تحتاج جميع الشركات ، كبيرة كانت أم صغيرة ، إلى مراقبة جميع معاملاتها. هناك العديد من أنظمة البرامج المالية البسيطة للبيع ، ولكن لا تزال بحاجة إلى فهم واضح لكيفية عمل المعاملات المحاسبية. ستقوم بإدخال جميع المعاملات التجارية ، مثل تلقي الدخل أو دفع الفواتير ، في دفتر يوميات محاسبة مشابه لدفتر الأستاذ. هنا ، أنت مطالب بجمع فئات مختلفة تسمى الحسابات ، وسوف تسجل على الخصم أو الائتمان (حسب الزيادة أو النقصان). سيتم إعطاء أمثلة لاحقًا. يتبع صانعو برامج المحاسبة أيضًا هذه الصيغة في إنشاء برامجهم ، ولكن تم تسهيل العملية للمستخدمين العاديين.
خطوة
جزء 1 من 3: دخول المعاملات
الخطوة 1. اجمع جميع المستندات المتعلقة بالمعاملات التجارية
تتضمن هذه المستندات عادةً إيصالات الموردين وفواتير الخدمات (مثل المياه والكهرباء) والمذكرات الائتمانية الصادرة للعملاء والبيانات الضريبية والشيكات الصادرة ومعلومات كشوف المرتبات. تحقق من كل فاتورة ودفعة مستلمة للتأكد من دقتها والتحقق منها قبل تسجيل دفتر اليومية. تأكد من أن المشرف أو صاحب العمل قد أقر بكل شيء قبل إدخال المعاملات في النظام.
الخطوة 2. قم بإعداد حسابات أو فئات مختلفة لكل نوع من أنواع المعاملات
الحسابات التي يتم تسجيلها على سبيل المثال النقدية والمخزون والمصروفات وما إلى ذلك. فكر في هذه الحسابات كصفحات منفصلة في دفتر ملاحظات أو سطر من العناصر المدرجة في الميزانية الشخصية. قم بإعداد أنواع الحسابات التالية:
- يسجل حساب المبيعات أو الإيرادات جميع المبيعات للعملاء.
- يسجل حساب المصروفات جميع الأموال التي تنفقها الشركة ، على سبيل المثال لتشغيل منشأة تجارية ، وصنع المنتجات ، وبيع المنتجات.
- بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على الشركات أيضًا تسجيل أصولها ، مثل النقد والذمم المدينة (المبيعات غير المدفوعة) والممتلكات والمنشآت والمعدات مثل المباني والمعدات.
- يسجل حساب المسؤولية جميع الأموال التي تقترضها الشركة من أطراف خارجية ، مثل القروض المصرفية والذمم التجارية الدائنة (على سبيل المثال للموردين) والرواتب المستحقة (الرواتب المستحقة بالفعل للموظفين ولكن لم يتم دفعها).
- عادة ما يتم تقسيم هذه الفئات الكبيرة إلى حسابات أصغر محددة.
الخطوة 3. تحديد ما إذا كان الحساب مخصومًا أو مدينًا
من المهم أن تتذكر أن كل معاملة تتضمن حسابات مدين وائتمان وأن إجمالي عدد عمليات الخصم والائتمان يجب أن يكون هو نفسه. على سبيل المثال ، عندما تتلقى دفعة من أحد العملاء ، يمكنك تسجيل النقد كخصم وحسابات مدينة كائتمان. عندما تدفع للإعلان ، ستسجل نفقات الإعلان على الخصم والنقد على الائتمان.
- سجل أي زيادات في المصروفات والأصول (مثل النقد والمعدات) وحسابات توزيعات الأرباح كخصم وسجل الانخفاضات كائتمانات. في الحسابات الأخرى ، مثل الخصوم والإيرادات ، يتم تسجيل الزيادات كائتمانات ويتم تسجيل الانخفاضات كخصم. هذا النظام المحاسبي له منطقه الخاص ويبدأ في التذكر أثناء استخدام منطقك لتحديد أسباب "الزيادة" و "النقصان" في الحسابات.
