تلعب القدرة على أن تكون محترفًا دورًا مهمًا في تحقيق النجاح الوظيفي. يحتاج جميع الموظفين تقريبًا إلى الرد على المكالمات الهاتفية ، بغض النظر عن مناصبهم في الشركة. لجعل المتصلين يشعرون بالراحة ، تعلم كيفية إجراء مكالمات جيدة لإحداث انطباع إيجابي والاستعداد للإجابة على الأسئلة المطروحة.
خطوة
جزء 1 من 2: استقبال المكالمات الهاتفية
الخطوة 1. التقط الهاتف في أسرع وقت ممكن
عندما يرن هاتف المكتب ، ليس من التهذيب إبقاء المتصل في انتظار. قبل الرنين الثالث ، ارفع الهاتف على الفور وقل مرحباً للشخص المتصل.
الخطوة 2. أمسك الهاتف أمام وجهك
قد ترغب في التحدث على الفور ، ولكن تأكد أولاً من أن المتلقي على الهاتف أمام وجهك. تحدث عندما يكون المتلقي في الموضع الصحيح حتى يتلقى المتصل معلومات كاملة.
الخطوة 3. خذ نفسًا عميقًا قبل التحدث
بعد وضع الهاتف أمام وجهك ، خذ نفسًا عميقًا لتهدئة نفسك وتركيز ذهنك قبل أن تقول مرحبًا. بهذه الطريقة ، يمكنك التحدث بهدوء أثناء التركيز.
الخطوة 4. اذكر اسم شركتك واسمها
تخبر هذه الطريقة المتصل بأنه متصل بالفعل بالشركة التي يريد الاتصال بها. لذا تأكد من أنه يعرف اسم شركتك واسمك. اذكر اسم الشركة أولاً. يمكنك كتابة الكلمات التي تريد أن تقولها عندما تتلقى مكالمة هاتفية حتى لا تضطر إلى التفكير فيما ستقوله عندما يرن الهاتف. يمكن تكييف الصياغة وفقًا للموقف والظروف التي تعمل فيها.
- إذا كنت تعمل كموظف استقبال ، فقدم معلومات كاملة عن الشركة لأن المتصل ، أنت المدخل للحصول على ما يحتاجه. على سبيل المثال ، رحب بالمتصل بقول: "صباح الخير / بعد الظهر / المساء. مقر WikiHow هنا. أنا نيكيتا هنا للمساعدة." من خلال هذه المعلومات ، يعرف المتصل اسم شركتك واسمك حتى يشعر براحة أكبر لمواصلة المحادثة. إذا كنت سكرتيرًا خاصًا ، فقدم اسم صاحب العمل (على سبيل المثال ، "مكتب السيد ميلر هنا. أنا نيكيتا.") لأن المتصل يريد الاتصال برئيسك في العمل.
- إذا كنت عضوًا في قسم معين ، فأبلغ عن منصبك حتى يتمكن من طرح الأسئلة ذات الصلة ، على سبيل المثال ، "صباح الخير. أنا Yesika في قسم مسك الدفاتر." بهذه الطريقة ، يعرف المتصل ما إذا كان متصلاً بالقسم والشخص الذي يتصل به أو يحتاج إلى التحدث إلى شخص آخر.
الخطوة 5. قم بإعداد القرطاسية والكمبيوتر الدفتري بجانب الهاتف
بهذه الطريقة ، يمكنك تدوين ملاحظات على الفور إذا كان المتصل يريد ترك رسالة أو تقديم معلومات. لا تدعه ينتظر لأنك ستعثر على ورقة وقلم لتكتب عليهما.
جزء 2 من 2: التحدث عبر الهاتف
الخطوة 1. ابتسم عندما تتحدث
حتى لو كنت منزعجًا ، فإن تزييف الابتسامة يجعل صوتك يبدو أكثر إمتاعًا للمتصل. على الرغم من أن هذه الطريقة قسرية ، إلا أنها يمكن أن تحسن الحالة المزاجية.
الخطوة الثانية: تحدث بشكل واضح ومهني
عند العمل في بيئة مهنية ، تأكد من قدرتك أنت والمتصل على التواصل بشكل واضح ومباشر. تحدث بوتيرة بطيئة وقل كل كلمة بتعبير واضح حتى يفهم المتصل المعلومات التي تنقلها.
