اسم وعنوان وموقع معين.
الخطوة الثالثة. قدم تفاصيل عن الوقت
تأكد من أن المستمع أو القارئ قادر على فهم ظرف الوقت الذي تنقله ؛ بدلاً من قول "الأسبوع المقبل" أو "قريبًا" ، استخدم مصطلحات أكثر تحديدًا مثل "يوم الاثنين" أو "قبل الخامسة والنصف".
الخطوة 4. استخدم أسلوب الكتابة "اعرض لا تخبر"
في الكتابة الإبداعية ، يعتمد استخدام الكلمات والعبارات الوصفية على الحواس الخمس: البصر والشم والتذوق والسمع واللمس. هذه الطريقة مفيدة أيضًا لأنواع أخرى من الخطاب الكتابي أو الشفهي ، خاصة أنه من الممكن للمستمعين أو القراء "تجربة" الموقف والتوصل إلى استنتاجاتهم الخاصة.
- على سبيل المثال ، لا تزال الجملة "Deshawn سعيدة جدًا" تفتقر إلى التفاصيل. لن يفهم القراء السعادة مثل ما يشعر به ديشان. بدلاً من ذلك ، حاول أن تكتب ، "شعرت ديشاون أن قلبها يتخطى النبض عندما قابلت إريكا أخيرًا. لا يمكنه الانتظار لمشاركة الأخبار السارة التي سمعها للتو مع صديقه القديم. "هذه التفاصيل الملموسة والمحددة حول مشاعر ديشاون تسمح للقارئ بفهم مشاعر ديشاون بشكل أفضل.
- لتتمكن من شرح الأشياء بشكل أفضل ، تعلم ملاحظة الأشياء بمزيد من التفصيل. ابدأ بملاحظة التفاصيل الصغيرة في حياتك اليومية ؛ شحذ حواسك الخمس.
الخطوة 5. اعرف متى تعيد الصياغة
إذا كنت تريد اقتباس كلمات شخص آخر ، ففكر في اقتباس الجملة الفعلية. لسوء الحظ ، لا تعمل هذه الطريقة إلا إذا كان الاقتباس واضحًا وموجزًا. إذا كانت الجملة التي تقتبسها معقدة للغاية أو يصعب فهمها ، ففكر في إعادة الصياغة (إعادة شرحها بكلماتك الخاصة) لتسهيل فهم المستمعين أو القراء.
الحوار عنصر أساسي ضروري لتطوير الحبكة والشخصية في الكتابة الإبداعية. لذا تأكد من كتابته في شكل حوار ، وليس إعادة صياغة
الخطوة 6. قم بتوسيع مفرداتك
يمكن أن تساعدك المفردات الواسعة على التواصل بشكل أفضل. كلما زادت عدد الكلمات التي تعرفها ، كان من الأسهل بالنسبة لك اختيار الكلمات التي تتطابق بشكل أفضل مع التفاصيل التي تريد نقلها.
- في مواقف معينة ، قد تحتاج إلى استخدام اختيارات الكلمات المعقدة. لكن تأكد من تجنب الكلمات غير الشائعة والتي يصعب فهمها. تذكر أن عنصرًا مهمًا في الاتصال هو الرسالة وليس اختيار المفردات. تحتاج أيضًا إلى توخي الحذر في اختيار المصطلحات الفنية ؛ يُخشى أن تكون المصطلحات غير مألوفة في أذهان المستمعين أو القراء.
- قواميس اللغة وقاموس المرادفات هي أشياء تساعدك حقًا على شرح شيء ما. إذا لم تكن متأكدًا من الكلمات التي اخترتها ، فتحقق دائمًا من معنى الكلمات في القاموس.
الخطوة 7. تجنب تراكيب الجمل شديدة التعقيد
تأكد من وضع كل كلمة بالترتيب الصحيح. تأكد أيضًا من استخدام بنية الجملة الصحيحة بحيث تبدو رسالتك سلسة وواضحة وموجزة. حاول مقارنة الجمل أدناه:
- "التجسس الصناعي ، إلى جانب الاستخدام المتزايد لأجهزة الكمبيوتر لتخزين ومعالجة معلومات الشركة ، ينمو بسرعة." تبدو هذه الرسالة غير واضحة لأن الجمل المدرجة في الواقع تخلط بين الفكرة الرئيسية للجملة.
- "التجسس الصناعي ينمو بسرعة مع زيادة استخدام أجهزة الكمبيوتر لتخزين ومعالجة معلومات الشركة." تبدو هذه الرسالة أكثر وضوحًا لأن الفكرة الرئيسية يتم نقلها في بداية الجملة.
