تتمثل إحدى الطرق التي تحافظ بها الشركات على المنافسة في تحسين عملياتها التجارية ، من منظور تشغيلي ومالي. للقيام بذلك يتطلب طريقة لقياس تقدم عملية محددة. "ما لا يمكن قياسه لا يمكن إدارته." لا يمكن للشركة إدارة عملية إذا لم يكن لديها طريقة قياس مناسبة. لذلك ، يتم استخدام المقاييس (تفاصيل العملية القابلة للقياس) لجمع البيانات قبل وبعد تنفيذ التغييرات. يوفر تحليل هذه المقاييس البيانات التي تشير إلى مقدار التحسين الناتج عن تغييرات العملية. للبدء ، ستحتاج أولاً إلى تحديد مقياس يناسب العملية التي تقيسها.
خطوة
جزء 1 من 3: إعداد نظام تحسين العملية
الخطوة الأولى: تحديد ما يجب قياسه
هذا هو ، ماذا تقصد ب "التحسين". هل تريد عملية أكثر موثوقية أو أسرع أو كفاءة أو أفضل في شيء آخر؟ هذا سوف يوضح مشروعك. تأكد من أن عمليتك تنتج مخرجات قابلة للقياس.
على سبيل المثال ، الشركة التي تريد زيادة سرعة توصيل المنتج ستقيس وقت التسليم. قد ترغب شركات رقمنة البيانات في قياس النسبة المئوية لأخطاء الأحرف في الدفعة ، أو إخراج العملية
الخطوة الثانية: تأكد من أن مفردات مشروعك متسقة
استخدم مصطلحات مفهومة بشكل عام لضمان دقة واتساق القياسات. هذا يضمن موثوقية المعلومات المشتركة مع أطراف أخرى من مواقع ومنشآت مختلفة. هذا سيمنع سوء الفهم ويوضح تعريفات جميع المتغيرات التي يتم قياسها.
على سبيل المثال ، تقيس الشركة الوقت بالأيام. قد يكون للفروع الأخرى لنفس الشركة تفسيرات مختلفة لكلمة "يوم واحد". ربما يعتقدون أنه يوم عمل مدته 8 ساعات ، وليس 24 ساعة. يمكن لأشياء من هذا القبيل أن تؤدي إلى سوء تفاهم بين فروع الشركة
الخطوة 3. حدد كيف سيتم جمع البيانات
يجب جمع البيانات بنفس الطريقة عبر المؤسسة. على سبيل المثال ، إذا كان أحد الأقسام يستخدم عينة عشوائية لجمع البيانات ، فيجب على جميع الأقسام أن تحذو حذوه. خلاف ذلك ، لن تكون البيانات قابلة للمقارنة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون وحدات القياس هي نفسها. تأكد من أن وحدات القياس المستخدمة كلها متشابهة عند قياس الناتج.
على سبيل المثال ، يمكن قياس سرعة التسليم بالدقائق أو الساعات. التحويل من وحدة إلى أخرى هو مجرد مضيعة للوقت
الخطوة 4. تحديد معيار دقة الحساب
هذا يعني أنه لا ينبغي لقسم واحد تقريب الأرقام حتى لا توجد فواصل ويجب أن يقوم قسم آخر بتقريب ما يصل إلى رقمين بعد الفاصلة. سيؤدي الاختلاف في مستوى التفاصيل في الأرقام إلى إفساد النتائج. لا تنسَ ، الوحدات الأصغر تميل إلى إعطاء نتائج أكثر دقة.
على سبيل المثال ، يجب أن تتفق جميع الأقسام على كيفية تقريب الأرقام
جزء 2 من 3: تحديد المقاييس المناسبة للمشروع
الخطوة الأولى. اختر مقياسًا أساسيًا
تحدد المقاييس الرئيسية مخرجات أو أهداف تحسين العملية. على سبيل المثال ، قد تقيس شركة تصنيع السيارات عدد السيارات المنتجة في الساعة. قبل إجراء تحسين العملية ، يتم أخذ أساس القياس أولاً. في نهاية المشروع ، يتم إعادة قياس العملية. بعد ذلك ، يتم حساب عدد التحسينات في العملية.
