يجب أن يشعر الجميع بخيبة أمل لأنهم اشتروا أو طلبوا شيئًا لكنهم لم يحصلوا على ما يريدون. في بعض الأحيان ، لا تستحق مثل هذه الحوادث القلق بشأنها ، ولكن هناك أوقات يكون فيها تقديم شكوى هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله. إذا كنت ترغب في تقديم شكوى ، فستحتاج إلى التأكد من أن الشكوى تؤتي ثمارها ، سواء أكان ذلك استردادًا للمال ، أو عنصرًا بديلاً ، أو اعتذارًا. اقرأ الدليل أدناه لمعرفة كيفية تقديم شكوى أقل عاطفية ولكنها مثمرة.
خطوة
الطريقة 1 من 2: بدء تقديم شكوى
الخطوة الأولى: تأكد من سماع شكواك
إذا كنت تشعر أنك لا تحصل على ما تريد أو أنك تُعامل بشكل سيء ، فيجب أن تتحدث حتى يمكن حل مشكلتك. كن مستعدًا لأن تكون انتهازيًا قليلًا وتدافع عن حجتك. إذا لم تجعل نفسك مسموعًا ، فهناك فرصة جيدة لتجاهل شكواك ببساطة.
الخطوة 2. تقديم شكوى على الفور
قم بتقديم شكوى بينما لا يزال الحادث جديدًا في ذاكرتك والأشخاص المعنيين لا يزالون في مكان الحادث. إذا انتظرت وفعلت ذلك لاحقًا ، فسيصبح تقديم شكوى أكثر صعوبة. حاول تقديم شكوى في نفس يوم وقوع الحادث أو الحادث. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فافعل ذلك في نفس الأسبوع أو الشهر. في الأساس ، كلما كان ذلك أسرع ، كان ذلك أفضل.
الخطوة 3. ابحث عن شخص يمكنه المساعدة حقًا
لا تكن الشخص الذي ينتقد مضيفات الرحلة لأنك ستفوت رحلة الترانزيت الخاصة بك. لا تستطيع المضيفة فعل أي شيء حيال ذلك ، وأنت تجعل الوضع أسوأ. بدلًا من تقديم شكوى فورًا إلى أول شخص تقابله ، فكر أولاً في موقفك ومن يمكنه فعل شيء لحل مشكلتك ، أو على الأقل جعلك على اتصال بشخص يمكنه المساعدة.
- يوجد في العديد من المتاجر مكتب للمعلومات أو المساعدة مع موظف واحد متواجد دائمًا لمساعدتك عندما تواجه مشكلة. قبل تقديم شكوى إلى أمين الصندوق في المتجر على الفور ، اكتشف أولاً ما إذا كان هناك شخص أكثر ملاءمة لك للتحدث معه مباشرةً.
- يمكنك البدء من الشخص الذي يقوم بالتسجيل ، أو نادل المطعم الذي يخدمك. لكن هؤلاء الأشخاص يمكنهم عادةً مساعدتك فقط في المشكلات البسيطة. إذا كانت مشكلتك أكبر من الحشرات الموجودة في حساءك أو إذا كنت ترغب في استعادة الأثاث المكسور ، فقد تحتاج إلى التحدث إلى مدير المتجر.
- إذا اتصلت بخدمة العملاء ، فتأكد من أن لديك شكوى ، واطلب التحدث إلى الشخص المناسب.
الخطوة 4. صِف المشكلة والحل الذي تريده
عندما تجد الشخص المناسب للتحدث معه ، اشرح الموقف أو شكواك بوضوح وكيف يكون الحل المطلوب. إذا كنت تريد استرداد أموالك ، فيرجى تحديد المبلغ. إذا كانت المشكلة تتعلق بالخدمة وتريد تفسيرًا ، فقل ذلك. يمكن للأشخاص الذين يستمعون إلى شكواك حل المشكلة بسهولة أكبر إذا كان بإمكانك شرحها بشكل كامل وعلى وجه التحديد.
- اذكر اسم الشخص الذي تتحدث إليه ، وقدم نفسك أيضًا. تعتبر المقدمة الرسمية طريقة رائعة لجعل الشخص الآخر يتوقف عما يفعله ويستمع إليك جيدًا. "مرحبا سيد عارف أنا بودي. كيف حالك؟ انظر ، هذا ليس خطأ باك عارف ، ولكن …"
- تحدث إليه كما لو كان صديقًا مقربًا وتريد إخباره بسر. ابدأ بالقول إنك لا تلومه شخصيًا على المشكلة أو الخطأ ، لكنك ستكون سعيدًا جدًا إذا كان بإمكانه المساعدة في حلها.
الخطوة 5. ابتسم
لا يمكن التأكيد على هذه النقطة بشكل أكثر وضوحًا. لن يطلق عليك ابدا ابتسامة كثيرا. من المرجح أن يستجيب الناس لشخص يبتسم. نضمن لك الحصول على استجابة ألطف وألطف عندما تبتسم.
الخطوة 6. لا تكن عاطفيًا
لا تستمر وتشرح مدى غضبك من هذا الأمر. لا ترفع صوتك أو تقوم بإيماءات غاضبة. مفتاح الحصول على ما تريده من هذا الموقف هو جعل الشخص الذي يتلقى شكواك للمساعدة في إيجاد حل لصالحك. إذا بدت أفعالك مهددة ، فمن غير المرجح أن تحصل على ما تريد.
