مع زيادة شعبية البريد الإلكتروني كبديل أسهل وأرخص وأسرع لدور الرسائل ، يزداد عدد الدعوات لحفلات الزفاف واحتفالات أعياد الميلاد وحتى التجمعات الاجتماعية المرسلة عبر هذه الوسائط عبر الإنترنت. بشكل عام ، سيرسل المدعوون بريدًا إلكترونيًا باستخدام نظام RSVP لقياس عدد الضيوف الذين يمكنهم حضور الحدث. لكن لسوء الحظ ، لا يحظى نظام RSVP بشعبية كبيرة في إندونيسيا ، لذا من المحتمل أن تجد صعوبة في الاستجابة. لا تقلق! تحتوي هذه المقالة على نصائح متنوعة حول تحديد الطريقة والوقت المناسبين للرد ، وصياغة الرد الصحيح ، والتحقق مما إذا كان المدعو قد تلقى ردك أم لا.
خطوة
جزء 1 من 3: تحديد الطريقة الصحيحة والوقت المناسب للرد
الخطوة 1. اتخاذ قرار
الخطوة الأولى التي يتعين عليك اتخاذها هي اتخاذ قرار بالحضور أو عدم الحضور إلى الحدث المدرج في الدعوة. فكر في هذا بمجرد تلقي بريد إلكتروني RSVP.
- فكر في موقع الحدث وفكر فيما إذا كنت بحاجة للسفر خارج المدينة أم لا. على سبيل المثال ، لحضور حدث خارج المدينة ، عليك بالطبع إنفاق المزيد لشراء تذكرة طائرة ، أليس كذلك؟
- تأكد من أنك لست مضطرًا لحضور حدث آخر في وقت الحدث.
- تأكد من أن شريكك وأقاربك المقربين يمكنهم الحضور أيضًا. تذكر أن توفر الأشخاص الأقرب إليك سيؤثر أيضًا على عملية اتخاذ القرار.
الخطوة 2. تحديد طبيعة الحدث
في الواقع ، ستتطلب طبيعة الأحداث المختلفة درجات مختلفة من الاستجابة ومستويات رسمية. لذلك ، تحتاج أولاً إلى فهم طبيعة الحدث قبل إرسال رد لمنع حدوث أخطاء غير مرغوب فيها.
- إذا كان الحدث غير رسمي ، مثل دعوة لحفل شواء في منزل الجيران ، فستحتاج عمومًا إلى تقديم رد غير رسمي. بالإضافة إلى ذلك ، يميل الوقت الذي يتعين عليك إرسال رد فيه إلى أن يكون أقصر.
- إذا كان الحدث رسميًا ، مثل دعوة لحضور حفل زفاف أو حفلة عيد ميلاد أو أي احتفال مهم آخر ، فأنت بحاجة عمومًا إلى تقديم رد رسمي أيضًا.
الخطوة 3. تقديم استجابة فعالة
بعد قراءة تفاصيل الحدث واتخاذ القرار ، قدم استجابة فعالة على الفور. بمعنى آخر ، من خلال الرد الذي تقدمه ، أكد ما إذا كنت ستستجيب للدعوة أم لا.
- اقرأ تاريخ الرد على دعوة الحضور المدرج من قبل الداعي. تذكر ، أنت مطالب بالرد قبل الموعد النهائي!
- قم بالرد في أسرع وقت ممكن. حتى لو منحك الداعي شهرًا أو شهرين للرد ، فهذا لا يعني أنه يجب عليك اغتنام الفرصة للمماطلة للحصول على رد! بدلاً من ذلك ، قم بالرد فورًا بعد اتخاذ قرار بقبول الدعوة أو رفضها.
جزء 2 من 3: صياغة الردود
الخطوة 1. حدد موضوع البريد الإلكتروني
بعد تحديد كيف ومتى ترد ، قم بتنظيم رسالتك. للبدء ، قم بتضمين موضوع في البريد الإلكتروني يشير إلى ردك ويكون مناسبًا لطبيعة الحدث.
- للدعوات الرسمية ، استخدم الجمل الرسمية أيضًا. على سبيل المثال ، اكتب ، "روجر وآنا يرفضان الدعوات لحضور الحفلة والعشاء في 11 مايو".
- للدعوات غير الرسمية ، مثل الدعوات المجمدة لجيرانك المعقدون ، اكتب ببساطة ، "لا يمكنني الحضور إلى الشواء الحادي عشر".
الخطوة 2. ضمّن تحية
من المهم أن تفتح البريد الإلكتروني بتحية مناسبة لأن التحية هي التي ستحدد نغمة ردك. بالإضافة إلى ذلك ، ستؤكد التحية الصحيحة أيضًا على مشاعرك ومنظورك تجاه المدعو.
- بعض الأمثلة على التحيات المناسبة هي "إلى" أو "إلى أعز أصدقائي" أو التحيات البسيطة مثل "صباح الخير / بعد الظهر / المساء / المساء ،"
- بالنسبة للمناسبات غير الرسمية ، قل ببساطة تحية قصيرة وبسيطة مثل ، "إلى جون ومارسي".
الخطوة الثالثة. اكتب الرسالة في نص البريد الإلكتروني
قد تكون الرسالة المكتوبة في نص البريد الإلكتروني هي الجزء الأكثر أهمية في ردك ، خاصةً لأنها ستختتم ردك وتعكس طبيعة الحدث. بعض الأمثلة على الجمل التي يمكنك استخدامها لقبول دعوة أو رفضها:
- قدِّم ردًا غير رسمي على مثل هذه الدعوة. على سبيل المثال ، "شكرًا لك على دعوة الشواء يا توم. لكن آسف ، لم نتمكن من الحضور لأنه كان علينا أن نكون خارج المدينة في ذلك اليوم ".