- ضع في اعتبارك أن الأرقام التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية للخصم والائتمان قد لا تكون هي نفسها ، ولكن يجب أن تكون الإجماليات هي نفسها. على سبيل المثال ، إذا دفع أحد العملاء مقابل منتج ما نقدًا جزئيًا وجزئيًا عن طريق الائتمان ، فسيتم تسجيل حسابين في دفتر يوميات الخصم ، وهما النقد والحسابات المدينة. في حين أن الحساب الذي يتم تسجيله بالائتمان هو واحد فقط ، وهو المبيعات.
- ستجعل جميع أنظمة برامج الكمبيوتر تسجيل مجلات المحاسبة أمرًا سهلاً عن طريق إدخال جميع الحسابات في أماكنها الصحيحة في المجلة.
- قد تضطر إلى إنشاء اسم حساب جديد في المجلة إذا كان لديك معاملة غير عادية مثل بيع الأسهم أو شراء الأرض.
الخطوة 4. تحقق من جميع المعاملات المحاسبية التي تم إدخالها في المجلة مرتين على الأقل
ستظهر كل معاملة في فئتها الخاصة: على سبيل المثال ، الخصم على جانب واحد من دفتر اليومية ، ويجب أن يساوي المبلغ المبلغ الذي يظهر في الجانب الائتماني للمجلة.
على سبيل المثال ، سوف تسجل معاملة دفع فاتورة الكهرباء عن طريق إدخال الحسابات الدائنة على الجانب المدين 500000 روبية و 500000 نقدًا بقيمة 500000 روبية على الائتمان. تأكد من تضمين رقم الإيصال ووصفًا موجزًا في قسم الملاحظات
الخطوة 5. انقل الحسابات في المجلة إلى دفتر الأستاذ العام بشكل دوري
دفتر الأستاذ العام عبارة عن مجموعة من جميع حساباتك. على سبيل المثال ، توجد صفحات لكل فئة من فئات النقد والذمم المدينة والذمم الدائنة والمصروفات وما إلى ذلك في دفتر الأستاذ العام الخاص بك. بعد ذلك ، ستتمكن من رؤية المبلغ الإجمالي لكل حساب خلال فترة زمنية.
- يسجل دفتر الأستاذ العام المعلومات حسب الحساب ، على عكس دفتر اليومية الذي يسجل المعاملات. بمعنى آخر ، ستكون المعاملة التي يتم نقلها إلى دفتر الأستاذ العام في مكانين (حسابات) على الأقل في دفتر الأستاذ.
- على سبيل المثال ، سيتم تسجيل المقبوضات النقدية من العملاء على المبيعات في دفتر اليومية كمعاملة واحدة ويتم الاعتراف بالنقد المدين والدخل على الائتمان. عند نقلها إلى دفتر الأستاذ العام ، يتم تسجيل هذه الإدخالات في مواقع منفصلة: حسابات النقد والإيرادات. بهذه الطريقة ، يمكنك أن ترى كيف تؤثر المعاملات على كل حساب على حدة.
- يجب تأريخ السجلات في دفتر الأستاذ العام بحيث يمكن تحديد مصدر المعاملة. يقوم بعض المحاسبين أيضًا بتضمين رقم مرجعي ، على سبيل المثال في شكل رقم تسلسلي ، بحيث يمكن مراقبة المعاملات مرة أخرى في المجلة بسهولة.
جزء 2 من 3: موازنة المعاملات المحاسبية
الخطوة 1. قم بموازنة دفتر الأستاذ العام قبل الإغلاق في كل مرة تدخل فيها معاملة محاسبية
قم بإعداد أرصدة المراجعة والتقارير الأخرى للتأكد من صحة الأرقام والحسابات المسجلة لكل معاملة. بغض النظر عن عدد المعاملات التي يتم تسجيلها ، يجب أن يساوي إجمالي الديون إجمالي الائتمانات.
إذا قمت بتدوين الملاحظات يدويًا أو باستخدام برنامج كمبيوتر ، فسيتم إضافة جميع الأرقام الموجودة في المدين والائتمان ، بغض النظر عن الفئة. يجب أن يكون المبلغ الإجمالي للخصم والائتمان هو نفسه
الخطوة 2. تحقق من وجود أخطاء في ميزان المراجعة
إذا كانت الخصومات لا تساوي الائتمانات ، فسيتعين عليك العثور على أخطاء في إدخالات دفتر اليومية. في الواقع ، يمكن أن تحدث الأخطاء حتى لو كانت مبالغ الخصم والائتمان متطابقة ، على سبيل المثال بسبب التسجيل المزدوج أو المعاملات التي تم إدخالها في الحساب الخاطئ.