الخطوة 2. ربط المقاييس الرئيسية بمقاييس الأعمال
تقيس مقاييس الأعمال كيف تحقق تحسينات العمليات التشغيلية أحد أهداف الشركة. على سبيل المثال ، إذا كان المقياس الأساسي هو تسريع إنتاج المنتج ، يمكن لمقياس الأعمال زيادة الأرباح أو تقليل التكاليف الثابتة. هناك علاقة السبب والنتيجة بين المقاييس الرئيسية ومقاييس العمل. يشرح هذا التناقض السبب الذي يجعل التحسينات في المقاييس الرئيسية تعمل أيضًا على تحسين أداء الشركة.
الخطوة 3. النظر في النتائج المحتملة غير المتوقعة
قد تنشأ أحمال غير متوقعة نتيجة لمشاريع تحسين العملية. إذا كان المقياس الأساسي يقيس ما يجب تحسينه ، فستكون هناك مقاييس تبعية أخرى لقياس ما لا ينبغي تغييره. يجب الحصول على البيانات المترية اللاحقة قبل وأثناء وبعد المشروع. من بين العديد من المقاييس التبعية المحتملة في المشروع ، القليل منها فقط له تأثير كبير على جودة المخرجات ويجب أن تؤخذ في الاعتبار.
على سبيل المثال ، يجب ألا تواجه الشركة التي تتطلع إلى زيادة سرعة التسليم زيادة في التكاليف بسبب سوء المناولة وتلف المنتج. في هذه الحالة ، تكون نسبة عيوب المنتج مقياسًا تبعيًا
الخطوة 4. تحديد المقاييس المالية
ليس بالضرورة أن يكون توفير المال هو المقياس الأساسي للشركة. ومع ذلك ، تحتاج الشركات إلى مراقبة النتائج المالية لتحسين العمليات. لا ينبغي الخلط بين هذا والتكاليف المحاسبية للمشروع. يجب أن تكون المقاييس المالية أداة لتحليل الفوائد المالية للمشاريع المنفذة. تستمر العديد من الشركات في مراقبة المقاييس المالية لمدة تصل إلى عام بعد اكتمال المشروع.
على سبيل المثال ، يمكن توقع زيادة وقت التصنيع لزيادة إيرادات الشركة. ستقوم الشركة بمراقبة الإيرادات ، إلى جانب عوامل أخرى مثل الربح ، من وقت تنفيذ التغيير ، وقياس مدى تأثير تغيير العملية
جزء 3 من 3: جمع البيانات
الخطوة 1. قياس الوقت
يقيس وقت العملية طول الخطوات في عملية جعل منتج أو خدمة أخيرًا. تقيس مقاييس الوقت الأخرى طول الوقت الذي يضيف فيه المشروع قيمة ، أو طول الوقت الذي يستغرقه الرد على طلب العميل. يمكن أن يكون حساب المقياس نسبة مئوية من وقت التسليم.
ثبت أن استراتيجيات تقليل وقت العملية تزيد من الأعمال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاج وتسليم المنتجات أو الخدمات بشكل أسرع. إذا كان سعر وجودة السلع أو الخدمات هو نفس أسعار وجودة المنافسين ، فسيختار العملاء شراء السلع أو الخدمات التي يتم قبولها بسرعة أكبر. إذا كان من الممكن تقليل وقت المعالجة ، فستكون فرص تلقي طلبات وأعمال جديدة أكبر
الخطوة 2. قياس التكاليف
يقيّم مقياس التكلفة التكلفة الإجمالية لعملية الإنتاج. يقيس هذا المقياس أيضًا تكاليف التشغيل بالنسبة إلى مستويات الإنتاج. التكلفة لكل معاملة تقيس تكلفة إنتاج وحدة واحدة. يقيس توفير التكلفة خفض التكلفة لكل معاملة. يقيس توفير العمالة تخفيض ساعات العمل المطلوبة لإنتاج السلع أو الخدمات.
