عملية الأعمال هي نظام تستخدمه الشركة لتحقيق أهدافها. يمكن أيضًا تفسير هذه العملية على أنها الخطوات المتخذة لتوليد القيمة للعملاء. يقوم المديرون بتحليل العمليات التجارية لتقييم مدى إدارتها. يحلل المدير أولاً العمليات الجارية حاليًا. بعد ذلك ، يمكن للإدارة تحديد التغييرات لتحسين العمليات الحالية. يمكن أن تساعد تحسينات العمليات الشركات في توفير الوقت أو خفض التكاليف أو إنشاء منتجات أكثر ملاءمة للعملاء.
خطوة
جزء 1 من 2: تحديد كيفية إنشاء عمليات الأعمال
الخطوة 1. تحديد العمليات التجارية
تشير العمليات التجارية إلى الأنشطة التي يؤديها الموظفون على أساس يومي لتحقيق الأهداف التنظيمية. تعكس هذه العملية إجراءات الشركة لتحقيق أهداف معينة. يجب أن تتضمن عملية الأعمال جميع الاختلافات أو الاستثناءات للعملية. لفهم كيفية تحليل عملية الأعمال ، يجب أن تفكر في كيفية إنشاء عملية الأعمال.
- ضع في اعتبارك نطاق المهمة. على سبيل المثال ، تقوم بتحديث العملية المستخدمة لإرسال الفواتير إلى العملاء. يشير نطاق المهمة إلى مدى اتساع نطاق المهمة المطلوب تنفيذها. في هذه الحالة ، افترض أن النطاق هو جميع الفواتير المرسلة إلى العميل. لقد قررت أنه في غضون شهر ، يتم إرسال 200 فاتورة إلى العملاء في المتوسط ..
- حدد النتيجة المرجوة. فكر فيما تحاول هذه العملية تحقيقه. في هذه الحالة ، تريد إرسال الفواتير بدقة إلى كل عميل بمجرد شحن المنتج. سوف ترسل نسخة مادية من الفاتورة عند تقديم الطلب. سوف ترسل أيضًا فاتورة إلكترونية لكل عميل بالبريد الإلكتروني.
- ضع قائمة بالعمليات الفرعية الجارية. كلما كانت العملية أكثر تحديدًا ، كان من الأسهل تحليلها وتحسينها.
- توثيق العمليات التجارية. يمكنك توثيق العملية كقائمة من الخطوات والتفكير في تصويرها في مخطط انسيابي. غالبًا ما تعبر العمليات أقسام متعددة في المؤسسات الكبيرة. عملية إنشاء الفاتورة ، على سبيل المثال ، ستشمل أقسام الفواتير والمحاسبة.
- تحديد مختلف الإدارات أو وظائف الكيان في العملية إلى جانب جميع المدخلات والمخرجات. على سبيل المثال ، يتطلب تقديم إيصال دفع مدخلات من قسم الإنتاج لمعرفة عدد وساعات عمل العمال ، وقسم الموارد البشرية لمعرفة المعدلات وتخفيضات الرواتب ، إلخ.
- ضع قائمة بجميع الاستثناءات لهذه العملية. سيكون لجميع إجراءات العمل تقريبًا استثناءات واختلافات. على سبيل المثال ، قد تتمكن من الحصول على خصومات كبيرة لعملاء معينين. هذا العميل يطلب المنتجات بكميات كبيرة. يؤدي تقديم خصم كبير إلى قيام موظفي إعداد الفواتير بخصم مبلغ الخصم المحسوب في برنامج الفوترة. يجب إدخال الخصومات الكبيرة يدويًا لإنشاء فاتورة دقيقة.
الخطوة الثانية. وثق عملية الأعمال وفكر في نوع العملية التجارية التي يجب إنشاؤها
سيساعد فصل العديد من العمليات التجارية حسب النوع على تحليل عمليات الأعمال وتحسين العمليات. إذا كانت هناك عمليتان من نفس النوع ، فقد تكون ترقيات العملية متشابهة. قد تكون عملية معينة عملية تشغيلية أو دعم أو إدارة.
- تشير العمليات التشغيلية إلى المهام اليومية لتقديم المنتجات للعملاء. يمكن تضمين عملية إنشاء الفواتير للعملاء في العملية التشغيلية. من المهم جدًا إرسال فواتير دقيقة للعملاء بحيث يمكن تحصيل المدفوعات في أسرع وقت ممكن.
- تشير عمليات الدعم إلى أنشطة الدعم التشغيلي لشركتك. قسم الموارد البشرية هو مثال على مجال دعم الشركة. يدعم هذا القسم مديري الأقسام في إجراء المقابلات وتعيين موظفين جدد. على الرغم من أن الموارد البشرية لا تشارك بشكل مباشر مع العملاء ، إلا أنها تدعم قسم العمليات.
- تحتاج كل مؤسسة إلى إدارة لإدارة اتجاه الأعمال العام للشركة. إن عملية تخطيط الميزانية وتنفيذها هي عملية إدارية. يجب أن يكون لدى جميع الشركات عملية إعداد ميزانية رسمية. يجب أن تتضمن هذه العملية مناقشة الإدارة لميزانية الشركة مع المدير المالي.