- على سبيل المثال ، عندما تتلقى دفعة من أحد العملاء ، فربما تكون قد سجلت نقدًا ولكنك نسيت تسجيل حسابات القبض بحيث تبدو المجلة أن المستحقات لا تزال غير مدفوعة. وبالتالي ، فإن المبلغ المدين سيكون مختلفًا عن الائتمان.
- في بعض الحالات ، قد يُطلب منك تتبع السجلات إلى الإدخال الأولي في المجلة للعثور على الأخطاء. هذا هو السبب في ضرورة تسجيل تاريخ المعاملة و / أو الرقم المرجعي في المجلة بحيث يكون التتبع سهلاً.
الخطوة 3. قم بتشغيل التقارير الخاصة ببيان الدخل والميزانية العمومية وتقرير تغيير رأس المال
يمكن عمل هذه التقارير المالية يدويًا أو باستخدام نظام برنامج محاسبة. من هذه التقارير تحصل على صورة كاملة لعملك.
- على سبيل المثال ، سيطرح بيان الدخل الدخل المكتسب من المصروفات المتكبدة خلال فترة زمنية معينة ، ومن هذا التقرير تعلم أن الشركة قد حققت ربحًا أو خسارة.
- تعرض الميزانية العمومية جميع أصول وخصوم الشركة. تشمل أصول الشركة النقد والمعدات والأراضي والذمم المدينة. تشمل الخصوم حسابات الدفع وأوراق الدفع.
- إذا كنت قد دفعت أرباحًا (مكافآت) للمساهمين في الفترات السابقة ، فستحتاج أيضًا إلى بيان بالتغييرات في حقوق الملكية. يوضح هذا التقرير مقدار الربح المحقق (وليس صافي الدخل) مطروحًا منه توزيعات الأرباح المدفوعة. تمثل الأرباح المحتجزة الأرباح التي يتم إعادة استثمارها في الشركة.
جزء 3 من 3: الاحتفاظ بسجلات مفصلة للمعاملات المحاسبية
الخطوة 1. قم بتضمين وصف موجز لكل معاملة تم إدخالها في المجلة
على سبيل المثال ، "مدفوعات الإعلانات التلفزيونية النقدية ، شباط (فبراير) 2016." وبالتالي ، سيكون مبلغ وسبب وعملية تسجيل كل معاملة أكثر وضوحًا.
الخطوة 2. احتفظ بنسخة احتياطية من دفتر يوميات المعاملات
يجب عمل نسخ احتياطية في حالة وجود أخطاء أو أسئلة مستقبلية. يمكن تقديم توثيق جميع السجلات عن طريق إدخال عدد من السجلات وتاريخ المجلة في حزمة واحدة. يجب أن يكون كل شخص قادرًا على البحث عن إدخالات دفتر اليومية في دفتر الأستاذ العام ثم الوصول إلى الوثائق الاحتياطية بسهولة
الخطوة الثالثة. احتفظ بنسخ ورقية من جميع الوثائق لمدة عام على الأقل
يتضمن ذلك إدخالات دفتر اليومية ودفاتر الأستاذ ، جنبًا إلى جنب مع جميع الفواتير ومستندات المعاملات الأخرى. كل هذه المستندات مطلوبة لأسباب تتعلق بالتدقيق والضرائب.
الخطوة 4. احتفظ بالوثائق إلكترونيًا لمدة سبع سنوات على الأقل
امسح مستنداتك الورقية ، ذهابًا وإيابًا ، وقم بتخزينها في حالتين إلكترونيتين: واحدة للتخزين في المكتب والأخرى في مكان آخر لاستخدامها في حالات الطوارئ. هناك دائمًا احتمال أن يتم تدقيق ضرائب الشركات على مدار السنوات القليلة الماضية ، لذا يجب الاحتفاظ بهذه المستندات.
نصائح
- وازن دفتر يومياتك كل يوم. راقب جميع الأخطاء وصححها على الفور. هذا مهم جدًا لدرجة أنه يصبح أحد الدروس الأولى لطلاب المحاسبة.
- توفير تدريب شامل للموظفين بحيث يمكن معرفة فهم نظام المحاسبة وكيفية إدخال المعاملات لأكثر من موظف واحد.