تصبح استراتيجية خفض التكلفة مهمة عندما تبدأ عائدات الأعمال في الانخفاض. على سبيل المثال ، شهد بنك أوف أمريكا انخفاضًا في الإقراض وعائدات التجارة في عام 2011. لذلك ، فقد خفضوا قوتهم العاملة من أجل الاستمرار في دفع المساهمين. قرر مديرو البنك والاستشاريون استخدام مقاييس التكلفة لتحديد الوظائف التي يمكن شطبها لتوفير المال دون الإضرار بالشركة
الخطوة 3. قياس الجودة
مقاييس الجودة تقيس رضا العملاء. يمكن الحصول على بيانات رضا العملاء من خلال الاستطلاعات وشكاوى العملاء وردود الفعل الأخرى. تقيِّم مقاييس الجودة أيضًا ما إذا كانت العملية تضيف قيمة إلى العميل. يبحث هذا المقياس أيضًا في تكرار الأخطاء وإعادة العمل. ستظهر نسبة الأخطاء في مستوى عيوب المنتج. تقيس النسبة المئوية للإنجاز ومستوى الدقة تكرار العمليات الخالية من العيوب.
- تعتمد صناعة الرعاية الصحية بشكل كبير على مقاييس الجودة. يجب أن يعتمد تحسين الجودة على البيانات. ينظر المحللون إلى البيانات المالية والسريرية لتحديد الاختلافات في تقديم الرعاية الصحية. يتم تقسيم عملية تقديم الخدمة ثم البحث عن المناطق المهدرة أو الزائدة عن الحاجة لإنشاء عملية تقدم نتائج عالية الجودة. لا يضيف خفض التكلفة قيمة إذا لم يتمكن من تحسين مستوى معين من الجودة أو الحفاظ عليه.
- مفتاح تحسين الجودة هو زيادة الكفاءة دون تقليل الفعالية. تشير الكفاءة إلى مقدار الموارد المطلوبة لتقديم منتج أو خدمة. تشير الفعالية إلى مدى جودة تحقيق أهداف المنتج أو الخدمة.
الخطوة 4. قياس الإخراج
تقيس مقاييس المخرجات كمية المنتج أو الخدمة المقدمة خلال فترة زمنية. يجب أن تتماشى أهداف الإنتاج مع متطلبات العملاء. تبحث مقاييس المخرجات أيضًا في التراكم والمخزون الزائد (يجب أن يكون مجموع كلاهما ضئيلًا). أخيرًا ، يتم قياس العمل الجاري لتحديد عدد المنتجات أو الخدمات قيد المعالجة.
استراتيجية واحدة لزيادة الإنتاج في التصنيع هي العمل القياسي. على سبيل المثال ، في صناعة السيارات ، لدى مصنعي السيارات طرق قياسية لتركيب السيارات. يمكن للمصنعين تحديد معايير عملية الإنتاج لزيادة الإنتاج. يمكن أن تساعد المقاييس في تحليل مدى جودة عملية تحسين المخرجات. يقال إن العملية ناجحة إذا تم تصنيع المنتج في غضون فترة زمنية معينة مع زيادة عملية موحدة جديدة في العدد
الخطوة 5. قياس مدى تعقيد العملية
يقيس هذا المقياس عدد الخطوات التي يجب اجتيازها في عملية الإنتاج. يوضح هذا المقياس أيضًا تواتر تباطؤ العملية بسبب تغيرات اليد أو طلبات موافقة المشرف. يتم حساب عدد الخطوات في العملية جنبًا إلى جنب مع خطوات عملية إضافة القيمة. تجعل هذه الخطوات المنتج أو الخدمة أكثر قيمة. يقيس المقياس أيضًا تواتر إرجاع المنتج لإصلاحات العيوب.