- لا تقل كلمات غير قياسية ، مثل "لا" أو "رشفة" أو "ناه". قل كل كلمة بوضوح ، مثل "نعم" أو "لا" بحيث يكون لدى الطرفين فهم جيد لما يقال. كن مهذبًا بقول "شكرًا" و "على الرحب والسعة" حسب الحاجة.
- إذا كنت بحاجة إلى مشاركة الأرقام أو الأحرف ، مثل إعطاء الأسماء أو أرقام الهواتف ، فتعلم الأبجدية الصوتية (نطق أصوات الكلام). بهذه الطريقة ، لا يشعر المتصلون بالحيرة عند نطق الحروف التي تبدو متشابهة ، مثل الحرفين B و P. عند تهجئة اسم Budi ، انطق الحرف B من خلال شرح "B من الكلمة البالينية".
الخطوة 3. رحب المتصلين باحتراف
بدلًا من تحية المتصل بالاسم الأول ، تأكد من قول "أب" أو "أم" قبل قول اسمه ، مثل "السيد جون" ، خاصة إذا كنت لا تعرف المتصل شخصيًا. حاول أن تتذكر الاسم وقله طوال المحادثة.
اكتب اسم المتصل بمجرد أن يخبرك باسمه حتى لا تنسى
الخطوة 4. قم بتوصيل المتصلين بأشخاص آخرين إذا لزم الأمر
عادة ما يحتاج الشخص الذي يتصل بشركة أو مكتب إلى المساعدة لأنه يريد العثور على معلومات أو يواجه مشكلة. إذا لم تتمكن من الإجابة على سؤال أو التوصل إلى حل ، فاسأله عما إذا كان يرغب في التحدث إلى شخص يمكنه المساعدة. توضح هذه الخطوة أنك تهتم بالمتصل وتريد المساعدة في حل المشكلة بسرعة.
- عادةً ما تستخدم هواتف المكتب النظام لتحويل المكالمات. اكتشف ما إذا كانت الهواتف في مكتبك قابلة للتحويل وتعرف على كيفية عملها. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فابحث عن رقم هاتف الشخص الذي تريد الاتصال به وشاركه مع المتصل.
- اسأل المتصل بأدب إذا كان بإمكانك توصيله بشخص آخر. على سبيل المثال ، "معذرة ، لا يمكنني الإجابة على سؤالك. ماذا عن نقل خط الهاتف حتى تتمكن من التحدث إلى باك بامبانج مباشرة؟ يمكنه تقديم حل." تأكد من موافقة المتصل قبل نقل خط الهاتف.
- إذا لم يكن الشخص الذي يمكنه المساعدة في المكتب ، اسأل عما إذا كان المتصل يرغب في ترك رسالة. لا تنس نقل الرسالة إلى أشخاص أكفاء.
الخطوة 5. قم بإنهاء المحادثة باحتراف
إن قول "شكرًا لك" أو "صباح الخير / بعد الظهر / المساء" هي طريقة لإعلام المتصل بأن المحادثة قد انتهت وأنه يمكنه إنهاء المكالمة. لا ترتبك بشأن ما إذا كانت المحادثة لا تزال مستمرة أم لا.
انتظر حتى يقوم المتصل بإنهاء المكالمة. إذا كنت الشخص الذي يتلقى المكالمة الهاتفية ، فدع المتصل يقول كل ما يريد أن يقوله حتى ينتهي. قد تبدو وقحًا أو ستفقد المعلومات إذا أغلقت المكالمة عندما لا ينتهي من الحديث
نصائح
- لا تستقبل مكالمات هاتفية شخصية في العمل. أنت في المكتب من أجل العمل ، وليس للدردشة مع الأصدقاء. إذا كنت تريد الدردشة أو إرسال رسالة نصية إلى صديق ، فقم بتأجيله حتى انتهاء استراحة الغداء أو وقت العمل.
- تجنب الإلهاءات. لجعل المتصل يشعر بالرعاية ، قم بتأجيل العمل الجاري والتركيز على المتصل. لا تشتت انتباهك أو تبدو مشغولًا جدًا للإجابة على الأسئلة أو تقديم المساعدة.
- لا تتحدث أثناء الأكل أو الشرب أو مضغ العلكة أثناء التحدث على الهاتف لأن كلامك سيكون من الصعب فهمه ويجعل المتصل يشعر بعدم التقدير.
- حتى لو قدم المتصل شكوى أو كان وقحًا ، أظهر التعاطف ، وكن هادئًا ، وقدم استجابة احترافية.