- تحكم في لغة جسدك وتعبيرات وجهك حتى تبدو هادئًا ومتيقظًا. لا تقم بحركات وتعبيرات مثل تحريك عينيك وعقد ذراعيك وإيماءات أخرى تشير إلى أنك على وشك أن تفقد أعصابك.
- انتظر بصبر. لاستعادة أموالك أو الحصول على اعتذار أو أي شيء آخر تم طلبه ، قد تحتاج إلى الانتظار حتى يحصل ممثل خدمة العملاء على إذن من مشرفه. خلق المزيد من التوتر من خلال عدم الصبر هو سلوك فظ وغير لائق. انتظر بهدوء وصبر أثناء حل مشكلتك.
الخطوة 7. اشكر الشخص الذي خصص الوقت للعمل معك
إذا تمكنت من الحصول على ما تريد ، فإن خالص الشكر أمر لا بد منه. إذا لم تحصل على ما تريد ، فسيتعين عليك أن تقرر ما إذا كان عليك تقديم شكوى أخرى أم لا.
تأكد من تذكر و / أو تسجيل اسم الشخص أو الممثل الذي تلقى الشكوى لإعلام هذا الشخص بأنك جاد وأنه قد تتم محاسبته لاحقًا
طريقة 2 من 2: تقديم شكاوى أخرى
الخطوة 1. اكتب التفاصيل
إذا قررت أن الوقت قد حان لهذه الشكوى لإشراك شخص أكثر كفاءة في الشركة ، فابدأ بكتابة جميع تفاصيل وتفاصيل الحادث المعني. اكتب التاريخ ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، وأي معلومات ذات صلة بالحادث. اكتب اسم الموظف أو مسؤول خدمة العملاء الذي تلقى شكواك ، وقم بوصف المحادثة والنتائج التي حصلت عليها منها.
الخطوة الثانية. اكتب خطاب شكوى رسمي
ابحث عن العنوان أو البريد الإلكتروني للشركة التي تتلقى الشكاوى وتعالجها. اكتب خطابًا ودودًا ولكن حازمًا حول ما حدث وما هو الحل الذي ستقدمه. كن واضحًا بشأن كل شيء واطلب الرد خلال إطار زمني معين - بشكل عام ، الأسبوع هو أفضل حد زمني. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ومتى يمكن الوصول إليك.
- عادةً ما يكون البريد الإلكتروني هو أسرع طريقة للاتصال بشخص ما كتابيًا. ولكن يمكنك أيضًا طباعة رسالتك وإرسالها بالبريد.
- احتفظ بسجل للمراسلات حول هذه المسألة من الآن فصاعدًا.
- إذا كنت راضيًا عن الرد الذي تلقيته ، فاكتب خطاب شكر وأعلن أن مشكلتك قد تم حلها. إذا لم تحصل على رد ، أو بدا الرد تافهاً وغير مناسب ، فاستمر في الشكوى وعلى نطاق أعلى.
الخطوة 3. إرسال بريد إلكتروني إلى الرئيس التنفيذي للشركة
لا تخف من تقديم شكوى إلى شركة رفيعة المستوى إذا لم تتمكن حقًا من الاتصال أو لا يمكنك الحصول على ما تريده من الموظف أو مدير الشركة. إذا كانت أخطاء الشركة سيئة للغاية لدرجة أنها تعرضك للخطر ، فمن المؤكد أن الرئيس التنفيذي للشركة بحاجة إلى معرفة ذلك. كن مثابرا. راسل الرئيس التنفيذي للشركة أسبوعيًا حتى تصلك ردًا.
الخطوة 4. انشر على Facebook أو Twitter
أصبحت هذه طريقة فعالة بشكل متزايد لجذب انتباه الشركات التي يصعب الاتصال بها أو الوصول إليها. قم بإنشاء منشور أو تغريدة تشرح ما حدث وتطلب المساعدة. تأكد من أن حساب الشركة على Facebook أو Twitter يمكنه رؤيته (مع العلامات أو الإشارات ، على سبيل المثال). نظرًا لأن شكواك تذهب إلى منتدى عام ، فمن المحتمل أن تحصل على رد سريع جدًا.
- لا تستخدم هذه الطريقة حتى تحاول الاتصال بالشركة شخصيًا ولكن دون جدوى.
- ستحصل على نتائج أفضل إذا لم تسيء إلى الشركة في المنتديات العامة. تأكد من أن منشورك أو تغريدتك هادئة ومباشرة. لا تذمر.
الخطوة 5. اطلب المساعدة من مستشار
إذا كنت تشعر حقًا أن المشكلة التي تواجهها خطيرة وتشعر أن الشركة تحرمك من الحقوق التي تستحقها ، فابحث عن طرف خارجي يمكنه مساعدتك في حل المشكلة التي تواجهها. إذا لم تنجح الشكوى وحدها ، فربما تكون النتائج مختلفة إذا كان هناك مساعدة من الغرباء.
نصائح
- صِف مشكلتك بوضوح وإيجاز.
- كن مهذبا دائما.
- يبتسم.
- كونوا أصدقاء أو حلفاء ، وليسوا أعداء.
- ابق هادئا.
- لا تستخدم اللغة العامية أو اللغة الشعبية
- صِف أيضًا الحل الذي تريده.