- قدم ردًا رسميًا على دعوة من هذا النوع. على سبيل المثال ، "تلقى The Higginsons دعوة لحضور حفل زفاف Josh و Belinda في 5 نوفمبر 2019." مثال آخر ، "يسعد جون وسارة أبليبي بقبول دعوتك لحفل عيد ميلاد مارتا رودريغيز."
- مثال على حكم الرفض الرسمي سيكون: "لم تتمكن عائلة باركر من حضور حفل زفاف جوش وبليندا في 5 نوفمبر 2019."
الخطوة 4. اكتب تحية ختامية وقم بتضمين اسمك
بعد كتابة الرسالة ، قم بإنهاء الرد بتحية ختامية مناسبة. في الواقع ، فإن كتابة التحية الختامية ليست مجرد إجراء شكلي ، ولكنها في نفس الوقت يمكن أن تمثل نوع العلاقة التي تربطك بالشخص وكيف تشعر تجاهه.
- اختر تحية ختامية رسمية مثل "تحياتي" أو "شكرًا لك".
- اختر تحية ختامية غير رسمية مثل "تحياتي" أو "تحياتي".
- تطابق التحية الختامية مع ردك. على سبيل المثال ، اكتب "مع الأسف الشديد" ، إذا كان يجب عليك رفض الدعوة ، أو "شكرًا لك" ، إذا قبلت الدعوة.
- اكتب اسمك في نهاية البريد الإلكتروني. للمناسبات غير الرسمية ، ما عليك سوى كتابة لقبك وتلك الخاصة بالأشخاص الآخرين المدعوين. ومع ذلك ، بالنسبة لحدث أكثر رسمية ، من الجيد كتابة اسمك بالكامل واسم الضيوف المدعوين الآخرين. إذا كانت لديك أنت والمدعوي علاقة وثيقة جدًا ، فاكتب ببساطة "عائلة سميث".
جزء 3 من 3: التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الآلية واستكشاف المشكلات المحتملة وإصلاحها
الخطوة 1. انقر فوق "رفض" أو "قبول" ، إذا كان هناك زر تلقائي في البريد الإلكتروني
اليوم ، يهتم الكثير من الأشخاص باستخدام خدمة RSVP الآلية التي يتم إرسالها في شكل بريد إلكتروني للدعوات الرسمية. على الأرجح ، تمت إعادة توجيه البريد الإلكتروني RSVP الآلي من خلال جهة خارجية ، ويحتوي على زر به خيار "رفض" أو قبول ".
- إذا تلقيت مثل هذا البريد الإلكتروني ، فلن تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني خاص إلى المدعو.
- بمجرد قبول الدعوة أو رفضها ، سيتم إرسال الرد إلى طرف ثالث وإعادة توجيهه إلى الداعي.
- غالبًا ما تُستخدم خدمات البريد الإلكتروني التلقائية للمناسبات شبه الرسمية مثل حفلات أعياد الميلاد ، ولم الشمل ، والتجمعات الاجتماعية ، وما إلى ذلك.
الخطوة الثانية. انقر على خيار "إيصال الإرجاع" في نص البريد الإلكتروني
افعل ذلك حتى يرسل لك مزود البريد الإلكتروني رسالة بريد إلكتروني لتأكيد ما إذا كان الشخص المعني قد تلقى ردك أو فتحه. بهذه الطريقة ، ستعرف ما إذا تم إرسال الرسالة أم لا.
- اعلم أن مزودي خدمة البريد الإلكتروني المختلفين قد يكون لديهم أيضًا سياسات مختلفة فيما يتعلق بخيار "إيصال الإرجاع".
- لا يوفر بعض مزودي خدمة البريد الإلكتروني هذا الخيار حتى.
الخطوة الثالثة. إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إذا تغيرت خططك
في الواقع ، تغيير الخطط هو احتمال لا مفر منه. إذا كنت بحاجة إلى رفض دعوة تم قبولها مسبقًا أو العكس ، فتأكد من نقل التغيير استجابةً مباشرة إلى الداعي.
- إذا ضغطت بطريق الخطأ على خيار "قبول" في رسالة بريد إلكتروني آلية ، فقم بتوضيح الخطأ عبر بريد إلكتروني خاص إلى الشخص المعني.
- إذا كنت ترغب في رفض دعوة تلقيتها مسبقًا ، فقم بنقل الرفض مباشرة إلى الداعي. على سبيل المثال ، أرسل بريدًا إلكترونيًا بعنوان "تغييرات RSVP" يقول "عذرًا ، لسبب أو لآخر ، لم نتمكن أنا وسارة من حضور الذكرى السنوية العشرين لزواجك في الرابع عشر. نأمل أن نلتقي مرة أخرى في المستقبل القريب ، حسنًا!"
- إذا كنت ترغب في قبول دعوة رفضتها سابقًا ، فأبلغ أيضًا الداعي بالتغييرات مباشرةً. على سبيل المثال ، أرسل بريدًا إلكترونيًا بعنوان "تغييرات الرد على الدعوة" يقول "مرحبًا! إذا كانت حصة الدعوة لا تزال متاحة ، فسيسعدني حضور الحدث."
- يجب الإبلاغ عن التغييرات في الاستجابة في أسرع وقت ممكن. إذا كان الحدث القادم غير رسمي أو شبه رسمي ، فمن المرجح أن تكون قد غيرت ردك في وقت مبكر. ومع ذلك ، إذا كان الحدث رسميًا (على سبيل المثال ، حفل زفاف) ، فيجب إجراء التغييرات في الاستجابة مقدمًا ، قبل شهر على الأقل.
