تدفعك أشياء مختلفة أحيانًا إلى إلغاء موعد ، على سبيل المثال لأنك تواجه حالة طارئة أو عالقة في ازدحام مروري أو سوء إدارة جدولك الزمني. قد تشعر بالقلق عندما تفكر في كيفية إخطار الإلغاء ، لكن الأشخاص الذين لم يتم العثور عليهم يمكنهم فهم ما إذا كنت قد أخبرتهم بذلك في أقرب وقت ممكن. ضع جدولاً جديداً للاجتماع عندما تتصل به أو عندما تسنح الفرصة. لتجعله يشعر بالراحة ، اعرض عليه الالتقاء في مكان قريب من منزله أو مكتبه.
خطوة
جزء 1 من 2: إلغاء المواعيد بأدب
الخطوة 1. اتصل بالشخص المفقود في أقرب وقت ممكن
أنت تزعج الآخرين إذا أجلت إلغاء موعدك حتى اللحظة الأخيرة. إخباره في وقت مبكر يدل على أنك تحترمه وتقدر الوقت الذي أعده لك.
الخطوة 2. قم بإعلامك شخصيًا عن طريق الهاتف إذا قمت بإلغاء موعد قريب جدًا
يجب عليك الاتصال للإخطار شخصيًا إذا قمت بإلغاء الموعد في نفس اليوم. قد يبدو إلغاء موعد فجأة حتى يشعر الشخص الآخر بالضيق أمرًا فظًا إذا أخبرته بذلك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو أي شخص آخر.
الخطوة 3. تقديم اعتذار صادق
حتى إذا أخبرتهم مسبقًا ، فتأكد من أنهم يعرفون أنك آسف لإلغائك لموعدك. ربما يشعر بخيبة أمل لأنك ألغيت موعدك ، على الرغم من أنه قد ألغى بالفعل خططًا أخرى لرؤيتك.
- قدِّم اعتذارًا قصيرًا ومباشرًا ، على سبيل المثال ، "آسف ، لا يمكنني الحضور غدًا."
- لا تستخدم كلمات غامضة أو تقول أنك "قد" لا تفي بوعدك. أخبر الأخبار بأمانة وصراحة.
الخطوة 4. قدم شرحًا موجزًا عن سبب إلغاء الموعد
إذا كان السبب منطقيًا ، على سبيل المثال ، لأن السيارة تعطلت أو كنت مريضًا ، فأخبرها بما هو. إذا كان من الصعب قبول السبب ، على سبيل المثال لأنك نسيت تحديد موعد أو جدولة مرتين عن طريق الخطأ ، فاذكر سببًا عامًا ، على سبيل المثال ، "عذرًا ، لدي حاجة ملحة".
- لا تحتاج إلى إعطاء أسباب مفصلة حتى لو كنت تقول الحقيقة. الشرح باستفاضة يجعل الأمر يبدو وكأنك تريد التستر على شيء ما.
- لا تقل ، "لدي أشياء أكثر أهمية أفعلها" أو عذرًا آخر مشابهًا.
- لا تكذب لأن العلاقة ستكون في مأزق إذا تم الكشف عن عدم صدقك.
الخطوة 5. تأكد من أنه يعلم أنك تقدر وقته
أوضح أنك تقدر رغبته في تخصيص الوقت لك وأنك آسف حقًا لأنه اضطر إلى إلغاء الموعد لأنك تدرك أنه مشغول وقد خصص وقتًا لمقابلتك.
هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تحدد مواعيد مع الأشخاص الذين تحتاج إلى مساعدة معهم ، مثل الأساتذة أو العملاء
جزء 2 من 2: إعداد جدول بديل
الخطوة 1. اطلب منه استعداده لتغيير الجدول الزمني للاجتماع عند تقديم الأخبار
بصرف النظر عن تقليل متاعب الاضطرار إلى الاتصال به مرة أخرى لتحديد موعد ، تُظهر هذه الخطوة أنك تريد حقًا رؤيته. عند الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني ، اختتم بالقول إنك ترغب في تحديد موعد آخر إذا كان لا يمانع.
الخطوة الثانية: تحقق من الجدول الزمني الخاص بك وقم بتدوين الوقت المتاح لمقابلته
يمكنك اقتراح جدول اجتماع ، ولكن حاول أن تجعل جدولك يتناسب مع جدوله. قدم عدة خيارات بديلة للجدول الزمني ثم اطلب التعليقات.
على سبيل المثال ، أخبره ، "لا يتم ملء الجدول الزمني الخاص بي في أيام الاثنين من الصباح إلى المساء ، والخميس من 1 إلى 5 ، والجمعة بعد 2 ، ولكن إذا لم تتمكن من ذلك ، فسأقوم بتعديل الجدول."
الخطوة 3. اقترح عقد الاجتماع في مكان قريب من منزله أو مكتبه
كتعويض عن إلغاء موعد ، من الأفضل ترتيب لقاء في مكان يسهل عليه الوصول إليه ، مثل مكتبه أو مكان معين يمر منه في طريقه إلى المنزل.
بدلاً من ذلك ، اقترح الاجتماع باستخدام Skype أو Google Hangouts إذا كان مشغولاً للغاية أو خارج المدينة
الخطوة 4. حدد جدول الاستبدال الذي يمكنك الوفاء به
بعد إلغاء الموعد الأول ، لا تدع الموعد الثاني يُلغى مرة أخرى. بالإضافة إلى كونه مزعجًا وغير مريح أكثر ، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعتك. قبل الموافقة على جدول الاستبدال ، تحقق من جدولك بعناية وتأكد من أنه يمكنك تلبية مواعيدك وفقًا للجدول الجديد.
على سبيل المثال ، ليس لديك أي مواعيد خلال شهر ديسمبر ، ولكن عادةً ما يكون لديك الكثير من الأنشطة قبل العام الجديد. لذلك ، لا تملأ هذا الوقت بجدول الاستبدال
الخطوة 5. سجل جدول الاجتماع الجديد المتفق عليه
إذا كان هناك جدول زمني بديل ، فقم بتدوينه في جدول الأعمال. اكتب أيضًا جدولك الزمني على قطعة من الورق وضعه في مكان يسهل رؤيته كتذكير.
الخطوة 6. اشكرهم على تفهمهم وصبرهم عندما تقابلهم
افتح المحادثة بشكره (أو شكرهم) على موافقتهم على إلغاء الموعد. ليس عليك الاعتذار مرة أخرى. بدلاً من ذلك ، أظهر أنك تقدر وقته من خلال تقدير فرصة تغيير الجدول.
نصائح
- قدر الإمكان ، لا تلغي الاجتماعات المجدولة لأنها قد تضر بالسمعة والعلاقات مع الآخرين.
- قبل الدخول في عقد مع شخص يقدم خدمة مدفوعة ، مثل مستشار ، اكتشف ما إذا كنت قد ألغيت موعدك معه أو معها.