الخطوة الثالثة. تحليل العمليات التجارية للعثور على أعراض عدم كفاءة العملية
تتكون العمليات التجارية من المدخلات (المدخلات) والمخرجات (المخرجات). تعتبر العمالة والطاقة والمواد والمعدات الرأسمالية مدخلات. المدخلات هي الأصول التي تُستخدم لتوليد الإيرادات والأرباح. من ناحية أخرى ، يكون الناتج منتجًا ماديًا أو خدمة. تدخل المدخلات العملية وتنتج النواتج. ستحتاج إلى إجراء تحليل للبحث عن أوجه القصور في هذه العملية.
- يجب أن تستخدم عمليتك المدخلات بكفاءة لإنتاج المخرجات. على سبيل المثال ، أنت تدير فرعًا من ورشة إصلاح. مدخلاتك هي العمالة والمعدات والأجزاء. الناتج الخاص بك هو خدمات إصلاح مركبات العملاء.
- يعد وقت الإصلاح الطويل أو تراكم العمل مؤشرًا على عدم كفاءة العملية. قد تكون المشكلة بسبب جدول الإصلاح لبعض العملاء قريبًا جدًا.
- يمكن أيضًا رؤية مؤشرات عدم كفاءة العملية إذا كانت تكلفة استبدال الأجزاء تتجاوز الميزانية بكثير. في هذه الحالة ، قد تكون المشكلة خاصة بقسم المشتريات ، أو الأجزاء من المورد.
- تحديد العمليات التي تحتاج إلى تحسين بناءً على المشكلات المحددة. يجب تحديد أولويات العديد من العمليات التجارية. اختر العملية التي لها أكبر تأثير على عملك. على سبيل المثال ، قد ترغب في إصلاح وقت التشغيل أولاً. سيؤدي وقت المعالجة الطويل إلى خسارة الشركة للعملاء. إعطاء الأولوية لتحسين العملية.
جزء 2 من 2: تحليل عملية الأعمال
الخطوة 1. تحدث إلى الأشخاص الرئيسيين حول العمليات داخل الشركة
بمجرد تحديد العملية المراد تحسينها ، ناقش العملية مع الأشخاص المسؤولين عن تنفيذها. خذ وقتك لمقابلة المشاركين الرئيسيين ، واطلب التحسينات التي يمكن إجراؤها.
- اسأل عن إجراءات الموظفين ولماذا.
- حدد المدخلات اللازمة لأداء كل مهمة وأين تحصل على كل مدخل. إذا كانت الشركة تنتج الجينز ، فأنت بحاجة إلى معرفة مورد الدنيم وتكرار إرسال المواد الخام إلى الشركة.
- حدد مخرجات كل مهمة ومن سيحصل عليها. إذا كنت تدير ورشة عمل ، يجب على موظفي ورشة العمل توثيق عملهم. يجب أن يقوم موظفو الإصلاح بتمرير المعلومات إلى قسم الفواتير ، والذي يقوم بعد ذلك بإنشاء فاتورة للعميل.
- اطلب اقتراحات حول كيفية معالجة أوجه القصور في العملية التي يكتشفها موظفوك.
الخطوة الثانية. قم بإنشاء مخطط انسيابي للأعمال لكل عملية
يمكن أن تساعدك المخططات الانسيابية للعملية في وصف العمليات التجارية. يمكنك استخدام الوثائق من مناقشة العملية الخاصة بك لإنشاء مخطط انسيابي. يجب أن يحتوي هذا المخطط الانسيابي على جميع الخطوات اللازمة لإكمال عملية تجارية معينة.
- من المهم ملاحظة أن مخطط تدفق إجراءات العمل يجب أن يحتوي فقط على إجراءات محددة يجب على الموظفين اتباعها.
- يمكن رسم المخططات الانسيابية يدويًا أو باستخدام البرنامج. يمكن استخدام برامج الكلمات وجداول البيانات المزودة بمرافق الخرائط لإنشاء مخططات انسيابية. يمكنك أيضًا العثور على برامج متخصصة لإنشاء مخططات انسيابية.
- تعد المخططات الانسيابية أدوات مفيدة للغاية لرؤية العمليات التجارية أمامك بوضوح. ستجعل هذه الأداة تحديد أوجه القصور وتصحيحها أسهل بكثير.
- بمجرد إجراء التغييرات على العملية ، قم بمراجعة النتائج مرة أخرى ومعرفة ما إذا كانت العملية قد تحسنت وفقًا لتوقعاتك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، كرر عملية التحليل وحاول تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يعد تحليل إجراءات العمل نشاطًا مستمرًا في عملك.
الخطوة 3. قم بإجراء جلسة عصف ذهني لإيجاد تحسينات في العملية
تتضمن العديد من العمليات أكثر من قسم واحد في عملك. ستحدد جلسات المجموعة أوجه القصور في العملية التي تؤثر على أكثر من قسم واحد. قد تتحقق هذه الجلسات أيضًا من صحة المعلومات المقدمة أثناء المقابلات الشخصية مع المشاركين.
- تلخيص المعلومات الواردة ومشاركتها مع المشاركين في العملية. سيشمل ذلك المشاركين الذين تمت مقابلتهم ولم تتم مقابلتهم من قبل. اطلب ردود الفعل من الجميع. ستوفر هذه التعليقات إرشادات إضافية لتحليلك.
- يجب أن تعطيك المعلومات الواردة من المشاركين في العملية فكرة واضحة عن كيفية عمل العملية وما هي المشكلة.
- تصبح المناقشة الشخصية الأساس لإجراء تغييرات على العملية. يمكن أن تكون التغييرات عبارة عن تخفيضات في التكلفة أو تقليل وقت دورة العملية أو تبسيط العمليات أو تحسينات الخدمة للعملاء.
